Greift die Mahnautomatik in orgaMAX auch für bestehende Rechnungen? Die globale Einstellung gilt für Rechnungen, die erst nach der Aktivierung erstellt werden. Ältere offene Belege bearbeiten Sie manuell oder aktivieren die Automatik am einzelnen Beleg. Die Mahnfristen richten sich nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung; die Zahlungsbedingung bestimmt dieses Datum. Diese Regeln erklärt die offizielle orgaMAX-Hilfe zum Mahnwesen.
Für eigene Praxisrechnungen in easymed bleiben offene Beträge sichtbar und Zahlungserinnerungen lassen sich per Klick anstoßen. Das zusätzliche Lexware-Office-Modul übergibt abgeschlossene Belege und meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich zurück. Die orgaMAX-Beispiele unten erklären, wie dort alte und neue Rechnungen in den Mahnweg eingeordnet werden.
Praxisrechnungen und Zahlungserinnerung verbinden
In easymed beginnt der Ablauf bei der eigenen Praxisrechnung. Die vorhandenen Belegdaten bleiben Grundlage für den Abschluss und die spätere Zahlungserinnerung. Betrag, Rechnungsbezug und aktueller Zahlungsstand stehen damit im selben Arbeitszusammenhang. Ihr Team kann den offenen Beleg gezielt weiterführen und bei Bedarf eine Erinnerung per Klick versenden.
Ist die Lexware-Office-Anbindung eingerichtet, werden beim Rechnungsabschluss unter anderem Anschrift, Betrag, Steuerart und eine zusammengefasste Leistungsposition an Lexware Office übertragen. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und meldet sie an easymed zurück. Danach folgen PDF, Druck oder Versand in easymed. Die gemeinsame Nummer verbindet Praxisrechnung und Buchhaltung, ohne denselben Beleg nochmals anzulegen.
Der tägliche Abgleich übernimmt vollständig bezahlte Rechnungen aus Lexware Office nach easymed. Eine Teilzahlung wird dadurch nicht mit einer vollständig ausgeglichenen Rechnung verwechselt. Für den normalen Zahlungseingang muss das Team den bezahlten Stand nicht zusätzlich in easymed nachtragen. Die Zahlungserinnerung und der Lexware-Abgleich beschreiben zwei unterschiedliche Schritte: Die Erinnerung stößt Ihr Team an, der Abgleich meldet den vollständig bezahlten Status zurück.
Den Geltungsbereich der orgaMAX-Automatik verstehen
Die globale Aktivierung des automatischen Mahnversands in orgaMAX gilt für danach erstellte Rechnungen. Für bereits vorhandene offene Belege nennt die aktuelle orgaMAX-Hilfe zwei Wege: eine Mahnung manuell erstellen oder die Option „Autom. mahnen“ am einzelnen Beleg einschalten. Das Erstellungsdatum hilft deshalb, den vorgesehenen Folgeweg zuzuordnen.
Im Beispiel wird die Automatik am 8. Oktober aktiviert. A 174 wurde am 7. Oktober erstellt. A 175 entsteht nach der Aktivierung am 8. Oktober, A 176 später am selben Tag. Für A 176 ist eine individuell vereinbarte Bearbeitungspause vorgesehen. Diese drei Rechnungsnummern helfen, die unterschiedlichen Situationen verständlich zuzuordnen.
Die globale Einstellung erklärt also den Standard für neue Rechnungen. Bei einem einzelnen Beleg bleibt die tatsächliche Vereinbarung maßgeblich. A 175 kann im regulären Ablauf bleiben, während A 176 wegen einer offenen Positionsfrage gesondert bearbeitet wird. Ältere Rechnungen wie A 174 bekommen den passenden nächsten Schritt am bestehenden Beleg.
Die ältere Rechnung passend weiterführen
A 174 wurde vor der Aktivierung erstellt und ist im Beispiel noch offen. Für diesen älteren Beleg wählen Sie im verwendeten Rechnungsprogramm, welche Nachricht jetzt passt. Die vorhandene Rechnungsnummer und der aktuelle offene Betrag geben den Bezug. Ein früheres Schreiben ist im bisherigen Verlauf erkennbar.
Eine einmalige manuelle Nachricht und die Automatik für spätere Nachrichten erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die manuelle Nachricht informiert jetzt über den offenen Betrag. Die Automatik legt fest, ob weitere Mahnstufen automatisch versandt werden. Beim Arbeiten an A 174 ist daher zuerst die aktuelle Vereinbarung wichtig: Soll nur die eine Nachricht rausgehen oder auch ein automatischer Folgeweg beginnen?
Die orgaMAX-Hilfe beschreibt beim manuellen Mahnungsversand eine zusätzliche Auswahl für künftige automatische Mahnungen. Sie können die automatische Mahnung auch direkt am einzelnen Beleg aktivieren. Wählen Sie die Einstellung, die für A 174 vereinbart ist. So erhält die bestehende Rechnung eine nachvollziehbare Fortsetzung.
Ein kurzer Vermerk wie „Nachricht zu A 174 am 8. Oktober versandt; weiterer Verlauf vereinbart“ unterstützt die Übergabe. Er hält die Entscheidung am konkreten Vorgang fest. Ihre Kollegin kann direkt dort anschließen, statt die Einstellungshistorie neu zusammenzusuchen.
Neue Rechnungen im vorgesehenen Verlauf belassen
A 175 entsteht nach der globalen Aktivierung. Für den vorgesehenen automatischen Verlauf sind in orgaMAX das Fälligkeitsdatum und die eingerichteten Mahnstufen entscheidend. Die orgaMAX-Hilfe zum Mahnwesen erläutert, dass die Zeit bis zur nächsten Stufe vom Fälligkeitsdatum ausgeht. Die Zahlungsbedingung auf der Rechnung legt fest, wann sie fällig wird.
Prüfen Sie deshalb bei einer Frage zu A 175 zuerst das Zahlungsziel der Rechnung und den dort angezeigten Mahnstatus. Das Aktivierungsdatum allein sagt nicht, wann die nächste Nachricht versandt wird. Es ordnet den Beleg dem globalen oder individuellen Automatikweg zu; das Fälligkeitsdatum legt den zeitlichen Ausgangspunkt für den Mahnlauf fest.
Ist eine Überweisung schon in orgaMAX sichtbar, die Rechnung aber noch offen, prüfen Sie die Zuordnung am Beleg, bevor eine weitere Nachricht folgt. Nach der orgaMAX-Anleitung zum Zuordnen von Bankbuchungen wird die Rechnung nach der Zuordnung der Bankbuchung als bezahlt markiert. So lässt sich ein bereits eingegangener Betrag mit der konkreten Rechnung verbinden.
Bei einer Rückfrage aus dem Team helfen Rechnungsnummer, betreffende Nachricht und gewünschter nächster Schritt. Die einzelne Rechnung zeigt den erreichten Stand und gibt Ihrer Kollegin eine konkrete Grundlage. Für eine Supportanfrage sind dieselben Angaben hilfreich.
Eine vereinbarte Pause bei A 176 berücksichtigen
Für A 176 wird eine Position mit der Rechnungsempfängerin geklärt. Im Beispiel steht die vereinbarte Pause schon bei der Rechnungserstellung fest. Die zuständige Person lässt deshalb im einzelnen Rechnungsentwurf die Option „Autom. mahnen“ aus. Der orgaMAX-Online-Praxistipp zum Mahnwesen beschreibt den Ein- und Ausschalter am Beleg; so bleibt die globale Einstellung für die übrigen Rechnungen bestehen.
Der Vermerk verbindet den Grund mit der Fortsetzung: „Position bei A 176 klären; nach Rückmeldung am Donnerstag weiterführen.“ So ist erkennbar, worauf die Pause beruht und wer danach anschließt. Eine allgemeine Markierung „offen“ lässt die nächste Aufgabe dagegen offen.
Nach der Rückmeldung prüfen Sie A 176 mit dem aktuellen Betrag und Zahlungsstand. Ist die Frage beantwortet, wählen Sie am einzelnen Beleg die vereinbarte Fortsetzung; eine automatische Mahnung lässt sich dort gezielt einschalten. Hat sich der Rechnungsbetrag geändert, bleibt die weitere Kommunikation dem bestehenden Beleg zugeordnet.
Den nächsten Schritt am Beleg festhalten
Die Beispiele zeigen drei unterschiedliche Fälle: A 174 erhält den vereinbarten Folgeweg, A 175 folgt dem zeitlichen Ablauf ab Fälligkeit und A 176 bleibt während der Klärung pausiert. Vor einer neuen Nachricht helfen der Mahnstatus und die Frage, ob ein bereits eingegangener Betrag der Rechnung zugeordnet ist.
Für eigene Praxisrechnungen verbindet easymed den Rechnungsabschluss, die Zahlungserinnerung per Klick und den täglichen Rücklauf vollständig bezahlter Rechnungen aus dem angebundenen Lexware Office. Die Belegübergabe und der Zahlungsabgleich sind dadurch Teil des vorhandenen Rechnungswegs. Ihr Team arbeitet an offenen Rückfragen weiter, ohne vollständig bezahlte Rechnungen täglich von Hand nachzutragen.
Lernen Sie den Rechnungsweg mit easymed und Lexware Office kennen. In einer persönlichen Vorführung sehen Sie den Abschluss einer Praxisrechnung, die gemeinsame Rechnungsnummer und den zurückgemeldeten Zahlungsstand.
