Eine krankheitsbedingte Terminabsage bearbeiten Sie mit einem kurzen, klaren Ablauf: Sie ordnen den betroffenen Termin zu, bestätigen die Nachricht und passen die Planung an. In easymed sehen Patienten über den Link aus Bestätigung oder Erinnerung ihre gebuchten Termine und können sie selbst verschieben oder absagen. Der gemeinsame Teamkalender zeigt die Änderung; die Smart-Warteliste bietet passende freie Zeiten automatisch Wartenden an.
Für die Praxis heißt das: erst die Terminorganisation klären, eine offene Frage zu einer Ausfallgebühr separat beantworten. Bei einer Terminserie geht es zuerst um die konkrete Sitzung oder die ganze Folge. So erhalten Patient und Team eine klare Rückmeldung, auch wenn die Behandlung wegen Krankheit ausfällt.
Eine Absage freundlich aufnehmen
Am Telefon genügen zunächst die Angaben, mit denen Sie den Termin zuordnen: Person, Tag und Uhrzeit. Bedanken Sie sich für die Nachricht und bestätigen Sie die Aufnahme. Der Patient soll schnell verstehen, dass seine Absage angekommen ist. Für die organisatorische Bearbeitung benötigen Sie keine ausführliche Beschreibung seiner Erkrankung.
Eine freundliche Antwort kann lauten: „Danke für Ihre Nachricht. Ich habe die Absage aufgenommen. Sollen die übrigen Termine Ihrer Serie bestehen bleiben?“ So verbinden Sie die Bestätigung mit der einzigen noch offenen Frage. Eine längere Erklärung ist nur nötig, wenn der Patient selbst etwas zum weiteren Ablauf wissen möchte.
Für den Kalendereintrag genügt der organisatorische Stand: welche Sitzung abgesagt ist, wann die Nachricht einging und ob noch eine Antwort aussteht. Die DSGVO begrenzt personenbezogene Angaben auf das für den Zweck Erforderliche; Gesundheitsdaten zählen zu den besonders geschützten Daten. Wenn Sie eine Absage aufnehmen, brauchen Sie für die Kalenderänderung keine Diagnose oder ausführliche Krankheitsbeschreibung. Verordnung (EU) 2016/679, Artikel 5 und 9.
Mit dem gemeinsamen Kalender von easymed kann die Kollegin am Empfang die passende Sitzung direkt zuordnen. Weitere Mitarbeitende arbeiten am selben Plan und schließen an die bereits dokumentierte Änderung an.
Eine Sitzung oder mehrere Termine gezielt zuordnen
Bei einer Terminabsage für mehrere Sitzungen ist der Umfang entscheidend. „Ich kann diese Woche nicht kommen“ kann einen einzelnen Termin oder mehrere Termine derselben Serie betreffen. Fragen Sie kurz nach den konkreten Tagen. Die übrigen Sitzungen bleiben so eindeutig zugeordnet.
Ein Beispiel: Drei Termine stehen am Montag, Mittwoch und Freitag im Kalender. Der Patient sagt nur den Mittwoch ab. Dann betrifft die Änderung genau diese Sitzung; Montag und Freitag gehören weiterhin zum Plan. Soll eine ganze Woche entfallen, nennt der Patient die betroffenen Termine gemeinsam.
Der gemeinsame easymed-Kalender unterstützt Serientermine und die Planung im Team. Im Gespräch grenzen Sie ab, ob genau diese Sitzung oder mehrere Termine betroffen sind. Die geplante Serie zeigt den Zusammenhang für die weitere Abstimmung.
Das Patientenportal für Verschieben und Absagen nutzen
Über die Online-Terminbuchung von easymed können Patienten ihre gebuchten Termine selbst verwalten. Der Link aus Bestätigung oder Erinnerung führt zum Verschieben oder Absagen. Die Änderung bleibt in derselben Buchungsstrecke sichtbar, die mit dem Praxiskalender verbunden ist.
KI Generiert
Bei einer Serie ist der vom Patienten gemeinte Umfang weiterhin entscheidend. Wenn seine Nachricht nur den Mittwoch betrifft, sollten Montag und Freitag nicht unbeabsichtigt geändert werden. Ihr Team gleicht die betroffenen Sitzungen mit dem Kalender ab und bestätigt den aktualisierten Stand.
Erklären Sie den Weg einmal bei der Buchung oder in Ihrer Terminbestätigung. Ein kurzer Hinweis wie „Über den Link können Sie Ihren Termin bei Bedarf verschieben oder absagen“ beantwortet die praktische Frage. Patienten sehen, wie sie ihre Änderung einfach mitteilen können.
Frei gewordene Zeiten mit der Warteliste anbieten
Nach der Absage wird die frei gewordene Zeit für die Terminplanung wieder interessant. Die Smart-Warteliste in easymed bietet passende freie Zeiten automatisch an. Patienten, die auf einen passenden Termin warten, können das Angebot annehmen und früher in den Kalender kommen.
Eine passende freie Zeit wird automatisch angeboten; Ihr Team nutzt den bestehenden Plan und muss die Wartenden nicht für jeden Ausfall von Beginn an einzeln durchtelefonieren. So entsteht aus der Absage ein konkreter nächster Schritt für die Terminvergabe.
Wenn der erkrankte Patient später einen Ersatztermin wünscht, vereinbaren Sie die nächste passende Zeit im Kalender oder nutzen den Online-Buchungsweg. Die kurzfristige Absage und die weitere Behandlungsplanung gehören zusammen, haben aber jeweils einen klaren Zeitpunkt und Bezug.
Eine Gebührenfrage am passenden Punkt beantworten
Krankheit allein beantwortet die Frage nach einer Ausfallgebühr nicht pauschal. § 615 BGB betrifft die vereinbarte Vergütung bei Annahmeverzug; § 630b BGB überträgt die Dienstvertragsregeln auf den Behandlungsvertrag. Der Bundesgerichtshof betont, dass bei einer Terminvereinbarung die Umstände des Einzelfalls zählen, darunter die Interessen beider Seiten und die Organisation der Terminvergabe. Im Fall III ZR 78/21 ging es um eine Ergotherapiepraxis: Die geltend gemachten Ausfallpauschalen wurden abgewiesen, weil die Praxis die Behandlung an dem Tag wegen der damals geltenden Coronaschutzverordnung nicht erbringen durfte. Das Urteil liefert deshalb keine pauschale Antwort für jede Krankheitsabsage. (§ 615 BGB, § 630b BGB, BGH, Urteil vom 12. Mai 2022 – III ZR 78/21).
Bei einer offenen Gebührenfrage ziehen Sie die konkrete Terminvereinbarung und die darin genannte Absagefrist heran. Prüfen Sie, wann die Absage kam, wie der Slot vergeben wurde, ob er exklusiv für den Patienten reserviert war und sich in der verbleibenden Zeit anderweitig nutzen ließ. Klären Sie außerdem, ob die Praxis zum vereinbarten Zeitpunkt zur Behandlung imstande war. Die zuständige Person führt diese Punkte zusammen und gibt dem Patienten eine klare Rückmeldung.
Der Empfang kann dazu sagen: „Ihre Absage ist aufgenommen. Die Frage zur Terminvereinbarung bespricht die zuständige Kollegin mit Ihnen.“ Damit ist klar, was bereits erledigt ist und wer die offene Frage beantwortet. Die Terminorganisation kann währenddessen weitergehen.
Am gemeinsamen Kalenderstand weiterarbeiten
Eine Absage ist organisatorisch abgeschlossen, wenn der richtige Termin geändert wurde und der Patient die Rückmeldung erhalten hat. Für eine verbleibende Frage steht fest, wer antwortet. Die frei gewordene Zeit kann über die Terminplanung und Warteliste wieder angeboten werden.
Beim Wechsel am Empfang arbeitet die nächste Kollegin am gemeinsamen Kalender weiter. „Mittwoch abgesagt, übrige Termine bleiben bestehen“ beschreibt den Stand eines Serienfalls knapp und konkret. Eine kurze Notiz kann die betroffene Sitzung, den Zeitpunkt der Absage und eine noch ausstehende Rückmeldung enthalten.
easymed verbindet diese Schritte im Praxisalltag: Teamkalender, selbstständiges Verschieben und Absagen sowie die Smart-Warteliste für neue Angebote. In einer persönlichen Vorführung sehen Sie, wie Ihr Team Absagen einfach bearbeitet und frei gewordene Termine weiterplant.
