Bei easymed entsteht die Privatrechnung aus dem Zusammenhang von Patient und erbrachter Leistung. Die Lexware-Anbindung übergibt Patient und Adresse, Datum und Betrag als Sammelposition. Lexware gibt die Rechnungsnummer zurück, die easymed vor dem PDF-Versand verwendet; vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich zurückgemeldet. Die automatische Festschreibung betrifft anschließend Buchungen in Lexware. Hier erfahren Sie, wie Aktivierungsdatum und Buchungsdatum zusammenhängen und welcher Korrekturweg bei einer falschen Erfassung passt.
Rechnungserstellung und Buchhaltungsstand verbinden
Die Privatrechnung dokumentiert den Praxisbesuch. Ein Lieferantenbeleg für Material oder Verbrauchsartikel folgt einem anderen Weg: Die Praxis erhält ihn von einem Anbieter und erfasst ihn im vereinbarten Buchhaltungsablauf. Beide können in Lexware erscheinen, haben aber unterschiedliche Aufgaben.
Die Festschreibung schließt weder den Praxistermin noch den Rechnungsversand ab. Sie kennzeichnet den Buchungsstand in Lexware. Bei der automatischen Festschreibung zählt das Buchungsdatum eines Eintrags. Das ist für Rückfragen hilfreich: Der Monat der Behandlung, der Rechnungsausstellung oder des Zahlungseingangs muss nicht dem Monat entsprechen, bis zu dem ein Lauf Buchungen festschreibt.
Die Arbeitsteilung bleibt damit klar: easymed führt Patient, Leistung und Privatrechnung zusammen; Lexware verarbeitet den übergebenen Rechnungsdatensatz und verwaltet die Buchungen. Der Lieferantenbeleg wird separat erfasst. Die Festschreibungsübersicht zeigt, bis zu welchem Buchungsdatum der aktuelle Stand reicht.
Automatische Festschreibung mit dem Kanzleiablauf abstimmen
In der Festschreibungsübersicht lässt sich die Automatik aktivieren. Lexware führt bei der Aktivierung sofort eine erste Festschreibung aus. Danach erfolgt sie regelmäßig im Hintergrund, einmal pro Monat, im Durchschnitt etwa alle 30 Tage. Der Lauf findet nachts zwischen 22 und 6 Uhr statt und erfasst Buchungen mit Buchungsdatum bis zum letzten Tag des Vor-Vor-Monats. Maßgeblich ist laut Lexware der Abstand zwischen Buchungsdatum und aktuellem Tagesdatum. Die Lexware-Hilfe zur automatischen Festschreibung beschreibt den Ablauf und die Protokollübersicht.
Stimmen Sie die Einstellung vor der Aktivierung mit der Steuerkanzlei ab. Arbeitet die Kanzlei in Lexware Office vor dem Export noch Buchungen durch und nimmt Umbuchungen vor, empfiehlt Lexware, die automatische Festschreibung zu deaktivieren. Eine Umsatzsteuervoranmeldung und der Export an die Steuerkanzlei können Buchungen ebenfalls festschreiben, wenn die Daten Lexware Office verlassen. Die Lexware-Information für Steuerkanzleien beschreibt diese Auslöser und die Zusammenarbeit vor einem Export.
Die praktische Abstimmung betrifft deshalb eine konkrete Frage: Prüft oder ändert die Kanzlei Buchungen zuerst in Lexware, oder übernimmt sie den dort geführten Stand direkt? Vereinbaren Sie, welcher Schritt zuerst stattfindet und welcher Auslöser zur Zusammenarbeit passt. So lässt sich die automatische Einstellung an den tatsächlichen Arbeitsweg anpassen.
Aktivierungsdatum und Buchungsdatum auseinanderhalten
Das Aktivierungsdatum sagt, wann die Automatik eingeschaltet wird. Das Buchungsdatum ordnet die einzelne Buchung ein. Das Enddatum in der Festschreibungsübersicht zeigt, bis zu welchem Buchungsdatum der aktuelle Lauf Buchungen erfasst.
Im Lexware-Beispiel wird die Automatik am 20. März aktiviert. Lexware führt sofort die erste Festschreibung aus und erfasst dabei alle Buchungen mit Buchungsdatum bis einschließlich 31. Januar. Der 20. März ist das Aktivierungsdatum dieses Beispiels; der 31. Januar ist der Stichtag des erfassten Bestands. Die folgenden automatischen Festschreibungen finden danach ungefähr monatlich statt.
Bei einer konkreten Lieferantenrechnung vergleichen Sie deren Buchungsdatum mit dem Enddatum des Protokolleintrags. Die Übersicht nennt außerdem den Ausführungszeitpunkt und den Auslöser. Damit können Praxis und Kanzlei denselben Buchungsstand besprechen, auch wenn der Beleg selbst erst in einem späteren Monat bearbeitet wurde.
Einen festgeschriebenen Beleg passend berichtigen
Festgeschriebene Buchungen eines Belegs können in Lexware nicht mehr direkt bearbeitet oder gelöscht werden. Bei einer falschen Erfassung – etwa einem falsch eingetragenen Kontakt oder Leistungsdatum – wählen Sie die Funktion „Beleg berichtigen“. Lexware fragt nach dem Berichtigungsgrund, storniert den Ursprungsbeleg buchhalterisch und behält ihn als storniert markiert im System. Anschließend wird eine Kopie des Belegs mit vorausgefüllten Angaben geöffnet, die Sie berichtigen können. Die Lexware-Anleitung zur Belegberichtigung erläutert die einzelnen Wege.
Wenn dem Beleg bereits Zahlungen zugeordnet waren, werden diese Verknüpfungen aufgehoben. Ordnen Sie die Zahlung nach der Korrektur der neuen Belegkopie zu. Bei einer Ausgangsrechnung erhält die Kopie eine neue Rechnungsnummer. Lexware sieht vor, den Rechnungsempfänger über das Storno zu informieren und das Storno zusammen mit der korrigierten Rechnung zu senden.
Eine Rückzahlung ist ein anderer Fall als eine falsche Erfassung. Soll eine Position oder eine gesamte Ausgangsrechnung erstattet werden, verweist Lexware auf die Funktion „weitergeführte Rechnungskorrektur“. Ist ein Beleg durch eine Vereinbarung mit dem Lieferanten oder Rechnungsempfänger hinfällig, wird er storniert. Entscheidend ist also, ob die Angaben falsch sind, eine Erstattung erfolgt oder der Geschäftsvorgang entfällt.
§ 146 Absatz 4 der Abgabenordnung verbietet Änderungen, durch die der ursprüngliche Inhalt einer Buchung nicht mehr feststellbar ist oder unklar wird, ob eine Änderung ursprünglich oder erst später vorgenommen wurde. Die erhaltene Ursprungsfassung, der Berichtigungsgrund und die korrigierte Kopie machen die konkrete Bearbeitung nachvollziehbar.
Das Protokoll für Rückfragen nutzen
Die Festschreibungsübersicht führt ausgeführte Läufe nach Ausführungszeitpunkt auf. Jede Protokollzeile zeigt, bis zu welchem Datum Buchungen festgeschrieben wurden und welcher Auslöser dahinterstand. Damit lässt sich der Buchungsstand einem konkreten Lauf zuordnen.
Wenn eine Rückfrage einen Lieferantenbeleg betrifft, halten Sie dessen Buchungsdatum, das Enddatum des passenden Protokolleintrags und den dort genannten Auslöser zusammen fest. So sprechen Praxis und Kanzlei über denselben Bestand. Bei einer Korrektur klärt zunächst die Art des Fehlers, ob die Belegberichtigung, die Rechnungskorrektur oder eine Stornierung passt.
