Papierakten lassen sich schrittweise in digitale Arbeitsabläufe überführen, ohne zuerst den gesamten Altbestand zu scannen. Beginnen Sie bei laufenden Kontakten und den Unterlagen, die vor dem nächsten Besuch gebraucht werden. In easymed stehen Stammdaten, Versicherung, Dokumente, Verlauf und Hinweise gemeinsam in der Patientenakte; die Behandlungsdokumentation verbindet Befund und Verlauf mit dem jeweiligen Termin. Patienten können Fragebögen digital beantworten und Unterlagen hochladen. Vorhandene digitale Daten aus Simplimed, etermin oder Billfox lassen sich mit eigenen Übernahme-Assistenten übernehmen; für andere Systeme stehen CSV oder API zur Verfügung. Papierordner bleiben ein eigener Scan-Schritt.
Die Umstellung hat damit zwei unterschiedliche Wege: Vorhandene digitale Daten folgen dem passenden Import, Papierseiten werden gescannt und anschließend auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und Patientenzuordnung geprüft. Wenn Ihr Team diese Wege auseinanderhält, bleibt sichtbar, was der Datenimport übernimmt und welche Unterlagen noch manuell in die Akte gehören.
Wählen Sie einen überschaubaren Anfang
Wenn Sie Dokumente digitalisieren, beginnen Sie die Bestandsauswahl bei den laufenden Kontakten und ihrem nächsten Besuch. Ein aktueller Aufnahmebogen wird vor einem kommenden Termin gebraucht, ein älterer Bericht bei einer konkreten fachlichen Rückfrage. Eine selten verwendete historische Unterlage hat ihren eigenen späteren Anlass. Der nächste Nutzen bestimmt, welche Unterlagen zuerst bereitgestellt werden.
Für den nächsten Kontakt verfügbar machen.
Beim entsprechenden Arbeitszweck auffindbar halten.
Bei der nächsten benötigten Verwendung ergänzen.
Im Beispiel betreut die Praxis zwanzig laufende Kontakte und verfügt über mehrere alte Ablageordner. Sie übernimmt zunächst die benötigten Aufnahmebögen, Berichte und handschriftlichen Ergänzungen der aktuellen Kontakte. Die übrigen historischen Unterlagen werden nach ihrem nächsten Verwendungsanlass eingeplant. So entsteht eine nutzbare gemeinsame Akte, ohne dass der gesamte Altbestand den Einstieg aufhalten muss.
Halten Sie für das Team fest, welcher Bestand bereits digital vorliegt, wo die übrigen Originale aufbewahrt werden und wer die nächste benötigte Papierergänzung übernimmt. So weiß die Person am Termin, ob ein Bericht schon digital verfügbar ist oder zuerst im Papierordner gesucht wird.
Ablage und Zugriff vor dem Scannen festlegen
Vereinbaren Sie vor dem ersten Stapel den Weg vom Scanner bis zur Patientenakte: Wer scannt, wo die Datei bis zur Zuordnung abgelegt wird und wer Patient, Dokumentart und Vollständigkeit prüft. Nutzen Sie dafür einen von der Praxis freigegebenen Speicherort und vermeiden Sie unklare Zwischenablagen auf persönlichen Geräten. Beschränken Sie die erste Runde auf Unterlagen mit einem absehbaren Arbeitsanlass.
Die Artikel 5 und 32 der DSGVO nennen Datenminimierung und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen für Sicherheit, Vertraulichkeit und Schutz vor Verlust. Praktisch heißt das: Nur die für den nächsten Arbeitsschritt benötigten Unterlagen in die erste Runde nehmen und festlegen, welche Teamrollen die Scans sehen oder zuordnen dürfen. In easymed liegen Dokumente beim jeweiligen Patienten; persönliche Rechte bestimmen, wer die betreffenden Bereiche sehen und bearbeiten kann.
Papierakte: Scanqualität mit einer konkreten Lesefrage prüfen
Ein gut nutzbarer Scan zeigt die benötigten Angaben vollständig und in lesbarer Ausrichtung. Dazu gehören Datumsangaben, handschriftliche Ergänzungen und die zusammengehörigen Anlagen. Betrachten Sie die Datei an dem Arbeitsplatz, an dem sie später verwendet wird. Eine passende Vergrößerung hilft bei kleinen Einträgen.
Die kurze Rückmeldung nennt die konkrete Ergänzung, Ausrichtung oder Reihenfolge.
Drei Beispiele machen die Nachbearbeitung verständlich: Eine Rückseite fehlt, eine Seite ist gedreht oder eine Anlage liegt in der falschen Reihenfolge. Die zuständige Person ergänzt die Rückseite, richtet die Seite aus oder ordnet die Anlagen. Die kurze Rückmeldung benennt genau diesen Teil, sodass der Scan anschließend zum vorgesehenen Dokumentzusammenhang passt.
Prüfen Sie zunächst ein repräsentatives Dokument je Art, bevor Sie einen größeren Stapel nach derselben Regel bearbeiten. Vergleichen Sie den Scan mit dem Papier, öffnen Sie die Datei nach der Ablage noch einmal und bestätigen Sie den richtigen Patientenbezug. Ist ein Teil unvollständig, bleibt genau diese Ergänzung offen; das Team hält fest, wo das Original bis dahin liegt.
Benennung, Seitenbezug und Patientenakte zusammen prüfen
Eine klare Bezeichnung verbindet Dokumentart, Entstehungsdatum und bei Bedarf einen kurzen Anlass. Dazu kommt die Zuordnung zur richtigen Patientenakte. Stellen Sie zusammengehörige Seiten in sachlich richtiger Reihenfolge bereit und prüfen Sie, ob der Scan alle benötigten Angaben enthält.
Im Beispiel gehören Aufnahmebogen und späterer Bericht zu demselben laufenden Kontakt. Eine Anlage mit anderem Personenbezug wird der Akte des betreffenden Patienten zugeordnet. Eine gemeinsame Familienkontaktadresse erklärt den organisatorischen Bezug; persönliche Dokumente bleiben beim jeweiligen Patienten.
Ein Scan bildet vorhandene Unterlagen ab. Neue Behandlungsmaßnahmen und ihre wesentlichen Ergebnisse gehören weiterhin zeitnah in die Behandlungsakte; werden Einträge geändert, muss der ursprüngliche Inhalt samt Änderungszeit erkennbar bleiben. § 630f BGB erlaubt eine Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch und nennt eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung, sofern keine anderen Vorschriften eine andere Frist vorsehen. Klären Sie deshalb für die jeweilige Dokumentart, ob ein Original nach dem Scan weiter benötigt wird; der Wechsel der Ablage entscheidet das nicht pauschal.
Die Umstellung zwischen Papier und neuer Ablage verständlich halten
Ein Aufnahmebogen wurde bereits übertragen, eine später eingegangene Ergänzung liegt noch auf Papier vor. Die Ergänzung wird derselben Patientenakte hinzugefügt. Ein kurzer Hinweis auf ihren aktuellen Bearbeitungsstand verbindet die bereits verfügbare Information mit dem nächsten benötigten Schritt.
Benennen Sie die zuständige Rolle für das Ergänzen der Unterlage. Wird die Information schon beim bevorstehenden Termin gebraucht, stellt das Team sie für diesen Kontakt bereit. Nach der Übernahme bleibt der aktuelle Dokumentzusammenhang an einem gemeinsamen Ort zugänglich. Es entsteht keine dauerhafte zweite Geschichte in einer persönlichen Notiz.
Gleichzeitig können neue Angaben bereits digital eintreffen. Patienten beantworten den Anamnese-Fragebogen bei der Buchung, im Portal oder am Empfang; die Antworten stehen in der Akte. Vorbefunde, MRT-Unterlagen oder Fotos können ebenfalls hochgeladen werden. So bearbeitet das Team den alten Papierbestand nach Bedarf und nimmt neue Informationen gleich im digitalen Ablauf auf.
Vorhandene digitale Bestände gemeinsam übernehmen
Liegt ein Teil Ihrer bisherigen Akten schon digital vor, wählen Sie dafür den passenden Datenübernahmeweg. Für Simplimed, etermin und Billfox gibt es eigene Assistenten; bei anderen Systemen erfolgt die Übernahme über CSV oder API. Die Behandler und Leistungen werden bei den unterstützten Wegen einmalig dem neuen System zugeordnet.
Klären Sie anhand Ihres bisherigen Programms, welche Daten und Dokumente übernommen werden können und wo ein zusätzlicher Scan nötig bleibt. Prüfen Sie einen repräsentativen Ausschnitt in der Zielakte, bevor das Team den neuen Alltag darauf aufbaut. Der Import bestehender digitaler Daten und das Einscannen von Papierunterlagen sind getrennte Schritte, die anschließend in derselben Patientenakte zusammenlaufen.
Die Datenübernahme von easymed und die schrittweise Aufnahme von Papierunterlagen ergänzen sich: Der Import bringt vorhandene digitale Daten mit, der Scan stellt benötigte Papierunterlagen digital bereit. Für beide Wege bleibt die gemeinsame Patientenakte der Arbeitsort für die nächsten Termine.
Den neuen Arbeitsweg im Team leicht weiterführen
Zeigen Sie einer neuen Kollegin den Ablauf an einem laufenden Kontakt: vorhandene Unterlagen, nächste Verwendung und zugehörige Behandlungsdokumentation. Persönliche Rechte geben den vorgesehenen Zugang. Die kurze Einführung erklärt, welcher Bestand schon digital vorliegt, wo eine noch nicht übertragene Ergänzung liegt und wer sie nach dem nächsten Anlass ergänzt.
Taucht später eine wiederkehrende Frage zu Benennung oder Zuordnung auf, ergänzen Sie eine kurze gemeinsame Konvention. Das hält den Übergang verständlich, ohne bei jeder neuen Unterlage den gesamten Altbestand erneut zu prüfen. Neue Anamnesen und Patientenuploads können direkt in der Patientenakte ankommen; Papierunterlagen folgen weiter ihrem konkreten Bedarf.
