Die TI-Einführung in der Heilmittelpraxis lässt sich in fünf Etappen planen: Bedarf klären, Unterlagen vorbereiten, Zugang wählen, Installation abstimmen und Teamstart begleiten. Der TI-Dienstleister erläutert die technischen Voraussetzungen; eine koordinierende Person hält Ergebnis, Kontakt und nächsten Termin im Projektplan fest.
Für den täglichen Praxisablauf führt easymed Teamkalender, Patientenakte mit Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumenten und Hinweisen sowie Behandlungsdokumentation je Termin zusammen. HBA, Institutionsidentität, Kartenterminal und TI-Zugang planen Sie parallel mit dem TI-Anbieter und dem jeweiligen Softwareanbieter. So bleiben die TI-Aufgaben und die tägliche Praxisorganisation klar zugeordnet.
Etappe eins: die aktuellen Anforderungen sammeln
Die gematik-Informationen für Heilmittelerbringende bieten den offiziellen Einstieg. Entscheiden Sie zuerst, welche Aufgabe die TI in Ihrer Praxis unterstützen soll: etwa sichere Dokumente und Rückfragen über KIM, eine elektronische Verordnung oder eine andere Anwendung. Die Auswahl bestimmt, welche Softwareunterstützung und welche Tests Sie mit dem Anbieter einplanen.
Notieren Sie Fachrichtung, Standorte, betroffene Arbeitsplätze und die vorgesehenen Teamrollen. Fragen Sie den TI-Dienstleister und Ihren Softwareanbieter gemeinsam, welche Anwendungen Ihre vorhandene Praxissoftware unterstützt, welche Version erforderlich ist und welche Komponenten am Standort gebraucht werden. So erhalten Sie ein Angebot, das zum tatsächlichen Einsatz passt.
Vereinbaren Sie einen Start, der zur verfügbaren koordinierenden Person und zum Behandlungsbetrieb passt. Zuständige Kontakte und die nächste konkrete Aufgabe stehen im Projektplan. Zusätzliche Wünsche bekommen ihre eigene spätere Etappe.
Etappe zwei: Unterlagen und Verträge vorbereiten
Ordnen Sie die angeforderten Unterlagen ihrem Antrags- oder Einrichtungszweck zu. Eine benannte Person hält fest, was vorliegt und welcher nächste Schritt vereinbart ist. Die Übersicht gibt auch einer Vertretung einen verständlichen Einstieg in das Projekt.
Sensible Nachweise, Zugangsinformationen und PINs werden im vorgesehenen geschützten Verfahren verwahrt. Die allgemeine Projektübersicht nennt Zuständigkeit und Bearbeitungsstand. So lässt sich der Fortschritt im Team besprechen, während die vertraulichen Unterlagen am passenden Ort bleiben.
Lassen Sie im Angebot einmalige Einrichtungskosten, laufende Zugangskosten, Geräte, Karten, Softwareupdates und Support getrennt ausweisen. Fragen Sie, welche Bestandteile der Anbieter liefert, welche Ihr Softwareanbieter bereitstellt und wer bei einer technischen Rückfrage zuständig ist. Diese Aufstellung erleichtert die Budgetplanung und bildet zugleich die Grundlage, um Kosten später mit der passenden Finanzierung zu vergleichen.
Etappe drei: den technischen Weg abstimmen
Der Anbieter erläutert den vereinbarten Anschlussweg mit seinen Geräten und Diensten. Die vorhandene Arbeitsumgebung, der benötigte Einsatz und die betreuten Kontakte bilden eine gemeinsame Grundlage. Ein Einrichtungstermin folgt den geklärten Voraussetzungen.
Die aktuelle gematik-Übersicht zum TI-Zugang beschreibt das TI-Gateway als Zugang über eine sichere VPN-Verbindung, bei dem die Praxis keinen eigenen Konnektor vor Ort anschaffen und betreiben muss. Ein Konnektor bleibt eine mögliche Alternative; für Einbox-Konnektoren nennt die Onboardingcheckliste für Heilmittelerbringende eine Nutzung bis höchstens Ende 2030. Lassen Sie sich erklären, welche Variante zu Ihrem Standort und zur vorhandenen Ausstattung passt.
Klären Sie außerdem, ob ein zugelassenes E-Health-Kartenterminal benötigt wird, welche Anschlüsse und Arbeitsplätze betroffen sind und ob Ihre Praxissoftware ein Update braucht. Die gematik-Checkliste weist darauf hin, dass für TI-Anwendungen in der Regel ein Systemupdate erforderlich ist. Vereinbaren Sie, wer die technische Kompatibilität bestätigt und wie ein zusätzlicher Standort oder ein Fernzugriff einbezogen wird.
Planen Sie die betroffenen Arbeitsplätze und das passende Zeitfenster gemeinsam mit dem Anbieter. Der Empfang kennt die vereinbarten Zeiten und kann Anfragen und Termine entsprechend organisieren. Eine bestätigte Änderung wird im Projektplan zusammen mit den verbundenen Teamzeiten aktualisiert.
Etappe vier: den Arbeitsweg kennenlernen
Nach der Einrichtung zeigt der Anbieter den vorgesehenen Einstieg. Empfang, Fachperson und Verwaltung lernen die Handgriffe für ihre jeweilige Rolle kennen. Die passende Anleitung und der benannte Unterstützungskontakt geben dem Team einen kurzen Weg bei einer Frage.
Klären Sie vor dem Installationstag mit dem IT-Dienstleister, ob der Praxisbetrieb weiterlaufen kann. Manche Installationen lassen sich ohne Unterbrechung erledigen; andernfalls empfiehlt die gematik einen Zeitraum, in dem die Praxissoftware nicht gebraucht wird. Besprechen Sie Besonderheiten des Netzwerks oder eines Fernzugriffs vorher. Zugangsinformationen werden für den vereinbarten Termin geschützt bereitgestellt.
Halten Sie nach dem Termin kurz fest, welche geplanten Anwendungen funktionsfähig geprüft wurden, welche Konfiguration geändert wurde und wer offene Punkte übernimmt. Die gematik-Checkliste nennt unter anderem Funktionschecks für VSDM, KIM und elektronische Verordnungen sowie die Dokumentation von Abweichungen und Übergabe. Das macht für das Team klar, was bereits einsatzbereit ist und an wen es sich bei einer Rückfrage wendet.
Etappe fünf: Start und Unterstützung verbindlich machen
Vereinbaren Sie den Start mit dem benannten Ansprechpartner. Die vorgesehenen Rollen kennen ihren Einstieg, und die Vertretung bekommt die gleiche kurze Anleitung. Der Plan zeigt das erreichte Ergebnis und den nächsten Schritt für eine noch offene Einzelaufgabe.
Gehen Sie einen gewöhnlichen Praxisvorgang in der vorgesehenen Rolle durch: Wo erscheint die neue Aufgabe, welche Anwendung wird geöffnet und wo ist der nächste Schritt dokumentiert? Beschränken Sie die Einweisung auf die Anwendungen, die Ihre Praxis tatsächlich einsetzen will. Der zuständige Kontakt und ein erreichbarer Unterstützungsweg gehören auf die kurze Teamübersicht.
TI-Finanzierung fachbezogen prüfen und Nachweise festhalten
Der GKV-Spitzenverband führt getrennte Finanzierungsvereinbarungen für Heilmittel und Physiotherapie. Die Heilmittelvereinbarung nennt zugelassene Leistungserbringer der Ergotherapie, Ernährungstherapie, Podologie sowie Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie; Physiotherapiepraxen haben eine eigene Vereinbarung. Für berechtigte Leistungserbringer sehen die Vereinbarungen monatliche TI-Pauschalen vor. Voraussetzungen und Nachweise unterscheiden sich nach Fachrichtung.
Für die Finanzierung zählt mehr als der abgeschlossene Installationstermin: Die Physiotherapievereinbarung und die Heilmittelvereinbarung verlangen eine Eigenerklärung zur funktionsfähigen Ausstattung und den Nachweis, dass KIM in der jeweils aktuellen Version unterstützt wird. Die gematik-Checkliste bezeichnet einen KIM-Vertrag für das technische Onboarding als optional; die GKV-Vereinbarungen führen KIM dagegen als Nachweis für die TI-Pauschale auf. Prüfen Sie deshalb die Anforderungen des für Ihre Fachrichtung geltenden Abkommens, statt aus einer Installationsliste auf die Fördervoraussetzungen zu schließen.
Notieren Sie das Datum der technischen Inbetriebnahme und bewahren Sie die Bestätigung des Dienstleisters auf. Nutzen Sie für den Antrag das TI-Antragsportal des GKV-Spitzenverbands und prüfen Sie dort die Frist sowie die erforderlichen Angaben Ihrer Vereinbarung. So stehen technischer Abschluss und Finanzierungsschritt im Projektplan nebeneinander.
Abhängigkeiten für HBA, SMC-B und TI-Zugang im Plan kennzeichnen
Die gematik-Checkliste zur TI-Anbindung nennt einen HBA-Inhaber als Voraussetzung für den SMC-B-Antrag. Der Projektplan zeigt diesen Zusammenhang als kurze Reihenfolge. Heilberufsausweis, Institutionskarte und Zugang werden mit den jeweils zuständigen Stellen vorbereitet.
Die gematik nennt auf ihrer TI-Zugangsseite mindestens einen elektronischen Heilberufsausweis je Institution. Eine Institutionsidentität kann erst beantragt werden, wenn ein eHBA vorhanden ist. Neben der SMC-B-Karte beschreibt gematik die kartenlose SM-B als Möglichkeit über einen TI-Gateway-Anbieter. Prüfen Sie die gewählte Identität auch mit Blick auf die Finanzierungsvereinbarung Ihrer Fachrichtung.
Die technische Installation wird mit dem Anbieter separat abgestimmt. Zum Termin gehören die vereinbarten Arbeitsplatzvoraussetzungen und die geschützte Bereitstellung benötigter Zugangsinformationen. Die Grafik zeigt den Antragszusammenhang und die eigene Terminabsprache für die Einrichtung.
Jede Etappe mit einem verständlichen Ergebnis abschließen
Eine kurze Übersicht macht die fünf Etappen greifbar. Die Beispiele benennen das Ergebnis für den nächsten Schritt.
| Etappe | Beispiel für ein verständliches Ergebnis |
|---|---|
| Anforderungen | Der gewünschte Einsatz, die betroffenen Rollen und der passende Anschlussweg sind beschrieben. |
| Vorbereitung | Die Unterlagen sind ihrem Antrags- oder Einrichtungszweck zugeordnet. |
| Technik | Anschlussvariante, Softwarestand, Einrichtungsumfang und Termin sind vereinbart. |
| Einweisung | Die vorgesehenen Rollen kennen ihre Handgriffe und den Unterstützungskontakt. |
| Betrieb | Team und Vertretung wissen, wie der gewählte Arbeitsweg beginnt. |
Eine gelieferte Komponente wird im nächsten Schritt eingerichtet. Nach der technischen Einrichtung folgt die Einweisung der vorgesehenen Rollen. Diese verständlichen Übergänge helfen dem Team, das erreichte Ergebnis und die anschließende Aufgabe zusammenzuhalten.
Einen Installationstermin mit einer verschobenen Voraussetzung neu planen
Kommt im Beispiel eine Voraussetzung später, stimmt die koordinierende Person die betroffenen Arbeiten direkt mit dem Anbieter ab. Unabhängige Vorbereitungen können weiterlaufen; die davon abhängige Einrichtung bekommt den passenden neuen Termin. Die bestätigte Absprache steht anschließend im Projektplan.
Aktualisieren Sie die verbundenen Arbeitsplatz- und Einweisungszeiten zusammen. Der Empfang kennt danach die geltende Vereinbarung und kann Anfragen passend beantworten. Eine gemeinsame Rückmeldung bringt die beteiligten Rollen auf denselben Stand.
Die erste Betriebswoche mit dem Team zusammenführen
Besprechen Sie einen gewöhnlichen Vorgang, eine konkrete Rückfrage und die Übernahme durch eine Vertretung. Das Team führt seine jeweilige Station zusammen und erhält die kurze Antwort für den nächsten Handgriff. So lässt sich eine praktische Frage gezielt lösen.
Mit easymed arbeiten Empfang und Behandlungsteam im Alltag am Teamkalender, an der Patientenakte und an der Behandlungsdokumentation je Termin. In einer persönlichen Vorführung sehen Sie, wie diese Funktionen für die tägliche Praxisorganisation zusammenwirken.
