Ein Probeimport zeigt vor dem Praxissoftwarewechsel, welche Daten aus Ihrer bisherigen Software wie in der neuen Patientenakte ankommen. Im easymed-Importbericht sehen Sie je Kategorie importierte und übersprungene Datensätze sowie Warnungen. Eine Warnung ist ein Hinweis, keine zusätzliche Zeile, die Sie automatisch zur Ergebniszahl addieren sollten. Für Simplimed, etermin und Billfox führt ein eigener Migrations-Wizard von der Quelle über die Behandler- und Leistungszuordnung bis zur Vorschau und zum Import; weitere Exportformate können über CSV oder API übernommen werden. easymed verarbeitet die Daten und erkennt bereits vorhandene Datensätze. Ihr Team bestätigt die fachlichen Zuordnungen und klärt Hinweise, die eine inhaltliche Entscheidung brauchen.
Die Probe mit einer eindeutig benannten Datei beginnen
Benennen Sie die Ausgangsdatei mit Exportdatum und Datenbereich. Notieren Sie kurz, ob sie Stammdaten, Termine oder weitere Inhalte umfasst. So können Sie Vorschau und erwarteten Bestand aufeinander beziehen.
Wählen Sie im Migrations-Wizard die passende Quelle und ordnen Sie Behandler und Leistungen einmal zu. Der Import verarbeitet anschließend die zugehörigen Daten. Für die vorgesehenen Quellformate wandelt easymed auch die Zeichenkodierung um. Prüfen Sie in der Vorschau, ob Namen mit Umlauten lesbar sind und die Zuordnung zu Ihrer Praxis passt.
Für Arzt- und Psychotherapiepraxen empfiehlt die KBV beim PVS-Wechsel, Schnittstellen und Datenumfang früh mit den beteiligten Anbietern abzustimmen und Export und Import rechtzeitig zu testen (Hinweise der KBV zum PVS-Wechsel). Auf Ihren Probeimport übertragen: Legen Sie vor dem Lauf fest, welche Datenbereiche die Vorschau zeigen soll.
Ein Export enthält Patientendaten. Stimmen Sie deshalb den vorgesehenen Übertragungsweg mit dem Migrationsteam ab und begrenzen Sie den Zugriff auf die beteiligten Personen. Die KBV nennt Zugriffsrechte und sichere Passwörter als Grundschutz, damit nur Berechtigte auf schützenswerte Informationen zugreifen (Basis-Schutz der Praxis-IT). Die verwendete Datei und ihr Importbericht bleiben der Bezug für Rückfragen. Für eine Korrektur verwenden Sie eine unterscheidbar benannte Arbeitskopie, damit der ursprüngliche Export erhalten bleibt.
Die Zeilenergebnisse einzeln einordnen
Der easymed-Importbericht zeigt je Kategorie, welche Datensätze importiert, übersprungen oder mit Warnung geführt werden. Ein bereits vorhandener Datensatz ist nicht automatisch ein Fehler: Der Import erkennt ihn und überspringt ihn, damit er nicht doppelt angelegt wird.
Ein Beispiel: Eine Probe umfasst 20 Zeilen. Davon wurden 17 Zeilen neu angelegt, zwei Zeilen als bereits vorhanden erkannt und eine Zeile wegen einer fehlenden erforderlichen Angabe ausgelassen. Die drei getrennten Gruppen ergeben 20 Zeilen. Im Beispiel bleibt damit eine fehlende Angabe zu ergänzen; die zwei vorhandenen Bezüge bleiben erhalten.
Warnungen sind Hinweise im Bericht, keine zusätzliche Datensatzgruppe. Addieren Sie ihre Zahl daher nicht zur Zahl importierter, übersprungener oder ausgelassener Zeilen. Lesen Sie die Ergebnisgruppen nach der Bedeutung des jeweiligen Berichts und klären Sie konkrete Angaben, wenn aus einem Hinweis eine Frage folgt.
Eine Warnung zur betroffenen Angabe einordnen
Lesen Sie zuerst die Berichtskategorie. Wenn der Hinweis eine konkrete Angabe nennt, klären Sie deren Bedeutung. Ein unklarer Behandlername ist zum Beispiel eine Frage der fachlichen Zuordnung: Die Praxis bestimmt, welcher frühere Behandler zur heutigen Fachkraft gehört. Diese bestätigte Zuordnung nutzt der Migrationsweg für den Import.
Ein Beispiel betrifft ein Datumsfeld in einem individuellen Export. Falls die Schreibweise im vereinbarten Importformat nicht verarbeitet wird, klären Sie das ursprünglich gemeinte Datum und korrigieren das Format in der Arbeitskopie. Die Verarbeitung übernimmt anschließend wieder der Import.
Bleibt die fachliche Bedeutung offen, klären Sie sie in der Praxis, bevor die Datei geändert wird. Bei einer Frage zum Quellformat stimmen Sie mit dem Migrationsteam ab, welche Korrektur zum vereinbarten Importformat passt. Notieren Sie Dateiversion, betroffene Angabe und Zuständigkeit, damit die korrigierte Datei klar zugeordnet bleibt.
Bereits vorhandene Datensätze anhand ihres Bezugs prüfen
easymed erkennt Duplikate anhand vorgesehener Personendaten und berücksichtigt bei der Zuordnung auch Familien mit einer gemeinsam verwendeten Elternadresse. Zwei behandelte Kinder bleiben unterschiedliche Patienten, obwohl sie dieselbe Kontaktadresse der Mutter verwenden. Die gemeinsame E-Mail-Adresse allein macht aus ihnen keine einzelne Person.
In der Vorschau sehen Sie die Zuordnung im Zusammenhang mit der Patientenakte. Nutzen Sie bei Bedarf einen solchen Familienfall oder eine geänderte Namensschreibweise als Beispiel. So lässt sich der besondere Bezug gezielt einordnen.
Damit unterstützt die Vorschau den Wechsel, ohne dass das Team alle vorhandenen Kontakte einzeln neu eingeben muss. Der Wizard übernimmt den Datenlauf; Ihre Praxis bestätigt die inhaltlich passende Zuordnung.
Eine korrigierte Datei gezielt erneut prüfen
Bei einer erneuten Verarbeitung erkennt der easymed-Wizard bereits importierte Datensätze und überspringt sie, statt sie zu überschreiben. Fehlende Daten können über diesen Weg nachgetragen werden. Eine Korrektur an schon übernommenen Inhalten stimmen Sie anhand des konkreten Vorgangs ab.
Halten Sie ursprüngliche Datei, korrigierte Datei, ersten Bericht und neuen Bericht zusammen. Der Vergleich konzentriert sich auf die geänderte Angabe und den ursprünglichen Hinweis. So lässt sich beispielsweise nachvollziehen, dass das bestätigte Datumsformat verarbeitet oder die fehlende Angabe ergänzt wurde.
| Gezielte Ergänzung | Erwarteter Anschluss |
|---|---|
| Korrigiertes Datumsformat | Gemeintes Datum wird im passenden Zusammenhang verarbeitet |
| Bestätigte Fachkraftzuordnung | Daten gehören zum vorgesehenen Behandler |
| Bereits erkannte Person | Vorhandener Bezug bleibt erhalten |
| Zuvor ausgelassene Zeile | Ergänzte erforderliche Angabe ermöglicht die Übernahme |
Der erneute Import ist damit ein nachvollziehbarer Nachtrag. Bereits übernommene Einträge müssen dafür nicht gelöscht werden.
Den übernommenen Bestand im Praxisalltag nutzen
Öffnen Sie nach dem Probeimport einige passende Patientenakten und die übernommenen Termine. Prüfen Sie, ob die erwarteten Angaben bei der richtigen Person und dem vorgesehenen Behandler stehen. Wenn Dokumente Teil des vereinbarten Exports sind, sehen Sie auch bei einem passenden Dokument nach, ob es der richtigen Akte zugeordnet ist.
Finden sich die erwarteten Datenbereiche in der Vorschau und in den geprüften Akten wieder, haben Sie eine konkrete Grundlage für den vollständigen Import und den Wechsel. Eine noch fehlende Quelldatei oder Angabe bekommt einen gezielten nächsten Schritt; die bereits übernommenen Daten können Sie im vorgesehenen Arbeitsweg nutzen.
Sie planen einen Wechsel? Auf der easymed-Migrationsseite sehen Sie die verfügbaren Wizards sowie die Importwege CSV und API. Besprechen Sie anhand Ihres bisherigen Systems, welcher Weg zu Ihrem Export passt.
