Für eine Therapiepraxis sind zwei Übergaben zu unterscheiden: easymed gibt die abgeschlossene Rechnung an Lexware Office weiter; Lexware übermittelt die vereinbarten Daten an DATEV. Welcher DATEV-Datenservice passt, hängt davon ab, ob die Kanzlei Belege und Belegdaten oder bereits vorbereitete Buchungssätze erhalten soll.
easymed übergibt den Rechnungsbeleg beim Abschluss automatisch an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed vor PDF, Druck und Versand übernimmt. Vollständig bezahlte Belege werden täglich zurückgemeldet. Das Team schließt die Rechnung im gewohnten Ablauf ab; dieselbe Rechnung muss nicht noch einmal in Lexware erfasst werden. Die DATEV-Auswahl betrifft den anschließenden Weg aus Lexware zur Kanzlei.
Welcher DATEV-Datenservice passt zum Buchungsablauf?
Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Belegbilder und strukturierte Belegdaten nach DATEV Unternehmen online. Dort entstehen Belegsätze; DATEV kann daraus Buchungsvorschläge für die Rechnungswesen-Programme bereitstellen. Der Buchungsdatenservice überträgt dagegen strukturierte Buchungsdaten, Stammdaten und zugehörige Belegbilder als vollständige Buchungssätze in DATEV-Rechnungswesen. Die DATEV-Beschreibungen zum Rechnungsdatenservice 1.0 und zum Buchungsdatenservice zeigen diesen Unterschied.
Die praktische Frage lautet deshalb: Wer erstellt die Buchungen, und was soll in der Kanzlei ankommen? Übernimmt die Kanzlei die laufende Buchführung und braucht dafür Belege mit den zugehörigen Angaben, kommt häufig der Rechnungsdatenservice 1.0 infrage. Werden Buchungssätze bereits in Lexware vorbereitet und sollen in DATEV-Rechnungswesen weiterlaufen, besprechen Sie den Buchungsdatenservice. Lexware ordnet seine beiden Dienste ähnlich nach Belegübergabe und vorbereitetem Buchungsbestand ein. Die endgültige Auswahl richtet sich nach dem vereinbarten Ablauf mit der Kanzlei.
DATEV weist darauf hin, dass sich übergebene Daten je nach angebundener Software unterscheiden können. Prüfen Sie daher nicht nur den Namen des Dienstes, sondern auch den erwarteten Inhalt: Belegbild und Belegdaten, Buchungsvorschlag oder fertiger Buchungssatz mit verknüpftem Beleg. So einigen sich Praxis und Kanzlei auf ein Ergebnis, das in den vorhandenen Buchführungsprozess passt. Die Lexware-Übersicht zu den DATEV-Datenservices beschreibt die Besonderheiten des Lexware-Office-Exports.
Den vorhandenen Mandantenbestand gemeinsam nutzen
Vor der Freischaltung klärt die Kanzlei, welcher Service für den bestehenden Mandantenbestand bestellt werden soll und welche DATEV-Zugriffsrechte dazugehören. Die DATEV-Hinweise zum Rechnungsdatenservice 1.0 und zum Buchungsdatenservice beschreiben Bestellung, Bestand und Zugriffsrechte. DATEV weist darauf hin, dass die Einstellungen in der angeschlossenen Software von deren Schnittstellenumsetzung abhängen. Die Praxis stimmt mit der Kanzlei ab, welches Unternehmen beziehungsweise welcher DATEV-Bestand verwendet wird und wer den Export auslöst.
Halten Sie vier Angaben kurz fest: gewählter Service, DATEV-Ziel, verantwortliche Person für den Datenlauf und üblicher Zeitraum. Wenn Lexware Office eine Autorisierung oder Freigabe verlangt, führt die dafür benannte Person sie mit dem vorhandenen DATEV-Zugang aus. Lexware empfiehlt, den Export über den Steuerberaterzugang durchführen zu lassen; die Praxis kann den Lauf ebenfalls selbst auslösen, wenn das zur Vereinbarung passt. Für die konkreten Einstellungen gelten die aktuellen DATEV-Hinweise zur Einrichtung und die Lexware-Anleitung zum Export.
easymed, Lexware und DATEV als getrennte Übergabeschritte verstehen
Im verbundenen Ablauf schließt das Praxisteam eine Rechnung in easymed ab. Der Beleg gelangt an Lexware Office, die gemeinsame Nummer kommt zurück, und der passende DATEV-Datenservice führt die vereinbarten Inhalte von Lexware zur Kanzlei weiter. Der tägliche Rücklauf vollständig bezahlter Belege gehört zur easymed-Lexware-Anbindung; er ist unabhängig vom späteren DATEV-Export.
Daneben lässt sich der DATEV-Export aus easymed unabhängig von der Lexware-Anbindung nutzen. Die Rechnung wird als Paket für die Kanzlei bereitgestellt; als Zusatz können Belege direkt an DATEV Unternehmen online übergeben werden. Dieser Export enthält keine Buchungssätze. Vereinbaren Sie mit der Kanzlei daher für den betreffenden Rechnungsbestand entweder den Weg über Lexware mit dem passenden Datenservice oder den direkten easymed-Export und legen Sie den Empfänger fest.
Den ersten Datenlauf an einer Rechnung nachvollziehen
Für den Start genügt ein klar abgegrenzter Zeitraum und eine konkrete Rechnungsnummer. Die Praxis schließt die Rechnung wie gewohnt in easymed ab. Danach lässt sich prüfen, ob sie mit derselben Nummer in Lexware vorliegt und ob der vereinbarte DATEV-Weg die erwarteten Inhalte am richtigen Ziel bereitstellt. Beim Rechnungsdatenservice können das Belegbild, die zugehörigen Belegdaten und der daraus entstehende Belegsatz sein; beim Buchungsdatenservice kommt es auf den vorbereiteten Buchungssatz und den verknüpften Beleg an.
Die Empfangsbestätigung klärt einen praktischen Punkt: Welcher Teil des Weges funktioniert bereits, und wer übernimmt den nächsten Schritt? Stimmen Sie den Zeitraum und die Rechnungsnummer mit der Kanzlei ab. So lässt sich die vereinbarte Übergabe einmal anhand eines echten Vorgangs nachvollziehen, bevor der reguläre Rhythmus beginnt.
Notieren Sie anschließend nur den Service, den Empfänger, die zuständige Person und den vereinbarten Zeitraum. Eine Vertretung kann damit den Rechnungsweg einordnen, ohne die DATEV-Einrichtung erneut recherchieren zu müssen. easymed übernimmt den Rechnungsbeleg und die gemeinsame Lexware-Nummer; die Kanzlei erhält die Inhalte über den vereinbarten DATEV-Weg.
