Eine Monatsroutine für Rechnungen in einer Therapiepraxis beantwortet drei Fragen: Was ist abgerechnet, was bereits bezahlt und was noch offen oder fällig? Wenn Sie das optionale Zusatzmodul Lexware Office eingerichtet haben, übergibt easymed abgeschlossene Praxisrechnungen direkt an Lexware. easymed übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer vor PDF, Druck und Versand; Lexware meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich zurück. So führt die Praxis den Zahlungsstatus nicht noch einmal von Hand nach.
Lieferantenbelege, Bankunterlagen und die nächsten anstehenden Zahlungen bleiben Teil Ihres Monatsblocks. Für die Übergabe der Rechnungsdaten an eine Steuerkanzlei gibt es außerdem den DATEV-Export. Der folgende Ablauf bringt diese Wege und den eigenen Monatsüberblick in eine kurze, wiederholbare Reihenfolge.
Einen festen Monatsrhythmus für Ihre Praxis vereinbaren
Legen Sie einen festen Termin für den Monatsstand fest und bestimmen Sie, wer ihn vorbereitet. In einer Solopraxis kann das ein ruhiger Abschnitt nach Monatsende sein. Im Team übernimmt die zuständige Verwaltungsrolle den Überblick und gibt eine konkrete offene Entscheidung an die Leitung weiter.
Stimmen Sie einmal ab, welche ergänzenden Unterlagen die Steuerkanzlei erhält und über welchen Weg. Der Rechnungsweg mit Lexware oder der Export für die Kanzlei lässt sich dann mit einem klaren Zeitraum verbinden. Für die Folgemonate bleibt die Zuordnung bestehen, solange sich die Absprache nicht ändert.
Ein Beispielplan verteilt 45 Minuten auf drei Aufgaben: 15 Minuten für Rechnungs- und Zahlungsstand, 20 Minuten für ergänzende Belege und Rückfragen sowie zehn Minuten für Übergabe und nächste Zahlungen. Nach dem ersten Durchgang passen Sie den Zeitblock an Ihren tatsächlichen Umfang an.
Legen Sie Lieferantenbelege bereits beim Eingang am vorgesehenen Ablageort ab. Der Monatsblock beginnt dann mit den vorhandenen Angaben und konzentriert sich auf neue Belege, offene Fragen und die anstehende Übergabe.
Zahlungseingänge und offene Rechnungen getrennt ansehen
Ist die Lexware-Office-Anbindung aktiv, meldet Lexware vollständig bezahlte Rechnungen täglich an easymed zurück. Der Status erscheint damit auch in der Praxissoftware. Bei Bedarf lässt sich zusätzlich ein aktueller Abgleich anstoßen, bevor Sie einen einzelnen Vorgang weiterbearbeiten.
Im Monatsbeispiel hat die Praxis 40 abgeschlossene Rechnungen über insgesamt 4.200 Euro. Davon sind 3.400 Euro bezahlt und 800 Euro offen. Von den offenen Beträgen betreffen 600 Euro noch nicht fällige Rechnungen und 200 Euro bereits fällige Rechnungen. Die Aufteilung zeigt, welcher Betrag schon eingegangen ist und welche offene Position als Nächstes Aufmerksamkeit braucht.
Prüfen Sie die 200 Euro anhand der Rechnungsnummer, des vereinbarten Fälligkeitsdatums und des bereits verbuchten Zahlungseingangs. Für die 600 Euro, deren Zahlungsziel noch nicht erreicht ist, reicht zunächst der Eintrag als erwarteter Eingang. So richtet sich die Rückfrage nach dem konkreten Fälligkeitstermin und bezieht sich auf einen auffindbaren Beleg.
Für die nächste Praxiswoche vergleichen Sie den Kontostand mit erwarteten Eingängen und anstehenden Rechnungen. Bei einer Teilzahlung halten Sie den bereits eingegangenen und den verbleibenden Betrag getrennt fest. Rechnungsdatum, Fälligkeit und Zahlungseingang beschreiben unterschiedliche Zeitpunkte.
Wenn Sie Ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, gilt grundsätzlich das Zu- und Abflussprinzip: Einnahmen zählen im Jahr des Zuflusses, Ausgaben im Jahr der Zahlung. Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen um den Jahreswechsel gilt eine enge Ausnahme: Zahlung und Fälligkeit müssen innerhalb des Zehn-Tages-Zeitraums liegen und der Betrag wirtschaftlich zum anderen Jahr gehören. Notieren Sie bei einer betroffenen wiederkehrenden Miete oder Softwaregebühr daher Fälligkeits- und Zahlungsdatum zusammen. Das erleichtert die richtige Einordnung nach § 11 EStG; das BFH-Urteil X R 2/21 erläutert zusätzlich das Fälligkeitserfordernis.
Lexware-Übergabe oder DATEV-Export mit der Kanzlei abstimmen
Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung schließen Sie die Praxisrechnung in easymed ab. Der Beleg geht an Lexware, Lexware vergibt die Rechnungsnummer und easymed übernimmt sie vor der Ausgabe als PDF, für den Druck oder Versand. Täglich gleicht easymed vollständig bezahlte Rechnungen ab, die Lexware als ausgeglichen meldet.
Für den DATEV-Export stellen Sie den vereinbarten Rechnungsdatenbestand als Paket für die Steuerkanzlei bereit. DATEV-Export und direkte Lexware-Office-Anbindung sind damit zwei unterschiedliche Wege für die eigenen Ausgangsrechnungen. Der DATEV-Export umfasst keinen Buchungsstapel; ein zusätzlicher Export von Belegen direkt an DATEV Unternehmen online ist gesondert verfügbar.
Der Ablauf hat zwei mögliche Wege: easymed übergibt die Rechnungen direkt an Lexware Office, oder Sie nutzen den DATEV-Export für den vereinbarten Kanzleieingang. Lieferantenbelege und Bankunterlagen ergänzen den jeweiligen Rechnungsbestand. Die Praxis benennt damit einmal, welche Unterlagen über welchen Weg bereitstehen.
Halten Sie den Zeitraum und den vorgesehenen Empfänger in Ihrer Monatsroutine fest. Wenn die Kanzlei ergänzende Belege anfordert, stellen Sie genau diesen Bestand zusammen. Der laufende Rechnungsweg bleibt damit klar zugeordnet, und Sie bereiten nicht vorsorglich dieselben Rechnungsdaten über mehrere Wege neu auf.
Eingangsbelege und besondere Vorgänge ergänzen
Praxisrechnungen für Ihre Leistungen sind Ausgangsbelege. Lieferantenrechnungen für Material, Miete, Software oder Geräte ergänzen den Bestand von der Eingangsseite. Ordnen Sie sie beim Erhalt dem vorgesehenen Ablageort und dem dazugehörigen Einkauf zu; beim Monatsblock sehen Sie dann, ob noch ein Beleg fehlt.
Bei einer E-Rechnung bewahren Sie mindestens den strukturierten Datenteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung nennt für ein- und ausgehende Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren und erläutert die Anforderungen an den strukturierten Teil. Nach § 147 Abs. 2 AO müssen aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen während der Frist verfügbar und maschinell auswertbar sein. Prüfen Sie daher bei der Ablage, dass die ursprüngliche Rechnungsdatei lesbar und dem Einkauf zugeordnet ist.
Bei einer neu angeschafften Therapieliege gehören die erhaltene Rechnung und der Anschaffungsbezug zum Vorgang. Für einen Praxiskredit ordnen Sie Vertrag, Zins- und Tilgungsangaben gemeinsam zu. Diese Angaben helfen, eine konkrete kaufmännische Rückfrage zu beantworten, ohne den gesamten Monatsbestand mit allgemeinen Erläuterungen zu füllen.
Eine Rückfrage zu einer Rechnung lässt sich meist mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag zuordnen. So bezieht sich die Abstimmung auf den kaufmännischen Beleg und seinen Zahlungsstand. Behandlungsdokumentation bleibt in ihrem eigenen Arbeitsablauf.
Rückfragen und Übergabe nachvollziehbar abschließen
Eine konkrete Nachricht erleichtert die Ergänzung: „Zum Einkauf vom 12. September fehlt die Rechnung des Lieferanten.“ Die zuständige Person findet den betreffenden Einkauf und stellt den Beleg am vereinbarten Ort bereit. Die übrigen Unterlagen bleiben bei ihrem vorhandenen Stand.
Im Beispiel ist der Monatsbestand übergeben, und es fehlt noch die Rechnung einer Gerätewartung. Die Inhaberin ergänzt genau diesen Beleg und ordnet die Rückfrage dem betreffenden Einkauf zu. Für die nächste Wartung verwendet das Team denselben vorgesehenen Eingang.
Zum Abschluss halten Sie den übergebenen Zeitraum und eine gegebenenfalls noch offene Ergänzung fest. Eine Vertretung sieht damit, was bereits angekommen ist und welche konkrete Rückfrage noch läuft. Die Notiz kann kurz bleiben, wenn sie auf den richtigen Vorgang verweist.
Aus dem Monatsstand die nächsten Praxisentscheidungen ableiten
Schließen Sie den Monatsblock mit vier Angaben ab: dem übergebenen Zeitraum, bereits eingegangenen Zahlungen, erwarteten Eingängen und den nächsten fälligen Ausgaben. Halten Sie eine konkrete offene Frage für den nächsten Termin fest. So beginnt die nächste Monatsrunde mit einem klaren Praxisstand.
