Eine Zahlungserinnerung in der Praxis sollte sich auf eine Rechnung beziehen, für die nach dem aktuellen Stand noch ein Betrag offen ist. easymed zeigt offene Rechnungen und ermöglicht eine Zahlungserinnerung per Klick. Ist die Lexware-Office-Anbindung aktiv, werden dort vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich in easymed auf „bezahlt“ gesetzt. Wenn Sie vor einer Rückmeldung einen neueren Stand benötigen, können Sie den Abgleich zusätzlich manuell anstoßen.
So bearbeitet das Team vor allem die Fälle, bei denen noch etwas zu klären ist: eine Zahlung ohne eindeutige Referenz, eine Teilzahlung oder eine Rückfrage zur Rechnung. Der folgende Ablauf hilft, den richtigen Vorgang zuzuordnen, eine sachliche Zahlungserinnerung vorzubereiten und den nächsten Schritt passend zu wählen.
Den aktuellen Rechnungsstand feststellen
Öffnen Sie den betroffenen Rechnungsfall und prüfen Sie Rechnung, offenen Betrag und vorhandene Rückmeldungen gemeinsam. Bei einer Korrektur oder einer neuen Rechnungsfassung muss die Nachricht auf den aktuellen Beleg verweisen. Die Privatabrechnung in easymed hält den Bezug zu Rechnung und Praxisfall zusammen.
Vor dem Versand lohnt ein kurzer Abgleich: Welche Fassung ist aktuell, welcher Teilbetrag ist bereits eingegangen und gibt es eine Gutschrift oder eine vereinbarte Fälligkeit? So bezieht sich die Zahlungserinnerung auf den noch offenen Rest statt auf den ursprünglichen Gesamtbetrag. Abgeschlossene Rechnungen müssen dafür nicht nochmals einzeln in einer Nebenliste nachgetragen werden.
Zahlungseingänge vor der Rückmeldung abgleichen
Die Lexware-Office-Anbindung fragt täglich den Stand der dort geführten Rechnungen ab. Wird eine Rechnung in Lexware Office als vollständig ausgeglichen erkannt, setzt der Abgleich sie auch in easymed auf „bezahlt“. Für eine Rückmeldung zwischendurch lässt sich der Abgleich manuell anstoßen. Das Team muss bestätigte vollständige Zahlungseingänge deshalb nicht noch einmal von Hand in easymed übertragen.
Ein unklarer Eingang braucht dagegen eine gezielte Zuordnung. Betrachten Sie Betrag, Buchungstag und Verwendungszweck zusammen. Bei einer Sammelüberweisung helfen die genannten Rechnungsnummern und Teilbeträge. Fehlt diese Aufteilung, ist die Rückfrage nach den betroffenen Rechnungen hilfreicher als eine Zuordnung allein nach Betrag.
Ein Beispiel: In der Übersicht stehen 240 Euro offen; gleichzeitig liegt ein Eingang über 240 Euro mit unvollständigem Verwendungszweck vor. Der gleiche Betrag beweist noch nicht, dass genau diese Rechnung beglichen wurde. Klären Sie zunächst den Bezug. Erst dann steht fest, ob die Rechnung tatsächlich offen ist oder der Zahlungseingang bereits zugeordnet werden kann.
Rückfragen und Einwände als eigene Aufgaben bearbeiten
Eine Frage zum Leistungsdatum, eine Bitte um eine weitere Rechnungskopie und eine fehlende Zahlung sind unterschiedliche Anliegen. Antworten Sie zunächst auf die konkrete Frage und halten Sie die Zahlungsklärung davon getrennt. So erhält eine Patientin nicht vorschnell eine Zahlungserinnerung, wenn sie eigentlich eine Rechnung sucht oder eine Position verstehen möchte.
Bezieht sich die Rückfrage auf eine einzelne Leistung, genügt zunächst der Bezug zu dieser Position und zum dokumentierten Termin. Die zuständige Person kann genau diesen Punkt prüfen; der gesamte Behandlungsverlauf muss für die Antwort nicht neu zusammengestellt werden. Danach kann die Verwaltung den offenen Rechnungsbetrag wieder mit dem aktuellen Stand abgleichen.
Auch die Nachricht „Ich habe den Restbetrag überwiesen“ ist zunächst eine Information zum Vorgang. Sie ist nicht dasselbe wie ein bereits zugeordneter Zahlungseingang. Prüfen Sie den aktuellen Abgleich und klären Sie nur dann die Referenz, wenn der Eingang noch nicht eindeutig einer Rechnung zugeordnet ist.
Eine verständliche Zahlungserinnerung vorbereiten
Nennen Sie die betreffende Rechnung, ihr Datum und den Betrag, der nach dem aktuellen Abgleich noch offen ist. Schreiben Sie sachlich und geben Sie eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen an. Ist nur der Zahlungsbezug unklar, fragen Sie nach Buchungstag oder Verwendungszweck, statt eine fehlende Zahlung zu unterstellen.
Eine passende Formulierung für den konkreten Fall könnte lauten: „Zu Ihrer Rechnung Nr. 2026-123 vom 1. Oktober ist in unserem aktuellen Zahlungsstand noch ein Betrag von 120 Euro offen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag unter Angabe der Rechnungsnummer. Falls Sie bereits überwiesen haben, teilen Sie uns gern das Buchungsdatum oder den Verwendungszweck mit. Bei einer Frage zur Rechnung erreichen Sie uns über die in der Rechnung angegebene Kontaktadresse.“ Die Angaben ersetzen Sie durch die Daten des jeweiligen Falls.
Prüfen Sie vor dem Versand den richtigen Empfänger, die aktuelle Rechnungsfassung, den Restbetrag und den jüngsten Zahlungsstand. Halten Sie anschließend fest, welche Rückmeldung Sie verschickt haben und wann der Fall wieder aufgenommen werden soll. Eine solche Wiedervorlage macht den nächsten Schritt für das Team sichtbar, ohne dieselbe Rechnung mehrfach unabhängig voneinander anzuschreiben.
Fälligkeit und Verzug vor dem nächsten Schritt prüfen
Für die Fälligkeit ist zunächst maßgeblich, welche Zahlungszeit in Rechnung oder Vereinbarung genannt ist. § 271 BGB sagt: Ist keine Leistungszeit bestimmt und auch aus den Umständen nicht zu entnehmen, kann die Leistung grundsätzlich sofort verlangt und bewirkt werden. Ist eine Zeit vereinbart, kann die Zahlung im Zweifel nicht vor diesem Zeitpunkt verlangt werden. Prüfen Sie deshalb die konkrete Rechnungsgrundlage, bevor Sie eine pauschale Wartefrist übernehmen.
Für eine ärztliche Privatabrechnung nach GOÄ gilt zusätzlich die dort geregelte Fälligkeit: § 12 GOÄ knüpft sie an die Erteilung einer der Verordnung entsprechenden Rechnung. Diese Vorschrift betrifft GOÄ-Rechnungen; sie ist keine allgemeine Fälligkeitsregel für jede Rechnung einer Therapiepraxis.
Eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit kann nach § 286 BGB Verzug auslösen. Das Gesetz nennt zugleich Fälle, in denen es keiner Mahnung bedarf. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens ein, wenn nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder Zahlungsaufstellung gezahlt wird. Gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders auf diese Folge hinweist. Daraus folgt für die Praxis: Eine Nachricht mit der Überschrift „Zahlungserinnerung“ lässt für sich allein nicht erkennen, ob bereits Verzug eingetreten ist. Entscheidend sind Fälligkeit, Zugang und Inhalt der Rechnung sowie der konkrete Wortlaut der Nachricht. Bevor Sie Verzug oder weitere Folgen benennen, prüfen Sie diese Angaben am betreffenden Fall.
Eine übersichtliche Wiedervorlage nutzen
Für die regelmäßige Bearbeitung zählen die tatsächlich ungeklärten Fälle. Der Rechnungsstatus in easymed und der tägliche Zahlungsabgleich mit Lexware Office schaffen dafür eine gemeinsame Grundlage. Eine zweite Liste mit allen bereits ausgeglichenen Rechnungen ist für diesen Arbeitsweg nicht erforderlich. Die Abrechnungsfunktionen von easymed halten den Rechnungsbezug im Arbeitsumfeld der Praxis.
KI Generiert
Eine offene Rückfrage erhält eine zuständige Person und einen nächsten Bearbeitungszeitpunkt. Wird der Zahlungseingang geklärt, endet die Zahlungsnachverfolgung für diesen Fall. Eine noch offene Erläuterung bleibt als eigene Aufgabe sichtbar. So bleibt auch bei einer Vertretung nachvollziehbar, ob als Nächstes eine Zahlung zuzuordnen oder eine inhaltliche Frage zu beantworten ist.
Eine Teilzahlung und eine offene Rechnungsfrage auseinanderhalten
Ein weiteres Beispiel: Ein Teilbetrag ist eingegangen; zugleich kündigt die Patientin eine Überweisung des Restbetrags an und fragt nach einem Leistungsdatum. Zahlung und Erläuterung werden getrennt bearbeitet. Das Team muss weder die gesamte Rechnung von vorn rekonstruieren noch beide Anliegen mit derselben Standardnachricht beantworten.
Eine angekündigte Zahlung ist noch kein zugeordneter Eingang
Die Mitteilung, der Restbetrag sei überwiesen, gehört zum Rechnungsfall. Prüfen Sie den verfügbaren Zahlungsstand und stoßen Sie bei Bedarf den manuellen Lexware-Abgleich an. Das kann die aktuelle Zuordnung zeigen, ersetzt aber nicht die Klärung eines fehlenden Rechnungsbezugs.
Ist der Eingang inzwischen zugeordnet, ist keine weitere Zahlungserinnerung nötig. Fehlt eine eindeutige Referenz, fragen Sie nach der konkreten Angabe. Eine Zahlungsankündigung hilft bei der Einordnung, bleibt aber von einem tatsächlich erkannten Eingang unterscheidbar.
Mehrere Rechnungen und eine gemeinsame Überweisung unterscheiden
Eine Sammelüberweisung kann mehrere Rechnungen betreffen. Stimmen Rechnungsnummern und Teilbeträge mit dem Eingang überein, lässt sich die Zuordnung entsprechend vornehmen. Fehlt die Aufteilung, fragen Sie nach den betroffenen Rechnungsnummern und Beträgen.
Zwei Rechnungen über denselben Betrag sind weiterhin unterschiedliche Vorgänge. Der gleiche Betrag allein reicht daher nicht aus, um den gesamten Eingang der zuerst gefundenen Rechnung zuzuordnen. Diese kurze Prüfung verhindert, dass eine Rechnung als bezahlt erscheint, während der Zahlungseingang tatsächlich zu einer anderen gehört.
Eine sachliche Rückfrage auf die betroffene Position begrenzen
Betrifft die Frage ein bestimmtes Leistungsdatum, prüfen Sie genau diese Position und den dokumentierten Termin. Eine gezielte Bitte an die zuständige Person kann lauten: „Bitte den Leistungsbezug dieser Position anhand des dokumentierten Termins klären.“ Nach der Antwort erhält die Patientin eine Erläuterung oder den für diesen Fall passenden nächsten Schritt.
Der Zahlungsteil bleibt davon getrennt erkennbar. Ist er bereits ausgeglichen, wird nicht weiter an die Zahlung erinnert, nur weil die Erläuterung noch aussteht. Ist die Zahlung offen, macht eine verschickte Erklärung den Eingang nicht automatisch nachvollziehbar.
Den Versandstand von der Rechnungsfrage trennen
Hat die Patientin die Rechnung nicht mehr zur Hand, stellen Sie die aktuelle Fassung erneut bereit und halten Sie den Versand fest. Die erneute Bereitstellung beantwortet die Bitte um die Rechnungskopie; sie klärt nicht automatisch eine Frage zu einer Leistungsposition oder einen noch offenen Zahlungseingang. So bleibt für die nächste Rückmeldung erkennbar, welcher Teil des Vorgangs erledigt ist.
Vor dem Versand den Zahlungsstand aktualisieren
Zwischen der Vorbereitung einer Nachricht und ihrem Versand kann ein Zahlungseingang zugeordnet werden. Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung können Sie den täglichen Abgleich vor einer zeitnahen Rückmeldung manuell anstoßen. Prüfen Sie dann erneut, ob der Restbetrag noch offen ist. Dieser Schritt ist besonders sinnvoll, wenn eine Patientin eine Überweisung angekündigt hat oder die Zahlung kurz zuvor eingegangen sein könnte.
Die nächste Rückmeldung am offenen Punkt ausrichten
Fragen Sie bei einer unklaren Überweisung nach der benötigten Referenz. Beantworten Sie bei einer Leistungsfrage den Bezug zur betroffenen Position. Eine kurze Nachricht mit dem passenden Rechnungsbezug hilft mehr als eine Folge von Erinnerungen, solange der Vorgang noch nicht eindeutig zugeordnet ist.
Wann kann der Vorgang abgeschlossen werden?
Im Beispiel kann die vollständige Zahlung zugeordnet sein, während eine sachliche Erläuterung noch aussteht. Dann ist die Zahlungsnachverfolgung erledigt, die Rückfrage aber weiterhin eine eigene Aufgabe. Umgekehrt kann die Erklärung verschickt sein, ohne dass die Zahlung geklärt ist. Die weitere Bearbeitung betrifft nur den noch offenen Gegenstand und die dafür zuständige Person.
