Geänderte Praxiszeiten betreffen zwei Gruppen: neue Online-Buchungen und bereits vereinbarte Termine. In easymed sieht das Team den gemeinsamen Kalender nach Zeit, Behandlern und Räumen; die Online-Terminbuchung zeigt die von der Praxis freigegebenen Zeiten und führt neue Buchungen in denselben Plan. Buchungsbestätigungen und Termin-Erinnerungen schließen daran an. Ihr Team stimmt persönlich nur die bestehenden Kontakte ab, deren Besuch nicht mehr in die kurze Praxiswoche passt.
Der wichtigste Check ist nicht allein die Startzeit. Die vollständige Behandlung einschließlich der vorgesehenen Pufferzeit muss spätestens mit dem früheren Praxisende abgeschlossen sein. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie Buchbarkeit, bestehende Termine und eine noch offene Rückmeldung zusammenführen.
Die kurze Woche im gemeinsamen Kalender vorbereiten
Fallbeispiel: Eine Physiotherapiepraxis arbeitet von Montag, 9. November, bis Freitag, 13. November, jeweils bis 16 Uhr statt bis 18 Uhr. Die Behandlungen davor bleiben vorgesehen. Ab Montag, 16. November, gilt wieder der reguläre Plan. In der verkürzten Woche sind drei späte Kontakte vereinbart.
Legen Sie zuerst Anfang, Ende und betroffene Arbeitstage fest. In der Wochenansicht von easymed kann das Team die Termine nach Behandler oder Raum mit den Arbeitszeiten der Woche abgleichen. Notieren Sie für die kurze Woche außerdem das neue Praxisende und den ersten Tag mit regulären Zeiten. So bleibt sichtbar, für welchen Abschnitt die Ausnahme gilt.
Prüfen Sie die komplette Dauer jedes Termins einschließlich der vorgesehenen Pufferzeit. Beispielrechnung: Beginnt eine 45-minütige Behandlung um 15:30 Uhr und sind danach 15 Minuten Puffer geplant, endet das Zeitfenster um 16:30 Uhr. Der Termin beginnt zwar vor 16 Uhr, passt aber nicht in den verkürzten Tag. Ein Start vor der Schließzeit genügt also nicht; entscheidend ist das Ende des ganzen Zeitfensters.
Passen Sie die angebotene Online-Buchbarkeit an die tatsächlichen Zeiten an und prüfen Sie im Buchungsportal, welche Möglichkeiten Patienten an den betroffenen Tagen sehen. Eine kurze Teamnotiz hält Zeitraum, neues Ende und die zuständige Person für die drei späten Kontakte fest. Alle Termine, die vollständig in die kurze Woche passen, bleiben wie vereinbart bestehen.
Bestehende Termine gezielt mit einer Alternative verbinden
Im Beispiel steht der erste betroffene Kontakt am Dienstag um 16:30 Uhr, der zweite am Mittwoch um 17 Uhr und der dritte am Freitag um 16 Uhr. Für Dienstag bietet die Praxis eine frühere Zeit an. Beim Mittwoch stimmt die Bezugsperson mit ab. Für Freitag wird eine Alternative in der folgenden Woche vereinbart.
Prüfen Sie jeden Termin nach seiner Endzeit: Enden Behandlungsdauer und Puffer spätestens um 16 Uhr, bleibt er wie vereinbart. Ragt das vollständige Zeitfenster darüber hinaus, braucht der Kontakt eine Alternative. Bei einer Terminserie ändern Sie nur den betroffenen Besuch; die späteren Termine bleiben im bisherigen Rhythmus, solange nichts anderes vereinbart ist.
Eine Nachricht nennt den bisherigen Termin und genau eine passende Alternative. Zum Beispiel: „Ihr Termin am Dienstag um 16:30 Uhr kann in dieser Woche um 15 Uhr stattfinden. Passt Ihnen diese Zeit?“ Die Alternative um 15 Uhr passt nur, wenn Behandlung und Puffer spätestens um 16 Uhr abgeschlossen sind. Bei einem längeren Zeitfenster bietet das Team eine frühere Zeit an. Nach der Zusage wird der neue Termin im Kalender geführt; bis zur Antwort bleibt er offen.
Bei einem Kind stimmen Sie die Änderung mit der passenden Bezugsperson ab. In easymed können Kinder mit einer Bezugsperson verknüpft werden, während jedes Kind seine eigene Akte behält. So kann der Empfang die Rückfrage an den hinterlegten Kontakt richten und den gewählten Termin dem richtigen Kind zuordnen.
Online-Buchbarkeit und Terminmitteilungen gemeinsam nutzen
Die Online-Terminbuchung von easymed verbindet freigegebene Zeiten mit den angebotenen Leistungen und Behandlern. Patienten wählen im Buchungsportal einen passenden Termin; die Buchung wird bestätigt. Einstellbare Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp Business können einen Link zum Verschieben oder Absagen enthalten.
Halten Sie zwei Aufgaben auseinander: Die Buchbarkeit bestimmt, welche neuen Termine gewählt werden können. Bereits vereinbarte Besuche, die nach der Änderung nicht mehr passen, brauchen eine persönliche Abstimmung. Ein Portal mit passenden freien Zeiten beantwortet nicht die noch offene Zusage zu einem bestehenden Termin. Im Beispiel gehören daher die neue Zeit am Dienstag, die Rückfrage für Mittwoch und die Vereinbarung für Freitag jeweils zum richtigen Termin in den Kalender.
Nutzen Sie für den direkten Kontakt den in Ihrer Praxis vorgesehenen Kommunikationsweg und beschränken Sie die Nachricht auf den bisherigen Termin, die vorgeschlagene Zeit und die notwendige Rückfrage. Die Datenschutzhinweise der KBV für Arzt- und Psychotherapiepraxen zählen bereits Terminplanung und Terminerinnerungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und führen als Schutzmaßnahme an, dass Patientendaten nicht unverschlüsselt über das Internet versendet werden. Medizinische Einzelheiten gehören nicht in eine allgemeine Nachricht zur Zeitänderung.
Den allgemeinen Hinweis kurz und eindeutig formulieren
Ein öffentlicher Hinweis erklärt nur die geänderten Zeiten. Eine passende Formulierung lautet: „Vom 9. bis 13. November endet unser Praxisbetrieb jeweils um 16 Uhr. Ab Montag, 16. November, gelten wieder die regulären Zeiten. Bereits vereinbarte spätere Termine stimmen wir persönlich mit Ihnen ab.“
Setzen Sie den Hinweis direkt neben die üblichen Praxiszeiten auf Ihrer Website und im Buchungsportal. Aktualisieren Sie außerdem weitere eigene Stellen, an denen Patienten die Öffnungszeiten finden, zum Beispiel Anrufbeantworter oder Aushang. Die KBV-Checkliste für Praxis-Websites empfiehlt, wichtige Informationen prominent zu platzieren und klar zu strukturieren. Ein Datum für die Rückkehr zum normalen Plan hilft Patienten, die Ausnahme zeitlich einzuordnen. Wenn Sie ein Google-Unternehmensprofil pflegen, tragen Sie dort für die betroffenen Tage spezielle Öffnungszeiten ein: Laut Google-Hilfe erscheinen sie nur an den angegebenen Tagen, während die regulären Öffnungszeiten erhalten bleiben.
Der allgemeine Hinweis enthält keine Namen oder einzelnen Termine. Persönliche Vorschläge erhalten die betroffenen Patienten direkt über den vorgesehenen Kontaktweg. So sehen alle dieselbe Praxiszeit, während jede Person nur ihre eigene Terminabstimmung erhält.
Zwei bestätigte Alternativen und eine offene Antwort weiterführen
Am Ende der Vorbereitung ist der Dienstagkontakt auf 15 Uhr abgestimmt. Für Mittwoch fehlt noch die Antwort der Bezugsperson. Der Freitagkontakt findet nach gemeinsamer Vereinbarung in der folgenden Woche statt. Es gibt damit zwei bestätigte Alternativen und eine offene Rückmeldung.
Für die nächste Empfangsschicht bleibt bei Mittwoch der bisherige Termin, der vorgeschlagene neue Zeitpunkt und der vereinbarte Moment für die Rückfrage festgehalten. So kann die Kollegin oder der Kollege an genau diesem offenen Kontakt weiterarbeiten, während die bestätigten Änderungen bereits im Kalender stehen.
Nach der Antwort wird die gewählte Alternative eingetragen und bestätigt. Stimmt die Bezugsperson dem Vorschlag nicht zu, vereinbart das Team eine andere passende Zeit; eine ausbleibende Antwort gilt nicht als Zusage. Damit hat jeder Kontakt einen klaren Stand: unverändert, neu vereinbart oder noch offen.
Ab 16. November wieder den regulären Plan nutzen
Vor der Folgewoche stellen Sie die regulären Arbeits- und Buchungszeiten wieder in den Vordergrund und entfernen den zeitlich begrenzten Hinweis. Der verschobene Freitagkontakt bleibt mit der gemeinsam vereinbarten Zeit im Kalender. Falls er Teil einer Serie ist, prüfen Sie kurz, dass nur der vereinbarte Einzeltermin geändert wurde und der normale Rhythmus danach weiterläuft.
Für die nächste kurze Praxiswoche reicht dieselbe Reihenfolge: Zeitraum festlegen, vollständige Zeitfenster prüfen, betroffene Kontakte abstimmen, neue Buchbarkeit und öffentlichen Hinweis angleichen und zum vereinbarten Datum zurückkehren. Der gemeinsame Kalender in easymed unterstützt den Überblick; persönliche Antworten und individuelle Vereinbarungen führt Ihr Team dort weiter.
