Wenn ein Firmenkunde eine Rechnung noch einmal benötigt, reicht eine klare Antwort mit dem vorhandenen Beleg. easymed erleichtert den Rechnungsweg bereits davor: Eigene Leistungen mit Preis und Dauer gehen in die Rechnung ein. Mit dem Zusatzmodul Lexware-Office-Anbindung wird der fertige Beleg beim Abschließen direkt übergeben, die dort vergebene Nummer übernommen und erst danach PDF, Druck oder Versand erzeugt. Vollständig ausgeglichene Rechnungen werden täglich als bezahlt zurückgemeldet.
Daneben können in einem kaufmännischen Firmenablauf Angebote, Aufträge und Rechnungen gleichzeitig offen sein. Diese Einträge beschreiben verschiedene Situationen. Die konkrete Frage des Kunden führt zur passenden Unterlage; der gemeinsame Firmenname verbindet lediglich die Vorgänge. Das folgende Workshopbeispiel erklärt die Auswahl anhand einer konkreten Anfrage.
Angebot, Auftrag und Rechnung einzeln einordnen
Im Beispiel stehen beim selben Firmenkunden drei offene Vorgänge: Das Angebot V38 betrifft einen noch nicht angenommenen zukünftigen Workshop. Der Auftrag A61 gehört zu einem anderen bereits bestätigten, noch nicht durchgeführten Einsatz. Die Rechnung F216 beschreibt einen abgeschlossenen Workshop und ist noch nicht bezahlt. Alle drei Einträge sind offen, aber nur F216 stellt hier eine bereits berechnete Forderung dar.
Die Vorgangsart erklärt deshalb mehr als eine gemeinsame Kennzeichnung „offen“. V38 wartet auf eine Entscheidung des Kunden. A61 beschreibt die vereinbarte Durchführung. Bei F216 geht es um den vorhandenen Rechnungsbeleg und die dazugehörige Zahlung. Wenn jemand nach der Rechnung fragt, beginnt die Antwort direkt bei F216.
Diese Unterscheidung ist auch für die Übergabe im Team praktisch. Eine kurze Notiz wie „Firmenkunde benötigt erneut F216“ nennt die nächste Handlung bereits vollständig. Die Kollegin muss dafür weder das Angebot neu beurteilen noch einen Auftrag in eine Rechnung umwandeln. Angebot offen bedeutet hier keine fällige Rechnung; ein bestätigter Auftrag ist zunächst der Bezug für die weitere Durchführung.
Die konkrete Anfrage führt zur vorhandenen Rechnung
Der Ansprechpartner schreibt: „Bitte senden Sie uns die Rechnung für den durchgeführten Workshop noch einmal.“ Im Beispiel gehört dieser Workshop zu F216. Rechnungsnummer, Leistungsdatum und beschriebener Einsatz verbinden die Nachfrage mit dem vorhandenen Beleg. Dieselbe Firma kann mehrere Workshops buchen; der gemeinsame Name allein sagt daher noch nicht, welche Unterlage gemeint ist.
Bei einer eindeutigen Nummer geht die vorhandene Rechnung als Kopie erneut an den vereinbarten Kontakt. Wird nur ein Zeitraum genannt, lässt sich die passende Rechnung anhand des durchgeführten Workshops zuordnen. Eine kurze Rückfrage nach dem Einsatzdatum hilft, wenn tatsächlich zwei Rechnungen in Betracht kommen. Es braucht dafür keine neue Rechnung und keinen zusätzlichen Vorgang mit einem zweiten Betrag.
Für diese Zweitzusendung bleibt der vorhandene Beleg inhaltlich unverändert und behält seine Rechnungsnummer. In der Begleitmail lässt sich die Datei klar als Kopie bezeichnen. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14c.1 Absatz 4 unterscheidet mehrere Rechnungen für dieselbe Leistung, die nicht als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet sind, von inhaltlich identischen Mehrstücken derselben Rechnung. Bei E-Rechnungen nennt er wiederholte Übermittlung ausdrücklich als unschädlich, solange es dieselbe Rechnung und ein inhaltlich identisches Mehrstück ist.
Fehlen Angaben auf einer Rechnung oder sind sie falsch, geht es dagegen um eine Berichtigung. Nach § 31 Absatz 5 UStDV können fehlende oder unzutreffende Angaben mit einem Dokument übermittelt werden, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Das Team hält deshalb kurz fest, ob nur der vorhandene Beleg erneut benötigt wird oder eine Korrektur angefragt ist.
Der bestehende Rechnungsempfänger bleibt erhalten. Ein neuer Ansprechpartner ist zunächst ein anderer Kontakt für den Versand. Der Beitrag zum Ansprechpartnerwechsel beim Firmenkunden erklärt diesen Kontaktbezug. Wenn der Kunde hingegen eine Änderung des Rechnungsempfängers verlangt, ist das ein eigener Sachverhalt am bestehenden Beleg. So bleibt die einfache Bitte um eine Kopie von einer inhaltlichen Rechnungskorrektur unterscheidbar.
Nur die benötigte Unterlage für den Versand auswählen
Für die Antwort wird nur F216 ausgewählt. V38 und A61 bleiben in der gemeinsamen Kundenübersicht erreichbar, werden aber nicht zusammen mit der Rechnung verschickt. Wenn mehrere Unterlagen zur Auswahl stehen, ergibt sich der Umfang aus der Anfrage: ein angefragter Beleg, ein passender Anhang.
Die Begleitnachricht kann kurz bleiben: „Anbei erhalten Sie die Rechnung F216 für den durchgeführten Workshop erneut.“ Die Nummer verbindet Nachricht und PDF. Bei mehreren tatsächlich angefragten Rechnungen werden die betreffenden Nummern genannt und die entsprechenden Belege beigefügt. Eine Liste aller offenen Kundenvorgänge ist dafür nicht erforderlich.
Auch eine gespeicherte Gesamtauswahl aus einer vorherigen Arbeitssitzung hat keinen eigenen fachlichen Zweck. Die aktuelle Anfrage bestimmt die benötigten Unterlagen. Das macht die Antwort für den Firmenkontakt leichter verständlich: Er erhält die Rechnung, nach der er gefragt hat, und kann sie ohne zusätzliche Angebote oder Auftragsbestätigungen an seine Buchhaltung weitergeben.
Rechnungsanfrage und Mahnschritt getrennt weiterführen
Die erneute Zusendung von F216 beantwortet die Dokumentfrage. Sie ändert den Zahlungsstand nicht und ist allein noch keine Zahlungserinnerung. Ist F216 weiterhin offen, bleibt die Forderung dem vorhandenen Beleg zugeordnet. Eine Zahlungserinnerung wird als solche formuliert und bezieht sich auf den aktuellen Rechnungsstand.
Der Status „offen“ bedeutet dabei nicht automatisch, dass die Rechnung bereits überfällig ist. Vor einer Zahlungserinnerung prüft das Team das Fälligkeitsdatum und bestehende Zahlungsabsprachen; § 286 BGB stellt bei der Mahnung auf den Zeitpunkt nach Eintritt der Fälligkeit ab.
In easymed sind offene Rechnungen und die Zahlungserinnerung per Klick im selben Abrechnungsablauf erreichbar. Bei der Lexware-Office-Anbindung werden inzwischen vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich als bezahlt zurückgemeldet. Das erleichtert die weitere Bearbeitung: Rechnung, Nummer und Bezahltstatus bleiben verbunden, statt eine separate Liste bezahlter Belege nachzuführen.
Im Beispiel lautet die erste Aufgabe trotzdem nur „F216 erneut senden“. Falls anschließend eine Zahlungserinnerung nötig ist, wird sie gezielt an F216 weitergeführt. V38 und A61 bleiben ihre eigenen Vorgänge. Eine offene Angebotsentscheidung wird damit nicht versehentlich wie eine ausstehende Zahlung behandelt.
Mit easymed den Rechnungsweg einfach verbunden halten
Eigene Leistungen lassen sich mit Preis, Dauer und Text anlegen; sie gehen in die Rechnung ein. Beim Abschluss übergibt das Zusatzmodul Lexware Office den fertigen Beleg, übernimmt die dort vergebene Nummer und meldet vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich als bezahlt zurück. Das Team wählt die erfassten Leistungen und schließt den Beleg ab; danach bleibt dieselbe Nummer für PDF, Druck und Versand erhalten.
So arbeitet die Praxis am passenden Vorgang weiter: Für eine Dokumentanfrage wird die vorhandene Rechnung erneut gesendet, für eine Frage zum Zahlungseingang dient ihr aktueller Rechnungsstand. Die Unterscheidung von Angebot, Auftrag und Rechnung hilft daneben im kaufmännischen Firmenablauf.
So bleibt die Firmenanfrage klein und konkret: passende Rechnung finden, vorhandenen Beleg erneut senden und die Antwort beim zugehörigen Vorgang festhalten. Lernen Sie den Rechnungsablauf mit easymed kennen – von der Leistung bis zur direkten Übergabe an Lexware Office.
