Wenn ein weiterer Lieferant seine Rechnungen direkt in Lexware senden soll, ergänzen Sie den vorhandenen E-Mail-Belegempfang um seine Rechnungsadresse. Die bestehende Lexware-Zieladresse bleibt dabei derselbe Eingang; einzelne Rechnungsdateien erscheinen danach in der Belegliste unter „Zu prüfen“.
Der Ausgangsweg für Ihre eigenen Praxisrechnungen läuft getrennt davon: Bei eingerichteter Lexware-Office-Anbindung von easymed übergibt easymed abgeschlossene Rechnungen automatisch an Lexware. Lexware vergibt die Rechnungsnummer; easymed übernimmt sie vor der Ausgabe. Der Belegempfang hier betrifft eingehende Lieferantenunterlagen.
Den tatsächlichen Rechnungsabsender ermitteln
In einer Ergotherapiepraxis bestellt der Empfang Übungsmaterial vielleicht über ein allgemeines Bestellpostfach. Die Rechnung verschickt später die Rechnungsstelle des Lieferanten von einer eigenen Adresse. Für den Lexware-Belegempfang zählt die Adresse, von der die Rechnung wirklich gesendet wird.
Prüfen Sie dazu eine frühere Rechnung des Lieferanten oder fragen Sie beim Lieferantenkontakt nach. Bestellbestätigungen, Versandmeldungen und Rechnungen können aus unterschiedlichen Postfächern kommen. Wenn die Absenderadresse auf der Rechnung nicht eindeutig ist, lassen Sie sich von der Rechnungsstelle bestätigen, welche E-Mail-Adresse sie für den Versand verwendet.
Halten Sie für die Ergänzung drei Angaben bereit: den Lieferanten, die Rechnungsadresse als Absender und die bereits eingerichtete Lexware-Empfangsadresse Ihrer Praxis. Die Bestelladresse bleibt für Rückfragen zu Bestellung und Lieferung zuständig. So ist für das Team erkennbar, welche Adresse neu freigegeben werden soll und wofür sie verwendet wird.
Einen weiteren Absender im Praxiszugang ergänzen
Der E-Mail-Belegempfang ist laut Lexware nur in der Version XL verfügbar. Wenn der Eingang bereits eingerichtet ist, öffnen Sie in Lexware Office Einstellungen → Belegempfang → + Belegsender hinzufügen und tragen die Rechnungsadresse ein. Lexware erlaubt derzeit bis zu 20 freigegebene Absenderadressen. Die vorhandene Zieladresse und bereits eingetragene Absender bleiben beim Ergänzen aktiv. Die Lexware-Anleitung zum Hinzufügen weiterer Belegsender zeigt den aktuellen Menüweg.
Die Steuerkanzlei kann diesen Bereich im Kanzlei-Zugang nicht ändern; die Einschränkung gilt laut Lexware unabhängig von einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Wenn die Kanzlei um den neuen Rechnungsweg bittet, ergänzt eine Person mit Zugang zum Praxisaccount die Lieferantenadresse. Die Kanzlei kann den gewünschten Rechnungsweg benennen, die Praxisperson verwaltet den Belegsender und der Lieferant verschickt den Anhang.
Beim Hinzufügen können Sie festlegen, ob Lexware Office dem neuen Belegsender automatisch die Empfangsadresse mitteilen soll. Wenn Sie diese Option nutzen, muss das Team die Zieladresse nicht noch einmal separat übermitteln. Andernfalls geben Sie dem Lieferanten die bestehende Empfangsadresse direkt weiter. Eine tägliche Belegzusammenfassung oder Fehlerbenachrichtigung lässt sich bei Bedarf getrennt in den Einstellungen steuern.
Absender- und Empfängeradresse verbinden
Für den Rechnungsweg gehören zwei Angaben zusammen: Die Absenderadresse stammt aus dem Versand der Rechnungsstelle des Lieferanten; die Empfängeradresse ist der individuelle Lexware-Eingang Ihrer Praxis. Die Rechnungsstelle sendet die Datei von der freigegebenen Adresse an diesen Eingang.
Eine kurze Nachricht an den Lieferanten kann lauten: „Bitte senden Sie künftige Rechnungen von Ihrer Rechnungsadresse als PDF-Anhang an unsere Lexware-Empfangsadresse: [individuelle Adresse].“ Wenn Lexware den Belegsender automatisch informiert, genügt die interne Zuordnung zu Lieferant und Rechnungsstelle.
Die Lexware-Empfangsadresse ist nur für Belege gedacht. Bestellfragen, Lieferinformationen und persönliche Nachrichten richten Sie weiter an die gewohnten Ansprechpartner. So bleibt der Belegversand eindeutig, ohne dass allgemeine Kommunikation in einem Eingang landet, der nur angehängte Dokumente verarbeitet.
Die Rechnungsdatei als Anhang schicken
Bitten Sie den Lieferanten, die Rechnung als Anhang an die E-Mail anzuhängen, am besten als PDF. Lexware unterstützt außerdem JPG/JPEG, PNG, TIF/TIFF und XML-Dateien wie ZUGFeRD oder XRechnung. Passwortgeschützte oder verschlüsselte Dateien und ZIP-Archive werden nicht verarbeitet. Eine E-Mail darf höchstens 20 MB groß sein. Die Lexware-Anleitung für Belegsender fasst diese Anforderungen zusammen.
Ein Link zu einer Rechnung im Kundenportal ist noch kein Dateianhang. Wenn ein Lieferant nur einen Portalzugang anbietet, laden Sie die Rechnung dort herunter und erfassen die Datei über Beleg hinzufügen in Lexware. Damit nutzen Sie weiterhin den vorhandenen Dokumentenweg, ohne eine zusätzliche Absenderadresse für einen Versand freizugeben, der keinen Anhang enthält. Lexware beschreibt den Einzelupload in seiner Anleitung zum Hochladen eines Belegs.
Auch ein Nachrichtentext in der E-Mail wird nicht als Beleg übernommen; verarbeitet werden die angehängten Dateien. Falls eine Rückfrage zur Rechnung gehört, senden Sie diese zusätzlich an den normalen Kontakt des Lieferanten oder notieren sie im dafür vorgesehenen internen Ablauf.
Den angekommenen Beleg weiter bearbeiten
Eine Rechnung von der freigegebenen Absenderadresse wird an die Lexware-Zieladresse gesendet und erscheint nach dem Versand in der Belegliste unter „Zu prüfen“. Dieser Status zeigt, dass die Datei angekommen ist; die fachliche Erfassung der Lieferantenrechnung folgt im bestehenden Ablauf. Sie können am ersten Eingang prüfen, ob Absenderfreigabe und Zieladresse zusammenpassen.
Für eine Zustellprüfung empfiehlt Lexware eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang von der freigegebenen Absenderadresse. Sobald die Datei unter „Zu prüfen“ sichtbar ist, hat der Eingang funktioniert. Lexware verschickt keine automatische Eingangsbestätigung an den Absender. Wenn ein Lieferant den Empfang nachfragt, kann die zuständige Person den Eintrag prüfen und über den üblichen Kontaktweg Bescheid geben.
Für den laufenden Überblick können Sie eine tägliche Zusammenfassung neuer Belege oder Benachrichtigungen über nicht verarbeitete Dateien einrichten. Diese Hinweise unterstützen die Zuordnung, ersetzen aber nicht die weitere Erfassung. Das Praxisteam prüft die Rechnung und setzt sie wie gewohnt im Lexware-Belegablauf fort.
Praxisrechnungen mit easymed anbinden
Die Lieferantenadresse betrifft eingehende Ausgabenbelege. Ihre eigenen Ausgangsrechnungen gehen über das eingerichtete easymed-Add-on in die andere Richtung: Beim Abschluss übergibt easymed die Rechnung an Lexware. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed vor PDF-Ausgabe, Druck oder Versand übernimmt. So verwenden Praxissoftware und Buchhaltung dieselbe Rechnungsnummer.
Vollständig bezahlte Rechnungen werden einmal täglich aus Lexware an easymed zurückgemeldet. Ihr Team muss diesen Status dann nicht für jede verbundene Rechnung von Hand in easymed nachtragen. Der Ablauf der Lexware-Anbindung beschreibt die Verbindung für Praxisrechnungen; der E-Mail-Belegempfang bleibt der separate Eingang für Lieferantenrechnungen.
