Wenn ein Mitarbeiter Praxissoftware ablehnt oder beim Start stockt, beginnen Sie mit der konkreten Aufgabe: Was wollte die Person gerade tun, an welcher Stelle kam sie nicht weiter und welche Hilfe würde den Schritt erleichtern? So bleibt das Gespräch bei einer beobachtbaren Situation statt bei einem Urteil über die Haltung. „Nach der letzten Behandlung komme ich mit dem Eintrag nicht zurecht“ ist ein klarer Ausgangspunkt.
In easymed sind Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise in der Patientenakte gebündelt. Befund und Verlauf lassen sich je Termin dokumentieren; Textvorschläge aus den eigenen bisherigen Formulierungen bieten einen vertrauten Einstieg. Die Praxisleitung kann mit der Mitarbeiterin direkt an diesem Zusammenhang klären, ob der Bedienweg, ein Zugriffsrecht, der Arbeitsplatz oder die zeitliche Reihenfolge die offene Frage ist.
Das Gespräch an der beobachteten Aufgabe eröffnen
Wählen Sie einen ruhigen Zeitpunkt und beschreiben Sie, was Sie tatsächlich gesehen oder gehört haben. Fragen Sie zum Beispiel: „Was wollten Sie gerade dokumentieren, und an welcher Stelle sind Sie hängen geblieben?“ Lassen Sie die Mitarbeiterin den Ablauf in eigenen Worten schildern, bevor Sie Lösungen vorschlagen.
Greifen Sie die Antwort kurz auf: „Sie finden den Eintrag, aber wissen nicht, wo der Befund zum heutigen Termin weitergeht.“ Danach können Sie fragen: „Was würde Ihnen jetzt helfen?“ Eine offene Rückfrage macht sichtbar, ob es um Orientierung, fehlende Zugriffsrechte, ein benutztes Gerät oder um Zeit im Arbeitsablauf geht. Eine allgemeine Frage wie „Warum wollen Sie die Software nicht nutzen?“ lässt diese konkreten Unterschiede offen.
Trennen Sie Beobachtung und Interpretation. „Die Dokumentation zum letzten Termin blieb offen“ beschreibt die Aufgabe; „Sie sind gegen Digitalisierung“ wäre bereits eine Deutung. Fragen Sie auch, welche Einführung die Person schon gesehen hat und was davon zu ihrer täglichen Arbeit passt. So lässt sich eine konkrete Unsicherheit besprechen, ohne eine einzelne Bedienfrage als grundsätzliches Nein zur neuen Praxissoftware zu behandeln.
Die Schwierigkeit im Praxisablauf lokalisieren
Gehen Sie den betroffenen Arbeitsschritt gemeinsam durch. In easymed hält die Patientenakte Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise je Patient zusammen; Befund und Verlauf sind dem jeweiligen Termin zugeordnet. Mitarbeiterrechte legen fest, welche Bereiche eine Person sehen und bearbeiten darf. Die Frage kann deshalb die Bedienung selbst, den passenden Zugriff oder den Ablauf rund um den Arbeitsplatz betreffen.
Prüfen Sie vier Stellen. Ist der Weg unklar, wird der Eintrag gemeinsam gesucht. Fehlt der Zugriff, prüft die Leitung das Mitarbeiterrecht für den benötigten Bereich. Ist der Arbeitsplatz belegt, organisiert das Team ein verfügbares Gerät. Passt der Zeitpunkt nicht in den Ablauf, stimmen Sie die Aufgabenfolge ab. Fragen Sie zuerst, welcher Punkt zutrifft; so lässt sich Bedienung, Zugriffsrecht oder Organisation gezielt klären.
Eine Interviewstudie mit 66 Beschäftigten und Leitungskräften aus sieben Bereichen eines kanadischen Gemeinschaftskrankenhauses beschreibt, dass sich die Auswirkungen derselben elektronischen Akte auf Arbeitsabläufe je Bereich unterschieden. Ambulante Teams nannten unter anderem Schwierigkeiten, einzelne Aufgaben im System auszuführen. Die Autorinnen und Autoren empfehlen, die Anwenderinnen und Anwender in die Gestaltung der Arbeitsabläufe und spätere Anpassungen einzubeziehen (Taneja et al., 2025). Für eine Therapiepraxis ist das kein Beleg für eine bestimmte Ursache; es unterstreicht, warum das Gespräch bei dem konkreten Arbeitsschritt ansetzen sollte.
Eine kurze Arbeitsprobe konkret vereinbaren
Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, die die Mitarbeiterin selbst benannt hat. Bei einer Frage zur Behandlungsdokumentation kann das zum Beispiel sein, den passenden Termin zu öffnen, den bisherigen Verlauf anzusehen und den heutigen Eintrag zu ergänzen. Bitten Sie die Mitarbeiterin, den Weg selbst zu gehen und an der Stelle laut zu sagen, an der eine Frage entsteht. So wird sichtbar, ob die Erklärung, der Zugang oder die Organisation noch fehlt.
Eine kurze Vereinbarung nennt vier Punkte: die Aufgabe für den Durchlauf, das passende Arbeitsmittel mit dem vorgesehenen Zugriff, die Person für die Begleitung und die Rückmeldung danach. Ein Beispiel ist ein fünfzehnminütiger Durchlauf am Mittwoch mit dem PC oder Tablet, auf dem die Kollegin anschließend arbeiten soll. Die unterstützende Kollegin ist in dieser Zeit erreichbar; eine zweite Person übernimmt bei Bedarf ihre Empfangsaufgabe. Vereinbaren Sie vorher auch, woran beide den Abschluss erkennen: Eintrag gefunden, Verlauf ergänzt oder Frage offen geblieben.
Für eine erste Bedienprobe eignet sich die easymed-Demo mit Beispieldaten. Das Team kann dort einen typischen Dokumentationsschritt nachvollziehen, ohne einen realen Behandlungseintrag als Übung zu verwenden. Die Praxis kann die Probe anschließend mit dem vorgesehenen Arbeitsgerät, dem passenden Benutzerzugang und der normalen Aufgabenfolge wiederholen.
In einer qualitativen Studie zu sechs ambulanten Einrichtungen, die für gute EHR-Einführungen ausgewählt worden waren, hielten die Befragten eine genaue Analyse der Arbeitsabläufe, praktische Gelegenheit zum Ausprobieren und Unterstützung bei der Einführung für hilfreich (McAlearney et al., 2013). Die Interviews belegen nicht, dass ein bestimmtes Kurzformat in jeder Praxis wirkt; sie stützen den konkreten Ansatz, eine benannte Aufgabe im Zusammenhang mit dem späteren Arbeitsalltag durchzuspielen und Rückmeldungen für weitere Anpassungen festzuhalten.
Auch eine Untersuchung mit 14 Beschäftigten vor der Einführung einer elektronischen Akte in einem englischen Krankenhaus beschreibt unterschiedliche Vorbereitung: Mitarbeitende berichteten, dass allgemeine Schulungen und begrenzte Übungsgelegenheiten nicht immer zu ihren Aufgaben und Arbeitsbedingungen passten (McCrorie et al., 2019). Für Ihr Team heißt das praktisch: Planen Sie die Übungszeit im Dienstplan ein, lassen Sie die betroffene Person selbst arbeiten und halten Sie die Unterstützung für den vereinbarten Schritt erreichbar.
Die Rückmeldung in den nächsten Schritt übersetzen
Nach dem Durchlauf unterscheiden Sie drei Ergebnisse. Ist der Bedienweg klar, halten Sie die hilfreiche Erklärung kurz fest. Fehlt weiterhin der Zugang oder die passende Zeit, passen Sie die Organisation an. Bleibt eine Funktionsfrage offen, geben Sie den konkreten Schritt an den zuständigen Kontakt weiter. Diese Rückmeldung hält bereits geklärte Teile fest und macht sichtbar, wer die verbleibende Aufgabe übernimmt.
Fragen Sie nach dem vereinbarten Ergebnis: „Konnten Sie den Eintrag öffnen und den Verlauf ergänzen? Was blieb offen?“ Wenn eine Einstellung fehlt, klärt die zuständige Person die Zugriffsrechte. Wenn das Gerät oder die Reihenfolge nicht passte, wird die Absprache angepasst. Bei einer Funktionsfrage beschreiben Sie den gewünschten Weg und die Stelle, an der es hakt. Eine weitere allgemeine Einführung ist nicht nötig, wenn eine gezielte Erklärung die offene Frage beantwortet.
Übernehmen Sie eine hilfreiche Erklärung in die Einarbeitung, etwa den Einstieg vom Patienten zum Termin oder den Kontakt für eine konkrete Rückfrage. Halten Sie den praktischen Arbeitsschritt fest, damit auch eine neu einzuarbeitende Person ihn nutzen kann. Die persönliche Rückmeldung der Mitarbeiterin bleibt Gesprächsinhalt; für das Team zählt die wiederverwendbare Information.
Ein stockender Softwarestart wird leichter besprechbar, wenn beide Seiten dieselbe Aufgabe vor Augen haben. Die Mitarbeiterin beschreibt die offene Stelle; die Praxisleitung stellt den passenden Zugriff, Arbeitsplatz und eine erreichbare Begleitung sicher. So entsteht ein klarer nächster Schritt, der im normalen Praxisablauf erprobt werden kann.
