Wenn eine Patientin sagt, sie habe ihre Praxisrechnung online bezahlt, PayPal aber „Ausstehend“ anzeigt, prüfen Sie zuerst den Vorgangstyp. Bei einer Zahlung kann PayPal die Transaktion noch überprüfen; bei einer Geldanforderung bedeutet derselbe Status, dass der angeforderte Betrag noch nicht bezahlt wurde. Vergleichen Sie deshalb den Status derselben Transaktion mit Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsreferenz, bevor Sie eine weitere Zahlungsaufforderung senden. PayPal erklärt die unterschiedlichen Bedeutungen für Zahlungen und Geldanforderungen.
Für die Praxisabrechnung bleibt die Zuordnung entscheidend: PayPal zeigt den Transaktionsstand, Lexware Office führt den Zahlungseingang zum Rechnungsbeleg. Ist die Rechnung dort vollständig als bezahlt verbucht, übernimmt easymed diesen Stand beim täglichen Abgleich. Das Team prüft also den PayPal-Vorgang und ordnet die Zahlung in Lexware Office zu; den bestätigten Bezahlstatus muss es nicht zusätzlich in easymed nachtragen. Die Lexware-Office-Anbindung von easymed beschreibt diesen Rückweg.
Die Onlinezahlung mit ihrer Praxisrechnung verbinden
Eine Physiotherapiepraxis hat im Beispiel die private Rechnung P 206 über 90 Euro ausgestellt. Die Patientin bezahlt über den bereits angebotenen PayPal-Zahlungsweg und fragt am nächsten Morgen nach dem Stand. In den PayPal-Aktivitäten findet der Empfang eine Zahlung über 90 Euro zu P 206; sie steht noch auf „Ausstehend“.
Öffnen Sie die PayPal-Aktivitäten und wählen oder suchen Sie die betreffende Zahlung. Bei Bedarf grenzen Sie die Liste nach Status oder Transaktionstyp ein. Vergleichen Sie anschließend Betrag, Zeitpunkt und vorhandene Transaktionsreferenz mit der Rechnung. PayPal beschreibt diesen Suchweg in der Hilfe zur Statusprüfung. Wenn eine Bezugsperson gezahlt hat, kann ihr Name vom Namen auf der Praxisrechnung abweichen; Betrag, Zeitpunkt und Referenz helfen, den Zahlungsvorgang trotzdem zuzuordnen.
Halten Sie die Rückfrage unter P 206 mit Betrag, Datum, Status und Referenz fest. So kann eine Kollegin beim nächsten Abruf denselben Vorgang weiterprüfen. Bevor Sie eine zweite Zahlungsaufforderung senden, kontrollieren Sie, ob die erste Zahlung noch offen ist; ein späterer Abschluss soll nicht neben einer erneuten Zahlung stehen.
„Ausstehend“ nach dem Vorgangstyp einordnen
Bei PayPal bedeutet eine ausstehende Zahlung, dass PayPal die Transaktion prüft und das Geld nach Bestätigung der Zahlungsquelle an den Empfänger sendet. Bei einer ausstehenden Geldanforderung wurde der angeforderte Betrag dagegen noch nicht geleistet. Lesen Sie daher immer Vorgangstyp und Status zusammen. PayPal führt beide Bedeutungen getrennt auf.
Für eine Lastschrift mit Sicherheitsprüfung nennt PayPal eine übliche Verarbeitungszeit von bis zu sieben Werktagen. Das betrifft diese Zahlungsart; bei einem anderen Vorgang ist der angezeigte Detailstatus maßgeblich. Im Beispiel gibt es bereits eine Zahlung über 90 Euro zu P 206, aber noch keine abgeschlossene Transaktion. Der Empfang notiert deshalb den ausstehenden Stand und setzt die nächste Prüfung an derselben Referenz fort.
Patienten anhand des bekannten Stands informieren
Eine verständliche Antwort benennt, was die Praxis gefunden hat und was als Nächstes geschieht: „Wir haben eine Zahlung zu Ihrer Rechnung P 206 gefunden. PayPal zeigt diesen Vorgang derzeit als ausstehend an. Wir prüfen denselben Zahlungsvorgang weiter und gleichen ihn nach dem Abschluss mit der Rechnung ab.“ So weiß die Patientin, dass ihre Rückfrage angekommen ist und die Abrechnung den richtigen Beleg prüft.
Wenn im Praxiskonto kein passender Zahlungsvorgang erscheint, fragen Sie gezielt nach Zahlungsdatum, Betrag und Transaktionsreferenz. Prüfen Sie außerdem, ob die Zahlung an das richtige PayPal-Konto gesendet wurde. PayPal nennt eine nicht für ein verifiziertes Konto registrierte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer als möglichen Grund für eine ausstehende oder nicht gebuchte Zahlung. Die PayPal-Hilfe zu offenen Zahlungen erläutert diese Fälle. Zugangsdaten werden für die Zuordnung nicht benötigt.
Den Abschluss derselben PayPal-Zahlung weiterführen
Beim nächsten Abruf steht die Zahlung zu P 206 im Beispiel auf „Abgeschlossen“. PayPal beschreibt diesen Status als abgeschlossene Transaktion, deren Geld dem Empfängerkonto gutgeschrieben wurde. Die bekannte Referenz verbindet den früheren ausstehenden Stand und die spätere Bestätigung mit demselben Vorgang über 90 Euro.
Ordnen Sie den bestätigten Zahlungseingang der passenden Rechnung im kaufmännischen Rechnungsweg zu und halten Sie Transaktionsreferenz sowie Rechnungsnummer zusammen. Für die Lexware-Office-Anbindung gilt: Erst wenn der Beleg dort vollständig als bezahlt geführt wird, kann easymed diesen Stand beim täglichen Abgleich übernehmen. Der PayPal-Status und die spätere Rückmeldung der Buchhaltung beschreiben damit zwei aufeinanderfolgende Schritte.
Einzelzahlung und spätere Auszahlung zuordnen
Die Gutschrift einer einzelnen Patientenzahlung im PayPal-Konto und eine spätere Übertragung vom PayPal-Guthaben auf das Praxisbankkonto sind verschiedene Vorgänge. Lexware Office ordnet die Übertragung zwischen PayPal- und Bankkonto als Geldtransit ein. Die Lexware-Hilfe beschreibt diesen Kontowechsel einschließlich der Auszahlung aufs Bankkonto.
Auch PayPal-Gebühren können den verfügbaren Nettobetrag verändern. Ein Beispiel der Lexware-Office-Hilfe zeigt eine Kundenzahlung über 50 Euro, eine Gebühr von 5 Euro und eine Gutschrift von 45 Euro auf dem PayPal-Konto. In Lexware Office erscheinen dazu der Zahlungseingang über den vollen Kundenbetrag für die Rechnungszuordnung und ein separater Gebührenumsatz. Die Anleitung zu PayPal-Zahlungseingängen führt diese beiden Buchungen getrennt auf. Für P 206 bleibt daher die einzelne Zahlung über 90 Euro der Bezug zur Praxisrechnung; ein späterer Kontotransfer wird als eigener Vorgang weitergeführt.
easymed übernimmt den bezahlten Stand aus Lexware Office
Mit der Lexware-Office-Anbindung von easymed schließen Sie die Praxisrechnung in easymed ab. Der Rechnungsbeleg geht an Lexware Office; dessen vergebene Rechnungsnummer wird übernommen. Nach der dortigen Zuordnung des Zahlungseingangs fragt der tägliche Abgleich vollständig bezahlte Rechnungen ab und setzt den zugehörigen offenen Beleg in easymed auf bezahlt.
Für P 206 heißt das: Die zuständige Person prüft den PayPal-Status, ordnet den bestätigten Eingang in Lexware Office dem passenden Beleg zu und nutzt danach den aktualisierten Rechnungsstand in easymed. Das Team behält die Rechnungsnummer als gemeinsamen Bezug und muss den bestätigten Zahlungseingang nicht ein zweites Mal von Hand in easymed eintragen.
Zahlungen am Empfang direkt vereinfachen
Bei einer Zahlung direkt nach der Behandlung kann der SumUp-Kartenleser mit der passenden Rechnung verbunden sein. Am Empfangs-Tablet wählen Patienten die Rechnung und bezahlen selbst per Karte; die Zahlung wird dem Praxisbeleg zugeordnet. Das ist ein eigener Ablauf für Kartenzahlungen am Empfang und ändert den Status einer bereits laufenden PayPal-Transaktion nicht. Mehr zum Empfangs-Tablet in easymed.
Die Kartenzahlung über SumUp ist verfügbar. Die zusätzliche Anbindung vorhandener EC-Terminals über ZVT befindet sich in Vorbereitung. Die Funktionsbeschreibung zur Kartenzahlung am Tresen hält diese beiden Stände auseinander.
Für eine bestehende Onlinezahlung prüfen Sie also den Vorgangstyp, verfolgen dieselbe Transaktionsreferenz weiter und ordnen den bestätigten Betrag der passenden Praxisrechnung zu. Bei Zahlungen am Empfang verbindet easymed die Kartenzahlung direkt mit dem gewählten Beleg.
