Kurzfristige Absage oder No-Show? Eine kurzfristige Absage geht vor dem vereinbarten Termin innerhalb einer von der Praxis festgelegten Vorlaufgrenze ein. Ein No-Show ist ein nicht wahrgenommener Termin ohne vorherige Absage. Die Grenze für „kurzfristig“ legen Sie für Ihre interne Auswertung fest; 24 Stunden sind ein anschauliches Beispiel, keine allgemeingültige Definition.
Für einen verständlichen Rückblick halten Sie drei Angaben auseinander: wann die Mitteilung einging, wann der Termin beginnen sollte und ob die Behandlung stattfand. In easymed können Patienten Termine über das Buchungsportal absagen oder verschieben. Wird dadurch ein Platz frei, bietet die Smart-Warteliste ihn passenden Wartenden automatisch an. So kann Ihr Team den neuen Terminweg nutzen und zugleich die ursprüngliche Absage nach einer einheitlichen Regel einordnen.
Eingang, Terminbeginn und Bearbeitung als drei Zeitpunkte unterscheiden
Für die Einordnung brauchen Sie drei Zeitpunkte: Eingang der Mitteilung, vereinbarter Terminbeginn und Behandlungsergebnis. Für den Vorlauf zählt, wann die Absage in der Praxis einging. Wann jemand im Team sie liest oder dem Termin zuordnet, ist eine eigene Bearbeitungszeit. Ob der Besuch stattfand oder verschoben wurde, klären Sie separat.
Bei einer Online-Änderung über den easymed-Bestätigungslink passen Patienten den Termin direkt im Buchungsweg an. Telefonische Änderungen ordnet das Team im Kalender zu. Für die spätere Auswertung ist deshalb eine klare Arbeitsregel hilfreich: Bei Nachrichten den Eingangszeitpunkt notieren, bei Telefonaten die mitgeteilte Uhrzeit zeitnah am Termin festhalten. Dann wird eine am Vorabend gesendete Absage nicht wegen der morgendlichen Bearbeitung als verspätet gelesen.
Eine kurzfristige Absage mit einer eigenen Auswertungsgrenze benennen
Eine einheitliche Vorlaufgrenze ergibt sich nicht aus allen Forschungsdefinitionen: In einer Studie zu ambulanten Fachrichtungen unterschieden sich die Definitionen einer späten Absage danach, wie gut sich der freie Termin erneut vergeben ließ. Für ihren Vergleich verwendeten die Forschenden einheitlich eine Absage am Behandlungstag (Ding et al., 2018). Das macht eine örtlich festgelegte und dokumentierte Grenze für den Praxisrückblick wichtig.
Als Beispiel können Sie „kurzfristig“ so definieren: Die Nachricht geht weniger als 24 Stunden vor dem Termin ein. Ab 24 Stunden Vorlauf zählt sie zur Gruppe mit größerem Vorlauf. Schreiben Sie die Grenzregel in einem Satz auf und verwenden Sie sie für alle betrachteten Termine gleich. Entscheiden Sie ausdrücklich, wie genau 24 Stunden behandelt werden; in diesem Beispiel gehören sie nicht zur kurzfristigen Gruppe.
Vier Beispielabsagen am vereinbarten Dienstagstermin zuordnen
Der Beispieltermin beginnt am Dienstag um zehn Uhr. Eine Nachricht am Montag um neun Uhr hat 25 Stunden Vorlauf. Eine Nachricht am Montag um zehn Uhr trifft genau 24 Stunden vorher ein. Eine Nachricht am Montag um 18 Uhr hat 16 Stunden Vorlauf. Die Nachricht am Dienstag um acht Uhr kommt zwei Stunden vor Beginn. Alle vier Mitteilungen gehen vor dem Termin ein.
Mit der Grenze „weniger als 24 Stunden“ zählen 25 und genau 24 Stunden zur Gruppe mit größerem Vorlauf. 16 und zwei Stunden sind kurzfristige Absagen. Diese Regel macht auch den Grenzfall eindeutig. Für den Ersatztermin notieren Sie anschließend, ob tatsächlich eine neue Buchung zustande kam; ein Angebot an die Warteliste ist noch keine bestätigte Belegung.
No-Show und später eingegangene Nachricht nachvollziehbar abschließen
Verwenden Sie „No-Show“ für einen Termin, der nicht wahrgenommen wurde und zu dem vor dem vereinbarten Beginn keine Absage vorlag. Eine EHR-Studie über ambulante Behandlungen führt Absagen und No-Shows als getrennte Ergebnisse: Als No-Show zählt dort ein Termin, der nicht im Voraus abgesagt und nicht wahrgenommen wurde (Cummins et al., 2024). Diese Trennung hält fest, ob die Praxis eine Mitteilung erhalten hat.
Geht eine Nachricht vor Beginn ein, bleibt sie eine Absage, auch wenn das Team sie erst später bearbeitet. Eine Nachricht nach dem vereinbarten Beginn ist keine vorherige Absage; halten Sie ihren tatsächlichen Zeitpunkt und den Ausgang des Besuchs fest. Erscheint die Person verspätet und die Behandlung findet statt, zählt der Besuch als wahrgenommen. Ein No-Show sollte also nicht allein daraus entstehen, dass eine Person zur Startzeit noch nicht im Raum ist.
Umbuchung, Patientenabsage und Praxisabsage getrennt halten
Bei einer Patientenabsage endet die konkrete Buchung. Bei einer Umbuchung wird der bisherige Platz frei und ein neuer Besuch vereinbart. Eine Praxisabsage hat ihren Anlass auf Praxisseite, zum Beispiel bei einem Ausfall im Team. Diese Ereignisse beantworten unterschiedliche Fragen und sollten in der Auswertung nicht unter demselben Status verschwinden.
Betrachten Sie bei einer Umbuchung den alten und den neuen Termin als zwei Vorgänge: Für den alten Platz notieren Sie, ob und mit welchem Vorlauf er frei wurde. Für den neuen Platz prüfen Sie später, ob die Behandlung stattfand. So werden Absage und Ersatzbuchung nicht doppelt als Ausfall gezählt. Sie können die Umbuchung zusätzlich als Anlass kennzeichnen; eine Verschiebung innerhalb der selbst gewählten Kurzfristgrenze bleibt dadurch in der Vorlaufauswertung sichtbar.
Praxisabsagen gehören in eine eigene Gruppe. Wenn sie mit patientenseitigen Absagen oder No-Shows zusammengerechnet werden, verändern Personalausfälle den Eindruck über die Patienten-Terminquote. Für die Praxisorganisation können beide Zahlen hilfreich sein, aber sie erklären verschiedene Abläufe.
Für den Monatsrückblick Status, Zeitraum und Nenner festhalten
Legen Sie für den Vergleich vier Angaben zusammen fest: betrachteter Zeitraum, Vorlaufgrenze, Ereignisgruppen und Nenner einer möglichen Quote. Beispielsweise zählen Sie für einen Monat alle anstehenden Patientenbesuche, deren vereinbarter Termin in diesen Monat fällt, und weisen wahrgenommene Besuche, Absagen nach Vorlauf, kurzfristige Absagen und No-Shows einzeln aus. Praxisabsagen und Umbuchungen führen Sie mit ihrem jeweiligen Anlass mit.
Eine Quote ist nur nachvollziehbar, wenn danebensteht, welche Termine den Nenner bilden. Sie können etwa alle fälligen Patientenbesuche oder nur Termine betrachten, die bis zum Behandlungstag nicht abgesagt waren. Wichtiger als ein vermeintlich einheitlicher Branchenwert ist, dass die Praxis dieselbe Berechnung in jedem Vergleichsmonat verwendet. Halten Sie die Bezugsmenge in der Auswertung fest, damit veränderte Buchungszahlen nicht mit veränderten Absageanteilen verwechselt werden.
Freie Zeiten passend erneut anbieten
Nach einer Absage kann easymed die freie Zeit der Smart-Warteliste anbieten. Die Software gleicht den Platz mit den Angaben der Wartenden zu Leistung, Behandler und Zeitfenster ab und versendet passende Angebote per E-Mail oder WhatsApp. Wer zuerst zusagt, erhält den Termin; weitere Angebote laufen automatisch aus. Ihr Empfang muss die passende Liste nicht für jede Lücke einzeln durchtelefonieren.
Zwei einstellbare Terminerinnerungen per E-Mail und WhatsApp unterstützen die Kommunikation vor dem Behandlungstag. Online-Änderung, Kalender und Wartelisten-Angebot bilden damit einen praktischen Weg vom frei gewordenen Platz zur möglichen Ersatzbuchung. In der Monatsauswertung bleiben die Statuswörter trotzdem eine Entscheidung Ihrer Praxis: Der dokumentierte Vorgang bestimmt, ob eine Absage, Umbuchung, Praxisabsage oder ein No-Show vorliegt.
