Wer die Kosten einer Online-Buchung für die Praxis vergleicht, sollte Tarif, Leistungsumfang und Gebührenauslöser gemeinsam betrachten. Bei easymed ist die Online-Terminbuchung in den Solo- und Teamtarifen enthalten; eine zusätzliche Gebühr pro Buchung fällt nicht an. Patienten buchen über das Praxisportal, und der Termin erscheint direkt im gemeinsamen Praxiskalender. Die Praxis legt fest, welche Zeiten und Terminarten buchbar sind; Antworten aus eigenen Anamnesefragen stehen beim Termin in der Patientenakte.
Für andere Angebote verwenden Sie denselben Praxisumfang und dieselbe Buchungsmenge. Erst so lässt sich beurteilen, ob eine Pauschale oder ein nutzungsabhängiger Tarif zum tatsächlichen Ablauf passt.
Den Buchungsweg direkt mit dem Praxisalltag verbinden
Auf Ihrer Praxiswebsite führt ein Link zum Buchungsportal. Patienten wählen dort freigegebene Terminarten und freie Zeiten. In easymed gelten dabei die von der Praxis eingerichteten Regeln für neue und bestehende Patienten. Nach der Buchung sehen Empfang und Behandler denselben Termin im Praxiskalender. Patienten können über den Bestätigungslink verschieben oder absagen.
Das Team legt fest, welche Leistungen, Behandler und Zeiten buchbar sind. Patienten wählen aus diesem Angebot den passenden Termin. Bei Änderungen oder einer persönlichen Rückfrage arbeitet das Team mit dem bestehenden Kalendereintrag weiter. Antworten aus einem vorab ausgefüllten Anamnesebogen können in der Patientenakte beim Termin genutzt werden.
Vergleichen Sie deshalb nicht nur, ob eine Lösung Buchungen annimmt. Halten Sie auch fest, wie viele Behandler und Standorte sie abbilden muss und ob Terminänderungen, Erinnerungen, Anamnese-Fragebögen oder gewünschte Anbindungen im Preis enthalten sind. In easymed schließen Buchungsportal, Kalender und Patientenakte an denselben Praxisablauf an; ein online gebuchter Termin muss nicht aus einer weiteren Liste in den Teamkalender übertragen werden.
Feste Kosten und Zahlungsweise auseinanderhalten
Bei einem Festpreis bleibt die Tarifsumme innerhalb des vereinbarten Umfangs gleich. Bei einem variablen Modell steigen Gebühren mit den im Vertrag definierten Buchungen. Ein Grundbetrag kann mit einem Preis je Buchung kombiniert sein. Einrichtung, zusätzliche Kalender oder gebuchte Module können eigene Positionen bilden. Listen Sie diese Posten getrennt auf, bevor Sie Angebote vergleichen.
Legen Sie für den Vergleich denselben Zeitraum fest. Bei einem Jahrespreis können Sie den Betrag durch zwölf teilen, um den Monatswert zu vergleichen. In der Liquiditätsplanung zählt der tatsächliche Zahlungstermin. Das Existenzgründungsportal des Bundes empfiehlt, erwartete Ein- und Auszahlungen den kommenden Monaten zuzuordnen. So steht eine rechnerische Monatsrate nicht für einen Geldabfluss, der tatsächlich schon im Voraus fällig wird.
Monatsvergleich: Jahresbetrag ÷ 12
Liquidität: tatsächlicher Zahlungsmonat
Jahreszahlung im vereinbarten Monat
Derselbe Jahresbetrag, zwei verständliche Perspektiven.
Prüfen Sie außerdem, ob zwei Angebote denselben Leistungsumfang und dieselbe Abrechnungsbasis beschreiben. Eine Lizenz je Praxis ist nicht direkt mit einem Preis je Behandler oder Kalender vergleichbar. Startkosten zählen einmal im vereinbarten Vergleichszeitraum; notwendige Zusatzmodule kommen dazu. Für Ihre Planung hilft eine monatliche Übersicht, in der Tarifposten und ihr tatsächlicher Fälligkeitstermin getrennt stehen.
Kosten pro Patientenbuchung am selben Beispiel rechnen
Nutzen Sie dieselbe Beispielrechnung für alle Angebote: zehn Erstkontakte, zwanzig Folgetermine und drei Verschiebungen. Tragen Sie die Ereignisse getrennt ein. Erstkontakt, Folgetermin und Änderung eines bestehenden Termins müssen nicht dieselbe Gebühreneinheit sein.
Notieren Sie für jede Gruppe, was im Angebot als abrechenbarer Vorgang gilt: eine Anfrage, eine bestätigte Buchung oder ein anderer genau benannter Schritt. Zählen Sie nicht vorschnell alle Kontakte als Buchungen. Eine Nachricht ohne Termin ist ein anderer Vorgang als ein bestätigter Kalendertermin. Bei einem Modell mit Grundbetrag und Einzelpreis ergibt sich die Summe aus dem Grundbetrag plus Gebühr je abrechenbarem Ereignis multipliziert mit dessen Zahl; vereinbarte Zusatzkosten kommen hinzu. Bei einer Pauschale vergleichen Sie denselben Umfang und dieselben benötigten Zusatzleistungen.
Mit dieser Rechnung wird sichtbar, welche Positionen den Monatspreis verändern. Die Grafik zeigt die drei Ereignisgruppen nebeneinander, damit Sie für jede davon die genaue Regel des jeweiligen Angebots eintragen können.
Gebührenauslöser verständlich benennen
Lesen Sie im Angebot nach, wann eine Gebühr entsteht. Wird eine Anfrage bereits berechnet, erst die Bestätigung eines Termins oder eine weitere, genau beschriebene Buchung? Fragen Sie außerdem, wie Absage und Verschiebung behandelt werden: Bleibt die erste Buchung berechnet, wird die Änderung als neuer Vorgang gezählt oder ist sie im Tarif enthalten? Eine konkrete Regel ist hilfreicher als eine Vermutung darüber, was „pro Buchung“ im Einzelfall bedeutet.
Wenn Sie Zahlen aus Ihrem Praxisalltag einsetzen, bleiben diese Gruppen getrennt: neue Patienten, weitere Termine und Änderungen. So lässt sich die Gebühr auf den Vorgang anwenden, den der Anbieter tatsächlich abrechnet. Verwenden Sie für die Planung eine übliche Buchungsmenge und prüfen Sie bei schwankender Auslastung zusätzlich einen ruhigeren oder stärker ausgelasteten Monat.
Zwei Buchungswege für dieselbe Patientin zusammenführen
Eine Patientin meldet sich über die eigene Website und fragt am nächsten Tag zusätzlich über einen anderen Buchungsweg an. Der Empfang ordnet beide Eingänge derselben Person zu und hält den tatsächlich bestätigten Termin fest. Für die Praxisorganisation ist klar, welcher Termin weitergeführt wird.
Kennung
Kennung
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Ein bestätigter Termin
Beide Kennungen erläutern die konkrete externe Gebührenfrage.
Bei einer externen Gebührenrückfrage nennen Sie die beiden Eingangswege, ihre Kennungen und den bestätigten Termin zusammen. Eine interne Zuordnung beantwortet nicht automatisch, ob der Anbieter beide Vorgänge berechnet. Das hängt von der vereinbarten Gebührenregel ab. Mit den Kennungen kann das Team einen konkreten Fall beschreiben und die Abrechnung gezielt klären.
Für den laufenden Ablauf bietet easymed einen direkten Buchungsweg auf der Praxiswebsite. Patienten wählen dort die freigegebenen Termine; das Team arbeitet im gemeinsamen Kalender weiter. Das Zusammenführen doppelter Kontakte und die externe Gebührenregel bleiben zwei getrennte Fragen.
Den Vergleich übersichtlich abschließen
Vergleichen Sie zunächst den gleichen Praxisumfang über denselben Zeitraum. Setzen Sie für den variablen Teil eine realistische Zahl abrechenbarer Buchungen ein und ergänzen Sie Startkosten sowie benötigte Zusatzleistungen. Wenn es für Ihre Praxis mehrere Behandler oder Standorte gibt, beziehen Sie diese in beide Tarifrechnungen ein.
Bei einem Mischmodell mit Grundgebühr und Einzelpreis können Sie bei gleichem Leistungsumfang die Zahl der Buchungen bis zur Kostengleichheit berechnen: (Monatspauschale − Grundgebühr) ÷ Gebühr pro abrechenbarer Buchung = Kostenschwelle. Unterhalb der Schwelle kann das Modell mit Einzelpreis günstiger sein; oberhalb kann die Pauschale niedriger liegen. Setzen Sie dafür nur Vorgänge ein, die der Tarif tatsächlich berechnet.
Ein Angebot ist nur dann günstiger, wenn die Leistungen, die Ihre Praxis wirklich braucht, im gleichen Vergleich enthalten sind. Bei easymed sind Online-Terminbuchung, gemeinsamer Kalender und Anamnese in Solo und Team verbunden, ohne zusätzliche Gebühr pro Buchung. Die Online-Terminbuchung für Therapeuten zeigt den enthaltenen Ablauf für Ihre eigene Bewertung.
