Der administrative Abschluss eines GKV-Vorgangs in der Podologie ist vorbereitet, wenn Verordnung, Leistungsbestätigungen, Verlaufsdokumentation und Abrechnungsdaten zusammenpassen. Gleichen Sie die tatsächlich erbrachten Einheiten mit den Einträgen auf der Verordnungsrückseite ab und klären Sie fehlende Angaben, bevor Sie abrechnen. Die verbindlichen Einzelheiten stehen im aktuell auf der GKV-Seite veröffentlichten Vertrag für Podologie nach § 125 SGB V und in seiner Anlage 3 zu den notwendigen Angaben auf der Verordnung.
Für die Teamorganisation verbindet easymed Kalender, Patientenverwaltung und Behandlungsdokumentation. So findet eine berechtigte Vertretung den Termin, die zugehörigen Unterlagen und den bisherigen Verlauf im selben Patientenkontext. Die GKV-relevanten Angaben prüfen Sie dabei anhand des für Ihre Praxis geltenden Vertragsstands.
Drei Nachweise getrennt führen
Der Vertrag verlangt für jede behandelte Person eine Verlaufsdokumentation, die fortlaufend für jede Behandlungseinheit ergänzt und sicher aufbewahrt wird. Daneben erfasst der Leistungsnachweis auf der Rückseite der Verordnung die abgegebene Leistung, das Datum und die Initialen der behandelnden Person; die versicherte Person bestätigt die Leistung unmittelbar danach mit ihrer Unterschrift. Der Abrechnungsdatensatz bildet anschließend die erbrachten Leistungen für die Übermittlung an die Krankenkasse ab. Diese Anforderungen stehen im Podologie-Vertrag, insbesondere in §§ 3 und 5.
1 · Dokumentation
Verlaufsdokumentation
Je Behandlungseinheit fortschreiben und sicher aufbewahren.
2 · Verordnung
Leistungsnachweis
Leistung, Datum und Initialen festhalten; die versicherte Person unterschreibt direkt nach der Behandlung.
3 · Übermittlung
Abrechnungsdatensatz
Die tatsächlich erbrachten Leistungen mit den erforderlichen Angaben an den Kostenträger übermitteln.
Die drei Nachweise erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Verlaufsdokumentation hält den Behandlungsverlauf fest; die Verordnungsrückseite bestätigt die einzelnen Leistungen; der Abrechnungsdatensatz enthält die erforderlichen Angaben für den Kostenträger. Für die Abrechnung nach § 302 SGB V gehören dazu unter anderem Art, Menge und Preis der Leistungen, ihr Datum, die Arztnummer sowie die Verordnung mit Diagnose und erforderlichen Befundangaben. Ein Rechenzentrum kann für die Abrechnung beauftragt werden. Die Podologie-Vereinbarung und die aktuelle Heilmittel-Richtlinie konkretisieren, was für den jeweiligen Fall gilt; die G-BA-Seite zur Heilmittel-Richtlinie führt die geltende Fassung und den Heilmittelkatalog.
Leistungsnachweis nach jeder Behandlungseinheit sichern
Notieren Sie die abgegebene Leistung am Behandlungstag auf der Rückseite der Verordnung, mit Datum und den Initialen der behandelnden Person. Lassen Sie die Leistung unmittelbar nach dem Termin von der versicherten Person bestätigen. Vorausbestätigungen und Sammelunterschriften sind im Podologie-Vertrag ausgeschlossen. Werden diese Angaben später geprüft, lässt sich so jede abgerechnete Einheit einem konkreten Termin zuordnen.
Legen Sie die Routine zwischen Empfang und Fachperson fest: Die Fachperson bestätigt die erbrachte Behandlung und führt den Verlauf fort; die Verwaltung prüft vor der Abrechnung, ob die vorgesehenen Nachweise vollständig vorliegen. Diese Aufgabenteilung erspart bei Rückfragen die Suche nach dem letzten Stand. Für einen Hausbesuch gehört auch die Angabe des durchgeführten Hausbesuchs zum Leistungsnachweis.
Wenn eine Eintragung berichtigt werden muss, ändern Sie die Verordnung nicht beiläufig. Die Anlage 3 regelt je nach Feld, wer eine Ergänzung vornehmen darf und wie sie bestätigt wird. Im Bestätigungsfeld zu Datum, Maßnahme und Initialen sind Korrekturen oder Ergänzungen mit der Unterschrift der versicherten Person und dem Datum des jeweiligen Behandlungstermins zu bestätigen. Prüfen Sie vor jeder Korrektur die passende Regel in der Anlage 3 des Vertrags.
Nach dem letzten Termin korrekt abschließen
Schließen Sie nicht allein anhand der letzten Kalendereintragung ab. Gleichen Sie die verordneten Einheiten mit den einzelnen Leistungsnachweisen und dem Verlaufseintrag ab. Wird das Therapieziel vor der vollständigen Behandlungsmenge erreicht, endet die Therapie; nicht in Anspruch genommene Leistungen dürfen nicht abgerechnet werden. Wird die Behandlung abgebrochen, ist der Abbruch auf der Verordnungsrückseite zu dokumentieren und die ärztlich verantwortliche Person zu informieren. Der Vertrag beschreibt diese Regeln in §§ 3 und 7.
1 · Einheiten abgleichen
Verordnete Menge, Leistungsnachweise und Verlaufseintrag zusammen prüfen.
2 · Behandlung beenden
Ist das Therapieziel vor der vollständigen Behandlungsmenge erreicht, endet die Therapie.
3 · Nur Erbrachtes abrechnen
Nicht in Anspruch genommene Leistungen bleiben unberechnet. Einen Abbruch separat dokumentieren.
Beispiel: Eine Verordnung umfasst sechs Einheiten, das Therapieziel ist nach fünf Behandlungsterminen erreicht. Die Behandlung endet. Für den administrativen Abschluss gleichen Sie den dokumentierten Behandlungsabschluss mit den fünf Leistungsbestätigungen ab; die nicht erbrachte sechste Einheit gehört nicht in die Abrechnung. So bleibt nachvollziehbar, was medizinisch abgeschlossen und tatsächlich durchgeführt wurde.
Ein Behandlungsende und ein Abbruch sind unterschiedliche Vorgänge. Ist das Ziel erreicht, beenden Sie die Therapie gemäß Vertrag. Wird sie durch die Praxis oder die versicherte Person abgebrochen, halten Sie den Abbruch mit Datum fest und informieren die behandelnde Ärztin oder den behandelnden Arzt. Für die Bearbeitung der Verordnung ist diese Unterscheidung wichtig, weil sie festlegt, welcher Abschlussgrund dokumentiert wird.
Abrechnungsdaten gezielt vorbereiten
Nach Abschluss oder Beendigung der Verordnung tragen Sie die erforderlichen Rechnungsdaten ein. Der Podologie-Vertrag verlangt die Abrechnung in der vorgesehenen Form und verweist auf die Richtlinien zu § 302 SGB V. Prüfen Sie die Angaben zur versicherten Person und zur Verordnung, die abgerechneten Positionen und Preise, den Leistungstag sowie die Daten des Leistungserbringers. Vergewissern Sie sich außerdem, dass die übermittelte Abrechnungsdatei zur Verordnung und zu den Leistungsbestätigungen passt.
Ein einfacher Abgleich hat drei Fragen: Ist jede abgerechnete Einheit tatsächlich erbracht? Ist sie auf der Verordnung nachvollziehbar bestätigt? Stimmen die übertragenen Abrechnungsdaten mit den Unterlagen überein? Wenn Sie ein Abrechnungszentrum nutzen, stimmen Sie die Übergabe der Verordnung und weiterer erforderlicher Unterlagen mit dessen aktuellen Vorgaben ab. Das Rechenzentrum ersetzt nicht die vorherige Prüfung, ob der übermittelte Behandlungsstand stimmt.
Bei Kassenrückfragen nach dem konkreten Feld arbeiten
Benennen Sie in einer Rückmeldung zuerst das beanstandete Feld und gleichen Sie es mit Anlage 3 ab: Sie weist je Angabe aus, wer korrigieren darf. Änderungen durch den Leistungserbringer müssen die ursprüngliche Angabe sichtbar lassen und mit Datum sowie Unterschrift versehen werden. Ist für eine bestimmte Angabe eine Korrektur nach der Abrechnung vorgesehen, räumt die Krankenkasse einmalig eine Möglichkeit zur Ergänzung oder Korrektur innerhalb von drei Monaten ein. Welche Felder darunterfallen, richtet sich nach der jeweiligen Regel in der Anlage 3.
1 · Rückmeldung lesen
Das beanstandete Feld genau benennen.
2 · Anlage 3 öffnen
Prüfen, wer die Angabe korrigieren darf.
3 · Korrektur festhalten
Ursprungsangabe sichtbar lassen sowie Datum und Unterschrift ergänzen.
4 · Frist beachten
Die einmalige Korrekturmöglichkeit gilt innerhalb von drei Monaten, soweit Anlage 3 sie für das Feld vorsieht.
Fehlt etwa eine ärztliche Unterschrift oder ein Arztstempel, darf die Praxis die Angabe nicht selbst ergänzen; diese Korrektur kann nur ärztlicherseits erfolgen. Leiten Sie die Rückmeldung daher mit dem betroffenen Feld an die verordnende Praxis weiter. Bei einer von der Praxis zulässig zu korrigierenden Angabe halten Sie die ursprüngliche Eintragung sichtbar und ergänzen die nach Anlage 3 verlangten Datums- und Unterschriftsangaben.
Notieren Sie bei jeder Rückmeldung den Bezug zur Verordnung, die noch fehlende Angabe, die zuständige Person und den nächsten Termin zur Wiedervorlage. Sobald die Korrektur eingegangen ist, prüfen Sie die Abrechnungsunterlagen erneut und halten fest, wann sie weitergegeben wurden. So kann eine Vertretung erkennen, ob die Rechnung noch wartet oder ob die Praxis bereits auf eine Bestätigung reagieren muss.
Teamübergabe im gleichen Patientenkontext gestalten
Eine Vertretung öffnet den Patientenkontext und ordnet eingehende Unterlagen nach ihrer Aufgabe. Im Beispiel treffen zwei Nachrichten derselben Person ein: eine Rückmeldung zu einer offenen Abrechnungsfrage und ein neuer Terminwunsch. Die erste Nachricht gehört an die zuständige Verwaltungsaufgabe; der Terminwunsch erhält einen eigenen Anschluss im Kalender. Halten Sie jeweils fest, welche Information eingegangen ist, wer den nächsten Schritt übernimmt und was noch aussteht.
KI Generiert
In easymed sind Patienteninformationen, Dokumente und Behandlungsverlauf mit der Terminplanung verbunden. Berechtigte Teammitglieder können dadurch den bisherigen Stand zum Patientenkontakt aufrufen und die anstehende organisatorische Aufgabe daran anschließen. Die fachliche Dokumentation bleibt bei der behandelnden Person; die Verwaltung ergänzt den für ihren Schritt benötigten Bearbeitungsstand. Die Funktionsübersicht von easymed zeigt, wie Patientenakte, Kalender und Dokumentation für die gemeinsame Arbeit verbunden sind.
Eine gute GKV-Podologie-Organisation macht den aktuellen Stand sichtbar: Welche Leistung wurde erbracht, wo ist sie bestätigt, welche Verlaufsdokumentation wurde ergänzt und welcher Abrechnungsschritt folgt? Wenn diese Punkte zusammenpassen, kann auch eine Vertretung den administrativen Abschluss nachvollziehbar fortführen.
