Beim Mitarbeiteraustritt in einer Praxis laufen drei Entscheidungen nebeneinander: Eine offene Aufgabe braucht eine neue zuständige Person, persönliche Zugänge müssen zum passenden Zeitpunkt enden, und frühere Vorgangsbezüge werden nach ihrem Zweck beurteilt. Wenn Mara am 15. Oktober ausscheidet und zu B62 noch eine Lieferantenantwort fehlt, kann Nora den nächsten Schritt übernehmen, während Maras ursprüngliche Anfrage als Teil des Vorgangs erkennbar bleibt.
Für die Patientenbetreuung bietet easymed eine gemeinsame Arbeitsbasis aus Teamkalender, Patientenakte und Dokumentation. Das Praxispostfach ordnet Korrespondenz dem Patientenbezug zu; persönliche Rechte je Mitarbeiter helfen, den Zugriff auf die jeweiligen Aufgabenbereiche auszurichten. So findet die übernehmende Fachkraft Termine und Unterlagen im gemeinsamen Praxisablauf. Konten in anderen Anwendungen, Postfächern oder Gerätesystemen beenden Sie jeweils dort.
Die offene Aufgabe mit einem konkreten nächsten Schritt übergeben
Mara scheidet am 15. Oktober aus. Zu B62 hat sie beim Lieferanten nach dem Liefertermin gefragt; die Antwort steht aus. Nora übernimmt die nächste Handlung. Mara bleibt im Vorgangsverlauf als Absenderin der ursprünglichen Anfrage erkennbar, während Nora die Antwort entgegennimmt und die Bestellung weiterführt.
Für die Übergabe reichen Bezug, offener Punkt und nächste Handlung: „B62: Liefertermin angefragt; Nora nimmt die Antwort entgegen und führt die Bestellung weiter.“ Wenn die Korrespondenz bereits am Vorgang liegt, muss sie nicht noch einmal in eine separate Übergabeliste kopiert werden. Ein konkreter nächster Schritt macht klar, wer bei einer Rückmeldung handelt.
Bei Patientenaufgaben übertragen Sie dieselbe Klarheit auf den nächsten Behandlungstermin: Was ist geplant, welche Dokumentation braucht die übernehmende Fachkraft, und wer ergänzt den nächsten Eintrag? In easymed verbindet der gemeinsame Kalender den Termin mit dem Arbeitsalltag; Patientenakte und Dokumentation halten den passenden Behandlungsbezug fest. So bleibt der Ablauf für das Team nachvollziehbar, ohne eine zweite Parallelakte für den Personalwechsel anzulegen.
Persönliche Zugänge zum Austritt beenden
Der BSI-IT-Grundschutz beschreibt als Basis-Anforderung ORP.4.A2, bei personellen Veränderungen nicht mehr benötigte Benutzerkennungen und Berechtigungen zu entfernen und Rechte am tatsächlichen Aufgabenbedarf auszurichten. Prüfen Sie dazu die tatsächlich genutzten Zugänge, etwa Praxisanwendung, E-Mail-Postfach und mobile Anmeldung; nicht jede Praxis nutzt dafür ein eigenes Konto. BSI, ORP.4 Identitäts- und Berechtigungsmanagement
Legen Sie den Endzeitpunkt fest und ordnen Sie die tatsächlich verwendeten Konten den jeweiligen Systemen zu. Dann wird Maras nicht mehr benötigter Zugang dort beendet und Nora erhält ihre eigene Anmeldung mit den für ihre Aufgabe passenden Rechten. Eine persönliche Anmeldung wird nicht durch das Weitergeben eines Passworts zu einer gemeinsamen Teamlösung.
Der Zugang und die Rückgabe eines Geräts sind getrennte Schritte. Ein zurückgegebenes Telefon beendet nicht automatisch ein Konto, und ein deaktiviertes Konto bringt ein noch ausgeliehenes Gerät nicht zurück. Stimmen Sie den Termin für Zugriffsende und die Rückgabe von Telefon, Schlüssel oder Chip aufeinander ab, damit Nora ohne Zugriff auf Maras persönliche Anmeldung weiterarbeiten kann.
orgaMAX: Benutzerkonto und Archivierung getrennt behandeln
Die orgaMAX-Hilfe zur Mitarbeiterverwaltung beschreibt für einen Austritt eine konkrete Bedienung: In der Mitarbeiterverwaltung lässt sich das Häkchen bei „Benutzerkonto zur Verfügung stellen“ entfernen; den Mitarbeitereintrag können Sie bei Bedarf anschließend über die Mitarbeiterübersicht per Rechtsklick archivieren. Das sind Schritte innerhalb von orgaMAX und keine Einstellungen für andere Praxisanwendungen.
Die separate orgaMAX-Erklärung zur Archivierung hält fest, dass archivierte Datensätze ausgeblendet, aber nicht gelöscht und später wieder sichtbar gemacht werden können. Deshalb beantwortet die Schaltfläche „Archivieren“ für sich allein nicht, wie lange personenbezogene Informationen aufbewahrt werden sollen. Die Benutzerkonto-Einstellung, die Sichtbarkeit eines Eintrags und die Aufbewahrungsentscheidung erfüllen verschiedene Zwecke.
Arbeitsgeräte separat zurückgeben
Halten Sie bei der Rückgabe fest, welche tatsächlich ausgegebenen Arbeitsmittel Mara zurückgibt, zum Beispiel Diensttelefon, Schlüssel oder Chip. Diese Übergabe sagt noch nichts darüber aus, ob ein Zugang beendet ist. Für B62 bleibt Nora zuständig, unabhängig davon, wer das Telefon entgegennimmt.
Übergeben Sie außerdem nur die Informationen, die Nora für ihre Aufgabe braucht. Die offene Lieferantenfrage kann am Bestellvorgang weiterlaufen; persönliche Kommunikation und private Inhalte gehören nicht automatisch zur fachlichen Übergabe. Bei einer Patientenaufgabe arbeitet Nora mit dem vorhandenen Behandlungsbezug und ergänzt ihre eigenen Arbeitsschritte.
Historie, Beschäftigtendaten und Aufbewahrung auseinanderhalten
Der Zugang beschreibt, wer sich heute anmelden kann. Im Beispiel endet Maras persönliches Benutzerkonto; Nora übernimmt B62 als Bestellvorgang, während der bisherige Verlauf am Vorgang bleibt. Personalunterlagen der Beschäftigten dienen einem anderen Zweck. Prüfen Sie deshalb getrennt, wann der Zugang endet, wie der Vorgang weitergeführt wird und welcher Zweck die Personalunterlagen noch trägt.
KI Generiert
Die DSGVO nennt Datenminimierung und Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten sollen auf das notwendige Maß beschränkt und grundsätzlich nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es der jeweilige Zweck erfordert. Artikel 17 berücksichtigt unter anderem gesetzliche Pflichten und die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. DSGVO, Artikel 5 und 17
Für Beschäftigtendaten nennt § 26 BDSG die erforderliche Verarbeitung zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und verpflichtet Verantwortliche zu Maßnahmen für die Grundsätze aus Artikel 5 DSGVO. Daraus folgt weder eine pauschale dauerhafte Aufbewahrung aller Daten noch eine sofortige Löschung jedes früheren Bezugs. Prüfen Sie für Personalunterlagen und den jeweiligen Arbeitsvorgang getrennt, welcher Zweck oder welche Aufbewahrungspflicht noch gilt. § 26 BDSG
Das passt auch zum Beispiel B62: Maras Anfrage kann als sachlich benötigter Teil des Bestellverlaufs nachvollziehbar bleiben, während Nora die Antwort bearbeitet. Der Personalvorgang zu Mara wird separat nach seinem eigenen Zweck behandelt. Eine Archivfunktion in einer Software ist eine Anzeige- und Ablagefunktion; sie ersetzt diese Zweckprüfung nicht.
Mit Nora am nächsten Schritt weiterarbeiten
Trifft die Lieferantenantwort ein, ordnet Nora sie B62 zu und dokumentiert das Ergebnis am Vorgang. Für neue Aufgaben wird die aktuelle zuständige Person verwendet. Damit sind der persönliche Zugang, die laufende Aufgabe und ein erforderlicher früherer Verlauf klar voneinander unterschieden.
Wenn Sie Termine, Patientenakte und Dokumentation im Team zusammenführen möchten, lernen Sie easymed kennen. Persönliche Rechte je Mitarbeiter unterstützen dabei, den Zugriff passend zu den Aufgaben im Team einzurichten.
