Eine Honorarvereinbarung in der Physiotherapie macht vor der Behandlung verständlich, welche Leistung zu welchem Preis vereinbart wird. § 630a BGB beschreibt die vereinbarte Vergütung im Behandlungsvertrag. easymed führt Patientenunterlagen und Hinweise am Patientenfall sowie die Privatabrechnung in einer Praxisverwaltung zusammen. Ihr Team hält die aktuelle Preisabsprache beim passenden Fall fest und kann sie für die spätere Rechnungsbearbeitung wiederfinden.
Bereiten Sie eine verständliche Grundlage vor
Beschreiben Sie Ihre privaten Leistungen mit Namen, Inhalt und vorgesehenem Umfang. Die Preisinformation sollte erkennen lassen, auf welches Angebot sich ein Betrag bezieht. Interne Abkürzungen können ergänzend sinnvoll sein, sollten aber eine lesbare Beschreibung nicht ersetzen.
Trennen Sie allgemeine Preisliste und individuelle Vereinbarung gedanklich. Die Preisliste zeigt Ihr Angebot; die zugeordnete Absprache beschreibt den konkreten Fall. Wenn Sie beide in einem Dokument zusammenführen, muss dieser Bezug weiterhin eindeutig sein. Ein allgemeiner Aushang beantwortet nicht automatisch, welcher Stand bei der Aufnahme besprochen wurde.
Legen Sie die für Ihr Angebot verwendete Vorlage zentral bereit. Sie beschreibt auch die benötigten Zusatzleistungen und den Umgang mit einer individuellen Änderung. Die freigegebene Fassung steht für die Aufnahme zur Verfügung; ältere Vorlagen bleiben vom aktuellen Arbeitszugriff getrennt.
Für Behandlungen nach einer GKV-Verordnung gelten die Verträge nach § 125 SGB V: Sie regeln die Preise der einzelnen Leistungen und deren Abrechnung. Das GKV-Heilmittel-Informationsportal veröffentlicht dazu die aktuelle Physiotherapie-Vergütungsanlage. Diese Kassenpreise sind eine andere Grundlage als der Preis einer privat vereinbarten Leistung.
Für eine private Behandlungsserie lässt sich die Preisübersicht konkret halten: Nennen Sie die Leistung, die geplante Dauer je Termin, die Anzahl der Termine, den Preis je Termin und die voraussichtliche Gesamtsumme. Eine gesonderte Leistung erhält einen eigenen Preisbezug. So können Patienten nachvollziehen, wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt.
Planen Sie den Zeitpunkt der Information
Klären Sie Leistung und Preis vor der Durchführung. Zusätzlich verlangt § 630c Absatz 3 BGB eine Information vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten, wenn die vollständige Kostenübernahme durch einen Dritten nicht gesichert ist oder sich dafür hinreichende Anhaltspunkte ergeben.
Die Textform nach § 126b BGB bedeutet: Die Erklärung muss lesbar sein, den Namen des Erklärenden enthalten und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. In der Kostenübersicht sollten Patienten erkennen, welche Leistung vorgesehen ist, wie der Preis berechnet wird und welche voraussichtlichen Gesamtkosten entstehen.
Stellen Sie Patienten die Unterlagen möglichst so bereit, dass sie diese vor dem Termin in Ruhe ansehen können. Besprechen Sie offene Fragen und benennen Sie Leistung, Preis und möglichen weiteren Aufwand. Eine kurze Erklärung zum Behandlungsplan ergänzt die Preisunterlage und macht verständlich, worauf sich der vereinbarte Betrag bezieht.
Wenn eine Frage offenbleibt, braucht der Empfang eine verantwortliche Person, an die er sie weitergeben kann. Legen Sie fest, wer Ausnahmen mit dem Patienten klärt und die vereinbarte Fassung anschließend dem Fall zuordnet. So bleibt die Aufnahme verständlich, auch wenn am Empfang nicht jede Preisfrage sofort entschieden werden kann.
Sprechen Sie die Erstattung getrennt an
Die Honorarabsprache beschreibt den Preis Ihrer Praxisleistung. Ob und in welcher Höhe eine PKV oder Beihilfestelle Kosten erstattet, hängt von den jeweiligen Tarif- und Beihilfebedingungen ab. Beide Fragen gehören deshalb in getrennte Sätze.
KI Generiert
Physio Deutschland empfiehlt für die private Abrechnung, Preis und Leistung vor Behandlungsbeginn vertraglich zu vereinbaren. Der Verband weist außerdem darauf hin, dass Beihilfe eine Teilerstattung sein kann. Erläutern Sie deshalb Ihre eigene Leistung und den Preis, ohne daraus eine Aussage über die individuelle Erstattung abzuleiten.
Eine klare Formulierung kann lauten: „Unsere Leistung kostet [Preis] für [Umfang]. Ihre Versicherung oder Beihilfestelle informiert Sie, welche Kosten sie nach Ihren Bedingungen übernimmt.“ Wenn Patienten dafür eine Leistungsbeschreibung oder Preisübersicht benötigen, stellen Sie genau diese Unterlage bereit.
Machen Sie individuelle Änderungen sichtbar
Kommt während einer laufenden Serie eine zusätzliche Leistung hinzu, erläutern Sie ihren Umfang und Preis, bevor sie beginnt. Geben Sie der neuen Absprache einen eigenen Bezug, statt sie nur mündlich an die bisherige Serie anzuhängen.
Notieren Sie, welche Leistung ergänzt wird, ab wann die Absprache gilt und auf welche Termine sie sich bezieht. So bleibt sichtbar, was schon Teil der bestehenden Serie war und welcher Zusatzumfang neu hinzukommt.
Alte und neue Honorarabsprache auseinanderhalten
Ein Beispiel: Zu einer privaten Behandlungsserie wird später eine zusätzliche Leistung vereinbart. Führen Sie die bisherige Absprache mit ihrem beschriebenen Umfang weiter und halten Sie die Ergänzung mit Preis und Beginn separat fest. Der Patient sieht, welcher Preis zu welchem Leistungsumfang gehört.
Die Grafik zeigt diese Zuordnung: Die bisherige Serie und eine neue Zusatzleistung behalten je ihren eigenen Preisbezug. Wenn Sie allgemeine Preise aktualisieren, sprechen Sie mit dem Patienten ab, ab welchem Termin ein neuer Preis gelten soll. Bei der späteren Rechnung kann das Team die vereinbarte Absprache der tatsächlich erbrachten Leistung zuordnen.
Verknüpfen Sie Aufnahme und Abrechnung
In easymed enthält die Patientenakte Stammdaten, Versicherungsangaben, Verlauf, Dokumente und Hinweise je Patient. Für Physiotherapie können private Tarife und Selbstzahlerleistungen mit eigenen Preisen geführt werden; Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen. Damit kann das Team die Preisunterlage beim Patientenfall ablegen und die Rechnung auf Basis der tatsächlich eingetragenen Behandlung bearbeiten.
Die Privatabrechnung in easymed unterstützt unter anderem PKV und Beihilfe sowie den GOÄ-Analogkatalog. Die Praxis legt Leistung und Preis fest; die Mitarbeitenden prüfen, welche Vereinbarung für die erbrachte Leistung gilt. Patienteninformationen, zugehörige Unterlagen und Privatabrechnung bleiben in derselben Verwaltung verfügbar.
Halten Sie das Team auf einem gemeinsamen Stand
Verwenden Sie eine aktuelle Vorlage und bestimmen Sie eine Ansprechperson für Rückfragen. Ein kurzer Satz für die Aufnahme kann lauten: „Die vereinbarte Serie umfasst [Leistung] mit [Anzahl] Terminen zu [Preis] je Termin. Wenn sich der Umfang ändert, besprechen wir die zusätzliche Leistung und ihren Preis vorher.“
