Bei einer integrierten Online-Buchung für die Praxis landet der vereinbarte Termin direkt im Kalender, den auch Ihr Team nutzt. In easymed müssen Sie Buchungen aus dem Portal nicht in eine zweite Terminliste übertragen. Patienten erhalten eine Bestätigung und können den Termin innerhalb der von Ihnen festgelegten Regeln selbst verschieben oder absagen. Ihr Team legt fest, welche Leistungen, Behandler und Zeiten online buchbar sind, und bleibt für persönliche Fragen erreichbar.
Den angebotenen Terminrahmen bewusst wählen
Bieten Sie Terminarten mit einem verständlichen Namen und passender Dauer an. In easymed legen Sie fest, welche Behandler diese Leistungen anbieten. Regeln für neue und bestehende Patienten sowie reservierte Zeitfenster helfen, den öffentlichen Kalender an Ihre Praxisabläufe anzupassen. Prüfen Sie außerdem, ob die Bezeichnung im Portal für Patienten selbsterklärend ist.
Berücksichtigen Sie Arbeitszeiten, Pausen, Wegezeiten und vorhandene Kapazitäten. Diese Entscheidungen treffen Sie für den Kalenderrahmen und passen sie an, wenn sich Teamzeiten oder Leistungen ändern. Eine reguläre Buchung innerhalb der freigegebenen Regeln muss der Empfang anschließend nicht noch einmal telefonisch bestätigen. Öffnen Sie die Buchungsseite nach einer größeren Änderung aus Patientensicht, um Auswahl, Dauer und verfügbare Zeiten zu prüfen.
Den Kalenderstand nach einer Buchung betrachten
Nach der Buchung steht der Termin direkt im easymed-Kalender. Bestätigung und Terminlink schließen daran an; der Kalender ist der Stand, an dem Empfang und Behandler weiterarbeiten. Verschiebungen und Absagen über den Link aktualisieren den bestehenden Termin nach den von der Praxis gesetzten Fristen. So entfällt der Abgleich mit einer separaten Liste.
Wenn Online- und Telefontermine parallel vergeben werden, unterstützt der gemeinsame Kalender die Abstimmung freier Zeiten. Die öffentliche Buchungsseite zeigt nur das von Ihnen freigegebene Angebot; das Team verwaltet den Kalender weiter an derselben Stelle.
Die Person und ihre Kontaktrollen richtig zuordnen
Neue Patienten geben die für die Buchung benötigten Kontaktdaten im Portal an. Bestandspatienten identifizieren sich über E-Mail und Geburtsdatum. So lässt sich die Buchung der passenden Patientenakte zuordnen, ohne dass der Empfang einen Termin anschließend manuell übertragen muss.
Bei Familienkontakten können buchende und behandelte Person verschieden sein. Legen Sie die Bezugsperson in der Patientenverwaltung passend zur Familie an. easymed unterstützt Eltern-Kind-Verknüpfungen und eine Selbstauskunft für mehrere Kinder über eine gemeinsame Eltern-E-Mail. Prüfen Sie im konkreten Fall, für wen der Termin gebucht wird und welche Kontaktadresse die Praxis für Rückfragen verwendet.
Buchung, Rückfrage und Verschiebung als einen Vorgang prüfen
Im Beispiel bucht eine neue Patientin online einen Ersttermin, fragt per E-Mail nach der Vorbereitung und verschiebt später selbst über ihren Terminlink. Die Buchung erscheint im Praxiskalender, die E-Mail bleibt dem Patienten zugeordnet und WhatsApp-Nachrichten kommen in den gemeinsamen Praxis-Posteingang.
Für den Empfang ist damit klar, wo der Termin steht und an welchem Kanal eine persönliche Frage zu beantworten ist. Die Patientin muss keine neue Anfrage stellen, um innerhalb der freigegebenen Regeln einen passenden Folgetermin zu wählen. Das Team verbindet auch keine alte und neue Terminliste; es bearbeitet nur die Frage, die tatsächlich eine Antwort braucht.
Eine neue Buchung bis zur Aufnahme weiterverfolgen
Für einen Ersttermin kann easymed den Anamnese-Fragebogen vorab bereitstellen. Die Antworten stehen anschließend in der Patientenakte zur Verfügung. Der Empfang muss die Angaben nicht aus einem externen Formularpostfach in die Akte übertragen.
Planen Sie die ersten Schritte so, dass organisatorische Angaben, die Terminvergabe und die medizinische Vorbereitung jeweils dort stehen, wo sie gebraucht werden. Besprechen Sie beim Erstkontakt die fachlichen Fragen, die sich aus dem Fragebogen ergeben. Die Patientenakte bleibt der Ort für behandlungsrelevante Inhalte.
Buchungsformular und Anamnese sinnvoll trennen
Die Datenschutzkonferenz empfiehlt für die digitale Terminverwaltung, nur Angaben zu erheben, die für den konkreten Termin erforderlich sind. Als Beispiele nennt sie Name, Geburtsdatum, behandelnde Person, Terminart und eine Kontaktmöglichkeit für eine kurzfristige Absage. Eine pauschale Vorabübermittlung aller historischen Patientenstammdaten an einen Terminverwaltungsdienstleister sei im Regelfall nicht erforderlich. Für die Buchungsmaske heißt das praktisch: Fragen Sie nur ab, was die konkrete Terminvergabe braucht, und verschieben Sie medizinische Aufnahmefragen in den dafür vorgesehenen Anamnese-Fragebogen. Die Position der Datenschutzkonferenz zur Terminverwaltung in Heilberufspraxen erläutert diese Abgrenzung.
Auch Terminerinnerungen ordnet die Datenschutzkonferenz als zusätzliches Serviceangebot ein. Für den jeweils gewählten Kontaktweg soll die Praxis nach verständlicher Information eine ausdrückliche Zustimmung einholen und belegen können, dass sie vorliegt. Planen Sie deshalb, ob E-Mail oder WhatsApp für eine Erinnerung genutzt wird, und berücksichtigen Sie die Entscheidung für den jeweiligen Kanal. Das Positionspapier der DSK erläutert die Anforderungen an solche Erinnerungen.
Wenn ein externer Dienstleister die Terminverwaltung übernimmt, soll die Praxis nach der DSK-Position den Anbieter als Empfänger benennen und über die Verarbeitung informieren. Prüfen Sie außerdem, wie lange Termindaten nach dem Termin im Kalender verbleiben. Die DSK vertritt die Auffassung, dass Kalendereinträge grundsätzlich innerhalb einer kurzen Frist zu löschen sind; dokumentationspflichtige Inhalte gehören in die Behandlungsdokumentation. Konkrete Fristen nennt das Papier nicht. Diese Fragen lassen sich bei der Einrichtung mit den Datenschutzhinweisen und der vereinbarten Verarbeitung abgleichen. Die DSK-Position zur Terminverwaltung beschreibt diese Lösch- und Informationspunkte.
Eine Rückfrage zur Terminart als eigene Aufgabe aufnehmen
Die Patientin fragt per E-Mail, ob sie eine bestimmte Unterlage zum Ersttermin mitbringen soll. Im easymed-Praxispostfach werden E-Mails dem Patienten zugeordnet; WhatsApp-Nachrichten erscheinen im gemeinsamen Praxis-Posteingang. Der Empfang beantwortet die organisatorische Frage. Eine fachliche Frage kann die behandelnde Person klären.
Wenn eine Rücksprache aussteht, benennen Sie die zuständige Person und halten den offenen Punkt zum Anliegen fest. Nach der Klärung antwortet das Team verständlich. Gelesen, in Klärung und beantwortet beschreiben dabei den Bearbeitungsstand einer persönlichen Frage, keinen zusätzlichen Pflichtschritt für jede Online-Buchung.
Eine Verschiebung mit dem bestehenden Termin verbinden
Möchte die Patientin den Termin verschieben, öffnet sie den Link aus der Bestätigung oder Erinnerung. Innerhalb Ihrer eingestellten Fristen kann sie die Änderung selbst vornehmen. Der Kalender wird direkt aktualisiert; eine manuelle Übertragung entfällt.
Am Telefon hilft der Empfang und verschiebt den bestehenden Termin in easymed. Stimmen Sie die neue Zeit mit der Patientin ab. Danach zeigt der gemeinsame Kalender die aktuelle Vereinbarung für das ganze Team. Der Wechsel zwischen digitaler und persönlicher Terminvergabe führt damit nicht zu einer zusätzlichen Buchungsliste.
Nach einer Absage den tatsächlichen Stand erhalten
Sagt die Patientin innerhalb der geltenden Frist über den Terminlink ab, wird die Zeit im Kalender frei. easymed bietet passende freie Zeiten über die Warteliste an. Nimmt eine wartende Person das Angebot an, entsteht deren eigene neue Buchung.
Absage und neue Buchung sind unterschiedliche Vorgänge, auch wenn sie dieselbe Kalenderzeit betreffen. Der frühere Termin wurde nicht durchgeführt; der neue Termin gehört zur anderen Person. Das Team muss beim regulären Angebot nicht mehrere Wartende einzeln anschreiben und kann im Kalender nachvollziehen, wer den neuen Platz gebucht hat.
Eine Alternative zur Online-Buchung offenhalten
Eine digitale Terminseite passt nicht für alle Patienten. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt Heilberufspraxen deshalb, neben der Online-Buchung eine alternative Möglichkeit zur Terminvereinbarung anzubieten. Ein gut sichtbarer Telefonkontakt hilft Patienten, die digital nicht buchen können oder möchten. Die Entschließung beschreibt, dass Menschen digitale Technik nicht nutzen können oder möchten, und hebt einen menschenzentrierten Zugang hervor. Sie wurde nicht von allen Mitgliedern der DSK mitgetragen; der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz und die BfDI stimmten nicht zu. Die Entschließung zur menschenzentrierten Digitalisierung erläutert die Gründe für alternative Zugänge.
Die öffentliche Auswahl nach einer Teamänderung prüfen
Wenn sich Behandlerzeiten oder Ihr Leistungsangebot ändern, aktualisieren Sie die betreffende Planung in easymed. Öffnen Sie anschließend die öffentliche Auswahl einmal aus Patientensicht. So prüfen Sie, ob Terminname, Dauer und verfügbare Zeiten noch den gewünschten Einstieg erklären.
Die Online-Terminbuchung mit easymed verbindet Terminwahl, Bestätigung, Änderungen und digitale Anamnese mit dem gemeinsamen Praxiskalender. Lernen Sie den Ablauf vom Buchungslink bis zur Patientenakte kennen und prüfen Sie, wie er zu Ihren Terminarten und Teamzeiten passt.
