Jährliche Praxiskosten monatlich planen heißt, den Jahresbetrag für den laufenden Kostenrahmen aufzuteilen und den wirklichen Zahlungstermin getrennt zu führen. Aus 1.800 Euro Versicherungsbeitrag werden bei zwölf Monaten 150 Euro Monatsanteil. Im Liquiditätsplan stehen im Januar dennoch die vollen 1.800 Euro. So sehen Sie zugleich, welche Kosten regelmäßig ins Budget gehören und wann das Geld vom Konto abgeht.
Für die Praxiseinnahmen verbindet easymed Privatrechnungen und Rechnungspakete mit dem Praxisablauf. Mit eingerichtetem Lexware-Office-Zusatzmodul wird der Beleg beim Abschluss übertragen; Lexware vergibt die Rechnungsnummer, vollständig bezahlte Belege meldet Lexware Office täglich an easymed zurück. Dieser Zahlungsstand unterstützt die Aktualisierung Ihrer Einzahlungen. Den erwarteten Bankmonat und die jährlichen Praxisausgaben tragen Sie weiterhin in Ihrer Planung ein.
Das Beispiel verbindet einen jährlichen Versicherungsbeitrag mit der monatlichen Miete. Sie sehen, wie aus dem Jahresbetrag ein Monatsanteil wird und wie Sie die nächste Zahlung vorbereiten. Eine kurze Planungszeile mit Betrag, Zeitraum und Fälligkeit reicht als Ausgangspunkt.
Jahresbetrag, Zeitraum und Fälligkeit aus derselben Unterlage nehmen
Übernehmen Sie aus dem aktuellen Vertrag oder Beitragsbescheid den Betrag, den betrachteten Zeitraum und den Zahlungstermin. Die drei Angaben gehören zusammen. Bei einer vereinbarten Teilzahlung verwenden Sie deren tatsächliche Fälligkeit. So entsteht die passende Grundlage für Ihre Übersicht direkt aus der vorhandenen Unterlage.
Im Beispiel beträgt der Versicherungsbeitrag 1.800 Euro für zwölf Monate und wird im Januar bezahlt. Die Miete beträgt 1.200 Euro je Monat. Diese beiden Positionen begleiten die folgende Rechnung. In Ihrer eigenen Planung kommen die weiteren bekannten Praxiskosten hinzu.
Führen Sie je Position Betrag, Zeitraum, Fälligkeit und einen Verweis auf Vertrag oder Beitragsbescheid. Kommt eine neue Unterlage, übernehmen Sie den aktuellen Stand an derselben Stelle. Bezieht sich ein Beitrag auf einen kürzeren Zeitraum, verwenden Sie diesen für den Vergleich. Die Angaben bleiben so auch im Praxisgespräch nachvollziehbar.
Die Jahresposition für den monatlichen Überblick aufteilen
Verteilen Sie die Jahresposition für den regelmäßigen Kostenüberblick auf die zwölf Monate. Dieser monatliche Planungsanteil hilft, die jährliche Zahlung im gewöhnlichen Monatsrahmen mitzudenken. Der vollständige Beitrag und seine Fälligkeit stehen daneben.
Die 1.800 Euro Versicherungsbeitrag ergeben bei zwölf Monaten jeweils 150 Euro. Zusammen mit 1.200 Euro Miete beträgt der monatliche Kostenrahmen im Beispiel 1.350 Euro. Über zwölf Monate sind das 16.200 Euro. Die kleine Rechnung macht den Anteil der Jahresposition unmittelbar sichtbar.
Benennen Sie die Zeilen als Jahresbetrag und monatlichen Planungsanteil. Für den laufenden Kostenvergleich lesen Sie die 150 Euro. Für den Zahlungstermin lesen Sie den vollständigen Beitrag. Beide Werte bleiben in derselben Übersicht erreichbar und beantworten die jeweils passende Frage.
Den wirklichen Zahlungsmonat mit dem vollständigen Betrag planen
Der IHK-Ratgeber „Herausforderung Unternehmenssicherung“ beschreibt die Liquiditätsplanung als Gegenüberstellung erwarteter Ein- und Auszahlungen. Feste Auszahlungstermine für Miete, Versicherungen und Beiträge lassen sich direkt einordnen; die Vorschau wird monatlich fortgeschrieben.
Im Januar werden im Beispiel 1.800 Euro Versicherung und 1.200 Euro Miete bezahlt, zusammen 3.000 Euro. In den übrigen elf Monaten betragen die betrachteten Auszahlungen jeweils 1.200 Euro. Die Jahressumme beträgt wiederum 16.200 Euro: 3.000 plus elfmal 1.200.
Der Monatsrahmen von 1.350 Euro und die Januarauszahlung von 3.000 Euro zeigen damit zwei Ansichten derselben Positionen. Der Rahmen erleichtert den Kostenvergleich. Der Zahlungsmonat zeigt die benötigten Mittel zum vereinbarten Zeitpunkt. Größere Beiträge behalten so ihren sichtbaren Platz im Plan.
Ergänzen Sie den verfügbaren Anfangsbestand und erwartete Zahlungseingänge in dem Monat, in dem das Geld voraussichtlich auf dem Praxiskonto eingeht. Anfangsbestand + erwartete Einzahlungen − geplante Auszahlungen = voraussichtlicher Monatsendbestand. Dieser Endbestand wird zum Anfangsbestand des Folgemonats. Die Broschüre GründerZeiten 23: Controlling des Bundes erläutert, warum bei der Vorschau Monat und Zahlungszeitpunkt zählen. Liegen größere Auszahlungen und erwartete Eingänge an unterschiedlichen Tagen, notieren Sie auch die Fälligkeit: Eine reine Monatssumme zeigt ihre Reihenfolge nicht.
Eine geplante Reserve von einer zusätzlichen Ausgabe unterscheiden
Ein jährlicher Beitrag lässt sich durch einen kleinen regelmäßigen Anteil vorbereiten. Maßgeblich sind die nächste Fälligkeit, die schon vorhandenen Mittel und die Monate bis dahin. Die Übersicht verbindet damit Vorbereitung und tatsächlichen Zahlungstermin.
Für die nächste Jahreszahlung von 1.800 Euro können über zwölf vorhergehende Monate jeweils 150 Euro vorgesehen werden. Nach zwölf Anteilen sind 1.800 Euro eingeplant. Bei einem späteren Einstieg teilen Sie den noch benötigten Betrag auf die verbleibenden Monate auf. Ein bereits verfügbarer Bestand zählt zur Vorbereitung hinzu.
Eine Verschiebung zwischen eigenen Praxiskonten ist eine interne Umbuchung. Die Versicherungszahlung steht einmal mit 1.800 Euro als Auszahlung an die Versicherung im Plan. Die monatlichen Anteile zeigen die Vorbereitung derselben Zahlung. So bleibt der Geldweg verständlich, ohne dieselbe Ausgabe mehrfach zu zählen.
Den verfügbaren Reservebetrag lesen Sie am tatsächlichen Bestand ab. Wird ein Teil anderweitig eingesetzt, ergibt sich daraus der noch vorzubereitende Rest. Eine kurze aktuelle Angabe genügt, damit die nächste Jahreszahlung mit der verfügbaren Reserve zusammenpasst.
Änderungen am Jahresbetrag in beiden Ansichten nachführen
Kommt ein neuer Beitragsbescheid, übernehmen Sie Betrag und Zahlungstermin in Ihre vorhandene Übersicht. Daraus ergeben sich Monatsanteil und voller Zahlungsbetrag gemeinsam. Die Änderung braucht einen aktualisierten Stand an dem bereits genutzten Planungsort.
Steigt der Jahresbeitrag im Beispiel auf 1.920 Euro, beträgt der monatliche Anteil 160 Euro. Mit der unveränderten Miete ergibt das 1.360 Euro Monatsrahmen und 3.120 Euro Januarzahlung. Der Jahreswert beträgt 16.320 Euro, also 120 Euro mehr als zuvor.
Sind schon 1.800 Euro vorbereitet, ergänzen Sie weitere 120 Euro für die neue Zahlung. Diese konkrete Differenz macht die Änderung überschaubar. Die zuständige Praxisperson übernimmt die neue Unterlage und den daraus folgenden Betrag in die Planung.
Die zwei Planungsansichten im Praxisgespräch verwenden
Für den laufenden Kostenüberblick betrachten Sie den Monatsanteil. Vor der Fälligkeit lesen Sie den vollständigen Beitrag und die vorhandenen Mittel. So lässt sich im Gespräch schnell unterscheiden, welcher Wert zum Monatsvergleich und welcher zur Zahlungsvorbereitung gehört.
Nehmen Sie Vertrag oder Beitragsbescheid, den aktuellen Kontostand, erwartete Zahlungseingänge und die nächste Fälligkeit zusammen in die Übersicht. Der Monatsrahmen zeigt, welchen Anteil Sie für den Kostenvergleich vorsehen; der Liquiditätsplan zeigt, wie sich die tatsächlichen Ein- und Auszahlungen über die Monate auf den verfügbaren Bestand auswirken.
