Online buchen oder am Empfang anrufen: Ihre Patienten können den Kontaktweg wählen, der zu ihnen passt. In easymed laufen beide Wege im gemeinsamen Praxiskalender zusammen. Eine Online-Buchung erscheint dort direkt und wird automatisch bestätigt. Eine telefonische Vereinbarung trägt Ihr Team im selben Kalender ein. Der gültige Termin steht dadurch an einem Ort.
Die Online-Terminbuchung von easymed verbindet freie Zeiten, Terminarten und Behandler mit dem Buchungsportal Ihrer Praxis. Patienten können über den Bestätigungslink auch verschieben oder absagen. Für den Empfang bleibt die persönliche Abstimmung bei besonderen Anliegen; die gewöhnliche Online-Buchung kommt bereits als Termin an.
Einen gemeinsamen Terminbestand zum Arbeitsort machen
Online-Buchung und telefonische Vereinbarung führen zum gemeinsamen Kalender in easymed. Online wird der ausgewählte Termin direkt eingetragen und bestätigt. Am Telefon wählt die zuständige Person den passenden Zeitraum und trägt die besprochene Vereinbarung ein. Beide Wege verwenden damit denselben Terminbestand.
Der Kalender bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten sowie eine Spalte je Behandler. Wahlweise kann die Praxis nach Räumen mit mehreren Plätzen planen. Der Empfang sieht den Termin im Zusammenhang mit der übrigen Belegung und kann eine neue telefonische Vereinbarung direkt dort einordnen.
Eine persönliche Anfrage ist zunächst noch kein fester Termin. Legen Sie im Team fest, wo Rückrufbitten bis zur Vereinbarung festgehalten werden und wer sie übernimmt. Sobald die Zeit steht, trägt die zuständige Person den Termin im gemeinsamen Kalender ein.
Online buchbare Termine verständlich auswählen
Wählen Sie eine öffentliche Bezeichnung, die Patienten verstehen. „Folgetermin“ kann für eine bekannte Behandlung passen; bei einem neuen Anliegen beschreibt der Buchungstext die angebotene Terminart und eine gegebenenfalls nötige persönliche Vorabklärung. Interne Abkürzungen lassen sich durch die Begriffe ersetzen, die Sie auch am Telefon verwenden.
In easymed legen Sie fest, welche Behandler welche Terminarten anbieten. Regeln für Neu- und Bestandspatienten und reservierte Zeitfenster richten die Auswahl auf Ihre Praxis aus. Patienten sehen die entsprechend verfügbaren Zeiten und können, soweit vorgesehen, eine behandelnde Person wählen. Die fachliche Zuordnung eines besonderen Anliegens übernimmt die Praxis.
Erklären Sie eine benötigte Vorbereitung direkt beim Angebot. Bei einem neuen Termin kann der Patient den passenden digitalen Anamnesebogen vorab ausfüllen; die Antworten stehen anschließend in der Patientenakte. So ist die Vorbereitung einem konkreten Termin zugeordnet.
Richten Sie die Buchungsfelder gezielt ein: Fragen Sie bei jedem Feld, ob es für die Auswahl, Zuordnung oder Bestätigung des Termins gebraucht wird. Die Datenschutzkonferenz beschreibt in ihrem Positionspapier für Heilberufspraxen Online-Buchungen und telefonisch eingetragene Termine gemeinsam und empfiehlt, im Terminkalender nur die für den konkreten Termin erforderlichen Daten zu verarbeiten (Positionspapier der Datenschutzkonferenz). Das entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung aus Artikel 5 DSGVO. Praktisch heißt das: Für die Terminvergabe nötige Angaben gehören in den Buchungsweg; eine ausführlichere Anamnese hat ihren eigenen Fragebogen und Platz in der Patientenakte.
Verwenden Sie dieselben Begriffe online und am Telefon. Wer nach demselben Angebot fragt, hört so die passende Terminbezeichnung und Vorbereitung. Bei einer besonderen Frage bleibt der persönliche Kontaktweg sichtbar.
Den telefonischen Eintrag bis zur Bestätigung führen
Am Telefon genügen vier verbundene Schritte: Anliegen einordnen, passenden Zeitraum im gemeinsamen Kalender wählen, Vereinbarung eintragen und den nächsten Schritt bestätigen. Die Kollegin arbeitet dabei direkt am vorhandenen Patienten- und Terminbezug. Eine gewöhnliche Folgesitzung lässt sich im Gespräch vereinbaren und eintragen.
Bei häufigen Anliegen hilft eine kurze Gesprächserklärung. Sie nennt die angebotene Terminart, den besprochenen Zeitpunkt und die Vorbereitung. Eine Rückfrage greift gezielt die Information auf, die für diese Vereinbarung noch gebraucht wird.
Kommt ein Anruf während einer anderen Aufgabe, ordnen Sie die Rückrufbitte dem im Team festgelegten Aufgabenweg zu. Ein knapper Vermerk nennt den Terminwunsch, die noch fehlende organisatorische Angabe, den Rückmeldeweg und die zuständige Person. So kann eine Kollegin später genau dort anknüpfen.
Offene Anfragen nach dem nächsten Schritt unterscheiden
Bei einer persönlichen Anfrage helfen drei Zustände: Angabe fehlt, Zeitraum wird abgestimmt oder Termin ist vereinbart. Eine fehlende Information wird erfragt. Mit der vollständigen Angabe findet die zuständige Person den passenden Zeitraum. Die vereinbarte Zeit steht anschließend im Kalender und wird der Patientin bestätigt.
Beispiel: Eine Patientin möchte erstmals einen Termin und muss vor der Vereinbarung noch ihren Wochenplan prüfen. Der Empfang hält den Rückmeldeweg und die noch offene Zeitspanne fest. Nach ihrer Rückmeldung sucht die zuständige Person einen passenden Termin und trägt die vereinbarte Zeit ein. Eine Vertretung erkennt am Teamvermerk den nächsten Schritt.
Diese Zustände beschreiben die persönliche Bearbeitung einer offenen Anfrage. Eine vollständig abgeschlossene Online-Buchung hat diesen Weg bereits durchlaufen: Der Termin steht im Kalender und die automatische Bestätigung ist verschickt. Sie braucht keine zusätzliche telefonische Bestätigungsrunde.
Änderungen in beiden Kontaktwegen auf denselben Stand bringen
Ruft ein Patient zur Änderung eines online gebuchten Termins an, öffnen Sie die bestehende Vereinbarung im gemeinsamen Kalender. Besprechen Sie die neue Zeit und ändern Sie diesen Termin. Die nachfolgende Schicht findet den aktuellen Stand am selben Patientenbezug.
Über den Bestätigungslink können Patienten ihre Termine auch selbst verschieben oder absagen. Eine frei werdende Zeit wird durch die Smart-Warteliste passenden Wartenden automatisch angeboten. Das Team kann den Kalender weiter für persönliche Anliegen nutzen, während der vorgesehene Online-Weg die Buchung und Änderung unterstützt.
Eine Absage und der Wunsch nach einem späteren Ersatztermin lassen sich verständlich auseinanderhalten. Der bisherige Termin wird abgesagt; ein noch zu besprechender Wunsch bleibt als konkrete Rückfrage festgehalten. Bei bekannten Verfügbarkeiten kann eine Wartelistenanmeldung die Suche nach einer passenden neuen Zeit unterstützen.
Den gemeinsamen Kalender im Alltag nutzen
Vereinbaren Sie im Team drei Punkte: Online-Buchungen erscheinen direkt im Kalender, telefonisch abgestimmte Zeiten trägt die zuständige Person dort ein, und Änderungen werden am bestehenden Termin weitergeführt. Für Anfragen ohne feste Zeit bleibt der vereinbarte Rückrufweg zuständig. So können Patienten ihren Kontaktweg wählen und das Team arbeitet mit demselben bestätigten Terminbestand.
