Lexware-Partnerapps für eine Therapiepraxis wählen Sie am besten nach dem konkreten Arbeitsweg aus. Für eigene Praxisrechnungen gibt es mit easymed bereits eine direkte, buchbare Lexware-Office-Anbindung: Beim Abschließen gehen Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie für die PDF-Ausgabe und gleicht vollständig bezahlte Rechnungen täglich ab. Einzelleistungen und Diagnosen bleiben in easymed. Eine Zusatzapp ist daher vor allem dann interessant, wenn sie eine weitere Aufgabe übernimmt, etwa den Eingang von Lieferantenrechnungen.
Vor der Zusatzapp den vorhandenen Praxisweg ansehen
Notieren Sie zuerst drei Dinge: Wo beginnt der Vorgang, welche Information soll am Ende bereitstehen und wer nutzt sie anschließend? Bei einer eigenen Praxisrechnung ist der Weg über easymed zu Lexware Office bereits beschrieben. Für eine Lieferantenrechnung prüfen Sie zunächst den Lexware-Belegempfang per E-Mail.
Hinterlegen Sie den Lieferanten als autorisierten Absender. Sendet er seine Rechnung an den Lexware-Rechnungseingang, kann Lexware Office sie im Ordner der offenen Belege bereitstellen. Das Team prüft und verbucht sie dort. Wenn dieser E-Mail-Weg die benötigten Eingänge abdeckt, brauchen Sie dafür keine weitere Partnerapp. Prüfen Sie eine Ergänzung erst für den konkreten Ablauf, der noch fehlt, etwa wiederkehrende Rechnungen aus einem bestimmten Online-Portal.
Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege auseinanderhalten
Eine Ausgangsrechnung entsteht aus einer Praxisleistung und geht an den Patienten. Eine Eingangsrechnung erhalten Sie zum Beispiel von einem Materiallieferanten oder für Wartung. Herkunft und Richtung bestimmen, an welcher Stelle der jeweilige Arbeitsweg beginnt.
Die Praxisrechnung wird in easymed abgeschlossen und an Lexware Office übergeben. Eine per E-Mail eintreffende Lieferantenrechnung kann Lexware über den Belegempfang in den Ordner offener Belege aufnehmen; dort prüft und bucht die zuständige Person. Für genau diese Eingänge können Sie den angebotenen Weg mit einem typischen eigenen Beleg abgleichen.
Die beiden Abläufe bleiben getrennt: Die Praxisrechnung läuft über den Rechnungsabschluss, der Lieferantenbeleg über seinen vorgesehenen Eingangsweg. Wenn eine Partnerapp die Lieferantenrechnung abholt, verfolgen Sie genau diesen Beleg bis in Lexware Office und sehen nach, wo er dort erscheint und welche Arbeit danach noch beim Team liegt.
Arbeitszeit ist eine andere Information als Terminzeit
Im Terminkalender sehen Sie geplante Behandlungen; eine Arbeitszeitübersicht kann auch Vor- und Nachbereitung oder organisatorische Zeit abbilden. Lexware listet Erweiterungen für Zeiterfassung und Projektmanagement. In easymed sind für Urlaub und Arbeitszeit bereits Anträge mit Genehmigung, das Urlaubskonto sowie Soll und Ist je Behandler vorgesehen.
Klären Sie deshalb, ob Sie Abwesenheiten und Teamzeiten in der Praxisplanung organisieren möchten oder ob Zeitdaten in Lexware Office ankommen sollen. Das sind unterschiedliche Ergebnisse. Eine zusätzliche Zeiterfassungs-App ist nur dann passend, wenn sie den tatsächlich benötigten Datenweg und Empfänger abdeckt.
Den tatsächlichen Anschluss beim Anbieter prüfen
Der Lexware-Partnerkatalog ordnet Apps und Schnittstellen unter anderem nach Anwendungsfällen. Eine Partnerapp ist eine eigenständige Anwendung; ihre Schnittstelle verbindet sie mit Lexware Office. Mehrere Apps können jeweils mit Lexware Office verbunden sein. Eine zusätzliche Verbindung zwischen zwei Partnerapps muss separat beschrieben werden.
Lexware zufolge lassen sich mehrere Erweiterungen parallel nutzen und unabhängig einrichten. Verlassen Sie sich daher nicht allein auf den Eintrag im Partnerkatalog. Lassen Sie sich anhand einer Lieferantenrechnung zeigen, welche Datei oder Rechnungsdaten in Lexware ankommen, wo das Ergebnis erscheint und wer es dort prüft oder verbucht. Eine App zum Sammeln von Portalbelegen kann einen anderen Auftrag erfüllen als eine App, die Rechnungsinformationen aus einem Vorsystem überträgt.
Klären Sie außerdem, wer bei Fragen zur App und wer bei Fragen zur Lexware-Anbindung unterstützt. Die Konditionen legt der jeweilige Anbieter fest. Lexware weist auch darauf hin, dass der Anbieter für die Datenverarbeitung innerhalb seiner App verantwortlich ist; prüfen Sie deshalb vor der Einrichtung, welche Praxisdaten der konkrete Ablauf benötigt.
Die komplette Bearbeitung mit dem bisherigen Weg vergleichen
Ein Beispielvergleich betrachtet dieselbe Art Lieferantenbeleg: Der bisherige Weg benötigt neun Minuten. Eine eingerichtete Lösung benötigt sechs Minuten, davon vier Minuten Bearbeitung und zwei Minuten Kontrolle. Im Beispiel beträgt der Unterschied drei Minuten; die Kontrolle zählt ausdrücklich zum neuen Gesamtaufwand.
Für die eigene Praxis messen Sie einen wiederkehrenden Vorgang von Anfang bis Ende: vom Suchen oder Öffnen der Rechnung bis zu dem Punkt, an dem sie am vereinbarten Ort liegt und geprüft ist. Verwenden Sie dieselbe Belegart und nehmen Sie notwendige Kontrollen auf beiden Seiten mit. So vergleichen Sie den tatsächlichen Arbeitsweg und nicht nur die Zeit, in der eine App Daten überträgt.
Prüfen Sie neben den Minuten auch das Ergebnis: Findet die Vertretung den Beleg am vereinbarten Ort, und liegen die benötigten Angaben für den nächsten Arbeitsschritt vor? Falls für die App ein Entgelt anfällt, stellen Sie die Konditionen des Anbieters dem konkreten Einsatz gegenüber. Die Beispielwerte sind ein Denkmodell und keine zugesagte Zeitersparnis.
Eine Erweiterung mit einem begrenzten Auftrag einführen
Beschreiben Sie den Auftrag in einem Satz, etwa: „Die App holt die Materialrechnung aus dem Lieferantenportal und stellt sie im vereinbarten Lexware-Bestand bereit.“ Führen Sie dann einen gewöhnlichen Vorgang gemeinsam durch. Die zuständige Kollegin sollte sehen können, wo die Rechnung ankommt, welche Angaben mitübertragen werden und welche Prüfung sie noch übernimmt.
Wenn dieser Ablauf zu Ihrer Aufgabe passt, halten Sie Zuständigkeit und Zielort für das Team fest. Wird ein anderer Eingang oder ein anderer Datenweg benötigt, lassen Sie genau diesen Punkt vor der Einrichtung klären. So bleibt die Ergänzung auf eine nachvollziehbare Praxisaufgabe ausgerichtet.
Mit der easymed-Lexware-Anbindung starten Sie bei Ihren eigenen Praxisrechnungen auf einem vorhandenen Weg. Lernen Sie die buchbare Anbindung kennen und wählen Sie weitere Lexware-Partnerapps gezielt für Aufgaben, die dieser Ablauf nicht bereits übernimmt.
