Wenn Ihre Steuerkanzlei ihre Lexware-Office-Zugänge in einem künftigen Haupt-Account bündelt, bleibt der vorhandene Lexware-Office-Account Ihrer Praxis der Ausgangspunkt. Lexware führt mehrere Steuerkanzlei-Accounts nicht automatisch zusammen: Die Kanzlei stellt die Verbindungen zu den Praxis-Accounts über neue Einladungen her. Dafür beschreibt Lexware zwei Wege – die Kanzlei lädt aus ihrem neuen Haupt-Account ein, oder die Praxis beendet die bisherige Zusammenarbeit und lädt den neuen Zugang selbst ein. Die genaue Reihenfolge hängt davon ab, wer den Wechsel anstößt. (Lexware-Anleitung zur Zusammenführung mehrerer Kanzlei-Zugänge)
Wenn Sie die optionale Lexware-Office-Anbindung von easymed nutzen, werden abgeschlossene Praxisrechnungen als Beleg an Lexware übergeben. Lexware vergibt die Belegnummer; easymed übernimmt sie für das Rechnungs-PDF. Bei einer Rückfrage können Praxis und Kanzlei so dieselbe Rechnung benennen. Die Kanzleiverbindung wird davon unabhängig direkt in Lexware verwaltet.
Beim vorhandenen Praxis-Account bleiben
Für die neue Verbindung benötigt die Kanzlei die E-Mail-Adresse, mit der Ihre Praxis bei Lexware Office registriert ist. Mit dieser Adresse erkennt Lexware den bestehenden Account und schickt die Einladung zur Bestätigung dorthin. Verwenden Sie also die Account-Adresse der Praxis; die Kanzlei fragt sie bei der kaufmännisch zuständigen Person ab. (Lexware-Hilfe zum Einladen eines bestehenden Accounts)
Ein Beispiel: Ihre Praxis arbeitet bereits in Lexware Office und ist mit einem älteren Steuerkanzlei-Account verbunden. Künftig soll die Betreuung über den Haupt-Account derselben Kanzlei laufen. Rechnungen und Lieferantenbelege bleiben im bestehenden Praxisbestand; neu eingerichtet wird der Zugang der Kanzlei zu diesem Account.
Stimmen Sie kurz ab, welcher Steuerkanzlei-Account künftig zuständig ist und wer die Einladung erwartet. So kann die Person mit Zugang zum Praxis-Account den Absender zuordnen und die neue Verbindung für den richtigen Bestand bestätigen.
Die neue Einladung zur Zusammenarbeit bestätigen
Wenn die Kanzlei den Wechsel steuert, lädt sie aus ihrem künftigen Haupt-Account über „Mandant hinzufügen“ den vorhandenen Praxis-Account ein. Dafür verwendet sie genau die E-Mail-Adresse, mit der Ihre Praxis bei Lexware Office registriert ist. Lexware sendet Ihnen anschließend eine Einladung mit einem Bestätigungslink. (Lexware-Anleitung für den Wechsel auf einen Haupt-Kanzlei-Account)
Für diesen Weg lautet die Reihenfolge: Einladung aus dem künftigen Haupt-Account erhalten, die neue Zusammenarbeit im bestehenden Praxis-Account bestätigen, danach beendet die Kanzlei die bisherige Verbindung in ihrem alten Account. Die neue Einladung knüpft damit an denselben Praxisbestand an, bevor der bisherige Kanzleizugang endet.
Nach der Bestätigung erscheint die Kanzlei in Lexware Office unter „Steuerberater-Zugänge“. Die Kanzlei sollte ihren alten Steuerkanzlei-Account erst löschen, wenn alle Mandantenverbindungen im neuen Account bestätigt und die alten Verbindungen beendet sind. Diese Umstellung der übrigen Kanzleimandate organisiert die Kanzlei selbst.
Wenn die Praxis den Wechsel anstößt
Die Praxis kann den Wechsel auch selbst starten. Lexware beschreibt dafür die andere Reihenfolge: Eine Person mit der Berechtigung „Administration“ öffnet „Einstellungen > Benutzer“, beendet bei der bisherigen Kanzlei die Zusammenarbeit und lädt anschließend den künftigen Haupt-Account über „+ Steuerberater anlegen“ ein. Für beide Schritte benötigt die Person diese Berechtigung. Fragen Sie die Kanzlei vorab nach der E-Mail-Adresse, mit der ihr neuer Steuerberater-Account registriert ist. (Lexware-Hilfe zum Kanzleiwechsel aus dem Praxis-Account)
Die Einladung, die die Praxis an die neue Kanzlei sendet, ist laut Lexware sieben Tage gültig. Wird sie nicht rechtzeitig angenommen, kann die einladende Praxisperson sie in „Einstellungen > Benutzer“ erneut senden. Damit eine bestehende Kanzlei-Verbindung nicht an der falschen Adresse landet, prüfen Sie vor dem Versand die genaue E-Mail-Adresse des neuen Steuerberater-Accounts.
Klären Sie vor dem ersten Schritt kurz mit der Kanzlei, welcher der beiden Wege verwendet wird. Der Unterschied ist die Reihenfolge: Bei der Einladung aus dem künftigen Haupt-Account wird die neue Verbindung zuerst bestätigt; wenn die Praxis den Wechsel anstößt, beendet sie laut Lexware zuerst die alte Zusammenarbeit und lädt danach den neuen Zugang ein. So kann Ihr Team die passende Einladung zuordnen und mit dem vereinbarten Kontakt weiterarbeiten.
Eine offene Belegfrage an den passenden Kontakt geben
Wenn beim Wechsel eine konkrete Belegfrage offen ist, nennen Sie dem künftigen Kanzleikontakt den Beleg und die noch benötigte Information. Bereits vorhandene Praxisrechnungen oder Lieferantenunterlagen müssen Sie für den Verbindungswechsel nicht pauschal erneut zusammenstellen. Ergänzen Sie gezielt nur das Dokument, das für den offenen Vorgang noch fehlt.
Ein Beispiel ist eine Materialrechnung, zu der Ihre Praxis eine besser lesbare Lieferantenkopie angefordert hat. Sobald die Datei vorliegt, geben Sie sie über den vereinbarten Weg an die künftig zuständige Kanzleiperson. Nennen Sie dazu den vorhandenen Belegbezug, damit die ergänzende Unterlage beim passenden Vorgang landet.
Die neue Verbindung und die offene Aufgabe sind zwei getrennte Dinge: Der Kanzleizugang führt zum vorhandenen Praxisbestand; die einzelne Lieferantenkopie beantwortet die konkrete Rückfrage. Eine kurze Nachricht mit Belegnummer und fehlender Unterlage reicht, um den nächsten Schritt zuzuordnen.
Den gemeinsamen Rechnungsbezug aus easymed nutzen
Bei aktiver Lexware-Office-Anbindung überträgt easymed eine abgeschlossene Praxisrechnung direkt als Beleg an Lexware. Lexware vergibt die Belegnummer, easymed übernimmt sie für das Rechnungs-PDF. Ihr Team kann die Nummer aus dem versendeten Dokument nennen; die Kanzlei findet denselben Beleg im verbundenen Lexware-Account. Die Anbindung übernimmt damit die Rechnungsübergabe, während die Kanzleiverbindung in Lexware bestätigt wird.
Fragt die Kanzlei beispielsweise nach einer Praxisrechnung aus dem laufenden Monat, nennen Sie die Nummer auf dem PDF. Praxis, Lexware-Beleg und neue Kanzleiverbindung greifen so auf denselben Rechnungsbezug zurück. Für eine Lieferantenrechnung verwenden Sie deren eigene Belegnummer und ergänzen nur die angeforderte Unterlage.
Den neuen Arbeitskontakt im Alltag verwenden
Nach der Bestätigung und dem vereinbarten Ende des bisherigen Zugangs steht fest, welcher Kanzleikontakt die laufenden Rückfragen übernimmt. Halten Sie im Team den Namen der zuständigen Person und den genutzten Lexware-Account fest. Für offene Vorgänge ergänzen Sie den passenden Rechnungsbezug und die noch benötigte Unterlage.
Damit ist der Wechsel übersichtlich: Der Praxis-Account und seine Unterlagen bleiben die Grundlage, die Kanzleiverbindung wird je nach abgestimmtem Weg neu eingerichtet, und Rückfragen beziehen sich auf den vorhandenen Beleg. Die Lexware-Office-Anbindung von easymed unterstützt diesen Rechnungsweg, indem sie abgeschlossene Praxisrechnungen direkt übergibt und die Lexware-Belegnummer im Rechnungs-PDF verwendet.
