Sie möchten eine Physiotherapie-, Ergotherapie- oder Logopädiepraxis gründen und suchen einen Steuerberater, der Ihr Vorhaben versteht. Beginnen Sie die Auswahl, sobald Fachrichtung, Eröffnung, Räume und erste Einnahmen- und Kostenannahmen feststehen. Dann kann die Beratung noch vor größeren Bestellungen oder langfristigen Verträgen auf offene steuerliche Fragen eingehen.
Für die Auswahl zählen passende Erfahrung, verständliche Antworten, ein klarer Leistungsumfang und ein erreichbarer Kontakt. Vergleichen Sie dieselbe Gründungsbeschreibung bei mehreren Kanzleien: Startberatung, laufende Buchführung, Jahresarbeiten und gegebenenfalls Lohnabrechnung. So wird sichtbar, welche Unterstützung im Gründungsbudget steckt und was Ihr Team selbst erledigt.
Wenn Sie easymed nutzen, können Sie den Rechnungsweg früh mit der Kanzlei abstimmen. Mit dem Lexware-Office-Zusatzmodul werden abgeschlossene Praxisrechnungen an Lexware übergeben; Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed übernimmt, und gleicht bezahlte Belege täglich ab. Der DATEV-Export von Rechnungsdaten steht unabhängig davon bereit. Ihre Kanzlei kann so den passenden Weg für Praxisrechnungen auswählen; weitere betriebliche Belege ergänzen Sie separat.
Die Kanzleisuche vor größeren Gründungsentscheidungen beginnen
Suchen Sie Ihre Beratung, sobald Sie das Vorhaben ausreichend beschreiben können. Fachrichtung, geplanter Eröffnungstermin, Räume, voraussichtliche Rechtsform und erste Umsatz- und Kostenannahmen geben dem Gespräch einen brauchbaren Anfang. Besonders hilfreich ist ein Kontakt, bevor Sie langfristige Verpflichtungen eingehen oder größere Ausstattung bestellen. Dann können noch offene steuerliche Fragen in die Entscheidung einfließen.
Eine Gründerin plant beispielsweise eine Einzelpraxis mit zwei Behandlungsräumen. Sie möchte zunächst selbst behandeln und nach sechs Monaten eine Teilzeitkraft einstellen. Zusätzlich zu verordneten Behandlungen erwägt sie einen allgemeinen Bewegungskurs. Sie kann den Kanzleien dieselben Punkte vorlegen: Welche steuerlichen Fragen entstehen aus Behandlung und Kurs? Welche Unterlagen werden für den Start benötigt? Wie ändern sich Betreuung und Kosten, wenn sie die Mitarbeiterin einstellt? Diese Fragen zeigen eher als eine allgemeine Bitte um spätere Buchhaltung, ob die Beratung zu ihrem Vorhaben passt.
Bringen Sie Ihre Entscheidungen in eine zeitliche Reihenfolge: zuerst Leistungsangebot und Organisationsform, danach Investitionen und Finanzierung, anschließend laufende Rechnungen und später Personal. Die Kanzlei muss erkennen, welche Entscheidung bereits getroffen wurde und wo Sie noch Unterstützung brauchen. Ein unterschriebener Mietvertrag wird anders besprochen als zwei vergleichbare Raumangebote.
Legen Sie sich für die Suche zwei oder drei passende Kontakte zurecht. Fragen Sie vorab, ob neue Praxismandate angenommen werden und wann ein Gründungsgespräch möglich ist. Klären Sie auch den Preis und den Umfang dieses Gesprächs. So bleibt Ihre Auswahl handhabbar und Sie erfahren früh, ob die Kanzlei zum vorgesehenen Start Kapazität hat.
Erfahrung mit Ihren Therapieangeboten konkret erfragen
Eine Kanzlei muss die wirtschaftliche Seite Ihrer Praxis nachvollziehen können. Beschreiben Sie daher Ihre Leistungen mit verständlichen Beispielen: verordnete Einzelbehandlung, Selbstzahlerangebot, allgemeiner Bewegungskurs oder ergänzender Warenverkauf. Die Bezeichnung „Therapiepraxis“ allein erklärt noch nicht, welche Leistungen Sie anbieten und wie sie steuerlich einzuordnen sind.
Fragen Sie, welche Erfahrung die Beratung mit Ihrer Fachrichtung und vergleichbaren Gründungen besitzt. Eine hilfreiche Antwort erläutert typische Aufgaben: Investitionsbelege einordnen, verschiedene Leistungsangebote betrachten, das erste kurze Praxisjahr planen und einen regelmäßigen Unterlagenweg einrichten. Entscheidend ist, ob Ihre Fragen verständlich beantwortet werden und Sie die Folgen für Ihr Vorhaben erkennen. Lassen Sie sich den Ablauf an Ihrer geplanten Einzelpraxis und der späteren Teilzeitstelle erklären.
Die Umsatzsteuer ist ein gutes Gesprächsthema für diesen Vergleich. § 4 Nummer 14 UStG befreit bestimmte Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen physiotherapeutischer oder ähnlicher heilberuflicher Tätigkeiten erbracht werden. Das Bundesfinanzministerium erläutert, dass bei heilberuflichen Leistungen ein therapeutisches Ziel im Vordergrund stehen muss. Bei Leistungen aus Gesundheitsfachberufen kommt die Befreiung nach dem UStAE grundsätzlich nur in Betracht, wenn eine ärztliche oder heilpraktische Verordnung vorliegt oder die Leistung im Rahmen einer Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme erbracht wird (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 4.14.1). Eine Selbstzahlerrechnung kann eine Heilbehandlung betreffen; die Zahlungsart allein beantwortet also nicht, ob die Befreiung greift. Legen Sie deshalb jede geplante Leistung einzeln vor: verordnete Behandlung, Selbstzahlerangebot, Bewegungskurs und Warenverkauf. Beschreiben Sie Zweck und Ablauf und fragen Sie, welche steuerliche Einordnung jeweils zugrunde gelegt wird.
Auch die Einordnung als freier Beruf oder Gewerbe sollte an Ihrer tatsächlichen Tätigkeit besprochen werden. § 18 EStG nennt unter anderem die selbständige Tätigkeit von Krankengymnasten und ähnlichen Berufen. Bei der Mitarbeit qualifizierter Fachkräfte knüpft das Gesetz außerdem daran an, dass die Praxisinhaberin aufgrund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig bleibt. Legen Sie daher offen, wer welche Leistungen erbringt und welche zusätzlichen Angebote Sie planen. So kann die Kanzlei die geplante Organisation statt nur den Namen der Praxis beurteilen.
Einen übersichtlichen Praxisplan zum Erstgespräch mitnehmen
Bereiten Sie eine kurze Arbeitsunterlage vor. Auf die erste Seite kommen Fachrichtung, Standort, Eröffnung, Inhaber und geplantes Team. Auf die zweite gehören erwartete Einnahmen, größere Anschaffungen und laufende Kosten. Kennzeichnen Sie die Grundlage Ihrer Zahlen: ein konkretes Angebot, eine vereinbarte Miete oder eine eigene Auslastungsannahme. Damit lässt sich erkennen, welche Beträge schon belastbar sind und welche Sie noch prüfen.
Beschreiben Sie Ihr Startmodell mit drei Gruppen: Leistungen und erwartete Einnahmen, Räume und Ausstattung, Team und laufende Verpflichtungen. Bei den Einnahmen nennen Sie angebotene Termine, Preise beziehungsweise Abrechnungsgrundlagen und den angenommenen Anlauf. Bei der Ausstattung ergänzen Sie Zahlungstermine. Beim Team zeigen Sie, ob Sie allein beginnen und wann eine Einstellung vorgesehen ist. Diese Gruppen ergeben einen verständlichen Zusammenhang statt einer losen Sammlung von Rechnungen.
Nehmen Sie zu den wichtigen offenen Fragen die passenden Unterlagen mit. Für eine Therapieliege sind das Angebot und die geplante Verwendung hilfreich. Für einen Praxiskredit gehören Finanzierungsvorschlag und Tilgungsplan dazu. Für gemietete Räume hilft der Vertragsentwurf mit den ausgewiesenen Kosten. Senden Sie vorab die vereinbarten Dokumente über den vorgesehenen geschützten Weg, damit im Gespräch Zeit für Ihre Entscheidungen bleibt.
Die Kanzlei braucht für diese Auswahl keine vollständigen Behandlungsakten. Verwenden Sie für die Erklärung Ihres Angebots allgemeine Leistungsbeschreibungen und geplante Mengen. Persönliche Angaben zu künftigen Beschäftigten liefern Sie später für den tatsächlich beauftragten Personalvorgang. Diese gezielte Vorbereitung hält das Erstgespräch bei der Gründung und erleichtert eine klare Kostenbeschreibung.
Gründungsberatung und laufende Betreuung getrennt vereinbaren
Erfragen Sie zuerst, was die Kanzlei vor der Eröffnung übernimmt. Dazu können die steuerliche Vorbereitung, die Prüfung Ihrer Umsatz- und Kostenannahmen und die Einordnung größerer Investitionen gehören. Lassen Sie das erwartete Ergebnis benennen: Welche Entscheidung wird erklärt, welche Unterlage entsteht und welcher nächste Schritt liegt danach bei Ihnen? Das macht den Nutzen der Beratung greifbar.
Danach betrachten Sie den laufenden Betrieb. Wer bearbeitet die monatlichen Unterlagen, welche Jahresarbeiten sind vorgesehen und welche Rückfragen gehören zur Betreuung? Wenn eine erste Einstellung geplant ist, fragen Sie zusätzlich nach dem Lohnweg. Ein Gründungsangebot sollte erkennen lassen, wie einmalige Vorbereitung, laufende Bearbeitung und spätere Personalaufgaben zusammenpassen.
Trennen Sie drei Aufträge: Gründungsentscheidungen vor der Eröffnung, monatliche Unterlagenarbeit nach dem Start und Jahresarbeiten für das erste Praxisjahr. Geben Sie jedem Auftrag ein erwartetes Ergebnis und einen Preisbezug. Eine neue Investitionsberatung oder eine zusätzliche Einstellung kann später ergänzt werden. Sie sehen dann, welcher Bestandteil bereits vereinbart ist und welche Leistung Sie neu anfragen.
Das amtliche Steuerberaterverzeichnis hilft zu prüfen, ob eine Person oder Gesellschaft als Steuerberater bestellt beziehungsweise eingetragen ist; Sie können auch nach Ort oder Postleitzahl suchen. Es bietet jedoch keine Suche nach Fachgebieten oder besonderen Qualifikationen. Prüfen Sie die berufliche Bestellung deshalb dort und klären Sie die Erfahrung mit Therapiepraxen im Gespräch: Welche Gründungsvorhaben hat die Kanzlei begleitet, welche Aufgaben übernimmt sie selbst und wer beantwortet Ihre laufenden Fragen? Bei einer größeren Kanzlei können das verschiedene Personen sein. Für Sie als Gründer sollte der Weg trotzdem verständlich und erreichbar bleiben.
Den späteren Rechnungsweg schon bei der Auswahl zeigen
Erklären Sie der Kanzlei, wo Ihre Praxisrechnungen entstehen und welcher digitale Übergabeweg für die laufende Arbeit vorgesehen ist. Die Frage ist konkret: Soll die Zusammenarbeit über Lexware Office laufen oder wird der DATEV-Rechnungsexport verwendet? So lässt sich die Betreuung gleich mit Ihrem Praxisablauf verbinden.
Mit der Lexware-Office-Anbindung von easymed werden abgeschlossene Praxisrechnungen automatisch an Lexware Office übertragen. Lexware vergibt die Belegnummer, die easymed als Rechnungsnummer übernimmt. Der tägliche Abgleich aktualisiert zugeordnete bezahlte Rechnungen in easymed. Für den Kanzleiweg steht außerdem ein unabhängig nutzbarer DATEV-Export von Rechnungsdaten zur Verfügung. Der eingerichtete Weg erspart Ihrem Team die wiederholte manuelle Übertragung der Praxisrechnungen.
Lieferantenbelege, etwa für die Einrichtung, kommen über einen anderen Weg hinzu. Vereinbaren Sie dafür einen gut erreichbaren Eingang und den passenden Rhythmus. Diese sachliche Trennung macht die Arbeitsteilung einfach: easymed stellt die Praxisrechnungen bereit, Ihre übrigen betrieblichen Unterlagen ergänzen den Buchhaltungsbestand.
Halten Sie den gewünschten Übergabeweg und den gewöhnlichen Ansprechpartner in der Gründungsplanung fest. Die laufende Zusammenarbeit kann danach auf diesem Weg beginnen. Einen passenden Monatsrhythmus beschreibt der Beitrag zur Monatsroutine der Solopraxis.
Kosten, Kontakt und eigenes Arbeitspensum gemeinsam vergleichen
Vergleichen Sie Kanzleiangebote anhand derselben Gründungsbeschreibung. Bitten Sie um Angaben zur einmaligen Vorbereitung, laufenden Betreuung, Jahresarbeit und gegebenenfalls Lohnabrechnung. Fragen Sie außerdem, was das Erstgespräch kostet, welche Unterlagen in den genannten Leistungen enthalten sind und wie zusätzliche Aufgaben abgerechnet werden. Den vollständigen Zahlenvergleich führt der Beitrag zu Steuerberatungskosten im Gründungsbudget weiter.
Die Bundessteuerberaterkammer erklärt die Vergütungssystematik. Für unterschiedliche Tätigkeiten sieht die Steuerberatervergütungsverordnung Wert-, Rahmen- oder Zeitgebühren vor. Eine Vergütungsvereinbarung kann in Textform von der gesetzlichen Vergütung abweichen und muss Art und Umfang des Auftrags bezeichnen (§ 4 StBVV); bei Rahmengebühren berücksichtigt die Kanzlei unter anderem Umfang und Schwierigkeit der Tätigkeit (§ 11 StBVV). Vergleichen Sie deshalb nicht nur Endbeträge: Lassen Sie die Gebührenbasis und den enthaltenen Arbeitsumfang erklären. Eine nachvollziehbare Vereinbarung hilft Ihnen mehr als ein vermeintlicher allgemeiner Durchschnittspreis für jede Therapiepraxis.
Bewerten Sie daneben den eigenen Aufwand. Wenn ein Angebot voraussetzt, dass Sie jeden Beleg vorbereiten und alle Rückfragen zeitnah beantworten, braucht diese Arbeit einen Platz in Ihrer Woche. Fragen Sie, welche Unterstützung Sie bei fehlenden Angaben erhalten und wie ein neuer Arbeitsumfang besprochen wird. Ein günstiger Betrag und ein für Sie gut durchführbarer Ablauf werden zusammen betrachtet.
Achten Sie schließlich auf die Art der Erklärung. Können Sie nach dem Gespräch sagen, welche Entscheidung ansteht und warum? Wird auf Ihre Fragen eingegangen? Wissen Sie, wen Sie bei einer neuen Praxisfrage erreichen? Diese Beobachtungen ergänzen das Angebot und helfen, eine Zusammenarbeit auszuwählen, die Sie beim Gründen tatsächlich unterstützt.
Mit einer klaren Aufgabenliste in den Praxisstart gehen
Halten Sie die nächsten Gründungsentscheidungen mit ihrem jeweiligen Ergebnis fest. Für eine angebotene Therapieliege ist das die Ausstattung mit Kosten und Zahlungszeitpunkt; für einen zusätzlichen Kurs die steuerliche Einordnung Ihres konkreten Angebots. Die vereinbarte Beratung hat damit eine verständliche Aufgabe und einen Termin für die Rückmeldung.
Im Beispiel stehen nach dem Gespräch drei nächste Schritte fest: das Kursangebot steuerlich einordnen, die Kosten der Ausstattung mit ihrem Zahlungszeitpunkt in den Plan aufnehmen und den passenden Rechnungsweg vereinbaren. Die Gründerin kennt ihre Entscheidungsgrundlagen. Die Kanzlei weiß, welche Unterlagen digital aus dem Praxisablauf kommen und wie weitere Belege ergänzt werden.
Eine persönliche Vorführung von easymed zeigt Ihnen, wie fertige Rechnungen in den vorgesehenen Übergabeweg gelangen. Mit dieser Grundlage wählen Sie eine Steuerberatung, die Ihr Vorhaben versteht und die laufende Verwaltung sinnvoll begleitet. Wenn die Lexware-Office-Anbindung eingerichtet ist, übernimmt easymed die verbundene Rechnungsbereitstellung; der DATEV-Export bleibt unabhängig nutzbar. Das Gründungsgespräch bleibt bei Ihren Räumen, Leistungen, Kosten und nächsten Entscheidungen.
