Eine gemeinsam genutzte Reinigung wirft in einer Praxisgemeinschaft eine konkrete Zuordnungsfrage auf: Wer hat den Auftrag erteilt, auf welche Praxis lautet die Lieferantenrechnung, welcher Anteil ist vereinbart und wer hat schon bezahlt? Wenn Sie diese Angaben gemeinsam mit Rechnung und Vereinbarung festhalten, kann die Kanzlei den tatsächlichen Ablauf gezielt einordnen.
Das Beispiel: Die Reinigungsfirma stellt 600 Euro für den gemeinsam genutzten Eingang und die Toilette an die Physiotherapiepraxis. Physiotherapie und Logopädie haben eine Verteilung von 60 zu 40 vereinbart. Daraus ergeben sich 360 Euro für Physiotherapie und 240 Euro für Logopädie. Die Rechnung bleibt der Lieferantenbeleg; die Aufteilung beschreibt die Vereinbarung zwischen den Praxen.
Bei der laufenden Behandlungsabrechnung unterstützt easymed einen anderen Teil der Zusammenarbeit: Im Team-Tarif können selbstständige Behandler eigene Rechnungsnummernfolgen und Absenderprofile nutzen. Die gemeinsame Reinigungsausgabe läuft weiterhin über den vorhandenen Buchhaltungsweg.
Den Reinigungsauftrag mit der Rechnung abgleichen
Prüfen Sie vor der monatlichen Zuordnung, wer den Reinigungsauftrag abgeschlossen hat und welche Räume sowie welcher Zeitraum darin stehen. Eine Bezeichnung wie „gemeinsamer Eingang und Toilette, September“ verbindet den Reinigungsbeleg mit dem vereinbarten Nutzungsbereich. Bei mehreren Praxisbetrieben helfen die vollständigen Betriebsnamen, Auftrag und Abrechnung auseinanderzuhalten.
§ 14 Absatz 4 UStG nennt den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers als Rechnungsangaben. Vergleichen Sie den Namen auf der Rechnung deshalb mit dem tatsächlichen Auftrag und der vereinbarten Leistung. Das ist besonders hilfreich, wenn die Rechnung nur an eine der beiden Praxen adressiert ist, obwohl beide die Räume nutzen.
Die Reinigungsfirma stellt die Rechnung an die Physiotherapiepraxis. Die Logopädiepraxis beteiligt sich nach der internen Kostenvereinbarung. Damit sind die drei Beteiligten klar: Lieferantin, Rechnungsempfänger und beteiligte Praxis. Der vereinbarte Abrechnungsweg knüpft an diese konkrete Zuordnung an.
Stimmt eine Rechnungsangabe nicht mit dem Auftrag überein, fragen Sie die Reinigungsfirma nach einer Berichtigung und bewahren Sie die Dokumente gemeinsam auf. Notieren Sie die Rechnungsnummer und den Leistungszeitraum in Ihrer Kostenübersicht. So sehen Sie beim späteren Ausgleich, welche Lieferantenrechnung und welcher Reinigungsmonat gemeint sind.
Den vereinbarten Anteil berechnen und festhalten
Halten Sie in der Kostenvereinbarung fest, welche Räume gemeinsam gereinigt werden, für welchen Zeitraum sie gilt und wie die Praxen den Betrag aufteilen. Wenn sich die Verteilung an der Nutzung oder einer anderen gemeinsamen Grundlage orientiert, nennen Sie diese ebenfalls. Damit ist der Anteil nicht nur als Prozentzahl notiert, sondern an den konkreten Umfang der Reinigung gebunden.
In der Beispielrechnung entfallen 60 Prozent auf Physiotherapie und 40 Prozent auf Logopädie. Von 600 Euro sind das 360 Euro und 240 Euro. Zusammen ergeben beide Anteile wieder 600 Euro. Die Aufstellung passt auf eine Zeile und erklärt den vereinbarten Betrag unmittelbar.
Die 60/40-Verteilung ist die vereinbarte Grundlage dieses Beispiels, kein allgemeiner Schlüssel für Praxisgemeinschaften. Ändert sich der gereinigte Bereich oder die Nutzung, stimmen die Praxen den Anteil neu ab und halten die Änderung mit ihrem Gültigkeitszeitraum fest. Für eine abweichende Rechnung berechnen Sie den vereinbarten Prozentsatz auf den tatsächlichen Lieferantenbetrag.
Eine einfache Monatsübersicht hält wiederkehrende Anteile lesbar: Für jeden Reinigungsmonat stehen Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, vereinbarter Prozentsatz, daraus berechneter Praxisanteil und Ausgleichsdatum in einer Zeile. Weicht der Lieferantenbetrag ab, wenden Sie den vereinbarten Prozentsatz auf die neue Summe an und ordnen beide Praxisanteile der Rechnung zu. So bleibt sichtbar, welcher Betrag offen ist und welche Zahlung bereits eingegangen ist.
Ergänzen Sie, wie der Ausgleich erfolgen soll: etwa mit welchem Verwendungszweck und zu welchem Zeitpunkt die Logopädiepraxis ihren Anteil an die Physiotherapiepraxis überweist. Bei einer Rechnung über 600 Euro bleiben so der Betrag an die Reinigungsfirma und der interne Anteil von 240 Euro klar unterscheidbar. Der Kontoauszug zeigt später, ob der vereinbarte Betrag tatsächlich eingegangen ist.
Die Rückfrage an die Kanzlei mit den richtigen Angaben stellen
Für einen Vorsteuerabzug setzt § 15 Absatz 1 UStG unter anderem voraus, dass eine andere Unternehmerin oder ein anderer Unternehmer die Leistung für das Unternehmen erbracht hat und eine Rechnung nach §§ 14 und 14a vorliegt. Daher kommt es bei einer geteilten Ausgabe darauf an, wer den Auftrag erteilt hat und wer als Leistungsempfänger auf der Lieferantenrechnung steht.
Eine Kostenbeteiligung ist auch nicht automatisch ein „durchlaufender Posten“. § 10 Absatz 1 UStG nennt dafür Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt oder verausgabt werden. Abschnitt 10.4 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses beschreibt dazu eine Mittelsperson ohne eigenen Anspruch auf den Betrag oder eigene Zahlungspflicht und verlangt unmittelbare Rechtsbeziehungen zwischen Zahlungsverpflichtetem und Zahlungsempfänger. Ob diese Einordnung zur konkreten Kostenaufteilung passt, hängt vom tatsächlichen Vertrags- und Zahlungsweg ab.
Die Lieferantenrechnung, der Reinigungsauftrag, die Kostenvereinbarung und der Zahlungsstand gehören in dieselbe Rückfrage. Nennen Sie, wer den Auftrag erteilt hat, wer auf der Rechnung steht, welche Räume und welcher Zeitraum erfasst sind, wie sich die Praxen beteiligen und ob die Rechnung schon bezahlt ist. Die Kanzlei kann so den passenden Beleg- und Buchungsweg für Ihren konkreten Vorgang benennen.
Eine gezielte Nachricht könnte lauten: „Die Reinigungsrechnung R-10 über 600 Euro ist an unsere Physiotherapiepraxis adressiert. Wir haben mit der Logopädiepraxis 60 zu 40 für den gemeinsamen Eingang und die Toilette vereinbart. Die Physiotherapiepraxis hat die Lieferantenrechnung bereits bezahlt; der Anteil der Logopädie beträgt 240 Euro. Wie dokumentieren und buchen wir diesen Ausgleich in unserer konkreten Vereinbarung?“ Fügen Sie die Rechnung und Vereinbarung direkt bei.
Übernehmen Sie die Rückmeldung in den bestehenden Vorgang und verwenden Sie den geklärten Weg für die nächste vergleichbare Ausgabe. Bleibt eine Rechnung offen, benennen Sie das ebenfalls und fragen Sie, wer sie nach der Vereinbarung bezahlt. Ändern sich Reinigungsumfang oder Verteilung, wird genau dieser Teil aktualisiert; die Rechnung, auf die sich der Ausgleich bezieht, bleibt weiter auffindbar.
Getrennte Praxisrechnungen im gemeinsamen Team abrechnen
Im Team-Tarif von easymed kann jede selbstständige Behandlerin und jeder selbstständige Behandler mit eigener Rechnungsnummernfolge und eigenem Absenderprofil abrechnen. Das hält die laufenden Behandlungsrechnungen der eigenständigen Praxen im gemeinsamen Praxisalltag getrennt. Die Praxisgemeinschaft mit getrennten Rechnungskreisen beschreibt diesen Ablauf.
Die Lexware-Office-Anbindung von easymed übergibt abgeschlossene eigene Praxisrechnungen an Lexware Office. Die Lieferantenrechnung der Reinigungsfirma und der Ausgleich zwischen den Praxen gehören zum jeweiligen Buchhaltungsweg. So ist klar, wo easymed die eigene Behandlungsabrechnung unterstützt und welche Unterlagen den gemeinsam genutzten Aufwand belegen.
Wenn Sie eigene Behandlungsrechnungen mehrerer selbstständiger Praxen in einem Team organisieren möchten, lernen Sie die easymed-Abrechnung für Praxisgemeinschaften kennen. Die getrennten Absenderprofile und Rechnungsnummernfolgen unterstützen die Abrechnung der jeweiligen Praxis.
