Welche Lexware-Daten die Steuerkanzlei als Übergabepaket braucht, hängt zuerst von der Aufgabenverteilung ab. Übernimmt die Kanzlei die laufende Buchhaltung, stehen Belege und ihre Belegdaten im Vordergrund. Buchen Sie selbst in Lexware Office, kommen die Buchungsdaten für den Jahresabschluss hinzu. Lexware beschreibt für diese beiden Fälle unterschiedliche DATEV-Exporte (Übersicht zu den vier Exportwegen).
Der Rechnungsweg aus der Praxis kann bereits vorbereitet sein: Das Lexware-Office-Zusatzmodul in easymed übergibt neue Rechnungen beim Abschließen an Lexware Office, übernimmt die dort vergebene Nummer und erhält täglich den Status vollständig bezahlter Rechnungen zurück. So laufen Praxisrechnung und Zahlungsstatus zusammen; das Paket für die Kanzlei richtet sich weiterhin danach, wer bucht (Details zur Lexware-Office-Anbindung).
Belegbild und Belegdaten gehören zum selben Vorgang
Das Belegbild zeigt die Rechnung, meist als PDF. Belegdaten beschreiben die dazugehörigen Angaben in einer für die Verarbeitung vorgesehenen Struktur. Über den gemeinsamen Rechnungsbezug lässt sich ein Vorgang finden und der passende Beleg ansehen. Bild und Angaben ergänzen sich also: Der Beleg macht den Inhalt lesbar, die Daten helfen bei der weiteren Verarbeitung.
Im beschriebenen manuellen DATEV-Export ist der Unterschied konkret: Zu jedem Beleg gehören ein PDF mit dem Belegbild und eine XML-Datei mit den Rechnungsinformationen. Eine zusätzliche document.xml führt die Dateien des Exports auf. So lässt sich die Rechnung ansehen und zugleich mit ihren strukturierten Angaben weiterverarbeiten (Lexware: manueller Belegexport).
Übernimmt die Kanzlei die laufende Buchhaltung, ist das bei Lexware der Fall „Buchungsmandant“: Die Kanzlei erhält Ein- und Ausgangsbelege mit den zugehörigen Belegdaten. Ein bereits in Lexware geführter Buchungsbestand gehört zu einer anderen Aufgabenverteilung. Das verhindert, dass eine einzelne PDF mit dem gesamten Buchhaltungsexport verwechselt wird.
Im Beispiel einer Ergotherapiepraxis fragt die Kanzlei die Ausgangsrechnungen des Abrechnungsmonats an. Rechnungsnummer, Datum und Betrag helfen, jede Rechnung dem passenden Belegbild zuzuordnen. Für diese Rückfrage genügt ein klar abgegrenzter Zeitraum mit den benötigten Rechnungsunterlagen; ein möglichst großer Dateisatz schafft keinen zusätzlichen Überblick.
Den Rechnungsweg mit easymed direkt anschließen
Die Lexware-Office-Anbindung in easymed gibt neue Rechnungen automatisch beim Abschluss weiter. Lexware vergibt die Belegnummer, die easymed als eigene Rechnungsnummer übernimmt. Erst danach entstehen PDF, Druck und Versand. Die Rechnung trägt damit für Patient, Praxis und Lexware denselben Bezug, an dem auch die Zahlung zugeordnet werden kann.
Für diese Belegübergabe werden Anschrift, Rechnungsdatum, Betrag und eine Sammelposition verwendet. Einzelne Behandlungspositionen, Diagnosen und die Behandlungsdokumentation bleiben in der Patientenakte. Lexware meldet den Status vollständig bezahlter Rechnungen täglich an easymed zurück. Die automatische Verbindung übernimmt damit den laufenden Rechnungsbeleg und den Zahlungsstatus.
Der DATEV-Export von easymed ist ein eigener Weg für Rechnungsunterlagen: Rechnungen können als Paket für die Kanzlei bereitstehen; zusätzlich gibt es die direkte Belegübergabe an DATEV Unternehmen online. Buchungsstapel gehören nicht zu diesem Export. Wenn Sie selbst in Lexware Office buchen, kommen die Buchungsdaten deshalb aus dem mit der Kanzlei vereinbarten Lexware-Export oder Datenservice. So bleibt klar, welches Programm welche Inhalte liefert.
Eine Übersicht beantwortet eine konkrete Abgleichsfrage
Eine CSV-Übersicht kann zum Beispiel die Frage beantworten, welche Rechnungen eines Monats anhand von Nummer, Datum und Betrag abgeglichen werden sollen. Wenn Ihre Kanzlei eine Liste anfragt, klären Sie Zeitraum, benötigte Spalten und Zweck: Soll die Liste Vorgänge lesbar vergleichen oder in einem bestimmten Programm weiterverarbeitet werden?
Eine selbst zusammengestellte Übersicht ist nicht automatisch ein Buchungsstapel für DATEV. Für einen Import muss das Format zum vorgesehenen Weg passen. Falls die Kanzlei Buchungen übernehmen soll, stimmen Sie den Buchungsdatenexport und die dazugehörigen Belege ab. Eine CSV-Liste kann diese Paketwahl ergänzen, wenn damit eine konkrete Frage beantwortet wird.
Der Rechnungsbezug hält die Übersicht schlank: Mit Nummer, Datum und Betrag lässt sich eine Rückfrage zu einer bestimmten Rechnung stellen. Geben Sie nur den Zeitraum und die Felder weiter, die für diesen Abgleich gebraucht werden. Bei einer gewünschten Weiterverarbeitung richtet sich das Format nach dem tatsächlich verwendeten Zugang und Programm.
Buchungsdaten folgen der vereinbarten Aufgabenverteilung
Bucht ein Unternehmen unterjährig selbst in Lexware Office, benötigt die Kanzlei für ihre weitere Arbeit die Belege und die Buchungsdaten. Die Lexware-Hilfe beschreibt für die manuelle Übergabe über den Steuerberaterzugang zwei aufeinander abgestimmte ZIP-Dateien: eine mit Belegen und eine mit Buchungsdaten. Diese Ausgangslage unterscheidet sich von der Buchhaltung, die erst in der Kanzlei entsteht.
Lexware beschreibt, dass die beiden manuellen Dateien nach dem Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen Buchung und Belegbild miteinander verknüpfen. Für den Jahresabschluss gehört daher der passende Belegsatz zum Buchungsbestand. Die Kanzlei kann den Export über ihren Lexware-Steuerberaterzugang anstoßen und die dafür vorgesehene Zusammenstellung nutzen (Lexware: DATEV-Exporte nach Aufgabenverteilung).
Bei einer digitalen Übergabe beschreibt Lexware für den Buchungsmandanten DATEVconnect online mit Belegen einschließlich Belegdaten. Selbstbucher wählen den Buchungsdatenservice für Belege und Buchungsdaten. DATEV ordnet den Buchungsdatenservice als Übertragung strukturierter Buchungsdaten samt zugehöriger digitaler Belege in die DATEV-Rechnungswesen-Programme ein (DATEV: Buchungsdatenservice). Welcher Zugang freigeschaltet ist und wer den Versand startet, gehört zur Abstimmung mit der Kanzlei.
Rechnungen und Bankbewegungen haben unterschiedliche Aufgaben
Rechnungsbelege zeigen, welche Rechnung erstellt wurde. Bankbewegungen zeigen die auf einem Konto gebuchten Zahlungen. Für die Buchhaltung können beide Bestände gebraucht werden, sie beantworten aber unterschiedliche Fragen. Die Vereinbarung mit der Kanzlei nennt deshalb auch, über welchen bestehenden Zugang die benötigten Bankinformationen ankommen.
DATEV führt neben Ein- und Ausgangsrechnungen auch Rechnungs-, Kassen- und Zahlungsdaten von Banken oder Zahlungsdiensten als mögliche Unterlagen für Buchführung und Jahresabschluss auf (DATEV: Belege und Daten digital in die Kanzlei übertragen).
Bei der Lexware-Anbindung bleibt diese Aufgabenverteilung verständlich: easymed übergibt die Rechnung; Lexware nutzt seine Kontoanbindung für den Zahlungsabgleich. Der vollständig bezahlte Status kommt täglich nach easymed zurück. Diese Rückmeldung zeigt den Zahlungsstand der Rechnung; sie überträgt keine einzelnen Kontoumsätze in die Praxissoftware.
Im Monatsbeispiel kommen die Praxisrechnungen über den vorbereiteten Belegweg in Lexware und die Bankinformationen über den dort genutzten Bankzugang an. Ein zusätzlicher Export derselben Kontobewegungen ist dann nur erforderlich, wenn er zur vereinbarten Bearbeitung gehört. So lässt sich die Frage „Rechnungen oder Bankdaten für den Steuerberater?“ nach dem Zweck jedes Bestands beantworten.
Die Paketwahl kurz und verständlich festhalten
Für die Abstimmung mit der Kanzlei helfen vier Angaben: Zeitraum, wer die laufende Buchhaltung führt, welche Inhalte gebraucht werden und über welchen Zugang sie ankommen. Eine kurze Nachricht könnte lauten: „Für Oktober übernimmt die Kanzlei die laufende Buchhaltung. Bitte nennen Sie uns den gewünschten Weg für Ausgangsbelege und Belegdaten sowie den Zugang für die Bankinformationen.“
Wenn die Praxis selbst in Lexware bucht, passt eine andere Anfrage: „Wir buchen unterjährig in Lexware Office. Für den Jahresabschluss benötigen Sie Belege und Buchungsdaten. Bitte stimmen Sie mit uns ab, ob der manuelle Steuerberater-Export oder der Buchungsdatenservice genutzt wird.“ Die Begriffe benennen direkt, welche Arbeit die Kanzlei oder das Praxisteam übernimmt.
Mit easymed beginnen Sie bei der täglichen Privatabrechnung und nutzen die vorbereitete Übergabe neuer Rechnungen an Lexware oder die Rechnungswege für DATEV. Die Paketwahl ergänzt diesen Rechnungsweg um genau die Belege, Buchungen oder Bankinformationen, die zur vereinbarten Aufgabenverteilung gehören.
