Wenn mehrere bestehende Kunden in orgaMAX eine neue Kategorie erhalten sollen, lässt sich der Kundenimport auf genau dieses Feld begrenzen. Die aktuelle orgaMAX-Buchhaltungsanleitung beschreibt dafür eine XLSX-Datei mit Kundennummer und den Feldern, die Sie ändern möchten. Wählen Sie als Importart „Nur vorhandene Kunden aktualisieren“ und ordnen Sie die Spalten zu. Die Kundennummer ist dabei Pflicht, numerisch und eindeutig; nur zugewiesene Felder werden aktualisiert. Die aktuelle Importanleitung zeigt den Ablauf.
Eine Kategorie kann Geschäftskontakte Ihrer Praxis nach einem vereinbarten Zweck ordnen, etwa nach Kursformat oder Zusammenarbeit. Das Beispiel zeigt zwei ähnlich benannte Firmen, deren bestehende Kundennummern die richtige Zeile festlegen. Für Patientinnen, Termine und Behandlungsdaten beim Wechsel der Praxissoftware gilt ein eigener Ablauf: easymed bietet dafür Assistenten für SimpliMed, etermin und Billfox mit Zuordnungen und einer Vorschau; andere Quellsysteme werden über CSV oder API übernommen. Den Migrationsweg ansehen.
Die zwei bestätigten Firmenzuordnungen festhalten
Im Beispiel betreut die Therapiepraxis Nordwerk Technik GmbH unter Kundennummer 410 und Nordwerk Service GmbH unter Kundennummer 411. Beide Kontakte sind bereits in der Büroverwaltung angelegt. Aus den bestätigten Vereinbarungen ergibt sich die passende Kundenkategorie: 410 erhält „Vor-Ort-Workshop“, 411 erhält „Praxiskurs“. Die vorhandenen Nummern bleiben bei dieser Änderung unverändert.
Vor der Dateiänderung liest die Kollegin die beiden Firmenkontakte und die Vereinbarungen dazu. So steht fest, welcher Betrieb welches Format nutzt. Die ähnlich beginnenden Firmennamen reichen für die Zuordnung nicht aus. Die Kategorie beschreibt hier den bestätigten Zusammenhang mit der Praxis; sie wird nicht aus dem Namen oder einer Vermutung abgeleitet.
Halten Sie den Änderungsumfang knapp fest: In diesem Beispiel soll nur das vorhandene Kategoriefeld der beiden bestehenden Firmenkontakte ergänzt werden. Anschriften, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten gehören nicht in diese Änderung. Der Sollstand ist damit klar: 410 erhält „Vor-Ort-Workshop“ und 411 „Praxiskurs“.
XLSX-Datei mit Kundennummer und Zielwerten vorbereiten
Für den in der aktuellen orgaMAX-Anleitung beschriebenen Kundenimport bereiten Sie eine XLSX-Datei vor. Bei einer kleinen Änderung reichen die Kundennummer und das Feld, das Sie aktualisieren möchten. Wenn Sie dafür eine exportierte Liste verwenden, bewahren Sie den ursprünglichen Export auf und bearbeiten eine separate Arbeitskopie. Der Firmenname kann als zusätzliche Lesehilfe in der Datei stehen; für die Zuordnung zählt die Nummer.
In der Arbeitskopie ergänzt die Kollegin bei 410 „Vor-Ort-Workshop“ und bei 411 „Praxiskurs“. Beide Werte stehen in derselben Zielspalte. Vor dem Speichern liest sie jede vollständige Zeile: Nummer, Firmenname und neue Kategorie. Dadurch prüft sie den Zusammenhang der drei Angaben. Ein isolierter Blick auf zwei richtig geschriebene Kategorien würde noch nicht zeigen, ob sie beim richtigen Kontakt stehen.
Falls die Tabelle für die Kontrolle anders sortiert wird, bleiben die vollständigen Zeilen zusammen. Eine neue Reihenfolge kann dann hilfreich sein, etwa wenn die Firmen nach Name statt Nummer angezeigt werden. Die Zuordnung bleibt dennoch 410 zu Nordwerk Technik und 411 zu Nordwerk Service. Werden dagegen nur die Kategoriezellen verschoben, können die Werte beim anderen Kontakt landen, obwohl jede einzelne Bezeichnung noch richtig aussieht.
Die Datei enthält nur die vorgesehenen Datensätze und die nötigen Spalten. Alte zusätzliche Zeilen aus einer früheren Bearbeitung werden nicht beiläufig mit übernommen. Mit diesem begrenzten Umfang lässt sich die Vorschau anschließend gezielt gegen die zwei bestätigten Werte lesen.
Kundennummer und Zielspalte bewusst zuordnen
Die aktuelle orgaMAX-Hilfe zur Aktualisierung von Kundendaten beschreibt, dass beim erneuten Import die Kundennummer und die zu aktualisierenden Felder zugewiesen werden. Die Kollegin verwendet deshalb die Spalte mit 410 beziehungsweise 411 als Kundennummer und die vorbereitete Kategorie als Kategoriefeld. Der Firmenname bleibt ihr Lesebezug in der Datei; die bestätigte Nummer entscheidet über den bestehenden Datensatz.
Prüfen Sie die Zuordnung im tatsächlichen Importdialog. Die Überschrift einer Tabellenspalte und die ausgewählte Bedeutung im Zielsystem müssen zusammenpassen. Eine Kategorie gehört nicht versehentlich in ein Adressfeld oder in eine interne Bemerkung. Lesen Sie eine angezeigte Beispielzeile vollständig und vergleichen Sie sie mit dem vorbereiteten Sollstand. Bei 410 soll die Kategorie „Vor-Ort-Workshop“ ankommen, bei 411 „Praxiskurs“.
Im aktuellen Importdialog wählen Sie unter „Stammdaten > Datenimport“ den Kundenimport und laden die XLSX-Datei hoch. Kontrollieren Sie zunächst, ob Nummern und Kategorien in der Vorschau richtig in ihren Spalten stehen. Stellen Sie danach ein, ab welcher Zeile der Import beginnt. Enthält die erste Zeile Überschriften, überspringen Sie sie, damit keine Spaltennamen als Kundendaten verarbeitet werden.
Wählen Sie „Nur vorhandene Kunden aktualisieren“, wenn die Datei ausschließlich Kontakte enthält, die bereits in orgaMAX angelegt sind. Die Importart für neue und bestehende Kunden ist für eine gemischte Liste vorgesehen. Bei zwei bestätigten Bestandskontakten bleibt die erste Auswahl eindeutig.
Ordnen Sie die Spalte mit 410 und 411 dem Feld „Kundennummer“ zu und die vorbereitete Spalte dem Feld „Kategorie“. Die Kundennummer identifiziert den bestehenden Datensatz; sie lässt sich auf diesem Weg nicht ändern. Die Kategorie ist laut orgaMAX eine frei wählbare alphanumerische Kundengruppe. Für die Beispiele heißt das: „Vor-Ort-Workshop“ und „Praxiskurs“ sind lesbare Bezeichnungen, die das Team konsistent verwenden kann.
Kontrollieren Sie die Zuordnungen in der Vorschau ein letztes Mal: 410 muss neben Nordwerk Technik stehen, 411 neben Nordwerk Service. Wenn eine Nummer fehlt, doppelt vorkommt oder nicht zu einem vorhandenen Kontakt passt, korrigieren Sie zuerst die Datei. Starten Sie den Lauf erst, wenn beide Nummern mit den vorgesehenen Kategorien als bestehende Kunden erkennbar sind.
Beide bestehenden Kontakte nach dem Lauf erneut öffnen
Nach dem bestätigten Lauf öffnet die Kollegin Kundennummer 410 erneut. Sie liest Nordwerk Technik GmbH und die Kundenkategorie „Vor-Ort-Workshop“. Anschließend öffnet sie Kundennummer 411 und findet Nordwerk Service GmbH mit „Praxiskurs“. Beide Nummern bezeichnen weiterhin dieselben Firmenkontakte. Damit ist die tatsächliche fachliche Zuordnung geprüft, auch wenn die Listenansicht inzwischen anders sortiert ist.
Sie vergleicht zusätzlich die bisherige Anschrift und den vorhandenen Ansprechpartner mit dem erhaltenen Ausgangsstand. Diese Angaben waren nicht Gegenstand der Änderung. Der Blick an den zwei tatsächlichen Kontakten zeigt, welchen Umfang das Ergebnis in der Praxis hat. Gerade bei einer neuen Feldzuordnung lohnt es sich, nicht nur den sichtbaren neuen Kategorietext zu betrachten, sondern auch den richtigen vorhandenen Datensatz.
Die aktuelle orgaMAX-Anleitung nennt nach dem Lauf eine Zusammenfassung mit der Zahl importierter und aktualisierter Kunden sowie möglichen Fehlern. Bei fehlerhaften Zeilen enthält der Bericht eine JSON-Datei mit Hinweisen, zum Beispiel auf doppelte Kundennummern. Prüfen Sie diese Angaben zusammen mit den beiden geöffneten Kontakten: Ein abgeschlossener Lauf ersetzt nicht den Blick darauf, ob die geplanten Kategorien am richtigen Datensatz stehen.
Dokumentieren Sie das Ergebnis kurz mit den zwei Nummern und den gespeicherten Kategorien. So ist später nachvollziehbar, welcher Sollstand mit welcher Datei umgesetzt wurde. Für einen weiteren Lauf prüfen Sie zuerst den dann aktuellen Stand; die alte Arbeitskopie ist kein automatischer Ausgangspunkt für neue Änderungen.
Wenn Patientendaten statt Firmenkategorien umziehen
Dieser Teilimport betrifft Kundenkontakte in einer Büroverwaltung. Beim Wechsel der Praxissoftware geht es dagegen um Daten wie Patientenakten, Termine und Leistungen. In easymed wählen Sie für SimpliMed, etermin oder Billfox den jeweiligen Migrationsassistenten und ordnen Behandler und Leistungen zu. Eine Vorschau zeigt einen Ausschnitt, bevor der vollständige Import startet. Für andere Quellsysteme wird der passende CSV- oder API-Weg vereinbart.
Nach dem Import zeigt der easymed-Bericht importierte und übersprungene Datensätze sowie Warnungen je Kategorie. Damit kann das Team sehen, welche Daten übernommen wurden und wo eine Zuordnung noch offen ist. Planen Sie die Datenübernahme Ihrer Praxissoftware mit easymed. Die Kundenkategorie in orgaMAX bleibt ein eigener Vorgang mit Kundennummer, Zielspalte und anschließender Prüfung am gespeicherten Kontakt.
