Für eine Behandlungsakte gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung. Andere Vorschriften können abweichende Fristen bestimmen. Maßgeblich ist deshalb der dokumentierte Behandlungsabschluss, nicht das Datum des ersten Termins oder eines späteren Scans (§ 630f Absatz 3 BGB).
Die Patientenakte in easymed bündelt Stammdaten, Behandlungstexte, Verlauf und Dokumente je Patient. Sie können die fachlichen Angaben und die zugehörigen Unterlagen im selben Zusammenhang lesen und so den dokumentierten Abschluss einordnen. Die Frist selbst ergibt sich aus dem jeweiligen Aufbewahrungsgrund.
Für die regelmäßige Bestandsprüfung bleiben drei Fragen entscheidend: Wann wurde die Behandlung abgeschlossen, welche Frist gilt für die einzelne Unterlage und besteht darüber hinaus ein konkreter Aufbewahrungsgrund? Mit einer kleinen Auswahl und klaren Ergebnissen lässt sich daraus eine überschaubare Praxisroutine machen. Der folgende Ratgeber zeigt, wie Sie den Bestand geordnet weiter aufbewahren und freigegebene Unterlagen passend bearbeiten.
Die Aufbewahrung am Behandlungsabschluss ausrichten
Die Behandlungsakte hält die aus fachlicher Sicht wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse fest, etwa Anamnese, Befunde, Therapien und deren Wirkung, Einwilligungen sowie Aufklärung. Diese Dokumentation hilft dabei, den Behandlungsverlauf und seinen Abschluss nachvollziehbar einzuordnen. Für die Bestandsprüfung orientieren Sie sich an den vorhandenen fachlichen Angaben und Unterlagen.
Die Reihenfolge ist einfach: Die Behandlung läuft, ihr Abschluss wird dokumentiert, anschließend beginnt die Aufbewahrung. In der gemeinsamen Patientenakte lesen Sie den bisherigen Verlauf und finden die dazugehörigen Dokumente. Dieser Zusammenhang erleichtert es, den Abschluss an den fachlichen Angaben auszurichten.
Eine Person kann nach einer abgeschlossenen Behandlung später mit einem neuen Anliegen zurückkommen. Halten Sie die beiden Behandlungsphasen zeitlich verständlich auseinander. Die ältere Unterlage bleibt in ihrem ursprünglichen Zusammenhang; die neue Dokumentation beschreibt den aktuellen Kontakt. So ist beim späteren Aufrufen erkennbar, welche Informationen zu welcher Phase gehören.
Wenn bei einer älteren Akte der Abschluss unklar bleibt, halten Sie fest, welche konkrete Angabe noch fehlt und wer sie bis wann klärt. Bis zu dieser Einordnung bleibt die Akte geschützt aufbewahrt.
Patientenakten und andere Praxisunterlagen unterscheiden
Behandlungsdokumentation, Rechnungsunterlagen und allgemeine Korrespondenz erfüllen unterschiedliche Zwecke. Ordnen Sie den Bestand nach diesen Zwecken. Die Frist der Behandlungsakte ist deshalb nicht automatisch die Frist für jede Unterlage im Praxisbüro. Ein mitgebrachter Bericht kann zum Behandlungsverlauf gehören; eine Rechnung wird zusätzlich nach ihren steuerlichen Aufbewahrungspflichten eingeordnet.
Für unternehmerisch ausgestellte und erhaltene Rechnungen sieht § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre Aufbewahrung vor. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 17. Juni 2024 ist danach regulär bis zum Ablauf des 31. Dezember 2032 aufzubewahren. § 147 AO ordnet weitere steuerlich relevante Unterlagen nach ihrer Art ein: Bücher und Aufzeichnungen grundsätzlich zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige steuerrelevante Unterlagen sechs Jahre. Die Aufbewahrungspflicht kann fortbestehen, solange die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist bedeutsam sind. Prüfen Sie deshalb bei einem Dokument mit mehreren Zwecken alle einschlägigen Fristen, bevor Sie es freigeben.
Beginnen Sie mit einer handlichen Auswahl, beispielsweise einem Teil Ihres früheren Papierarchivs. Notieren Sie, welcher Bestand betrachtet wird und wo er liegt. Bei digitalen Patientenunterlagen nutzen Sie den bereits vorhandenen Patienten- und Behandlungsbezug. Der Akteninhalt bleibt an seinem Platz; für die Übersicht reicht die Entscheidung zum betreffenden Bestand.
Die Patientenakte in easymed verbindet Behandlungstexte, Verlauf und Dokumente je Patient. Sie öffnen die relevante Person und können die benötigte Unterlage im selben Zusammenhang lesen. Das erleichtert den Zugang sowohl im laufenden Praxisalltag als auch bei einer späteren Aufbewahrungsprüfung.
Einen weiteren Aufbewahrungsgrund konkret festhalten
Nach Ablauf der jeweiligen Pflichtfrist prüfen Sie, ob für bestimmte Unterlagen noch ein konkreter Grund zur Speicherung besteht. Die DSGVO nennt die Speicherbegrenzung als Grundsatz und verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als für ihren Zweck erforderlich zu speichern (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO). Artikel 17 DSGVO berücksichtigt Ausnahmen, wenn die Speicherung für eine rechtliche Verpflichtung oder für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Daraus folgt für die Bestandsprüfung: Halten Sie den konkreten Anlass und die tatsächlich benötigten Unterlagen fest, statt vorsorglich den gesamten Bestand weiter aufzubewahren.
Besteht ein laufender Vorgang, halten Sie seinen Bezug zu den benötigten Unterlagen fest. Ein verständlicher Vermerk nennt den Anlass, die betroffenen Unterlagen, die zuständige Person und den nächsten Zeitpunkt, zu dem der Bedarf geprüft wird. Damit kann auch ein anderes Teammitglied den Aufbewahrungsgrund nachvollziehen.
Bei einer fortgesetzten Behandlung gehört der aktuelle Stand in die fachliche Dokumentation. Fehlt lediglich eine Angabe zum früheren Abschluss, wird diese gezielt ergänzt. Die Bestandsübersicht beschreibt den tatsächlichen nächsten Schritt, sodass die zuständige Person direkt daran anschließen kann.
Die Bestandsprüfung mit klaren Ergebnissen abschließen
Ein wiederkehrender Termin für die Bestandsprüfung, beispielsweise einmal im Jahr, gibt der Aufgabe einen festen Platz. Wählen Sie einen begrenzten Bestand und führen Sie die Ergebnisse in einer gemeinsamen Übersicht zusammen. Für eine bereits nachvollziehbare Akte lässt sich die Entscheidung direkt festhalten; besondere offene Fragen erhalten ihren konkreten Anschluss.
Im Beispiel werden 20 Akten betrachtet. Bei 12 Akten besteht der Aufbewahrungsgrund fort. Bei 5 Akten fehlen noch Angaben für die Entscheidung, etwa der Behandlungsabschluss oder eine Rückmeldung zu einem laufenden Vorgang. Bei 3 Akten ist die Prüfung abgeschlossen und die Entsorgung freigegeben. Zusammen ergeben die drei Gruppen wieder 20 Akten.
20 geprüfte Akten im Beispiel
12Weiter aufbewahren
5Angaben noch klären
3Entsorgung freigegeben
12 + 5 + 3 = 20 Akten
Die zwölf weiter aufzubewahrenden Akten bleiben mit ihrem bestätigten Grund verbunden. Für die fünf offenen Fälle halten Sie die jeweils benötigte Rückmeldung fest. Die drei freigegebenen Akten werden für den vorgesehenen Entsorgungsweg ausgewählt. So zeigt die Übersicht sowohl die geklärten Ergebnisse als auch den überschaubaren Rest der Aufgabe.
Bei der nächsten Bestandsprüfung können Sie an diesen Stand anschließen. Ein Datum, ein verständlicher Grund und die zuständige Person genügen als Orientierung für den nächsten Schritt. Der vorhandene Akteninhalt muss dafür nicht erneut in eine zweite Liste übertragen werden.
Unterlagen während der Aufbewahrung leicht wiederfinden
Aufbewahrte Unterlagen sollen zugänglich und lesbar bleiben. Im Papierarchiv hilft eine verständliche Ordnung der Ordner; in der digitalen Patientenakte führt der Patientenbezug zum passenden Dokument. Eine aussagekräftige Benennung mit Dokumentart und Datum erleichtert die Auswahl, insbesondere wenn mehrere Unterlagen zu einer Person vorliegen.
Im Papierarchiv öffnen Sie den passenden Ordner. In easymed öffnen Sie die Patientenakte und die zugehörige digitale Unterlage. Beide Wege führen zum Inhalt und seinem Behandlungsbezug. Die gemeinsame digitale Akte unterstützt diesen Zugriff, weil Verlauf und Dokumente bereits zusammengeführt sind.
Für neu übernommene Scans achten Sie bei der Aufnahme kurz auf vollständige Seiten und gute Lesbarkeit. Wird ein früherer Speicherweg abgelöst, gehört die weitere Verfügbarkeit des betroffenen Bestands zum Übergang. Die zuständigen Personen stimmen dafür die benötigte Übernahme ab. Das ist ein gezielter Schritt bei einer tatsächlichen Veränderung der Ablage.
Freigegebene Unterlagen geschützt entsorgen
Für die Entsorgung verwenden Sie die zuvor freigegebene Auswahl. Bei gemischten Ordnern trennen Sie die betroffenen Unterlagen von denen, die weiter aufbewahrt werden. Papier wird bis zur geschützten Vernichtung sicher verwahrt. Die digitale Löschung wird passend zu den betreffenden Ablagen und Kopien umgesetzt.
Artikel 5 DSGVO verlangt unter anderem angemessene Sicherheit personenbezogener Daten. Halten Sie aussortierte Patientenunterlagen deshalb während der Bearbeitung im geschützten Arbeitsbereich. Die zuständige Person übernimmt den vorgesehenen Entsorgungsweg.
Zum Abschluss halten Sie fest, welcher Bestand bearbeitet wurde und welche Rückfragen gegebenenfalls noch offen sind. Die nächste regelmäßige Sichtung baut darauf auf. Mit einem verständlichen Behandlungsbezug, einer kleinen Ergebnisübersicht und einer gemeinsamen digitalen Akte bleibt die Aufbewahrung im Praxisalltag gut nachvollziehbar.
