Eine Abrechnungssoftware für die Physiotherapie sollte Ihren privaten Behandlungsweg einfach zusammenführen: erbrachte Leistungen, vereinbarte Preise, Rechnung und Zahlung. Mit easymed entstehen Privatrechnungen aus den bereits erfassten Leistungen. Das PDF lässt sich direkt per E-Mail versenden; Patienten können ihre eigene Rechnung am Empfangsterminal mit einem verbundenen SumUp-Kartenleser bezahlen.
Für die Softwareauswahl genügt ein überschaubarer Beispielvorgang aus Ihrer Privatpraxis. Eine Behandlungsserie zeigt, wie Kalender, Dokumentation und Rechnung zusammenarbeiten. Wenn Sie Lexware Office verwenden, übernimmt die Anbindung zusätzlich die Belegübergabe, die gemeinsame Rechnungsnummer und den täglichen Abgleich vollständig ausgeglichener Rechnungen.
Den privaten Behandlungsweg als Ausgangspunkt wählen
Benennen Sie zuerst Ihre regelmäßigen Leistungen und die dazugehörigen Preise. Eine Einzelpraxis kann mit wenigen häufigen Leistungen starten; ein Team benötigt zusätzlich eine gemeinsame Orientierung, welche Vereinbarung verwendet wird. Ein eigener Leistungskatalog macht die Auswahl bei der Rechnungserstellung verständlich.
Die Praxissoftware für Physiotherapie unterstützt private Tarife und Selbstzahler-Leistungen mit eigenen Preisen. Die Leistungserfassung gehört zur Behandlung. Rechnungen verwenden diese vorhandenen Angaben, sodass Behandlungsdaten nicht für ein zweites Rechnungsprogramm erneut abgetippt werden müssen.
Für die Vorführung wählen Sie beispielsweise eine kurze private Serie mit einem Ersttermin und zwei Folgeterminen. Die vereinbarten Leistungen und Preise stehen fest. Sie sehen damit einen Ablauf, den Ihr Team aus dem Alltag kennt, und können die Bedienung unmittelbar auf Ihre Arbeit beziehen.
Vereinbarte Preise mit passenden Katalogen verwenden
Ein hinterlegter Leistungskatalog erleichtert die Auswahl von Leistungsbeschreibung und Preis. In easymed können private Tarife und eigene Selbstzahlerpreise verwendet werden. Bei einer individuellen Vereinbarung lässt sich ein Katalog beim Patienten hinterlegen; eine automatische Auswahl berücksichtigt anschließend diesen Bezug.
Die Katalogauswahl folgt einer klaren Reihenfolge: individueller Patientenkatalog, Tarif-Vorgabe, Versicherer-Standard und Praxis-Standard. Die erste passende Ebene wird vorgeschlagen. Sie können den Katalog pro Patient oder Rechnung auch gezielt auswählen. Das macht die Preisgrundlage beim täglichen Arbeiten greifbar.
Besprechen Sie in der Vorführung eine tatsächlich benötigte Vereinbarung aus Ihrer Praxis. Für eine bereits begonnene Serie ist die mit der Person vereinbarte Preisgrundlage maßgeblich; den passenden Umgang damit richten Sie für Ihren Arbeitsweg ein. So wird aus einer abstrakten Frage nach „flexiblen Preisen“ ein konkreter, verständlicher Katalogweg.
Voraussichtliche Kosten vor Behandlungsbeginn klären
Für den Behandlungsvertrag ist die vereinbarte Vergütung maßgeblich, soweit kein Dritter zahlungspflichtig ist (§ 630a Absatz 1 BGB). Weiß der Behandelnde, dass eine vollständige Übernahme der Behandlungskosten durch einen Dritten nicht gesichert ist oder gibt es dafür ausreichende Anhaltspunkte, muss er den Patienten vor Beginn der Behandlung über die voraussichtlichen Kosten in Textform informieren (§ 630c Absatz 3 BGB). Die Textform verlangt eine lesbare Erklärung, die die erklärende Person nennt und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird (§ 126b BGB).
Nehmen Sie deshalb in die Softwarevorführung auch den Weg vor der Behandlung auf: Ergibt sich aus den geplanten Leistungen und vereinbarten Preisen ein verständlicher Gesamtbetrag für die Serie? Wo sehen Sie ihn, und wie erhält der Patient die Kosteninformation rechtzeitig? Das ist ein anderer Schritt als die spätere Rechnung, die sich auf tatsächlich erbrachte Leistungen bezieht.
In easymed können Sie im Kostenvoranschlag Diagnose, ICD-Code, Positionen, Gültigkeitsdatum und Annahmestatus festhalten. Der direkte PDF-Versand aus diesem Modul steht noch nicht bereit; abgeschlossene Rechnungen lassen sich dagegen als PDF per E-Mail versenden. Prüfen Sie bei der Auswahl daher beide Abläufe getrennt: die Kosteninformation vor der Behandlung und den Rechnungsbeleg nach den erfassten Leistungen.
Vom Termin zur erfassten Leistung und Rechnung
Der Kalender zeigt die vereinbarten Termine; in der Dokumentation halten Sie die Behandlung fest und erfassen die erbrachten Leistungen. Daraus entsteht der Rechnungsentwurf. Die Grundlage der Rechnung bleibt damit die tatsächlich durchgeführte Behandlung und der dafür verwendete Preis.
KI Generiert
Im Beispiel wird eine Sitzung abgesagt und eine andere auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Die abgesagte Sitzung gehört nicht zur Rechnung für durchgeführte Behandlungen. Für die verschobene Sitzung erfassen Sie die Leistung nach ihrer tatsächlichen Durchführung. Kalenderplanung und abgerechnete Behandlung bleiben so verständlich miteinander verbunden.
Behandlungsdatum, erfasste Leistung und verwendeter Preis gehören zusammen.
Gehen Sie diesen Ablauf in der Demo einmal durch und betrachten Sie das Ergebnis: Welche erfassten Leistungen stehen im Entwurf, und welche Behandlungsdaten verwendet die Rechnung? Nach dem Gegenlesen schließen Sie den Beleg ab. Sie lernen damit den normalen Rechnungsweg kennen, den Sie später regelmäßig nutzen.
Rechnung als PDF direkt bereitstellen
Nach dem Abschluss erhalten Sie den Rechnungsbeleg für PDF, Druck und Versand. easymed kann das PDF direkt per E-Mail senden. Das Team verwendet denselben Beleg auch dann, wenn die Person später nochmals eine Kopie benötigt. Eine erneute Bereitstellung bezieht sich auf die vorhandene Rechnung.
Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung wird zuerst der Beleg übergeben und die von Lexware vergebene Nummer übernommen. Das PDF trägt dadurch von Anfang an die gemeinsame Rechnungsnummer. Die Person verwendet diese Nummer beim Überweisen, und die Praxis findet den gleichen Bezug in beiden Systemen.
Für die Softwareauswahl können Sie eine Beispielrechnung öffnen und den vorgesehenen Versandweg kennenlernen. Danach betrachten Sie, wie Sie den Beleg bei einer späteren Dokumentanfrage wiederfinden. Diese beiden einfachen Handgriffe zeigen den alltäglichen Serviceweg besonders anschaulich.
Am Empfang mit Karte bezahlen lassen
Mit dem Empfangsterminal können Patienten ihre eigene Rechnung selbst bezahlen. Sie aktivieren die dafür vorgesehene Funktion, stellen ein Tablet am Empfang bereit und verbinden den SumUp-Kartenleser. Der Zahlungsvorgang ist mit der Rechnung verbunden.
Die Funktionen lassen sich je Tablet auswählen. Ein Gerät kann zusätzlich offene Gesundheitsfragen oder Einwilligungen anbieten, während ein anderes für den Empfangsablauf vorgesehen ist. Patienten erledigen die angebotenen Aufgaben selbst; Ihr Team unterstützt bei einer persönlichen Frage.
Für eine Privatpraxis ist das ein konkreter Vorteil des verbundenen Rechnungswegs: Die Rechnung liegt bereits in easymed vor und kann direkt beim Besuch bezahlt werden. Ein separater Papierzettel mit dem Rechnungsbetrag ist für diesen Ablauf nicht nötig.
Den Zahlungsstand mit Lexware Office übernehmen
Die Lexware-Office-Anbindung übergibt abgeschlossene Rechnungen automatisch. Übertragen werden Rechnungsdatum, Betrag, Anschrift und eine Sammelposition. Behandlungsdokumentation und Diagnosen bleiben in der Praxissoftware. Lexware übernimmt die Buchhaltungsaufgabe mit dem gleichen Belegbezug.
Ein nächtlicher Lauf fragt ab, welche Belege inzwischen ausgeglichen sind, und setzt diese Rechnungen in easymed auf bezahlt. Bei einer aktuellen Rückfrage können Sie den Abgleich auch manuell anstoßen. Ihr Team muss vollständig ausgeglichene Rechnungen dadurch nicht zusätzlich in einer eigenen Liste abhaken.
Eine Teilzahlung lässt sich für die Auswahl als eigenes Rechenbeispiel betrachten: Auf eine Rechnung über 500 Euro gehen 300 Euro ein, sodass 200 Euro offen bleiben. Rechnung, eingegangener Teilbetrag und offener Rest gehören zum selben Beleg. An diesem Beispiel besprechen Sie den für Ihre Praxis vorgesehenen Teilzahlungsweg; der beschriebene automatische Lexware-Abgleich setzt vollständig ausgeglichene Rechnungen auf bezahlt.
Dokumentanfrage und inhaltliche Änderung unterscheiden
Bei einer Bitte um eine Rechnungskopie verwenden Sie die vorhandene Fassung. Eine inhaltliche Änderung betrifft dagegen den Rechnungsinhalt und folgt dem vorgesehenen Korrekturweg. Ausgangsbeleg, Anlass und aktueller Stand bleiben für die betreffende Rückfrage verständlich zugeordnet.
In der Demo genügt dafür eine typische Servicefrage aus Ihrer Praxis: Die Person möchte dieselbe Rechnung nochmals erhalten oder eine konkrete Angabe besprechen. Sie öffnen den passenden Beleg und sehen, wie die zuständige Person die Anfrage bearbeitet. Der Vergleich bleibt damit auf eine tatsächlich benötigte Aufgabe ausgerichtet.
Eine überschaubare Grundlage für Ihre Entscheidung erhalten
Halten Sie die wichtigsten Eindrücke kurz fest: Leistung auswählen, Preisgrundlage verwenden, Entwurf abschließen, PDF bereitstellen und Zahlungsstand sehen. Ein konkretes Ergebnis wie „Die Rechnung entstand aus den erfassten Leistungen“ macht den Nutzen verständlich. Eine kurze Bedienfrage kann in der Vorführung direkt beantwortet werden.
Vergleichen Sie außerdem den benötigten Gesamtumfang: laufende Nutzung, Einrichtung, Bestandsdatenübernahme und Ihre Buchhaltungsanbindung. Der DATEV-Export steht unabhängig von Lexware Office als zusätzlicher Übergabeweg zur Verfügung. Sie wählen die Verbindung, die Ihr bestehender Buchhaltungsablauf braucht.
So beurteilen Sie Abrechnungssoftware anhand einer gewöhnlichen privaten Behandlungsserie. easymed verbindet die dafür benötigten Schritte, während das Team mit einer gemeinsamen Akte, erfassten Leistungen und dem vorhandenen Rechnungsbeleg arbeitet. Die Auswahl wird dadurch konkret und die spätere Privatabrechnung übersichtlich.
