Steigen die Materialkosten von 300 auf 420 Euro, verrät der Monatsbetrag allein noch nicht, woran es lag. Vergleichen Sie zuerst die bestellten Artikel, ihren Packungsinhalt und den Preis je Packung. So sehen Sie, ob eine größere Menge, ein höherer Einheitspreis oder beides den Einkauf verändert hat.
Das folgende Beispiel hält Artikel und Packungsinhalt gleich, damit sich Menge und Preis auseinanderhalten lassen. Bei einem neuen Lieferantenangebot prüfen Sie zusätzlich, ob Packungsgröße, Qualität und Lieferbedingungen wirklich vergleichbar sind.
Zuerst denselben Monatsbestand vergleichen
Vergleichen Sie die beiden Monate auf derselben Grundlage. Welche Materialrechnungen bilden die Summe, und sind die betreffenden Unterlagen bereits erfasst? Ein noch ausstehender Beleg wird gezielt ergänzt. Das ist schneller und aussagekräftiger als eine allgemeine Nachprüfung aller Kosten.
Im Beispiel enthalten beide Beträge denselben Verbrauchsartikel mit unverändertem Packungsinhalt. Es kommen keine weiteren Materialpositionen, Versandkosten oder Rücksendungen hinzu. Die Preisbasis bleibt gleich. Damit lässt sich die Differenz direkt aus Menge und Preis je Packung erklären.
Wenn mehrere Lieferungen zusammenkommen, gleichen Sie die auffällige Kostenzeile mit den zugehörigen Lieferantenrechnungen ab. Nennen Sie Monat, Artikel und Bestellung; so lässt sich die Abweichung direkt der passenden Lieferung zuordnen.
Eine Arbeitsleitlinie für Preisvergleiche im öffentlichen Einkauf nennt Unterschiede bei Menge, Lieferbedingungen und Produktspezifikation als Faktoren, die eine Anpassung des Vergleichs nötig machen können. Für Ihren Materialeinkauf heißt das: Stellen Sie gleiche Artikelqualität, Packungsinhalt und Lieferbedingungen gegenüber oder rechnen Sie auf dieselbe Einheit um. Leitlinie zur Preisanalyse in öffentlichen Beschaffungen
Von der Kostenzeile zur konkreten Bestellposition gehen
Packungsmenge, Packungsinhalt und Preis müssen zusammenpassen. Eine größere Packung kann einen höheren Gesamtpreis haben und trotzdem günstiger je Einzelstück sein. Verwenden Sie beim Vergleich daher dieselbe Artikelgröße und dieselbe Preisbasis.
Im Beispiel wurden im Vormonat sechs Packungen zu jeweils 50 Euro gekauft: zusammen 300 Euro. Im aktuellen Monat sind es sieben Packungen zu jeweils 60 Euro: zusammen 420 Euro. Jede Packung enthält dieselbe Anzahl Einzelstücke. Es wurde eine Packung mehr gekauft, und der Preis je Packung ist um zehn Euro gestiegen.
Bestellung und Lieferantenrechnung erklären diese Angaben. Bei einer Teillieferung oder gemeinsam berechneten Bestellungen nutzen Sie den entsprechenden Auftragsbezug. Ein kurzer Blick auf die tatsächliche Position macht die Menge verständlich, die im Monatsbetrag enthalten ist.
Bei unterschiedlichen Packungsgrößen rechnen Sie den Preis zuerst auf dieselbe Einheit um: Packungspreis geteilt durch die Stückzahl im Gebinde. Beispielrechnung: 100 gleich große Einwegauflagen kosten 50 Euro, 120 Stück kosten 60 Euro. Beide Varianten liegen bei 50 Cent je Stück. Der höhere Kartonpreis bedeutet in diesem Vergleich keinen höheren Stückpreis.
Die 120 Euro Mehrkosten in Menge und Preis zerlegen
Die Differenz beträgt 420 minus 300, also 120 Euro. Betrachten Sie zuerst die zusätzliche Packung zum bisherigen Preis: sieben statt sechs Packungen zu 50 Euro ergeben 50 Euro mehr. Der neue Preis wirkt anschließend auf alle sieben aktuell gekauften Packungen. Sieben mal zehn Euro Preisunterschied ergeben weitere 70 Euro.
Der Vergleich lautet damit: 300 Euro Ausgangsbetrag plus 50 Euro für die zusätzliche Menge plus 70 Euro durch den höheren Packungspreis ergeben 420 Euro. Die Reihenfolge zeigt die Bezugsgröße jedes Schritts. Sie können die Gesamtdifferenz nun unmittelbar mit beiden Rechnungen erklären.
Der Einkaufsbetrag ist um 40 Prozent gestiegen: 120 Euro geteilt durch 300 Euro ergeben 0,4. Der Packungspreis ist um 20 Prozent gestiegen: zehn Euro geteilt durch 50 Euro ergeben 0,2. Beide Werte beschreiben unterschiedliche Größen. „Einkaufsbetrag“ und „Packungspreis“ gehören deshalb direkt an ihren jeweiligen Prozentwert.
Eine zusätzliche Packung kann beispielsweise den Vorrat für die nächste Behandlungsgruppe ergänzen. Der Einkauf und der tatsächliche Verbrauch haben dann unterschiedliche zeitliche Bezüge. Die bestellende Person kann den Anlass kurz erklären; damit ist der Mengenanteil der Veränderung bereits verständlich.
Aus der Ursache die passende Einkaufsfrage ableiten
Beim Preisanteil lautet die Frage, ob der neue Packungspreis dem Angebot entspricht. Fehlt ein zugesagter Rabatt, geben Sie Artikel und Rechnungsnummer an den Lieferanten weiter. Die konkrete Position lässt sich dort gezielt beantworten oder berichtigen.
Beim Mengenanteil hilft der Bestellanlass. Eine geplante Bevorratung kann sinnvoll sein. Wurde versehentlich doppelt bestellt, klären Sie Lieferung und den passenden nächsten Schritt mit dem Lieferanten. Die Erklärung führt damit zu einer überschaubaren Entscheidung.
Bei einem Alternativangebot zählen auch Versandkosten, Mindestmenge und Eignung für den vorgesehenen Therapieraum. Rechnen Sie den tatsächlich benötigten Einkauf durch. Ein Vergleich der passenden Angebote gibt eine bessere Grundlage als der niedrigste beworbene Packungspreis allein.
Die Europäische Kommission zählt Lieferkosten zu den Kosten, die zusätzlich zum Kaufpreis anfallen können. Für eine Materialbestellung vergleichen Sie deshalb den Preis je Einheit und den Betrag, der für Ihre konkrete Lieferung tatsächlich fällig wird. Welche weiteren Kosten zählen, hängt davon ab, ob sie für genau diesen Einkauf ins Gewicht fallen. Einführung der Europäischen Kommission zur Lebenszykluskostenberechnung
Der Kanzlei eine beantwortbare Frage mitgeben
Wenn die Monatsdarstellung noch unklar ist, nennen Sie der Buchhaltung die beiden Monate und den betreffenden Beleg. Die bereits geklärten Packungsmengen und Preise erklären, worauf sich die Frage bezieht. Für einen einzelnen Vorgang reicht dieser konkrete Zusammenhang.
Eine berichtigte Lieferantenrechnung wird über den üblichen Belegweg mit ihrem Ausgangsbeleg weitergegeben. Sagen Sie kurz, welche bisher bekannte Rechnung betroffen ist. Der Einkauf kann die geklärte Preisangabe bereits für die nächste Bestellung verwenden; die Buchhaltung erhält den zugehörigen Nachweis.
Im Folgemonat dieselbe Ursache erneut betrachten
Beim nächsten Einkauf haben Sie den bekannten Preis und den Bestellanlass bereits zur Hand. Passt die Rechnung zum Angebot und die Menge zum benötigten Vorrat, ist der frühere Punkt verständlich abgeschlossen. Eine einzelne noch erwartete Berichtigung kann gezielt am selben Beleg weiterverfolgt werden.
Wechseln Sie auf größere Packungen, rechnen Sie auf dieselbe Menge je Einzelstück um. Packungsinhalt und Gesamtpreis liefern dafür die nötigen Angaben. So bleibt der neue Vergleich genauso einfach nachvollziehbar wie das Beispiel mit sechs und sieben gleichen Packungen.
Am Ende steht eine konkrete Entscheidung: Preis klären, Bedarf passend bestellen oder ein geeignetes Angebot wählen. Mit gleicher Einheit, Artikelqualität und Liefergrundlage lässt sich der nächste Monatsbetrag anschließend direkt einordnen.
