Zwei Leitungspersonen arbeiten in Teilzeit und verantworten gemeinsam die Fortbildungsplanung Ihrer Therapiepraxis. Clara ist überwiegend montags und dienstags da, Nora donnerstags und freitags. Eine Anfrage kommt am Montag an; die Antwort beeinflusst einen Termin am Donnerstag. Topsharing in der Therapiepraxis bedeutet, dass beide eine Leitungsaufgabe gemeinsam tragen und ihre unterschiedlichen Arbeitszeiten durch einen klaren Beschluss- und Übergabeweg verbinden.
Ein Fortbildungsfall zeigt, wie das im Alltag gelingt: Clara sammelt Informationen und prüft die Teamzeiten, beide entscheiden gemeinsam über den Terminwechsel, Nora stimmt den Beschluss mit dem Anbieter ab und informiert das Team. Die Arbeitszeit- und Abwesenheitsübersicht von easymed hilft, ein gemeinsames Zeitfenster in den hinterlegten Teamplänen zu finden; der Teamkalender hält anschließend den vereinbarten Fortbildungstermin bereit. Aufgabenverteilung und Beschluss bleiben bei den Verantwortlichen.
Die gemeinsame Leitungsaufgabe konkret benennen
Die Universität Bamberg beschreibt Topsharing als Führung in Teilzeit durch zwei Führungskräfte, die einen großen Teil bis hin zu sämtlichen Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten gemeinsam tragen. Dazu können fachliche Aufgaben und Personalführung gehören. Das Forschungsprojekt liefert eine Definition, aber keinen fertigen Rollenplan für jede Therapiepraxis. Universität Bamberg: Forschungsprojekt Top Sharing
Für Jobsharing nennt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zwei Beschäftigte, die eine Stelle eigenverantwortlich teilen. Die Projektverantwortung kann dabei erhalten bleiben; regelmäßige Abstimmung und Informationsaustausch gehören zum Modell. Für die Praxis ist deshalb die konkrete Leitungsaufgabe der erste Bezugspunkt: Welche Arbeit tragen Clara und Nora gemeinsam, welche Schritte bereitet jede selbstständig vor und an welcher Stelle braucht es ihren gemeinsamen Beschluss?
Im Fallbeispiel verantworten Clara und Nora die verbindliche Fortbildungsplanung des Teams. Sie wählen innerhalb des vereinbarten Kursrahmens den organisatorisch passenden Termin, berücksichtigen die verfügbaren Teamzeiten und bestätigen die Information an die Mitarbeitenden. Eine Terminänderung wird durch ihren gemeinsamen Beschluss verbindlich. Damit ist der Gegenstand ihrer geteilten Führung erkennbar.
Beschreiben Sie dazu die Zuständigkeit in vier Punkten: gemeinsames Ergebnis, selbstständige Vorbereitung, gemeinsam zu treffende Entscheidung und Person für die Umsetzung. Legen Sie auch fest, wann eine Frage an die zuständige Praxisverantwortung weitergeht, zum Beispiel wenn Kosten oder Kursumfang den vereinbarten Rahmen überschreiten. So wissen beide, welche Zusage sie geben können und welche Information sie vor einer Entscheidung noch brauchen.
Selbstständige Bearbeitung und gemeinsamen Beschluss unterscheiden
Im Beispiel darf jede der beiden Leitungspersonen eine Auskunft beim Fortbildungsanbieter einholen, vorhandene Teamzeiten prüfen und eine organisatorische Rückfrage beantworten. Einen Wechsel des vorgesehenen Fortbildungstermins entscheiden Clara und Nora gemeinsam. Sie legen außerdem fest, wie eine Frage an die zuständige Praxisverantwortung weitergegeben wird, wenn sie den vereinbarten Kursrahmen überschreitet.
Auskunft einholen
Teamzeiten prüfen
Auskunft einholen
Teamzeiten prüfen
Eine verbindliche Entscheidung für dieselbe Fortbildung
Der Anbieter bietet zunächst den 19. November von 13 bis 15 Uhr an. Clara nimmt die Information am Montag auf und prüft, welche Teammitglieder zu dieser Zeit eingeplant sind. Da mehrere benötigte Personen bereits andere Termine haben, fragt sie beim Anbieter nach einer zweiten Möglichkeit: dem 26. November von 13 bis 15 Uhr.
Für die Übergabe an Nora hält Clara vier Angaben zusammen: den ersten Vorschlag, den Grund für den Planungskonflikt, die verfügbare Alternative und die offene Frage. Nora kann sich dadurch auf die Entscheidung vorbereiten, statt die Anbieteranfrage und den Kalenderkonflikt erneut zu rekonstruieren. Fehlt noch eine wichtige Auskunft, bleibt sie als offen markiert und erhält eine zuständige Person sowie einen Zeitpunkt für die Rückmeldung.
Vereinbaren Sie diesen Weg auch für gewöhnliche Rückfragen. Wenn jede kleine Auskunft auf das gemeinsame Fenster warten muss, wird die Zusammenarbeit unnötig langsam. Wenn dagegen jede Person unabhängig einen Termin veröffentlicht, können widersprüchliche Zusagen entstehen. Der Aufgabenrahmen zeigt, welche Vorbereitung selbstständig möglich ist und welche Zusage den gemeinsamen Beschluss braucht.
Ein gemeinsames Entscheidungsfenster in beiden Plänen verankern
Clara und Nora vereinbaren im Beispiel mittwochs von 11:40 bis 12 Uhr ein gemeinsames Entscheidungsfenster. Die zwanzig Minuten liegen in beiden abgestimmten Arbeitsplänen und gehören zur Leitungsaufgabe. Vor dem Termin sind die Anbieterantwort und die betroffenen Teamzeiten zugänglich. Beide kommen mit derselben Entscheidungsfrage in das Gespräch.
Mittwoch · Clara und Nora
In beiden Arbeitsplänen abgestimmt
Prüfen Sie die Verfügbarkeit anhand der tatsächlichen Dienstlage. Das Fenster soll in beiden Arbeitsplänen liegen; planen Sie außerdem die Vorbereitung und den Übergang zu den übrigen Aufgaben ein. Wenn zwanzig Minuten für eine offene Entscheidung nicht reichen, teilen Sie die Aufgabe: Was lässt sich vorab klären, und wann setzen beide das Gespräch fort? Die Dauer ergibt sich aus der Aufgabe und kann nach den ersten Durchgängen angepasst werden.
Am Mittwoch betrachten beide im Beispiel den Konflikt am 19. November und die Alternative eine Woche später. Sie prüfen die betroffenen Teamzeiten und die Anbieterantwort. Anschließend beschließen sie gemeinsam den 26. November von 13 bis 15 Uhr. Im kurzen Ergebnisvermerk stehen der Beschluss, die noch nötige Anbieterbestätigung, der nächste Schritt und die Person, die diesen übernimmt.
Legen Sie zugleich fest, was bei einem ausgefallenen Entscheidungsfenster geschieht. Eine dringende Information braucht einen vorher vereinbarten Kontaktweg. Eine noch offene Entscheidung bleibt als offen erkennbar, bis der gemeinsame Beschluss vorliegt. Das Team erfährt bei Bedarf, wann die konkrete Rückmeldung zu erwarten ist.
Den Beschluss bis zur verbindlichen Teaminformation begleiten
Nach dem gemeinsamen Beschluss übernimmt Nora am Donnerstag die Abstimmung mit dem Anbieter und die Information an das Team. Sie verwendet den bestätigten Termin am 26. November von 13 bis 15 Uhr. Der frühere Vorschlag am 19. November bleibt als überholter Vorschlag nachvollziehbar und wird in der aktuellen Teaminformation ersetzt.
Früherer Vorschlag
19. November13 bis 15 Uhr
Gemeinsamer Beschluss
26. November13 bis 15 Uhr
Der Teamkalender zeigt anschließend den aktuellen Termin; die vereinbarte Nachricht erklärt, dass die ältere Einladung ersetzt wird. Hat der Anbieter den neuen Zeitpunkt noch nicht bestätigt, bleibt der Termin im Arbeitsstand als ausstehend markiert. Sobald die Bestätigung vorliegt, aktualisiert Nora den Kalender und sendet bei Bedarf eine verständliche Korrektur an alle bereits Eingeladenen.
Clara kann bei ihrer nächsten Anwesenheit sehen, ob Anbieterbestätigung und Teaminformation vorliegen. Sie muss die gesamte Entscheidung nicht erneut führen. Eine neue Abweichung wird dagegen mit ihrem konkreten Anlass aufgenommen, etwa wenn der Anbieter den Zeitpunkt noch nicht bestätigt oder eine betroffene Person eine organisatorische Rückfrage hat.
Halten Sie die Umsetzung mit ihrem tatsächlichen Ergebnis fest. Eine Zuständigkeit wie „Nora kümmert sich“ zeigt den nächsten Schritt. Der aktuelle Kalendertermin und die versendete Information zeigen, dass die Vereinbarung im Team angekommen ist.
Neue Informationen an die gemeinsame Entscheidung zurückführen
Angenommen, der Anbieter meldet später, dass der vereinbarte Raum am 26. November nicht verfügbar ist. Die gerade anwesende Leitungsperson nimmt den konkreten Befund auf und klärt passende Alternativen. Eine neue verbindliche Terminänderung geht wieder über den vereinbarten gemeinsamen Beschluss.
Verwenden Sie dafür den bestehenden Vorgang. Notieren Sie die Fortbildung, den bestätigten Termin und die jetzt veränderte Voraussetzung. Ergänzen Sie, welche Alternativen bereits geprüft wurden und was noch offen ist. So beraten Clara und Nora über die neue Information, ohne den gesamten Ablauf von vorne zu beginnen. Liegt eine Alternative außerhalb ihrer Zuständigkeit, geht die konkrete Frage an die zuständige Praxisverantwortung.
Besprechen Sie nach den ersten gemeinsamen Entscheidungen kurz, ob beide die nötigen Informationen rechtzeitig hatten, ob die Grenze zwischen eigener Vorbereitung und gemeinsamem Beschluss verständlich war und ob das Team den aktuellen Stand erkennen konnte. Passen Sie bei Bedarf genau den Übergang an, der noch nicht gut funktioniert hat.
Die geteilte Verantwortung mit der Teamzeit verbinden
Die Arbeitszeit- und Urlaubsplanung von easymed zeigt Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Teammitglieder. Clara und Nora können die Dienstlage als gemeinsame Planungsgrundlage nutzen, wenn sie ein passendes Entscheidungsfenster suchen. Im Teamkalender bleibt der abgestimmte Fortbildungstermin für die weitere Planung sichtbar.
Im Beispiel bereitet eine Person den Vorschlag vor, beide Leitungspersonen entscheiden gemeinsam und Nora sorgt für Anbieterbestätigung und Teaminformation. Der klare Aufgabenrahmen verbindet Teilzeitpläne mit gemeinsam getragener Führung: Die Vorbereitung bleibt arbeitsfähig, der Beschluss ist für beide nachvollziehbar und das Team erhält einen aktuellen Termin.
