Die No-Show-Quote einer Praxis berechnen Sie, indem Sie die Zahl der bestätigten Patiententermine ohne vorherige Absage, die zum geplanten Beginn nicht wahrgenommen wurden, durch alle Termine teilen, die zum Start noch gebucht waren. Multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100. Beispiel: 20 No-Shows bei 360 nicht abgesagten Terminen ergeben rund 5,56 Prozent. Zeitraum, Zähler und Nenner gehören zur Zahl dazu.
Patientenabsagen vor dem Termin gehören nicht in diesen Nenner. NHS England berechnet seine nationale DNA-Rate für ambulante Termine ebenfalls ohne abgesagte Termine. Das ist eine konkrete Auswertungsregel für den dortigen Gesundheitsdienst und zeigt, warum die Zählweise dokumentiert werden muss, bevor Sie Monatswerte vergleichen. NHS England: Reducing did not attends (DNAs) in outpatient services
easymed unterstützt die Terminorganisation daneben mit zwei einstellbaren Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp und einem Link, über den Patienten Termine verschieben oder absagen. Wird dadurch ein Termin frei, bietet die Smart-Warteliste ihn automatisch passenden Wartenden nach Leistung, Behandler, Wochentag und Zeitfenster an. Das Team muss dafür nicht nacheinander einzelne Personen anrufen. Diese Abläufe helfen bei der Vorbereitung und Wiederbelegung; sie ändern nicht die gewählte Quote.
No-Show als Endzustand definieren
Für die Monatsauswertung zählt ein bestätigter Patiententermin als No-Show, wenn die Person zum geplanten Beginn nicht erscheint und bis dahin weder eine Absage noch eine vereinbarte Verschiebung vorlag. Eine Absage, die vor dem Termin eingegangen ist, bleibt eine Absage, auch wenn sie später gelesen oder im Kalender verarbeitet wird. Für den Status zählt der Eingang der Nachricht.
Führen Sie verspätete Absagen separat. Sie sind keine No-Shows nach dieser Definition, können aber eine Lücke hinterlassen, die sich kurzfristig nicht mehr besetzen lässt. Falls Sie einen gemeinsamen Kennwert für nicht genutzte Zeit bilden möchten, benennen Sie ihn als solchen und legen Sie fest, wie viele Stunden vor dem Termin als kurzfristig gelten. Eine klare Trennung zeigt, ob der Wert durch Nichterscheinen oder durch späte Absagen entsteht.
Auch Studien verwenden eigene Arbeitseinheiten und Statusregeln. Eine Untersuchung zu ambulanter Physiotherapie in den USA betrachtete etwa, wie viele Personen während einer Behandlungsepisode mindestens ein Ereignis hatten; als nicht abgeschlossen galten dort Termine mit dem Status „canceled“ oder „pending“ statt „completed“. Das beantwortet eine andere Frage als der Anteil einzelner, am Monatsstichtag noch gebuchter Termine in Ihrer Praxis. PLOS One: Prevalence and predictors of no-shows to physical therapy for musculoskeletal conditions
Den Nenner vor der Prozentrechnung festlegen
Im Monatsbeispiel stehen 400 bestätigte Patiententermine im Plan: 340 werden wahrgenommen, 40 vor dem Beginn patientenseitig abgesagt und 20 ohne vorherige Absage nicht wahrgenommen. Diese drei Gruppen ergeben zusammen 400. Weil 40 Absagen vor dem Beginn eingingen, waren zum geplanten Start noch 360 Termine gebucht; diese 360 bilden den Nenner der No-Show-Quote.
Zusätzlich wurden zehn Termine von der Praxis abgesagt; sie bleiben in einer eigenen Gruppe. Für die No-Show-Quote zählen die 340 wahrgenommenen Termine und die 20 No-Shows. Praxisabsagen werden ebenfalls separat ausgewiesen, damit die Quote den Bestand der Patiententermine beschreibt, die zum geplanten Zeitpunkt noch stattfinden sollten.
Die Quote mit dem Monatsbeispiel berechnen
Die No-Show-Quote im Monatsbeispiel lautet: 20 geteilt durch 360 mal 100 gleich rund 5,56 Prozent. Mit allen 400 bestätigten Patientenbuchungen einschließlich vorheriger Absagen wären es 20 geteilt durch 400 mal 100 gleich fünf Prozent; das ist ein anders benannter Anteil am gebuchten Bestand.
Ordnen Sie jeden Termin dem vorgesehenen Besuchsdatum zu, nicht dem Buchungstag. Ein im September gebuchter und im Oktober fälliger Termin gehört in die Oktoberübersicht. Vergleichen Sie Folgemonate mit derselben Statusdefinition, derselben Absageregel und derselben Zeitgrenze. Sind es im nächsten Monat etwa 15 No-Shows unter 300 nicht abgesagten Terminen, liegt die Quote wieder bei fünf Prozent. Die absolute Zahl allein würde den Vergleich nicht erklären.
Umbuchungen und Ersatztermine eindeutig zählen
Wird ein Termin vor dem geplanten Beginn verschoben, ist die ursprüngliche Buchung für den alten Zeitpunkt erledigt; der neue Besuch wird am neuen Datum ausgewertet. Das Ausbleiben am alten Zeitpunkt ist nach der vereinbarten Verschiebung kein zusätzlicher No-Show. So zählt eine behandelte Person nicht doppelt, nur weil sich der Termin geändert hat.
Sagt eine Person ab und nimmt eine andere den freien Platz wahr, haben beide Buchungen unterschiedliche Endzustände. Die erste Buchung ist abgesagt, die Ersatzbuchung wurde wahrgenommen. Der Kalenderplatz war wieder belegt; die ursprüngliche Absage bleibt dennoch in ihrer Gruppe. Damit erklären Quote und genutzte Zeit zwei verschiedene Seiten derselben Situation.
Ersttermine und Folgetermine getrennt auswerten
Im Monatsbeispiel gehören 80 nicht abgesagte Ersttermine und 280 nicht abgesagte Folgetermine zu den 360 Terminen, die am geplanten Beginn noch gebucht waren. Acht No-Shows unter den Erstterminen ergeben 10 Prozent; zwölf unter den Folgeterminen ergeben rund 4,29 Prozent. Zusammen sind es wieder 20 von 360 und damit rund 5,56 Prozent.
Zeigen Sie bei jedem Teilwert auch die Anzahl der Termine. „10 Prozent“ ist leichter einzuordnen, wenn daneben „8 von 80“ steht. Die Gruppierung macht außerdem sichtbar, ob der höhere Wert bei Erst- oder Folgeterminen auftritt. Prüfen Sie dann den betreffenden Ablauf, etwa die Information zur Ankunft oder eine regelmäßige Abstimmung von Folgeterminen. Die Quote allein erklärt noch nicht, warum ein Termin ausfiel.
Eine US-amerikanische Physiotherapie-Kohorte fand unter den untersuchten Merkmalen unter anderem die Zeitspanne zwischen Terminvereinbarung und Besuch sowie frühere Absagen als Vorhersagefaktoren. Das sind sinnvolle Dimensionen, die Sie in Ihrer eigenen Terminliste prüfen können, sofern die Daten vorliegen. Der Befund belegt keinen Grund für einen einzelnen Ausfall in Ihrer Praxis. PLOS One: Studie zu No-Shows in der ambulanten Physiotherapie
Quote und freie Zeit getrennt betrachten
Zwei No-Shows können unterschiedlich viel Behandlungszeit betreffen: Ein geplanter Termin dauert vielleicht 20 Minuten, ein anderer 60 Minuten. Für die Quote zählt jeder Termin einmal. Für die Kapazitätsplanung addieren Sie die geplanten Minuten der Termine, die bis zum Start nicht wieder besetzt wurden. So bleibt der Prozentwert einfach, und die ungenutzte Zeit ist trotzdem sichtbar.
Eine rechtzeitige Absage kann in einer Auswertung des gesamten gebuchten Bestands erscheinen und zugleich wieder belegte Zeit bedeuten. Weisen Sie deshalb neben der No-Show-Quote mindestens die kurzfristigen Absagen und die bis zum Termin leer gebliebenen Minuten aus. Die Smart-Warteliste von easymed bietet frei werdende Zeit automatisch passenden Wartenden an; ein besetzter Ersatztermin verändert den ursprünglichen Status nicht.
Aus der Monatsübersicht die nächste Frage ableiten
Eine gut lesbare Monatsübersicht nennt den Zeitraum, die Definition des Nenners, die Zahl der No-Shows und die Rechnung mit Zähler und Nenner. Ergänzen Sie kurzfristige Absagen und bis zum Beginn unbesetzte Minuten als eigene Angaben. Das Motiv mit den Karten veranschaulicht den Schritt davor: Termine werden erst nach ihrem tatsächlichen Endzustand geordnet, dann wird die passende Gruppe berechnet.
KI Generiert
Bleiben Sie bei derselben Definition, wenn Sie Entwicklungen über mehrere Monate ansehen. Bei einem auffälligen Teilwert hilft ein Vergleich nach Erst- und Folgeterminen oder nach Vorlaufzeit; wählen Sie danach eine konkrete organisatorische Änderung und prüfen Sie den nächsten Zeitraum mit derselben Zählweise. Dadurch bleibt nachvollziehbar, ob sich die Quote, die Zahl kurzfristiger Absagen oder die wiederbesetzte Zeit verändert hat.
easymed verbindet Erinnerungen, selbstständige Terminänderungen und automatische Angebote an passende Wartende im gemeinsamen Kalender. So kann das Team die Buchungen auswerten und frei werdende Zeiten direkt in den vorhandenen Terminablauf zurückführen.
