Lexware-Unterkonten lassen sich für Praxisreserven nutzen: Sie teilen den vorhandenen Kontostand nach einem Zweck auf, ohne dafür ein weiteres Bankkonto zu eröffnen. Eine externe Überweisung, Lastschrift oder Kartenzahlung können Sie jedoch nicht direkt aus einem Unterkonto ausführen. Vorher führen Sie den fälligen Betrag intern auf das Hauptkonto zurück. Die Beispielrechnung mit 14.000 Euro zeigt die Aufteilung, den Rücktransfer und die anschließende Zahlung.
Den Rechnungsstatus Ihrer Praxis sehen Sie davon getrennt. Die optionale Lexware-Office-Anbindung von easymed übergibt abgeschlossene Rechnungen an Lexware Office, übernimmt die dort vergebene Nummer vor PDF und Versand und meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich zurück. So können Sie einen bezahlten Beleg prüfen, ohne die geplante Verwendung des bereits vorhandenen Kontostands damit gleichzusetzen.
Den verfügbaren Unterkontenrahmen zuerst ansehen
Die aktuelle Lexware-Preisliste für das Geschäftskonto nennt bis zu zwei Unterkonten für Solo und bis zu vier für Plus; die Funktion ist im jeweiligen Kontopreis enthalten. Die Lexware-Hilfe zu Unterkonten nennt außerdem höchstens vier gleichzeitig und eine Grenze von zehn angelegten Unterkonten über die gesamte Kontolaufzeit. Gelöschte Unterkonten zählen mit. Wenn sich ein Verwendungszweck ändert, ist Umbenennen deshalb oft der einfachere Weg. Für die beiden Zwecke im folgenden Beispiel reichen bereits zwei Bereiche.
Ein Unterkonto ist ein virtueller Bereich im Geschäftskonto, kein eigenes Bankkonto. Sie legen es in der Geschäftskonto-Verwaltung an, geben ihm einen aussagekräftigen Namen und bewegen Geld über interne Umbuchungen. Benennen Sie die Reserven nach ihrem Anlass, etwa „Steuerzahlung laut Planung“ und „Geplante Ausstattung“. Ein aktueller Betrag und der passende Fälligkeitstermin machen den Zweck beim nächsten Blick verständlich.
Umbuchungen zwischen Hauptkonto und Unterkonto sind keine SEPA-Überweisungen. SEPA-Aufträge, Lastschriften und Kartentransaktionen laufen über das Hauptkonto. Für eine fällige Ausgabe muss deshalb zuerst ausreichend Geld auf dem Hauptkonto liegen.
Wenn Sie wiederkehrende Zahlungseingänge automatisch verteilen möchten, bietet Lexware den Smart Split: Sie legen Prozentanteile für Unterkonten fest. Die Regel greift laut Lexware bei jedem Zahlungseingang ab einem Euro und unterscheidet derzeit nicht nach Zahlungsart. Wählen Sie daher nur eine Verteilung, die auch bei unterschiedlichen Gutschriften zu Ihrer Planung passt. Für einen bestimmten, bekannten Fälligkeitsbetrag bleibt die manuelle Umbuchung leichter nachzuvollziehen.
Einen vereinbarten Betrag sichtbar aufteilen
Im Beispiel liegen zunächst 14.000 Euro auf dem Hauptkonto. Die Praxisleitung hat die benötigten Reserven bereits festgelegt: 3.000 Euro für die Steuerzahlung und 2.000 Euro für die Ausstattung. Nach den beiden internen Umbuchungen stehen 9.000 Euro auf dem Hauptkonto, 3.000 Euro im Steuer-Unterkonto und 2.000 Euro im Ausstattungs-Unterkonto. Zusammen bleiben es 14.000 Euro.
Die Aufteilung zeigt die geplante Verwendung. Der Gesamtbestand des Geschäftskontos ändert sich dadurch nicht. Für die nächste Zahlung betrachten Sie den Betrag auf dem Hauptkonto zusammen mit Miete, Personalkosten und weiteren fälligen Ausgaben. Die benannten Reserven bleiben daneben sichtbar.
Ist das Geschäftskonto in Lexware Office eingebunden, erscheinen interne Bewegungen zwischen Haupt- und Unterkonto als Bankumsätze. Lexware ordnet beide Seiten als „Geldtransit“ ein: Wenn die automatische Verbuchung für die betreffenden geschäftlichen Konten aktiv ist, kann Lexware Office sie direkt zuordnen. Bei manueller Bearbeitung kategorisieren Sie laut Lexware-Hilfe den Geldausgang und den Geldeingang ohne Beleg als Geldtransit. Die Umbuchung bleibt damit eine Bewegung zwischen eigenen Kontobereichen und wird nicht als zusätzliche Ausgabe behandelt.
Vor der Fälligkeit Geld auf das Hauptkonto zurückführen
Nun wird im Beispiel die abgestimmte Steuerzahlung von 2.500 Euro fällig. Die Praxisleitung führt diesen Betrag aus dem Steuer-Unterkonto auf das Hauptkonto zurück. Danach sind dort 11.500 Euro verfügbar. Im Steuer-Unterkonto bleiben 500 Euro, in der Ausstattungsreserve unverändert 2.000 Euro. Vor der externen Zahlung beträgt die Summe weiterhin 14.000 Euro.
Erst die tatsächliche Zahlung von 2.500 Euro verringert den Gesamtbestand. Nach ihr stehen im Beispiel 9.000 Euro auf dem Hauptkonto, 500 Euro im Steuer-Unterkonto und 2.000 Euro in der Ausstattungsreserve. Zusammen sind das 11.500 Euro. Rücktransfer und externe Zahlung sind somit zwei eigene Schritte, die Sie in der Kontobewegung wiederfinden können.
Planen Sie den Rücktransfer vor dem Zahlungstermin ein. Bei einer Lastschrift muss der Betrag rechtzeitig auf dem Hauptkonto liegen; bei einer Überweisung veranlassen Sie den vereinbarten Zahlungsauftrag ebenfalls von dort. Der im Bescheid oder Auftrag genannte Betrag ist der Bezug für die Bewegung. Die interne Umbuchung allein erledigt die externe Zahlung noch nicht.
Die verbleibende Reserve nach der Zahlung neu lesen
Im Steuer-Unterkonto bleiben nach der Beispielzahlung 500 Euro. Betrachten Sie diesen Restbetrag bei der nächsten bekannten Fälligkeit erneut. Passt er zur aktuellen Planung, kann die Reserve weiterlaufen. Ist ein anderer Betrag vereinbart, passen Sie die Aufteilung an dieser einen Stelle an.
Bei der Ausstattung bleibt das Geld für die Anschaffung vorgesehen, solange Angebot und Bedarf weiter gelten. Ändert sich der Anlass, entscheiden Sie, wofür der verbleibende Betrag künftig eingeplant ist, und passen den Namen des Unterkontos an. So bleibt die neue Verwendung direkt am sichtbaren Bereich verständlich.
Für Ihre Übersicht verwenden Sie den aktuellen Kontostand und die nächste konkrete Fälligkeit. Sie müssen eine Reserve nicht täglich neu besprechen. Prüfen Sie sie, wenn sich Betrag oder Anlass ändert oder eine Zahlung ansteht.
Nach der Zahlung sind im Beispiel 9.000 plus 500 plus 2.000 Euro vorhanden, zusammen 11.500 Euro. Diese Summe verbindet die drei Bereiche mit dem Gesamtstand. Verwenden Sie dieselbe aktuelle Ansicht, wenn Sie den Betrag in Ihre nächste Planung übernehmen. So bleibt die Rechnung sofort nachvollziehbar.
Zuständigkeit und Zahlungsstand im Team festhalten
Unterstützt eine Verwaltungskraft bei der Kontoführung, nennen Sie ihr Betrag, Verwendungszweck und Termin der Rückführung. Ein kurzer gemeinsamer Eintrag kann außerdem festhalten, ob die Summe bereits zurückgeführt, die externe Zahlung beauftragt oder schon ausgeführt wurde.
Diese Unterscheidung hilft bei einer Vertretung: „2.500 Euro zurückgeführt“ beschreibt den internen Schritt, „Zahlung beauftragt“ den nächsten und erst der sichtbare Bankumsatz belegt die Ausführung. Die Kontobewegung liefert den konkreten Bezug, während der aktuelle Reservebetrag im Unterkonto stehen bleibt.
Bankreserve und Rechnungsstatus auseinanderhalten
Eine Bankreserve bezeichnet vorhandenes Geld, das die Praxis einem geplanten Zweck zuordnet. Der Status „bezahlt“ in easymed bezieht sich dagegen auf eine konkrete Praxisrechnung, deren vollständigen Ausgleich Lexware Office täglich zurückmeldet. Beide Angaben helfen beim finanziellen Überblick, beantworten aber unterschiedliche Fragen.
Mit der aktivierten Lexware-Office-Anbindung führt easymed die abgeschlossene Praxisrechnung samt Lexware-Nummer bis zum PDF und Versand weiter. Die Unterkonten im Lexware-Geschäftskonto zeigen daneben, welcher Teil des vorhandenen Geldes für eine kommende Ausgabe eingeplant ist. Für die Reserve prüfen Sie Kontostand und Fälligkeit; für die Rechnung den zurückgemeldeten Belegstatus.
