Bei einer Praxisgründung entstehen Steuerberatungskosten zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Ein Monatsbetrag allein zeigt weder den Aufwand bis zum ersten Jahresabschluss noch die Termine, an denen Geld abfließt. Vergleichen Sie deshalb denselben Auftrag und rechnen Sie Gründungsberatung, laufende Betreuung, Jahresarbeiten und mögliche Lohnabrechnung getrennt.
Eine Beispielrechnung macht sichtbar, wie stark der erste Zeitraum vom Folgejahr abweichen kann. Halten Sie dafür den vollständigen Zahlbetrag, den Zeitpunkt der Rechnung und Ihre eigene Vorarbeit nebeneinander.
Wenn Sie Ihre Praxisrechnungen in easymed erstellen, kann die Lexware-Office-Anbindung die Übergabe beim Abschluss übernehmen. Lexware vergibt dabei die Rechnungsnummer, easymed nutzt sie vor der PDF-Erstellung; der Zahlungsstatus wird beim täglichen Abgleich zurückgemeldet. Daneben gibt es einen eigenständigen DATEV-Export für Rechnungsdaten. Planen Sie so die eigene Vorarbeit für Ausgangsrechnungen und vereinbaren Sie zusätzlich, wie Eingangsbelege und weitere Unterlagen zur Kanzlei kommen.
Das Budget mit dem eigenen Praxismodell beginnen
Notieren Sie vor der Anfrage Ihre Fachrichtung, Rechtsform, den geplanten Eröffnungstermin und die voraussichtliche Teamgröße. Ergänzen Sie, welche Leistungen Sie anbieten, mit welchem Belegaufkommen Sie rechnen und welche Belege Sie selbst vorbereiten möchten. Eine allein geführte Praxis braucht einen anderen Leistungsumfang als ein Team mit mehreren Beschäftigten.
Trennen Sie feste Angaben von Planannahmen: Ein Mietvertrag kann bereits vorliegen, während ein späterer Personalstart noch offen ist. So sieht die Kanzlei, welche Arbeiten vom ersten Monat an anfallen und welche erst mit einem konkreten Wachstumsschritt hinzukommen.
Senden Sie allen angefragten Kanzleien dieselbe kurze Beschreibung. Bitten Sie um denselben Zeitraum und dieselben Aufgaben. Fragen Sie, wer Belege vorsortiert, wer fehlende Angaben ergänzt, wie oft Rückfragen oder Auswertungen vorgesehen sind und welche Unterlagen Sie zu welchem Termin liefern. Für das erste Gespräch hilft auch der Beitrag zum Steuerberatungsgespräch vor der Praxisgründung.
Einmalige Gründungsarbeit und wiederkehrende Kosten unterscheiden
Teilen Sie die geplanten Leistungen zunächst nach Zeitpunkt. Vor der Eröffnung können eine Gründungsberatung, die Einrichtung der Buchführung oder die Klärung des vorgesehenen Belegwegs beauftragt werden. Lassen Sie den konkreten Auftrag und das gewünschte Ergebnis benennen, damit diese Arbeit nicht versehentlich im laufenden Monatspreis mitgerechnet oder doppelt angesetzt wird.
Für die laufende Phase kommen je nach Vereinbarung etwa monatliche Buchführung, regelmäßige Rückmeldungen und erforderliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen hinzu. Zu den Jahresarbeiten zählen je nach Rechtsform und Gewinnermittlungsart beispielsweise die beauftragte Einnahmenüberschussrechnung oder ein Jahresabschluss sowie die vereinbarten Steuererklärungen. Eine erste Beschäftigte kann eine Einrichtung der Lohnkonten und anschließend Lohnabrechnungen für jeden Abrechnungszeitraum auslösen. Führen Sie jede Aufgabe mit Preisbasis und geplantem Zahlungstermin im Budget.
Das Vergütungsmodell vor der Gesamtrechnung klären
Die StBVV sieht je nach Tätigkeit unterschiedliche Gebührenarten vor: Wertgebühren, Betragsrahmengebühren und Zeitgebühren. Die Bundessteuerberaterkammer erläutert, wie sich diese Berechnungen unterscheiden. Innerhalb eines Gebührenrahmens spielen unter anderem Umfang und Schwierigkeit der Arbeit eine Rolle. Daneben kann eine Vergütungsvereinbarung in Textform eine höhere oder niedrigere Vergütung festlegen. Nach § 4 StBVV müssen darin Art und Umfang des Auftrags bezeichnet sein; § 11 StBVV nennt wichtige Kriterien für die Bemessung einer Rahmengebühr.
Fragen Sie deshalb zu jeder größeren Position: Wird sie nach der StBVV, nach Zeit oder aufgrund einer gesonderten Vereinbarung berechnet? Welche Aufgaben und Belegmengen sind eingeschlossen? Welche Veränderung löst einen neuen Auftrag oder zusätzliche Vergütung aus? Bei einer Wertgebühr ist auch die zugrunde gelegte Berechnungsbasis wichtig; bei Zeitaufwand helfen ein vereinbarter Satz und eine realistische Schätzung.
Das erste Jahr vollständig rechnen und das Folgejahr danebenlegen
Bei Angebot A ergeben zwölf Monatsbeträge von 180 Euro zusammen 2.160 Euro. Mit 840 Euro Jahresarbeiten und 350 Euro Vorbereitung kostet der beschriebene erste Zwölfmonatszeitraum 3.350 Euro. Bei Angebot B ergeben zwölfmal 220 Euro insgesamt 2.640 Euro. Mit 640 Euro Jahresarbeiten und 150 Euro Vorbereitung sind es 3.430 Euro. Der Unterschied im ersten Jahr beträgt damit 80 Euro.
Im folgenden gleich umfangreichen Zwölfmonatszeitraum entfällt die einmalige Vorbereitung. Angebot A erreicht dann 3.000 Euro, Angebot B 3.280 Euro. Der Unterschied der wiederkehrenden Kosten beträgt 280 Euro. Die Beispielrechnung zeigt, weshalb Monatsbeitrag, Jahresarbeit und Startaufwand erst gemeinsam ein aussagekräftiges Bild ergeben.
Eröffnen Sie beispielsweise im Oktober, vergleichen Sie ein Zwölfmonatsangebot gesondert mit den Leistungen für den kürzeren ersten Praxiszeitraum. Teilen Sie Jahresarbeiten nicht einfach durch zwölf oder kürzen Sie sie im Verhältnis der Monate. Lassen Sie erläutern, welche Aufgaben bis zum ersten Abschluss tatsächlich anfallen und wann sie berechnet werden.
Endbeträge und Umsatzsteuer bei Therapiepraxen richtig planen
Vergleichen Sie Angebote auf derselben Preisbasis. Für den Zahlungsplan zählt der vollständige Rechnungsbetrag einschließlich ausgewiesener Umsatzsteuer und vereinbarter Auslagen. Notieren Sie außerdem Abschläge, monatliche Abbuchungen und Fälligkeiten der Jahresarbeiten: Die Jahressumme zeigt den Geldbedarf, aber nicht den Kontostand zwischen zwei Zahlungsterminen.
Für Therapiepraxen kann der Vorsteuerabzug die spätere Kostenwirkung verändern. § 4 Nr. 14 UStG befreit bestimmte Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer. Für Eingangsleistungen, die zur Ausführung steuerfreier Umsätze verwendet werden, schließt § 15 UStG den Vorsteuerabzug grundsätzlich aus; bei gemischter Nutzung ist eine Zuordnung nötig. Welche Behandlung für Ihre konkrete Steuerberaterrechnung gilt, hängt von den tatsächlichen Leistungen und der Verwendung ab. Halten Sie daher den vollen Zahlbetrag für die Liquidität fest und eine mögliche spätere Vorsteuerwirkung separat.
Die eigene Verwaltungszeit im Angebotsvergleich berücksichtigen
Fragen Sie, welche Vorarbeiten im Angebot bei Ihnen bleiben. Dazu können das Sammeln und Sortieren von Eingangsbelegen, das Ergänzen fehlender Angaben und Antworten auf Rückfragen gehören. Schätzen Sie den Zeitbedarf anhand Ihres Belegaufkommens und des Rechnungswegs, den Sie tatsächlich nutzen.
Im Planbeispiel erfordert Angebot A zwei Stunden eigene Vorarbeit im Monat, Angebot B vier Stunden. Die Praxisinhaberin setzt für ihren internen Vergleich 25 Euro je Stunde an. Das ergibt 50 Euro beziehungsweise 100 Euro monatlich, über zwölf Monate also 600 Euro und 1.200 Euro. Dieser Betrag ist ein selbst gewählter Vergleichswert und keine zusätzliche Zahlung an die Kanzlei.
Mit dem Zeitwert ergibt sich für den ersten Zeitraum bei A ein Vergleichsaufwand von 3.950 Euro und bei B von 4.630 Euro. Die Differenz beträgt 680 Euro. Die tatsächlich an die Kanzlei zu zahlenden Beträge bleiben 3.350 Euro und 3.430 Euro. Halten Sie beide Betrachtungen getrennt: Zahlungsbedarf im Finanzplan, eigener Aufwand im Vergleich der Zusammenarbeit.
In der eigenen Zeitbewertung zählt, welche Arbeit nach dem vereinbarten Belegweg bleibt. Halten Sie Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege getrennt: Die Übergabe Ihrer Praxisrechnungen ersetzt nicht die Vorbereitung anderer Buchführungsunterlagen. So kalkulieren Sie die Zeit, die Ihr Team tatsächlich einplant.
Jahresarbeiten und Wachstum im Zahlungsplan vorbereiten
Verteilen Sie einen jährlichen Aufwand für die Planung auf die Monate, auch wenn die Rechnung erst später kommt. Bei Angebot A entsprechen 840 Euro Jahresarbeiten einer monatlichen Rücklage von 70 Euro. Zusammen mit 180 Euro laufender Betreuung reserviert die Praxis dafür 250 Euro pro Monat. Die einmaligen 350 Euro werden zusätzlich zum vorgesehenen Anfangstermin eingeplant.
Stimmen Sie diese Rücklage mit tatsächlichen Abschlägen und Rechnungsterminen ab. Steht die erste Jahresrechnung an, bevor ein volles Jahr angespart wurde, gehört der fehlende Betrag als Anfangsbedarf in den Finanzplan. Eine geplante Monatsreserve ist eine eigene Budgetierung und ersetzt keinen vereinbarten Zahlungstermin.
Wenn Sie Mitarbeitende aufnehmen, ergänzen Sie den Monat des Starts, die Zahl der Beschäftigten und die Abrechnungszeiträume. § 34 StBVV unterscheidet die erstmalige Einrichtung der Lohnkonten von der laufenden Lohnabrechnung und bezieht die Gebühren auf Beschäftigte und Abrechnungszeiträume. Fragen Sie daher nach beiden Positionen und danach, welche vorbereitenden Angaben Sie liefern.
Umfang und Vergütung vor dem Start verständlich festhalten
Halten Sie Leistung, Zeitraum, Preisbasis und Zahlungstermin vor der Beauftragung schriftlich fest. Wenn eine Position als Pauschale vereinbart wird, sollten Sie erkennen können, welche Aufgaben und Mengen dazugehören und wie zusätzliche Arbeit behandelt wird. Für jede Kanzlei nutzen Sie dieselbe Liste, damit der Vergleich nicht von unterschiedlich formulierten Sammelbegriffen abhängt.
Auch bei der späteren Rechnung hilft ein genauer Blick auf die Einzelpositionen. § 9 StBVV verlangt unter anderem Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, Vorschüsse, eine kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands sowie bei Wertgebühren den Gegenstandswert. So lässt sich eine Jahresrechnung der zuvor vereinbarten Arbeit zuordnen.
Wählen Sie das Angebot anhand des vollständigen ersten Jahres, der Folgejahre, der benötigten Betreuung und Ihrer eigenen Vorarbeit. Der Kostenplan zeigt dann, welche Summe tatsächlich abfließt, wann die Zahlung ansteht und welche Arbeit Ihr Team selbst übernimmt. Für den Austausch Ihrer eigenen Praxisrechnungen können Sie den passenden easymed-Übergabeweg in die Kanzleianfrage aufnehmen.
