Wenn Sie KIM in Ihrer Heilmittelpraxis einrichten, klären Sie zuerst den TI-Zugang und die Institutionsidentität. Danach folgen ein zugelassener KIM-Anbieter, die Praxisadresse und ihr Eintrag im Verzeichnisdienst. Zum Schluss testen Sie den Empfangs- und Versandweg am vorgesehenen Arbeitsplatz. Die gematik beschreibt diese Einrichtungsschritte; der folgende Ablauf verbindet sie mit den Aufgaben Ihres Teams.
Ist der erste Anwendungsfall ein Therapiebericht an eine bekannte Arztpraxis, kann easymed einen Teil der Vorbereitung übernehmen: Das optionale KI-Therapiebericht-Modul erstellt aus ausgewählten Behandlungstexten einen strukturierten Entwurf. Ihr Team prüft, bearbeitet und gibt ihn frei; der Bericht wird anschließend als Dokument in der Patientenakte abgelegt. Die KIM-Adresse und die Anwendung für den Versand richten Sie davon getrennt mit Ihrem TI- beziehungsweise KIM-Dienstleister ein.
Den geplanten KIM-Einsatz und den vorhandenen Stand benennen
Notieren Sie vor der Bestellung einen ersten konkreten Austausch. Soll Ihre Praxis einen Therapiebericht versenden, Unterlagen empfangen oder eine Rückfrage beantworten? Halten Sie auch fest, welche Einrichtung beteiligt ist. Aus diesem Beispiel ergeben sich Arbeitsplatz, Postfach und die Personen, die Eingang, fachliche Freigabe und Versand übernehmen.
Im Beispiel arbeitet eine Ergotherapiepraxis mit drei Behandelnden und einem Empfang. Der Empfang nimmt organisatorische Eingänge an; die zuständige Fachperson prüft behandlungsbezogene Inhalte. Für den Einstieg ist ein Berichtsaustausch mit einer bekannten Arztpraxis vorgesehen. Das Team beginnt mit einem gemeinsamen Praxiseingang und benennt eine Vertretung.
Erfassen Sie, was bereits vorhanden und nutzbar ist: TI-Anbindung, Berufs- und Institutionsidentität, Kartenterminal, vorgesehene Anwendung sowie betreuende Kontakte. Lassen Sie den Anbieter im Angebot ausweisen, ob nur der KIM-Dienst oder auch ein Arbeitsplatz beziehungsweise der TI-Zugang eingerichtet wird. Damit ist der Umfang der Bestellung klar.
Die gematik nennt TI-Zugang als Voraussetzung, bevor eine Praxis KIM einrichtet. Danach wählen Sie einen zugelassenen KIM-Anbieter, bestimmen die benötigten Adressen und lassen die KIM-Adresse im Verzeichnisdienst registrieren. Stimmen Sie diese Schritte auf den vorgesehenen Austausch und die vorhandene Anbindung ab.
Persönliche Berufsidentität und Identität der Einrichtung klären
Für den TI-Zugang braucht eine Einrichtung mindestens einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Die gematik verweist Heilmittelerbringende für die Beantragung auf das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR). Der eHBA ist personengebunden; legen Sie deshalb fest, wer den Antrag übernimmt und die Karte anschließend freischaltet.
Die Institutionsidentität wird über eine SMC-B-Karte oder – bei einem passenden TI-Gateway-Vertrag – über die kartenlose SM-B abgebildet. Die gematik beschreibt die SM-B als Alternative, deren Schlüssel im Rechenzentrum des Gateway-Anbieters verwaltet werden. Fragen Sie bei der Angebotsabstimmung, welche Institutionsidentität für Ihren Anschluss vorgesehen ist und wie die Aktivierung erfolgt. Die gematik beschreibt die übliche KIM-Adresse als an die SMC-B gebunden. Der persönliche eHBA und die Institutionsidentität erfüllen verschiedene Aufgaben. Für eine SM-B-Konfiguration lassen Sie die Zuordnung der KIM-Adresse im Angebot ausdrücklich benennen.
Im Beispiel koordiniert die Praxisinhaberin Antrag und Aktivierung. Der Dienstleister hält fest, welche Identität am Einrichtungstermin benötigt wird und wer sie bereitstellt. Die Teamübersicht enthält nur Zuständigkeit und Termin; PINs und Zugangsmittel bleiben im vorgesehenen sicheren Verfahren.
TI-Gateway oder vorhandenen Konnektor mit dem Dienstleister abstimmen
KIM kann auf dem vorhandenen TI-Zugang aufsetzen. Prüfen Sie, ob der Anschluss für die vorgesehene Anwendung nutzbar ist. Beim TI-Gateway verbindet sich die Praxis über eine sichere VPN-Verbindung mit einem zertifizierten Anbieter-Rechenzentrum; dort stellt ein zentral betriebener Highspeed-Konnektor den Zugang zur TI her. Für diesen Zugangsweg braucht die Praxis keinen Einbox-Konnektor am Standort. Die gematik beschreibt Funktionsweise und Anschluss des TI-Gateways.
Auch beim Gateway bleibt eine konkrete Einrichtung am Standort: Der Dienstleister kann Kartenterminals koppeln, Informationsmodelle einrichten, Clientsysteme konfigurieren und Netzwerkeinstellungen abstimmen. Lassen Sie im Angebot erkennen, welche dieser Schritte bereits enthalten sind, welche Software die Praxis erhält und wer bei späteren Änderungen Ansprechpartner ist.
Im Beispiel nutzt die Praxis das bereits angebotene Gateway. Das Team lässt den vorgesehenen Empfangsarbeitsplatz und den Berichtarbeitsplatz gemeinsam durchgehen. Bei mehreren Standorten notieren Sie für jeden Ort, welche Personen Nachrichten bearbeiten und welche lokale Ausstattung gebraucht wird; daraus lässt sich ein gezielter Auftrag ableiten.
Die Arbeitsumgebung vor der Bestellung durchgehen
Zum TI-Zugang gehören ein zugelassenes stationäres Kartenterminal und ein kompatibles Primärsystem. KIM wird üblicherweise im Primärsystem genutzt; wenn es passend konfiguriert ist, kann auch ein marktübliches E-Mail-Programm dienen. Fragen Sie den Dienstleister, welche der vorhandenen Anwendungen das Postfach öffnet und ob die geplante Konfiguration mit Ihrer Praxissoftware zusammenarbeitet. Die gematik erklärt die KIM-Bedienung über Primärsystem oder E-Mail-Programm.
Gehen Sie den Arbeitsplatz am Einrichtungstermin in der Reihenfolge durch, in der später gearbeitet wird: Postfach öffnen, Empfänger suchen, Nachricht erstellen, die vorgesehene Unterlage anhängen und den Eingang einer Antwort prüfen. So wird sichtbar, ob die technische Einrichtung zum tatsächlichen Übergang zwischen Empfang und Fachperson passt. Halten Sie die Schritte knapp in einer Team-Anleitung fest.
KI Generiert
Im Beispiel bereitet die Fachperson den freigegebenen Bericht vor; die Versandperson wählt in der KIM-Anwendung den bestätigten Empfänger und verschickt die Nachricht. Das Team benennt, wer den Rücklauf zuordnet. Damit ist der Beitrag der Praxis klar, auch wenn der Dienstleister die technische Verbindung und die Softwarekonfiguration übernimmt.
KIM-Anbieter, Praxisadresse und Verzeichnisdienst zusammen planen
Wählen Sie einen in der gematik-Zulassungsübersicht gelisteten KIM-Anbieter. Die gematik empfiehlt, die Auswahl mit Primärsystemanbieter oder IT-Dienstleister abzustimmen. Für die meisten Praxen genügt zunächst eine institutionsbezogene KIM-Adresse, die an die SMC-B gebunden ist; weitere Adressen richten sich nach den tatsächlichen Arbeitsabläufen. Wenn Ihre Einrichtung SM-B nutzt, stimmen Sie die Adresszuordnung mit dem Gateway- und KIM-Anbieter ab.
Der KIM-Anbieter trägt die Adresse in den Verzeichnisdienst der TI ein. Andere Einrichtungen können Sie dort finden; der Verzeichnisdienst (VZD) ist das zentrale TI-Adressbuch. Prüfen Sie nach der Einrichtung, ob ein bekannter Kontakt Ihre Praxis mit dem vorgesehenen Namen und Standort findet und ob die Kontaktdaten für den Austausch passen.
Im Beispiel startet das Team mit einer gemeinsamen Adresse für den vereinbarten Berichtseingang. Es benennt eine empfangende Person und eine Vertretung. Einen zusätzlichen Posteingang plant es erst dann, wenn ein weiterer Standort oder eine klar getrennte Zuständigkeit einen eigenen Zweck dafür schafft. Diese Entscheidung hält die tägliche Zuordnung übersichtlich.
Das Angebot nach Aufgaben und Kostenbestandteilen vergleichen
Ein vergleichbares Angebot macht Einrichtung und Betrieb sichtbar. Trennen Sie einmalige Einrichtung, laufenden TI-Zugang, KIM-Dienst und Adressen, Identitäten und Geräte sowie Betreuung. Fragen Sie nach zusätzlichen Kosten, wenn weitere Arbeitsplätze, Adressen oder Standorte dazukommen.
| Angebotsbestandteil | Frage vor der Bestellung |
|---|---|
| Einrichtung | Welche Arbeitsplätze und Übergaben werden eingerichtet? |
| TI-Zugang | Welcher Zugangsweg und welche Leistungen im Betrieb sind enthalten? |
| KIM-Dienst | Wie viele Adressen und welches Postfach sind im Preis vorgesehen? |
| Identitäten und Geräte | Welche Beschaffung, Aktivierung und Einrichtung gehören dazu? |
| Betreuung | Wer hilft bei Updates, Störungen und späteren Änderungen? |
Im Beispiel stellt ein Angebot KIM-Adresse und Erstkonfiguration bereit. Die Praxis nimmt die gemeinsame Erprobung mit der Vertretung als enthaltenen Punkt auf und vergleicht anschließend Leistungsumfang und Preis. Laufzeit, Änderungsmöglichkeiten und Kosten für zusätzliche Adressen stehen in derselben Übersicht.
Für Heilmittelerbringende veröffentlicht der GKV-Spitzenverband eine eigene TI-Finanzierungsvereinbarung; Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten finden auf der Seite zusätzlich eine separate Vereinbarung. Die gematik erläutert die Finanzierung für Heilmittelerbringende; der GKV-Spitzenverband führt die Vereinbarungen und das Antragsportal auf. Prüfen Sie die für Ihre Berufsgruppe geltende Vereinbarung und die Antragsunterlagen zusammen mit dem Angebot, bevor Sie Beträge oder Erstattungswege in Ihre Kostenplanung übernehmen.
Die Einrichtung mit einem vollständigen Nachrichtenweg abnehmen
Der Test deckt Zugang, Versand und Antwort ab: Öffnen Sie das Postfach, suchen Sie den bestätigten Empfänger im Verzeichnisdienst, senden Sie eine vereinbarte Testnachricht und prüfen Sie den Rücklauf. Verwenden Sie für diesen technischen Durchlauf eine abgestimmte Nachricht ohne Behandlungsinhalt. Prüfen Sie außerdem, ob die vorbereitete Unterlage im Entwurf erkennbar ist und die Versandperson den angezeigten Ausgang nachvollziehen kann.
Im Beispiel verschickt die zuständige Person zunächst eine organisatorische Testnachricht an den vereinbarten Kontakt. Die Antwort kommt im richtigen Eingang an und wird zugeordnet. Danach führt die Vertretung denselben Ablauf selbst aus. So sieht die Praxis, ob Postfachzugriff, Zuständigkeit und Hilfeweg auch dann verständlich bleiben, wenn die übliche Ansprechperson fehlt.
Schließen Sie die Einrichtung mit drei auffindbaren Dingen ab: einer kurzen Anleitung für Eingang und Versand, den Namen der zuständigen Personen samt Vertretung sowie dem Kontakt für technische Unterstützung. KIM ist für den geplanten Austausch vorbereitet, wenn das Team die Adresse findet, die Nachricht aus seiner vorgesehenen Anwendung senden und eine Antwort im vereinbarten Postfach zuordnen kann.
