In der GKV-Physiotherapie gehören Verordnung, Terminfolge und Leistungserfassung zusammen. Mit easymed erfassen Sie die Verordnung beim Patienten, ordnen Termine im gemeinsamen Kalender zu und dokumentieren die Behandlung am jeweiligen Termin. Das aktivierte GKV-Zusatzmodul führt von der fertigen Verordnung zur Kassenrechnung und erstellt die Abrechnungsdatei für Ihr Rechenzentrum. Der Verwaltungsablauf folgt damit dem normalen Behandlungsweg.
Auch eine Unterlagenfrage lässt sich dort verständlich festhalten, wo Ihr Team ohnehin arbeitet. Ein Hinweis in der Patientenakte beschreibt die konkrete Frage; eine passende E-Mail können Sie im verbundenen Praxispostfach dem Patienten zuordnen. Beim nächsten Kontakt steht der Zusammenhang bereit.
Ein Beispiel: Ein Patient hat mehrere Termine vereinbart. Eine organisatorische Angabe zur Verordnung steht noch aus, während ein Termin verschoben wird. Am nächsten Tag übernimmt eine Kollegin den Empfang. Sie soll die aktuelle Zeit nennen können und die erhaltene Antwort beim richtigen Patienten finden. Ein gemeinsamer Kalender und die zugehörige Akte machen diese Übergabe verständlich.
Die Verordnung direkt am Patienten anlegen
In easymed erfassen Sie das Muster-13-Rezept beim Patienten mit der verordnenden Praxis, Diagnose, Heilmittel-Positionen, Menge und Frequenz. Der HMV-Katalog Physiotherapie liefert die passenden Positionen. Die weitere Verordnungsbearbeitung baut auf diesen Angaben auf: Die Terminfolge und später die Kassenabrechnung bleiben demselben Vorgang zugeordnet. Stammdaten, Versicherung und zugehörige Dokumente stehen in der Patientenakte bereit.
Mit dem zusätzlichen Rezept-Scanner für Muster 13 können Sie ein Rezeptfoto aufnehmen. Sicher erkannte Angaben lassen sich mit einem Klick als Verordnung übernehmen; dabei kommt das Rezeptbild in die Patientenakte. Ergänzungsbedürftige Felder bearbeiten Sie am angezeigten Bild. Das spart den erneuten Übertrag der bereits erkannten Angaben und hält die ursprüngliche Unterlage im Zusammenhang.
Bei einer Frage zu Pflichtangaben oder Korrekturen hilft die Anlage 3a zur Physiotherapievereinbarung des GKV-Spitzenverbands. Sie führt die erforderlichen Angaben auf Muster 13 und die vereinbarten Korrekturwege auf. Eine Rückfrage lässt sich so an das konkrete Feld und den passenden nächsten Schritt knüpfen.
Die Terminfolge im gemeinsamen Kalender planen
Der easymed-Kalender bietet Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Serientermine und Pufferzeiten. Sie planen nach Behandlern oder Räumen und führen die Folge im selben Kalender weiter. Die Termine hängen an der Verordnung; easymed zählt je Heilmittel-Position die verordneten und verbrauchten Einheiten mit. Die Verordnungsübersicht zeigt Status wie „wartend“, „läuft“, „Ablaufwarnung“, „fertig“ oder „abgerechnet“.
Für den Behandlungsbeginn prüfen Sie das Ausstellungsdatum und das Feld „dringlicher Behandlungsbedarf“ auf Muster 13: Ohne Dringlichkeitsvermerk muss die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen beginnen, mit Vermerk innerhalb von 14 Kalendertagen. Die angegebene Therapiefrequenz betrifft die Verteilung der Folgetermine. Eine Spanne wie „1–3-mal pro Woche“ lässt die Termine innerhalb dieser Werte flexibel planen; eine Abweichung stimmen Sie mit der verordnenden Praxis ab. Der G-BA erläutert Frist und Frequenz; die KBV beschreibt die Abstimmung vor einer Abweichung.
Im Beispiel wird aus dem bisherigen Termin eine bestätigte neue Zeit. Gleichzeitig wartet die Praxis noch auf eine Antwort zur Unterlage. Kalender und Patientenakte zeigen deshalb zwei verständliche Informationen: den aktuellen Termin und die konkrete organisatorische Frage. Die Kollegin kann die neue Zeit nennen, ohne die Unterlagenfrage mit der Terminänderung gleichzusetzen.
Den nächsten Termin nennen Sie aus dem Kalender. Die Antwort zur Unterlage ergänzen Sie beim Patienten, sobald sie vorliegt. Das ist für die Vertretung leichter als ein unscharfer Vermerk wie „Fall erledigt“, der Zeitpunkt und Rückfrage miteinander vermischt. Das Team erkennt, worauf sich eine Information bezieht, und kann die Terminfolge mit diesem Wissen weiterführen.
Unterlagenfragen in der Patientenakte behalten
Ein hilfreicher Hinweis besteht aus der konkreten Frage, dem bisherigen Kontakt und dem vorgesehenen nächsten Schritt. Im Beispiel steht bei der Verordnung, welche Angabe noch benötigt wird und wer die Rückfrage übernimmt. Die Vertretung öffnet die Patientenakte und findet den Zusammenhang direkt. Sie kann dem Patienten die aktuelle Terminzeit nennen und die Unterlagenfrage verständlich erläutern.
KI Generiert
Ist eine E-Mail eingegangen, ordnen Sie sie im verbundenen Praxispostfach dem Patienten zu. Dokumente und Verlauf bleiben ebenfalls in der Akte. Ein kurzer Verweis auf die erhaltene Nachricht reicht, um die Antwort wiederzufinden. Dafür müssen Sie den Wortlaut nicht in mehreren Listen führen oder am Empfang ein zusätzliches Papierprotokoll zum gleichen Vorgang anlegen.
Bei der Übergabe genügt die Information, die die Kollegin für den nächsten Kontakt braucht: „Die neue Zeit ist vereinbart; die Antwort zur Angabe liegt in der Akte.“ Die fachlich zuständige Person bearbeitet die konkrete Verordnungsfrage mit der passenden Unterlage; der übrige Tagesablauf läuft im gemeinsamen Kalender weiter.
Eine erhaltene Antwort direkt weiterverwenden
Eine eingehende Antwort wird dem richtigen Patienten und der betreffenden Frage zugeordnet. Anschließend ergänzen Sie die relevante Angabe im Verordnungsvorgang. Die Quelle bleibt in der Akte auffindbar. Das Team sieht beim nächsten Kontakt den aktuellen Stand und kann die Information verwenden, statt die vorherige Nachfrage noch einmal zu beginnen.
Im Beispiel nennt die Antwort eine zuvor fehlende Information. Die Kollegin, die den Vorgang bearbeitet, trägt sie an der passenden Stelle ein und hält kurz fest, dass die Rückmeldung vorliegt. Geht es um eine fachliche Entscheidung, übernimmt diese die dafür zuständige Person. Kontakt, erhaltene Antwort und nächster Verwaltungsschritt bleiben damit in einem verständlichen Zusammenhang.
Eine kurze persönliche Rückmeldung an den Patienten schließt den Kontakt ab: Die Angabe ist angekommen, und die nächste vereinbarte Zeit ist bekannt. Die Vertretung kann den Vorgang anschließend mit dem aktuellen Stand aus Kalender und Akte fortsetzen.
Befund und Leistung am Termin dokumentieren
Die Behandlungsdokumentation in easymed hält Befund und Verlauf je Termin zusammen. Textvorschläge aus Ihren bisherigen Formulierungen erleichtern das Schreiben. Sie ergänzen die aktuelle Beobachtung und die tatsächlich durchgeführte Behandlung. Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer Verlauf, der am richtigen Patienten und am passenden Termin steht.
Die Leistungserfassung kennt die Positionen der Verordnung. Die erfassten Leistungen bilden die Grundlage der Kassenrechnung; ein erneuter Übertrag in eine separate Abrechnungsliste entfällt. Eine geplante Zeit und eine durchgeführte Leistung behalten dabei ihre jeweilige Bedeutung. Sie dokumentieren das, was behandelt wurde, und easymed verbindet diesen Stand mit dem weiteren Abrechnungsweg.
Bei einem Wechsel zwischen Behandlern sind nächster Termin und dokumentierter Verlauf im Patientenbezug erreichbar. Die Kollegin kann vorhandene Angaben lesen und ihre Beobachtung am eigenen Termin ergänzen. So bleibt die fachliche Dokumentation an den tatsächlichen Behandlungsverlauf gebunden.
Von der fertigen Verordnung zur Kassenabrechnung
Mit dem aktivierten GKV-Modul entsteht die Kassenrechnung aus der fertigen Verordnung mit einem Klick. Für den Export wählen Sie Zeitraum und Kasse und markieren die Rechnungen. easymed erstellt die Abrechnungsdatei im Format von DMRZ, Optica, azh oder RZH. Diese Datei laden Sie anschließend bei Ihrem Rechenzentrum hoch. Verordnung, Leistungserfassung und Abrechnung bleiben dadurch verbunden.
Die Zuzahlungsverwaltung gehört ebenfalls zum Modul. In den Patienten-Stammdaten hinterlegen Sie, ob und bis wann eine Befreiung gilt; easymed berücksichtigt diesen Status bei der Zuzahlungsrechnung. Wird eine Verordnung über den Jahreswechsel fortgeführt, ist der Befreiungsstatus mit dem neuen Befreiungsausweis erneut zu prüfen. Die Anlage 3a des GKV-Spitzenverbands hält diese Vorgabe für Physiotherapiepraxen fest. Für Privatpatienten und Selbstzahler nutzen Sie daneben die eigene Rechnungsstellung nach den für sie hinterlegten Preisen.
Mehr zum GKV-Abrechnungsablauf in easymed finden Sie auf der Produktseite.
