Die passende KIM-Adresse finden Sie in der Verzeichnisdienstsuche Ihrer KIM-Anwendung oder Ihres Primärsystems. Suchen Sie nach dem Namen der Praxis oder der behandelnden Person, grenzen Sie ähnliche Treffer mit bekannten Ortsangaben ein und öffnen Sie den vollständigen Eintrag. Der TI-Verzeichnisdienst führt Organisations- und Personeneinträge; eine KIM-Adresse wird bei einem Eintrag angezeigt, wenn sie für diesen Kontakt eingerichtet ist (gematik: Verzeichnisdienst).
Für einen Bericht finden Sie in easymed Patientenakte, Verlauf, Dokumente und Behandlungsdokumentation gemeinsam am Patienten. So ist die freigegebene Unterlage im fachlichen Zusammenhang auffindbar. Die Empfängersuche, Adressauswahl und der Versand erfolgen anschließend in Ihrer KIM-Anwendung.
KIM-Adresse im Verzeichnisdienst suchen
Öffnen Sie in Ihrem KIM-Programm oder Primärsystem den Bereich Kontakte beziehungsweise Verzeichnisdienst. Starten Sie die Suche mit dem Namen der Einrichtung oder der Person. Der KIM-Verzeichnisdienst unterstützt laut gematik kombinierbare Suchkriterien und Freitext; welche Felder angeboten werden und wie Treffer erscheinen, hängt von der eingesetzten Anwendung ab.
Im Beispiel soll ein Bericht an die Arztpraxis am vereinbarten Ort gehen. Suchen Sie nach Praxisname und Ort; wenn mehrere Treffer erscheinen, ergänzen Sie PLZ oder Straße und öffnen den vollständigen Eintrag. Achten Sie darauf, ob der Treffer eine Organisation oder eine Person bezeichnet und welche KIM-Adresse im Datensatz steht; übernehmen Sie nur den Eintrag für den bestätigten Empfänger. Die KBV nennt Postleitzahl, Straße sowie Praxis- oder Arztname als mögliche Suchangaben und weist darauf hin, dass die Suche je nach Praxisverwaltungssystem unterschiedlich gut funktioniert.
Wenn kein passender Treffer erscheint, probieren Sie den Namen der Praxis und anschließend den Namen der behandelnden Person. Lassen Sie sich bei mehreren ähnlich benannten Einträgen die aktuelle KIM-Adresse und den vorgesehenen Eingang von der empfangenden Einrichtung nennen. Nicht jede im VZD sichtbare Person oder Einrichtung nutzt KIM; eine KIM-Adresse wird erst auffindbar, wenn sie dafür eingerichtet und registriert ist. Steht die KIM-Adresse auf der offiziellen Kontaktseite oder dem Briefkopf der Praxis, vergleichen Sie sie mit dem Eintrag im Verzeichnisdienst. Bei Abweichungen lassen Sie sich die aktuelle Adresse von der Praxis bestätigen.
Praxis- und Personenadressen unterscheiden
Der VZD trennt Organisations- und Personeneinträge. Eine persönliche KIM-Adresse kann deshalb unter dem Namen der Ärztin oder des Arztes stehen, während die praxisbezogene Adresse bei der Einrichtung zu finden ist. Eine Einrichtung kann außerdem weitere KIM-Adressen für einzelne Personen oder Abteilungen führen. Mehrere Treffer sind daher nicht automatisch Duplikate.
| Treffertyp | Was der Eintrag bezeichnet | Vor dem Versand klären |
|---|---|---|
| Praxis oder Einrichtung | Organisationsbezogener Kontakt | Ist dieses Postfach für den Bericht vorgesehen? |
| Ärztin oder Arzt | Persönlicher Eintrag | Soll die Nachricht an diese Person gehen? |
| Weitere KIM-Adresse | Zusätzlicher Kontakt der Einrichtung oder Abteilung | Welcher Eingang nimmt diesen Vorgang an? |
Fragen Sie bei einem Bericht nach, ob die Praxis das gemeinsame Postfach, die Adresse einer bestimmten Ärztin oder eines Arztes oder einen weiteren Bereichseingang verwenden möchte. Prüfen Sie dann den vollständigen Eintrag und die Adresse im Empfängerfeld. Die Bezeichnung eines Postfachs allein bestätigt noch nicht, dass es für Ihren konkreten Nachrichtenzweck vorgesehen ist.
Bestätigte KIM-Kontakte wiederverwenden
Für regelmäßig benötigte Empfänger können Sie die bestätigte Adresse in das lokale Adressbuch Ihres KIM-Programms oder Praxisverwaltungssystems übernehmen. Die KBV empfiehlt ein Adressbuch für häufig genutzte KIM-Kontakte; diese Funktion bieten jedoch nicht alle Praxisverwaltungssysteme an. Verwenden Sie einen Namen, unter dem das Team die Einrichtung oder Person sicher wiederfindet.
Bei gemeinsamer Arbeit helfen der Standort und der bestätigte Verwendungszweck als Zusatz zum Namen. So kann eine Vertretung zum Beispiel erkennen, dass ein Eintrag zur Praxis am vereinbarten Ort und zum Berichtsaustausch gehört. Aktualisieren Sie den Kontakt, wenn die Einrichtung eine neue Adresse oder einen anderen Eingang mitteilt. Bei einer späteren Nachricht prüfen Sie, ob der gespeicherte Empfänger weiterhin zum Vorgang passt. Eine gespeicherte Adresse ersetzt nicht den Blick auf den vollständigen Empfänger im Entwurf, wenn mehrere Praxen oder Personen mit ähnlichem Namen vorkommen.
Bericht und Empfängersuche im jeweiligen System vorbereiten
In easymed finden Sie die Patientenakte, Verlauf, Dokumente und Behandlungsdokumentation gemeinsam am Patienten. Dort öffnen Sie die freigegebene Unterlage im fachlichen Zusammenhang. Empfängersuche, Adressfeld und Versand führen Sie danach in Ihrer KIM-Anwendung aus.
KIM-Nachrichten werden laut gematik automatisch signiert und verschlüsselt übertragen. Wählen Sie deshalb vor dem Versand den bestätigten Empfänger aus dem Verzeichnisdienst oder Ihrem gespeicherten Adressbuch und kontrollieren Sie die Adresse im Nachrichtenfeld. So bleiben die fachliche Unterlage in der Patientenakte und der gewählte Kommunikationskontakt nachvollziehbar zugeordnet.
Ist die Zuordnung noch offen, fragen Sie gezielt nach dem Postfach für den Bericht und dem zugehörigen Standort. Die Unterlage bleibt währenddessen in easymed am Patienten auffindbar; nach der Klärung ergänzen Sie die bestätigte Adresse in Ihrer KIM-Anwendung und versenden die Nachricht dort.
