Fünf Praxiskennzahlen: Mit easymed den Überblick behalten
Wie viel leistet Ihre Praxis, wie gut ist die verfügbare Zeit genutzt und welche Zahlungen stehen an? Mit easymed entsteht dafür eine gemeinsame Grundlage im Praxisalltag: Das Team arbeitet im selben Kalender, Leistungen und Dokumentation gehören zum jeweiligen Termin, und eigene Privatrechnungen werden aus den erbrachten Leistungen erstellt. Statistiken nach Behandler, Kasse und Termintyp helfen, das Leistungsgeschehen einzuordnen. Bei angebundener Lexware Office werden vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich als bezahlt zurückgemeldet.
Für die wirtschaftliche Entscheidung verbinden Sie diese Informationen mit Ihrem Kostenrahmen und den kommenden Zahlungen. Fünf klar benannte Kennzahlen reichen oft aus, um eine sinnvolle Maßnahme zu wählen. Das folgende Beispiel zeigt die Zusammenhänge zwischen Beitrag, Zeit, offenen Beträgen und verfügbarem Geld, ohne daraus fünf getrennte Verwaltungsprojekte zu machen.
Ein Definitionsblatt vor der ersten Übersicht erstellen
Eine gemeinsame Definition macht die Zahlen leicht verständlich. Im Beispiel betrachten wir einen Monat mit 400 erbrachten Leistungen, je 68 Euro Erlös und vier Euro unmittelbar mengenabhängigen Kosten. Eine Leistung beansprucht einschließlich direkter Nacharbeit 40 Minuten. Für Termine stehen insgesamt 300 Stunden zur Verfügung; der weitere monatliche Kostenrahmen beträgt 24.000 Euro.
Die fünf Kennzahlen betrachten Beitrag nach variablen Kosten, Nutzung der Terminzeit, Beitrag nach dem weiteren Kostenrahmen, offene Rechnungsbeträge und verfügbaren Bestand nach kommenden Zahlungen. Notieren Sie dazu Zeitraum, Bezugsgröße und enthaltene Kosten. Besonders hilfreich ist die Unterscheidung zwischen erbrachter Leistung, ausgestellter Rechnung und eingegangener Zahlung. Ein Behandlungstermin gehört zum Leistungsmonat, auch wenn das Geld erst später eingeht. Dieselben Bezeichnungen im Team erleichtern den Vergleich von Plan und tatsächlicher Entwicklung.
Kennzahl eins: Erbrachte Leistung und Beitrag nach variablen Kosten
400 Leistungen zu jeweils 68 Euro ergeben 27.200 Euro Erlös. Die variablen Kosten betragen 400 mal vier Euro, also 1.600 Euro. Es bleiben 25.600 Euro Beitrag zur Deckung des weiteren Kostenrahmens. Pro Leistung sind das 64 Euro. Mit diesem Wert lassen sich spätere Mengenänderungen einfach und nachvollziehbar rechnen.
Veränderungen können aus einer anderen Leistungsmenge, einem anderen Preis oder anderen variablen Kosten entstehen. Ordnen Sie deshalb den passenden Auslöser zu. Zehn zusätzliche Leistungen mit denselben Annahmen erhöhen den Beitrag um 640 Euro; ein anderer Leistungsmix kann einen anderen Beitrag haben. So führt eine Zahl unmittelbar zur passenden Frage nach Angebot, Nachfrage oder Ablauf.
In easymed sind freie Leistungen und eigene Preise hinterlegt. Die daraus erstellten Praxisrechnungen und die Terminübersicht erleichtern den Bezug zwischen Leistung und Abrechnung. Die Kostenannahmen Ihrer wirtschaftlichen Rechnung ergänzen Sie passend zur eigenen Praxis.
Kennzahl zwei: Nutzbare Zeit und tatsächliche Belegung
400 Leistungen mit jeweils 40 Minuten beanspruchen 16.000 Minuten beziehungsweise rund 266,67 Stunden. Bezogen auf 300 verfügbare Termin-Stunden sind das etwa 88,9 Prozent Nutzung. Die 40 Minuten enthalten bereits die direkte Nacharbeit; zusätzliche allgemeine Verwaltungszeit gehört zum übrigen Arbeitszeitrahmen.
Die Quote beschreibt den Gesamtmonat. Für die nächste Buchung zählt ein passend langes Kalenderfenster mit verfügbarem Behandler und Raum. In easymed sehen Sie Behandlerspalten, Räume, Arbeitszeiten und Puffer gemeinsam. Onlinebuchungen richten sich nach den hinterlegten Verfügbarkeiten und Regeln. Das verbindet den rechnerischen Überblick mit dem tatsächlich nutzbaren Kalender.
Eine freie Viertelstunde ist beispielsweise noch kein vollständiger 40-Minuten-Termin. Zusammenhängende Zeitfenster helfen dagegen, zusätzliche Nachfrage sinnvoll einzuplanen. Auch Urlaub und vereinbarte Arbeitszeiten verändern den verfügbaren Rahmen; der Vergleich bleibt verständlich, wenn Sie denselben Zeitraum verwenden.
Kennzahl drei: Beitrag nach dem vollständig benannten Kostenrahmen
Von 25.600 Euro Beitrag ziehen wir im Beispiel den weiteren Kostenrahmen von 24.000 Euro ab. Es verbleiben 1.600 Euro. Benennen Sie dabei, welche Personal-, Raum- und sonstigen laufenden Kosten enthalten sind. Eine bereits in den vier Euro enthaltene variable Ausgabe wird nicht nochmals abgezogen. Der Finanzplan des Existenzgründungsportals unterscheidet passend zwischen umsatzabhängigen Kosten wie Material und Betriebskosten wie Löhnen oder Miete.
Für einen zusätzlichen Termin ist der Beitrag pro Leistung hilfreich. Für die gesamte Monatsplanung zählt der vollständige Kostenrahmen. Steigen beispielsweise laufende Kosten bei gleicher Leistungsmenge, verändert sich der verbleibende Betrag entsprechend. Diese Verbindung macht sichtbar, ob eine Maßnahme die Einnahmenseite stärkt oder den Ablauf und seine Kosten verbessert.
Kennzahl vier: Offene Beträge mit Alter und nächstem Arbeitsschritt
Den 27.200 Euro abgerechneter Leistung stehen im Beispiel 22.500 Euro zugeordnete Zahlungen gegenüber. Es bleiben 4.700 Euro offen. Davon betreffen 1.200 Euro ältere Vorgänge. Die Aufteilung nach Alter hilft, aktuelle Zahlungsfristen von bereits länger offenen Rechnungen zu unterscheiden und den nächsten passenden Schritt zu wählen.
easymed zeigt eigene offene Rechnungen; eine Zahlungserinnerung lässt sich per Klick versenden. Bei der Lexware-Office-Anbindung werden vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich als bezahlt zurückgemeldet. Dadurch bleibt der Rechnungsstatus im gemeinsamen Praxisablauf übersichtlich, ohne denselben erledigten Vorgang mehrfach weiterzuführen.
Eine offene Rechnung erklärt noch nicht den verfügbaren Bankbestand. Sie kann später eingehen; umgekehrt kann eine Zahlung zu einer Leistung aus einem früheren Monat gehören. Für die kommende Woche betrachten Sie daher die erwarteten Zahlungstermine zusätzlich.
Kennzahl fünf: Verfügbarer Bestand nach den kommenden Zahlungen
Die Beispielwoche beginnt mit 6.000 Euro verfügbarem Bestand. Erwartet werden 8.000 Euro Einzahlungen und 11.000 Euro Auszahlungen. Am Ende bleiben rechnerisch 3.000 Euro. Für den Wochenablauf ist die Reihenfolge hilfreich: Sind zunächst 5.500 Euro fällig, sinkt der Zwischenstand auf 500 Euro, bevor die erwarteten Einzahlungen eintreffen.
Nach Eingang der 8.000 Euro und Zahlung der verbleibenden 5.500 Euro beträgt der Bestand wieder 3.000 Euro. Ein übersichtlicher Zahlungsplan notiert zu jedem Betrag den voraussichtlichen Fälligkeits- oder Eingangstag und zeigt sowohl den Endstand als auch den niedrigsten Zwischenstand. Das GründerZeiten-Merkblatt „Controlling“ empfiehlt, monatliche Ein- und Auszahlungen gegenüberzustellen und Fälligkeitstermine zu berücksichtigen. So wird sichtbar, ob eine Fälligkeit vor dem erwarteten Zahlungseingang liegt.
Das Existenzgründungsportal unterscheidet entsprechend zwischen Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung. Die eine verbindet Erlöse und Kosten, die andere tatsächliche Ein- und Auszahlungen. Beide beantworten eine nützliche Frage für die Praxisleitung.
Plan und tatsächliche Entwicklung als nachvollziehbare Brücke verbinden
Geplant waren 420 Leistungen. Bei 64 Euro Beitrag pro Leistung wären das 26.880 Euro; nach 24.000 Euro weiterem Kostenrahmen blieben 2.880 Euro. Tatsächlich wurden 400 Leistungen erbracht und 1.600 Euro erreicht. Die Differenz von 1.280 Euro entspricht 20 Leistungen mal 64 Euro.
Dieser Bezug ist hilfreicher als ein einzelnes rotes Monatsfeld. Er zeigt, welche Größen zusammenhängen. Die Kalender- und Leistungsinformationen unterstützen die Einordnung: War weniger Zeit verfügbar, blieb Nachfrage offen oder verschob sich der Leistungsmix? Aus der tatsächlichen Ursache ergibt sich die passende organisatorische Antwort.
Wenige konkrete Maßnahmen statt fünf allgemeiner Ziele wählen
Eine verbesserte Organisation gewinnt im Beispiel acht nutzbare Stunden. 480 Minuten reichen für zwölf ganze Leistungen zu je 40 Minuten. Werden diese erbracht, entstehen bei unveränderten Annahmen 768 Euro zusätzlicher Beitrag. Das Team kann die freie Zeit auch für eine andere wichtige Aufgabe nutzen; die gewählte Verwendung gehört zur Entscheidung.
Anders wirkt eine Zahlungsverschiebung: Treffen in der Beispielwoche nur 6.000 statt 8.000 Euro ein, bleibt am Ende 1.000 statt 3.000 Euro verfügbar. Der Beitrag aus erbrachter Leistung ändert sich dadurch zunächst nicht. Bei 20 weniger erbrachten Leistungen sinkt dagegen der Beitrag um 1.280 Euro, während Zahlungen älterer Rechnungen den aktuellen Bestand trotzdem stärken können.
Die Daten im Praxisablauf zuverlässig vorbereiten
Gemeinsamer Kalender, terminbezogene Dokumentation und eigene Rechnungen halten in easymed den Bezug zum Praxisvorgang zusammen. Statt zusätzliche parallele Listen aufzubauen, nutzen Sie diese vorhandenen Informationen für Ihre Praxiskennzahlen. Der Kostenrahmen und die kommenden Zahlungen ergänzen den wirtschaftlichen Überblick.
Wählen Sie anschließend eine konkrete Maßnahme mit klarer Zuständigkeit: passende Terminfenster anbieten, einen offenen Rechnungsfall weiterbearbeiten oder eine kommende Zahlung zeitlich einplanen. Eine übersichtliche Monatsbetrachtung unterstützt dabei die Entscheidungen, die Ihre Praxis tatsächlich voranbringen.
