Ein guter Rechnungsservice für eine Osteopathiepraxis verbindet jede Rückfrage mit dem vorhandenen Rechnungsvorgang. Bittet ein Patient um eine Kopie, stellen Sie das bereits erstellte PDF erneut bereit; dafür wird weder eine weitere Leistung erfasst noch eine zweite Rechnung angelegt. In easymed entsteht die Rechnung aus den gewählten GVO-Leistungen und lässt sich direkt als PDF versenden. Am aktivierten Empfangsterminal kann der Patient seine eigene offene Rechnung mit dem verbundenen SumUp-Kartenleser bezahlen. Bei Überweisungen übernimmt die optionale Lexware-Office-Anbindung nachts vollständig ausgeglichene Belege als bezahlt. Ihr Team prüft weiterhin, ob die erfasste Leistung und der Rechnungsempfänger stimmen und wer eine fachliche Rückfrage beantwortet.
Leistungen einmal erfassen und die Rechnung daraus erstellen
Im GVO-Katalog von easymed stehen Ziffern, Leistungsbeschreibungen und Sätze zur Auswahl. Sie wählen die Positionen, die zur tatsächlich erbrachten Behandlung passen; der zugehörige Betrag wird übernommen. Häufig wiederkehrende Kombinationen können Sie als Gruppe speichern und mit einem Klick einsetzen. Eigene Leistungen lassen sich mit eigenem Preis und eigener Dauer anlegen. Die Software übernimmt die ausgewählten Angaben in die Rechnung, die fachliche Zuordnung bleibt bei der behandelnden Person.
Aus den erfassten Leistungen erstellen Sie Rechnungen einzeln oder im Stapel. Praxisdaten, Nummernkreis und Layout sind hinterlegt. Sie müssen die Positionen also nicht noch einmal aus einer Kalendernotiz in eine zweite Anwendung übertragen. Das hält Behandlung, Rechnung und die spätere Servicefrage am selben Vorgang.
Im Beispiel endet ein osteopathischer Kontakt am 12. Oktober mit den ausgewählten Leistungen. Daraus entsteht die Rechnung zu diesem Termin. Der Bezug zur Behandlung ist klar, und die Praxis kann die vorhandene Rechnung später über Nummer oder Datum wiederfinden. Die Osteopathie-Abrechnung zeigt, wie Kataloge und wiederverwendbare Gruppen die Leistungserfassung unterstützen.
Dokumente verständlich bereitstellen
Prüfen Sie vor dem Versand, ob Rechnungsempfänger und Kontaktweg zum Vorgang passen. Die Rechnung geht als PDF per E-Mail direkt aus easymed heraus. Eine knappe Begleitnachricht nennt den Bezug, zum Beispiel: „Sie erhalten Ihre Rechnung zur Behandlung vom 12. Oktober. Bei Fragen zur Unterlage erreichen Sie uns über diesen Kontaktweg.“ So muss die Patientin nicht erst aus dem Anhang erschließen, weshalb sie das Dokument erhält.
Besprechen Sie beim Kontaktabschluss kurz, ob die Person ihr Dokument per E-Mail, auf Papier oder über einen vereinbarten anderen Weg erhalten möchte. Auch bei einer Papierübergabe bleibt dieselbe Rechnung die Grundlage. Das hilft Menschen, die ihre Unterlagen lieber in Papierform ablegen.
KI Generiert
Bei Kindern oder einem vereinbarten abweichenden Rechnungsempfänger ordnen Sie die Rechnung der richtigen Person zu. In easymed lassen sich Familien über Bezugspersonen mit gemeinsamer Rechnungsanschrift organisieren. Diese Stammdaten helfen, den Empfänger bei späteren Vorgängen wiederzufinden; sie ersetzen nicht die Prüfung des konkreten Rechnungsvorgangs.
Direkt am Empfang bezahlen lassen
Ist die Bezahlfunktion eingerichtet, ruft die Patientin am easymed-Empfangsterminal ihre eigene offene Rechnung auf und bezahlt mit dem verbundenen SumUp-Kartenleser. Die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet. Das Tablet steht am Empfang; die Patientin erledigt den Zahlungsschritt selbst, während Ihr Team den Rechnungsbezug im Vorgang wiederfindet.
Für das Team entfällt dabei das Abtippen des Rechnungsbetrags und das nachträgliche Zuordnen in einer separaten Liste. Nach der Einrichtung der Bezahlfunktion für das vorgesehene Gerät läuft der Schritt direkt an der Rechnung. Dieser Weg passt zu einem Selbstzahlerkontakt, der mit Behandlung, Rechnungserstellung und Zahlung am Empfang endet. Mehr zum Empfangsterminal für die Praxis.
Eine Osteopathie-Rechnung erneut bereitstellen
„Könnten Sie mir die Rechnung vom letzten Monat noch einmal schicken?“ ist ein normaler Servicewunsch. Öffnen Sie den vorhandenen Rechnungsvorgang und stellen Sie dessen PDF erneut über den vereinbarten Kontaktweg bereit. Dafür erfassen Sie keine neue Leistung und legen keine zweite Rechnung an.
Gibt es mehrere Rechnungen, grenzen Sie die gesuchte Unterlage kurz über Rechnungsnummer, Behandlungstag oder Zeitraum ein. Benennen Sie diesen Bezug auch in Ihrer Antwort: „Anbei erhalten Sie Ihre Rechnung zur Behandlung vom 12. Oktober erneut.“ Die Patientin erkennt die passende Datei, und das Team nutzt dieselbe Rechnung als gemeinsame Referenz.
Eine Bitte um Kopie ist von einer Rechnungsberichtigung zu unterscheiden. § 31 Absatz 5 UStDV beschreibt die Berichtigung nach Umsatzsteuerrecht: Fehlende oder unzutreffende Angaben können durch ein Dokument übermittelt werden, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Beziehen Sie eine Korrektur daher auf die Rechnungsnummer und die konkret benannte Abweichung, statt ein zweites, losgelöstes Dokument zu erstellen. Betrifft die Frage die erbrachte Leistung oder eine Ziffer, klärt die behandelnde Person den Inhalt; das Serviceteam kann die Rückfrage organisatorisch aufnehmen und die Antwort zuordnen.
Zahlungsfrage und Dokumentfrage getrennt beantworten
Eine Bitte um Rechnungskopie sagt nichts über den Zahlungsstand aus. Die Person kann eine bereits bezahlte Rechnung für ihre Ablage oder eine Einreichung brauchen. Nutzen Sie den bestehenden Vorgang für das Dokument und dessen Zahlungsstatus für Fragen zum Eingang. Rechnungskopie und Zahlungsfrage sind zwei Anliegen mit derselben Rechnungsnummer.
Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung wird die Rechnung beim Abschluss an Lexware Office übergeben; Lexware vergibt die Belegnummer, die easymed übernimmt. Der nächtliche Abgleich meldet vollständig ausgeglichene Belege als bezahlt zurück. Damit muss Ihr Team Überweisungen, die in Lexware ausgeglichen wurden, nicht einzeln in einer Nebenliste abhaken. Für eine Rechnung, deren Zahlung noch offen ist, bleibt der Status entsprechend sichtbar.
Im Beispiel gleicht die Patientin eine Rechnung per Überweisung aus. Nach dem nächtlichen Abgleich ist der bezahlte Stand in easymed sichtbar. Fragt sie später nach ihrer Unterlage, können Sie die vorhandene Rechnung bereitstellen. Dokumentbedarf und Zahlung bleiben im selben Vorgang nachvollziehbar, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.
Rechnungsfragen von Osteopathie-Patienten beantworten
Ordnen Sie eine Anfrage zuerst einem von drei Punkten zu: fehlendes Dokument, Zahlungsstand oder Inhalt der Rechnung. Ein fehlendes PDF beantworten Sie über den bestehenden Rechnungsvorgang. Bei einer Zahlungsfrage nennen Sie den dort geführten Stand. Geht es um die erbrachte Leistung, eine Ziffer oder eine fachliche Erläuterung, gibt die behandelnde Person die Antwort.
Bei einer Inhaltskorrektur halten Sie fest, welche Angabe die Patientin beanstandet und auf welche Rechnungsnummer sich die Anfrage bezieht. Eine neue Kontaktadresse pflegen Sie in den Stammdaten für künftige Vorgänge; für die bereits ausgestellte Rechnung nutzen Sie den passenden Korrekturweg. So lässt sich eine Kopie als Kopie wiederbereitstellen und eine tatsächliche Abweichung gezielt bearbeiten.
Wenn eine Servicevertretung die erste Rückmeldung übernimmt, helfen Rechnungsnummer, konkrete Frage und nächster Schritt bei der Übergabe. Die Patientin muss ihr Anliegen nicht erneut schildern, und fachliche Fragen landen bei der Person, die den Leistungsinhalt kennt.
Unterlagen für die Einreichung verständlich erklären
Für eine Einreichung stellen Sie die Rechnung zur erbrachten Behandlung bereit. Wenn die Versicherung eine bestimmte zusätzliche Angabe verlangt, beziehen Sie die Rückfrage auf den vorhandenen Vorgang und bitten Sie um die genaue Information, die noch fehlt. Ihre Praxis erläutert die eigenen Rechnungsangaben; über die Erstattung entscheidet der Versicherer nach dem konkreten Vertrag.
§ 192 des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG) beschreibt die Erstattung medizinisch notwendiger Heilbehandlung im vereinbarten Umfang. Der PKV-Verband erklärt ergänzend, dass Versicherungsschein, Tarifbedingungen und Tarifbeschreibung den Schutz bestimmen und für Leistungen außerhalb einer Behandlung durch Arzt oder Zahnarzt unterschiedliche Regeln gelten. Ob der konkrete Tarif Kosten für eine osteopathische Behandlung übernimmt, klärt die versicherte Person deshalb direkt mit ihrer Versicherung. Für eine Rückfrage nach der Behandlung helfen Praxis und Patientin die Rechnungsnummer und die konkret angefragte Angabe.
Ein kurzer Hinweis beim Kontaktabschluss hilft: wann die Rechnung kommt, auf welchem Weg sie bereitgestellt wird und wohin eine organisatorische Rückfrage gehört. In easymed verbindet das Team die erfassten GVO-Leistungen, den PDF-Versand und den sichtbaren Zahlungsstand mit demselben Rechnungsvorgang. So lässt sich bei einer späteren Anfrage schnell klären, ob ein Dokument, eine Zahlung oder eine inhaltliche Erläuterung gebraucht wird.
