Die erste KIM-Nachricht in einer Heilmittelpraxis sollte einen kleinen, vorher abgestimmten Zweck haben: Prüfen Sie das richtige Praxispostfach, wählen Sie den bestätigten Empfänger und bitten Sie um eine konkrete Rückmeldung. Verfolgen Sie anschließend den im KIM-Programm angezeigten Versandzustand und halten Sie die persönliche Antwort getrennt fest. So lernt das Team den tatsächlichen Kommunikationsweg an einem überschaubaren Beispiel kennen.
KIM bedeutet „Kommunikation im Medizinwesen“. Die gematik beschreibt KIM als sicheren E-Mail-Dienst, der Nachrichten automatisch verschlüsselt und signiert. Der Verzeichnisdienst (VZD) hilft dabei, teilnehmende Einrichtungen und ihre KIM-Adressen zu finden.
Wenn eine spätere Nachricht einen Behandlungsfall betrifft, unterstützt easymed die fachliche Vorbereitung: Befund und Verlauf lassen sich je Termin dokumentieren, Dokumente und Hinweise stehen in der Patientenakte. Das Team findet so den fachlichen Bezug, prüft Empfänger und Inhalt und versendet anschließend über das für die Praxis eingerichtete KIM-Programm. Die Praxisdokumentation für Physiotherapie können Sie anhand Ihrer eigenen Abläufe kennenlernen.
Den Zugang und die Zuständigkeit vor dem ersten Versand klären
Für KIM braucht die Praxis einen Zugang zur Telematikinfrastruktur (TI) und einen eingerichteten KIM-Dienst. Die gematik beschreibt die Einrichtung mit Unterstützung des IT-Dienstleisters sowie die Bestellung und Registrierung der KIM-Adresse. In der Regel genügt laut gematik eine an den Praxisausweis (SMC-B) gebundene Adresse; weitere Postfächer richten sich nach dem Arbeitsablauf der Einrichtung.
Stimmen Sie im Team ab, wer den ersten Versand vorbereitet, wer das verwendete Postfach im Blick behält und wer eine Antwort aufnimmt. Eine Vertretung sollte wissen, wo die Anleitung für das konkrete KIM-Produkt liegt. So können Sie mit der ersten Nachricht prüfen, ob die vereinbarte Adresse und die interne Zuständigkeit zusammenpassen.
Für den Einstieg eignet sich ein organisatorischer Kontakt, mit dem die andere Einrichtung bereits abgestimmt ist. Vereinbaren Sie, welche Frage die Nachricht beantwortet und wer auf der Gegenseite darauf reagiert. Ein kurzer Versuch reicht, um den Eingang und die Rückmeldung zu verstehen; dafür muss noch kein fachlicher Bericht angehängt werden.
Die passende KIM-Adresse im Verzeichnisdienst finden
Der VZD ist das TI-Adressbuch. Seine Organisations- und Personenverzeichnisse helfen, je nach Zweck die passende Einrichtung oder eine bestimmte Person zu finden. Suchen Sie nicht nur nach einem ähnlichen Namen: Gleichen Sie Einrichtung, Standort und vorgesehenen Kontakt mit dem bekannten Austausch ab. Die KIM-Adresse sollte zum geplanten Eingang passen.
Bei therapeutischen Einrichtungen ist die Abdeckung im KIM-Adressbuch laut gematik regional noch nicht vollständig. Fehlt ein erwarteter Eintrag, fragen Sie daher beim bekannten Kontakt nach der aktuell verwendeten KIM-Adresse. Ein fehlender Treffer allein sagt nicht, ob ein bestimmter Austauschweg für die Einrichtung besteht.
Im Beispiel gibt es in der Arztpraxis mehrere Kontakte. Beide Seiten legen fest, welches Postfach organisatorische Rückfragen annimmt und wer die Antwort intern weitergibt. Die Heilmittelpraxis gleicht den Verzeichniseintrag mit dieser Vereinbarung ab, bevor sie die Adresse in das KIM-Programm übernimmt.
Die erste Nachricht auf einen klaren Rückmeldewunsch zuschneiden
Der Betreff benennt den Kontaktzweck, zum Beispiel „KIM-Kontaktweg abgleichen – Praxis [Name]“. Schreiben Sie in wenigen Sätzen, wer Sie sind, worauf sich die Nachricht bezieht und welche Antwort Sie erwarten. Eine organisatorische Erstnachricht braucht keinen Anhang, wenn die andere Seite lediglich den richtigen Eingang bestätigen soll.
Eine passende Vorlage kann so lauten:
Guten Tag,
wie besprochen stimmen wir den KIM-Kontaktweg zwischen unseren Praxen ab. Ist dieses Postfach der passende Eingang für organisatorische Rückfragen? Bitte geben Sie uns kurz Bescheid; wir halten anschließend fest, wer die vereinbarte Rückmeldung übernimmt.
Viele Grüße
[Name]
Passen Sie die Vorlage an die tatsächliche Vereinbarung an. Vor dem Versand prüfen Sie Absender, KIM-Adresse und Rückfrage. Der Weg lässt sich knapp zusammenfassen: Postfach und Empfänger abgleichen, die Nachricht formulieren, den Versandzustand ansehen und die Antwort aufnehmen.
-
PostfachNutzen wir den für diesen Zweck vereinbarten Praxiseingang?
-
EmpfängerPassen Einrichtung, Standort und Kontakt zur Absprache?
-
InhaltIst der organisatorische Anlass in wenigen Sätzen verständlich?
-
RückmeldungWissen beide Seiten, welche Antwort erwartet wird?
| Prüffeld | Frage vor dem Versand |
|---|---|
| Postfach | Nutzen wir den für diesen Zweck vereinbarten Praxiseingang? |
| Empfänger | Passen Einrichtung, Standort und Kontakt zur Absprache? |
| Inhalt | Ist der organisatorische Anlass in wenigen Sätzen verständlich? |
| Rückmeldung | Wissen beide Seiten, welche Antwort erwartet wird? |
Die Bedienung richtet sich nach dem KIM-Produkt, das Ihre Praxis nutzt. Folgen Sie dessen Anzeige für Entwurf, Ausgang und Versandstatus. Bei einem organisatorischen Erstkontakt bleibt der Nachrichtentext knapp; ergänzen Sie nur Informationen, die für die vereinbarte Rückfrage gebraucht werden.
Versandzustand und persönliche Antwort getrennt einordnen
Nach dem Absenden prüfen Sie, was das KIM-Programm zum technischen Versand anzeigt. Die gematik beschreibt, dass Nachrichten automatisch verschlüsselt und signiert werden und beim Abruf durch den Empfänger entschlüsselt werden. Eine technische Anzeige im KIM-Programm und die persönliche Antwort des benannten Kontakts sind deshalb getrennte Informationen. Die Schlussfolgerung für den ersten Versuch: Ein Versandzustand allein belegt nicht, dass eine bestimmte Person die Nachricht gelesen oder beantwortet hat.
Vereinbaren Sie für die erste Nachricht einen klaren Zeitpunkt oder nächsten Schritt für die Rückmeldung. Im Beispiel bestätigt der Kontakt später, dass das Postfach der richtige Eingang für organisatorische Nachrichten ist. Die zuständige Person in der Heilmittelpraxis notiert diese Antwort neben dem tatsächlich angezeigten Versandzustand. So ist nachvollziehbar, was die Technik anzeigt und was ein Mensch bestätigt hat.
Die gematik nennt eine Zustellbestätigung der Krankenkasse ausdrücklich für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Übertragen Sie diese spezielle Bestätigung nicht auf jede frei formulierte organisatorische Nachricht: Für den hier beschriebenen ersten Kontakt vereinbaren die Praxen eine eigene kurze Antwort.
Bleibt die vereinbarte Rückmeldung aus, sehen Sie zunächst nach, welchen Stand das verwendete KIM-Programm anzeigt. Fragen Sie anschließend über den bekannten Kontakt nach, ob die Adresse und Zuständigkeit stimmen. Eine erneute Nachricht entscheiden Sie anhand dieses Stands, damit nicht zwei unklare Vorgänge parallel laufen.
Den fachlichen Bezug in den Praxisablauf übernehmen
Nach dem organisatorischen Einstieg kann die Praxis den nächsten konkreten Austausch vorbereiten. Wählen Sie dafür einen passenden Anlass und den dafür vorgesehenen Empfänger. Prüfen Sie, welche Information gebraucht wird, welche Unterlage dazugehört und wer den Inhalt freigibt. Der Zweck soll im Nachrichtentext für die andere Einrichtung erkennbar sein.
Bei einem Patientenfall finden Sie den fachlichen Ausgangspunkt in easymed in der Behandlungsdokumentation mit Befund und Verlauf je Termin sowie in den Dokumenten und Hinweisen der Patientenakte. Das hilft dem Team, den Bezug zur Behandlung wiederzufinden und die Nachricht auf den passenden Vorgang zu stützen. Die verantwortliche Person prüft den Inhalt und die Adresse; versendet wird danach über das eingerichtete KIM-Programm.
Halten Sie fest, welcher Bezug für die nächste Nachricht gebraucht wird und wer sie vorbereitet. So kann die Vertretung erkennen, wo der fachliche Verlauf liegt und welcher Kontaktweg für den Versand abgestimmt wurde. Die Dokumentation unterstützt den Arbeitsablauf, während die jeweilige KIM-Anwendung den Nachrichtenaustausch übernimmt.
Den ersten Durchlauf für das Team festhalten
Notieren Sie nach dem Versuch die verwendete Adresse, den Zweck des Postfachs, die zuständige Person und die Vertretung. Ergänzen Sie die tatsächlich benötigten Schritte: Empfängerprüfung, Freigabe, Versandzustand und Antwortaufnahme. Die kurze Anleitung soll direkt beim Praxisablauf helfen und zur Einrichtung des verwendeten KIM-Produkts passen.
Im Beispiel lässt sich der Empfänger gut finden, aber die Zuständigkeit für eine Rückmeldung war noch offen. Die Praxis ergänzt in ihrer Anleitung deshalb eine Person für den Posteingang und eine erreichbare Vertretung. Vor dem nächsten fachlichen Versand kann das Team dieselben vier Stationen nachvollziehen: Postfach und Empfänger prüfen, Inhalt freigeben, Versandzustand ansehen und Antwort aufnehmen.
Lassen Sie die Vertretung den beschriebenen Ablauf einmal anhand der Anleitung nachvollziehen. Dabei wird sichtbar, ob sie den Kontakt, den internen Ablageort für den fachlichen Bezug und den passenden Hilfeweg findet. Ergänzen Sie nur, was beim ersten Durchlauf tatsächlich gefehlt hat.
Die erste KIM-Nachricht ist damit mehr als ein Versandtest: Sie zeigt, an welches Postfach die Nachricht geht, wer die Antwort übernimmt und wie die Praxis den nächsten abgestimmten Kontakt vorbereitet. Ein klarer Anlass, ein bestätigter Empfänger und eine konkrete Rückfrage machen diesen Einstieg praktikabel.
