Eine private Physiotherapie-Rechnung prüfen Sie in dieser Reihenfolge: behandelte Person und Rechnungsempfänger, tatsächlich erbrachte Leistung mit Behandlungstag, vereinbarter Preis, Rechnungssumme und Versand. In easymed entsteht der Privatbeleg direkt aus den erfassten Leistungen; eigene Preise und private Tarife liegen im Katalog. Am Empfang können Patienten den Rechnungsbetrag selbst mit dem SumUp-Kartenleser bezahlen, der mit ihrer Rechnung verbunden ist. So bleiben Behandlung, Rechnung und Zahlung am selben Vorgang, statt jedes Mal eine Rechnungsvorlage von Hand auszufüllen.
Für eine verständliche Rechnung müssen die behandelte Person, die durchgeführte Leistung, das vereinbarte Honorar und der Rechnungsempfänger stimmen. Diese Angaben pflegen Sie dort, wo Ihr Team sie ohnehin braucht: in Patientenakte, Behandlung und Katalog. Der Beitrag zeigt die Prüfreihenfolge auch bei Familienbezug, Terminverschiebung und individueller Preisabsprache.
Praxisangaben und Leistungen einmal passend einrichten
Praxisname, Anschrift und Zahlungsinformationen bilden die feste Grundlage Ihrer Belege. Bei der Ersteinrichtung von easymed werden Praxisdaten, Behandler, Arbeitszeiten, Leistungen und Kataloge gemeinsam angelegt. Ihr Team arbeitet anschließend mit dieser Grundlage im laufenden Praxisbetrieb.
Nehmen Sie Ihre tatsächlich angebotenen Leistungen und die vereinbarten Preise auf. Verständliche Namen helfen beim Buchen, Dokumentieren und später auf der Rechnung. Eine einmal klar benannte Behandlung bleibt leichter erkennbar als wechselnde Abkürzungen in einzelnen Word-Vorlagen.
KI Generiert
Ein Musterbeleg zeigt, wie Ihre Praxisangaben und Leistungsnamen zusammen aussehen. Das ist besonders bei der ersten Einrichtung oder einer geänderten Bankverbindung hilfreich. Im Alltag entsteht die Rechnung dann aus dem eingerichteten Ablauf; Sie brauchen die festen Angaben nicht bei jedem neuen Beleg erneut zusammenzustellen.
Patientenakte und Rechnungsbezug zusammen nutzen
Die Patientenakte führt Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise zusammen. Bei Familien hat jede behandelte Person ihren eigenen Behandlungsbezug. Kinder können zugleich mit einer Bezugsperson verknüpft werden, deren Kontakt und Portalzugang für die verbundenen Kinder gelten.
Behandelte Person, organisatorischer Kontakt und Rechnungsempfänger können unterschiedliche Rollen haben. Eine einmal verständlich hinterlegte Zuordnung erleichtert spätere Rechnungen und Rückfragen. Ändert sich eine Anschrift, ergänzen Sie die aktuelle Angabe beim passenden Patienten.
Die erfassten Leistungen bilden den Inhalt der privaten Rechnung. Das Team kann sich daher auf den betreffenden Patienten und die zugehörige Behandlung beziehen. Es braucht keine zusätzliche Familienliste, um den gemeinsamen Nachnamen mit einzelnen Terminen und Beträgen neu zusammenzusuchen.
Erbrachte Leistungen als Grundlage der Rechnung verwenden
Im Kalender planen Sie die Behandlung; in der Dokumentation halten Sie Befund und Verlauf je Termin fest. Für Ihre Physiotherapie-Rechnung verwenden Sie die erfassten Leistungen der durchgeführten Behandlung. So bleibt nachvollziehbar, worauf sich der Beleg bezieht.
Bei einer Terminverschiebung führen Sie die Sitzung am vereinbarten neuen Tag weiter. Die Leistungsangabe beschreibt anschließend die tatsächliche Durchführung. Eine spätere Datumsfrage lässt sich an diesem Behandlungsbezug erläutern. Kalenderplanung und Behandlungsinhalt ergänzen sich dabei.
Verwenden Sie auf der Rechnung verständliche Leistungsbezeichnungen. Patienten sollen die Position mit der besprochenen Behandlung verbinden können. Ausführliche fachliche Verlaufsnotizen bleiben in der Patientenakte; die Rechnung zeigt den benötigten Leistungs- und Preisbezug.
Vereinbarte Preise und Rechnungssumme verständlich darstellen
easymed führt private Tarife und Selbstzahler-Leistungen mit eigenen Preisen. Ein beim Patienten ausdrücklich hinterlegter Katalog, etwa für eine Sondervereinbarung, wird als Grundlage herangezogen. Sie können den Katalog auch passend zur einzelnen Rechnung auswählen. Die Privatabrechnung mit easymed erklärt diesen zusammenhängenden Weg.
Eine Beispielrechnung macht die Darstellung greifbar: Drei Leistungen zu jeweils 50 Euro ergeben 150 Euro. Menge, Einzelpreis und Gesamtsumme erzählen denselben Vorgang. Für Patienten ist diese übersichtliche Darstellung hilfreicher als ein Gesamtbetrag ohne erkennbaren Leistungsbezug.
Liegt für eine Leistung eine individuelle Preisabsprache vor, erhält sie ihren passenden Katalogbezug. Ein später geänderter allgemeiner Preis ersetzt die bestehende Vereinbarung nicht einfach. Bei einer konkreten offenen Frage klären Sie genau den betreffenden Preis oder Umfang; die übrigen hinterlegten Angaben stehen weiterhin bereit.
Wenn Sie wissen oder sich nach den Umständen hinreichende Anhaltspunkte ergeben, dass ein Dritter die Behandlungskosten nicht vollständig übernimmt, müssen Sie die Patientin oder den Patienten vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren (§ 630c Abs. 3 BGB). Halten Sie die Preisabsprache deshalb rechtzeitig fest und ordnen Sie sie dem passenden Katalog beim Patienten oder der einzelnen Rechnung zu.
Die Umsatzsteuer richtet sich nach der konkreten Leistung, nicht allein danach, dass eine Rechnung privat gestellt wird. § 4 Nr. 14 Buchstabe a UStG führt Heilbehandlungen im Rahmen der Tätigkeit als Physiotherapeut auf (UStG). Der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass hält fest, dass eine Heilbehandlung nur dann steuerfrei ist, wenn ein therapeutisches Ziel im Vordergrund steht (UStAE, Abschnitt 4.14.1). Prüfen Sie eine neue Zusatz- oder Firmenleistung daher anhand ihres konkreten Inhalts, bevor Sie ihren Steuerhinweis aus einer therapeutischen Behandlung übernehmen.
Den Privatbeleg vor dem Versand prüfen
Prüfen Sie zuerst, ob die behandelte Person und der Rechnungsempfänger richtig zugeordnet sind. Gleichen Sie danach jede Position mit der tatsächlich erbrachten Leistung und ihrem Behandlungstag ab. Der Betrag muss zur vereinbarten Preisgrundlage passen; bei mehreren Positionen stimmen Menge, Einzelpreise und Gesamtsumme. Diese Reihenfolge hilft, einen falschen Personen- oder Leistungsbezug zu entdecken, auch wenn die Rechnung rechnerisch aufgeht.
§ 14 Abs. 4 UStG nennt unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift des Ausstellers und des Rechnungsempfängers, Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang sowie Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und den passenden Umsatzsteuerhinweis (§ 14 UStG). Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro gelten vereinfachte Mindestangaben, etwa zu Aussteller, Ausstellungsdatum, Leistung und Entgelt mit Steuerhinweis (§ 33 UStDV).
Die fertige Rechnung bereitstellen und Zahlung ermöglichen
Aus den erfassten Leistungen entsteht der Beleg, den Sie als PDF bereitstellen können. Der gemeinsame Patientenbezug hilft auch bei einer späteren Rückfrage zu Behandlungstag oder Preis. Wenn Sie die PDF per E-Mail versenden, klären Sie vorher die Zustimmung zur elektronischen Übermittlung; § 14 Abs. 1 UStG sieht sie vor (§ 14 UStG).
Für die Zahlung am Empfang aktivieren Sie das Empfangsterminal, stellen ein Tablet bereit und verbinden den vorgesehenen SumUp-Kartenleser. Patienten können ihre Rechnung dort selbst mit Karte bezahlen; die Zahlung ist mit der Rechnung verbunden. Das entlastet den Empfang beim Abschluss des Besuchs.
Die Lexware-Office-Anbindung ergänzt diesen Weg für Praxen, die Lexware Office verwenden. Abgeschlossene Rechnungen werden automatisch übertragen. Lexware vergibt die Belegnummer, die easymed als Rechnungsnummer übernimmt. Ein täglicher Abgleich übernimmt ausgeglichene Rechnungen als bezahlt. Der DATEV-Export bleibt ein eigenständiger Übergabeweg für die Steuerkanzlei.
Zwei Familienvorgänge und einen verschobenen Termin übersichtlich führen
Im Beispiel werden zwei Familienmitglieder behandelt. Beide haben ihre eigene Patientenakte, ihre Unterlagen und Terminserie. Der gemeinsame Kontakt unterstützt die Organisation, während die erfassten Leistungen beim jeweils behandelten Familienmitglied liegen.
Die beiden Behandlungsbezüge erhalten
Bei der ersten Person gehört die Rechnung zur abgeschlossenen Behandlung ihrer Serie. Bei der zweiten Person liegt ein anderer Behandlungsverlauf vor. Die eigene Akte hält diesen Unterschied zugänglich. Das Team verwendet den vorgesehenen Rechnungsempfänger und den dazu passenden Kontaktweg, ohne vom gleichen Nachnamen auf denselben Vorgang zu schließen.
Ein neuer Termin kann an die vorhandenen Informationen anschließen. Auch eine Kollegin findet Stammdaten, Hinweise und die betreffende Dokumentation beim Patienten. Diese gemeinsame Grundlage unterstützt die Rechnungsorganisation genauso wie die Vorbereitung einer weiteren Sitzung.
Die verschobene Sitzung am neuen Tag dokumentieren
Eine Sitzung war ursprünglich für einen anderen Tag geplant und wurde auf den späteren Termin verschoben. Die Behandlungsangaben beziehen sich auf die Durchführung am neuen Tag. Die Rechnung verwendet die zugehörige erfasste Leistung mit diesem tatsächlichen Behandlungsbezug.
Fragt die Familie später nach dem Datum, öffnen Sie den Beleg und die betreffende Behandlung. Sie können die Verschiebung mit der durchgeführten Sitzung verbinden. Eine gezielte Frage wird so an der richtigen Stelle beantwortet, ohne den gesamten Familienvorgang erneut aufzubereiten.
Die individuelle Vereinbarung zuordnen
Für eine Position wurde ein besonderer Preis vereinbart. Der ausdrücklich beim Patienten hinterlegte Katalog bildet diesen Bezug ab; bei Bedarf wählen Sie den passenden Katalog für die einzelne Rechnung. So verwendet die Abrechnung die vereinbarte Grundlage zusammen mit der erfassten Leistung.
Im Musterfall bleiben drei gleich bepreiste Leistungen mit insgesamt 150 Euro eine einfache Darstellung. Eine Position mit Sondervereinbarung erhält dagegen ihren eigenen vereinbarten Betrag. Beide Fälle zeigen denselben Grundgedanken: Leistungsbezug und Preisgrundlage gehören zusammen und müssen nicht nachträglich aus verschiedenen Dateien zusammengesucht werden.
Eine spätere Rückfrage kurz beantworten
Eine Rückfrage kann den Behandlungszeitpunkt, den Rechnungsempfänger oder eine Preisabsprache betreffen. Benennen Sie den konkreten Punkt und verwenden Sie die zugehörigen Angaben beim Patienten. Eine tatsächlich erforderliche Belegkorrektur wird mit dem betreffenden Original verbunden, damit der Zusammenhang verständlich bleibt.
Für eine Vorführung reicht ein typischer privater Behandlungsfall: Leistung erfassen, Rechnung erstellen und den vorgesehenen Zahlungsweg ansehen. Sie erleben direkt, wie easymed die wiederkehrende Rechnungsarbeit im Praxisalltag verbindet. Die Beispiele helfen beim Kennenlernen des Ablaufs und liefern einen verständlichen Bezug für Ihre eigenen Fragen.
