Beim Praxisverkauf planen Sie Patientenakten in eigenen Übergabeschritten neben dem Praxisinventar. Klären Sie vor dem Softwarewechsel, welche Gesundheitsdaten eine neue verantwortliche Stelle für laufende Behandlungen erhalten soll und wer abgeschlossene Akten aufbewahrt. Die Datenschutzkonferenz sieht für eine Übermittlung von Gesundheitsdaten an einen neuen Verantwortlichen im Asset Deal eine informierte, ausdrückliche Einwilligung vor.
easymed unterstützt den anschließenden technischen Import: Für Simplimed, etermin und Billfox gibt es eigene Migrations-Wizards; weitere Quellen lassen sich über CSV oder API einlesen. Der Wizard ordnet Behandler und Leistungen zu und führt die übernommenen Informationen in der Patientenakte zusammen. Ein klarer Datenumfang vor dem Start hilft dem Team, mit der bisherigen Behandlungshistorie weiterzuarbeiten.
Die Verkaufsgestaltung und die Verantwortlichkeit festhalten
Bei einem Asset Deal werden einzelne Vermögenswerte übertragen. Bei einem Share Deal wechseln Anteile an einer Gesellschaft, die als Rechtsträgerin grundsätzlich fortbesteht. Für Patientenakten zählt, ob sich die verantwortliche Stelle tatsächlich ändert: Ein bloßer Eigentümerwechsel einer fortbestehenden Gesellschaft bedeutet nicht automatisch, dass Patientendaten an eine neue Stelle übermittelt werden. Beim Asset Deal kann hingegen ein neuer Verantwortlicher die Akten erhalten.
Klären Sie für die Patientenakten, wer bisher und künftig als datenschutzrechtlich Verantwortlicher handelt und welche Daten zu welchem Zweck an wen gehen. Für Gesundheitsdaten, die bei einem Asset Deal an einen neuen Verantwortlichen übermittelt werden, sieht die Datenschutzkonferenz eine informierte und ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a und Art. 7 DSGVO vor. Nennen Sie Patientinnen und Patienten den Empfänger, den Zweck und den vorgesehenen Datenumfang. Ein technischer Export oder Import ersetzt diese Einwilligung nicht.
Laufende Behandlung und abgeschlossenes Archiv unterscheiden
Ordnen Sie jeden Behandlungsverlauf einem Zweck zu: Für eine laufende Behandlung erhält die Nachfolge die vorgesehenen Gesundheitsdaten erst mit informierter, ausdrücklicher Einwilligung zur Übermittlung an den neuen Verantwortlichen. Für abgeschlossene Behandlungen beschreibt der DSK-Beschluss eine getrennte Archivlösung: Die bisherige verantwortliche Stelle bewahrt die Akten selbst auf oder überlässt sie der Nachfolge als Auftragsverarbeiter ausschließlich für die gesetzliche Aufbewahrung und getrennt vom Bestand aktiver Patientinnen und Patienten.
Für die Archivvariante mit der Nachfolge schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Nachfolge darf alte Akten nicht allein wegen des Verkaufs für eigene Behandlungen heranziehen; dafür braucht sie eine wirksame Einwilligung. Alternativ verbleiben die Unterlagen bei der bisherigen verantwortlichen Stelle, während die neue Praxis nur den für die Fortführung freigegebenen Umfang erhält. So bleibt der Unterschied zwischen Behandlungsakte und Archiv im Arbeitsalltag sichtbar.
Für Behandlungsakten nennt § 630f Absatz 3 BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung; andere Vorschriften können andere Fristen bestimmen. Der Verkaufstag setzt diese Frist nicht neu in Gang, weil sie an den Behandlungsabschluss anknüpft. Notieren Sie daher das Abschlussdatum je Verlauf und legen Sie fest, bis wann die verantwortliche Stelle die Akte aufbewahrt.
Patienten verständlich über die Nachfolge informieren
Eine Übergabeinformation beantwortet drei Fragen: Wer behandelt ab wann weiter? Welche konkret benannten Informationen erhält die neue Praxis? An wen können Patientinnen und Patienten spätere Aktenanfragen richten? Eine klare Antwort verbindet die geplante Weiterbehandlung mit dem richtigen Archivkontakt, ohne laufende und abgeschlossene Verläufe zu vermischen.
Erklären Sie den Datenumfang in Alltagssprache, etwa Termine einer offenen Serie, aktuelle Befunde und den Verlauf, der für die vereinbarte Fortführung benötigt wird. Beschreiben Sie Empfänger und Zweck der Übermittlung. Eine allgemeine Zustimmung zur Behandlung ist nicht automatisch die informierte, ausdrückliche Einwilligung zur Übermittlung von Gesundheitsdaten an einen neuen Verantwortlichen.
easymed speichert versionierte Einwilligungen mit dem jeweiligen Wortlaut. Das hilft, im Praxisbetrieb nachzuvollziehen, welche Erklärung abgelegt wurde. Für einen Praxisverkauf sollte die verwendete Erklärung den neuen Empfänger und den Übergabezweck tatsächlich abdecken; planen Sie außerdem, wie dieser Nachweis im vereinbarten Archiv- oder Migrationsweg verfügbar bleibt.
Die Zustimmung zur Übermittlung und die Information durch die neue Praxis sind zwei eigene Schritte. Die DSK erläutert im selben Beschluss, dass der Erwerber Betroffene nach Art. 14 DSGVO grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten informiert und auf ihr Widerspruchsrecht hinweist, soweit keine Ausnahme greift. Halten Sie dafür neue Kontaktdaten und den Zweck der Verarbeitung bereit.
Die Datenmigration mit easymed einfach begleiten
Erst nachdem der zulässige Datenumfang und die Zuständigkeit für das Archiv geklärt sind, beginnt die technische Übernahme. Für Simplimed, etermin und Billfox gibt es bei easymed eigene Migrations-Wizards; andere Quellen lassen sich über CSV oder API importieren. Der Wizard ordnet Behandler und Leistungen zu und zeigt eine Vorschau der ersten Datensätze in der Patientenakte, bevor der Gesamtimport startet.
Die Praxis legt die Quelle und den freigegebenen Umfang fest; Behandler- und Leistungszuordnung werden vor dem vollständigen Import in der Vorschau geprüft. easymed führt durch diese technischen Schritte und bündelt die übernommenen Daten in einer gemeinsamen Patientenakte. Die bisherige Behandlungshistorie muss dadurch nicht erneut von Hand erfasst werden. Die rechtliche Einwilligung und die Zuständigkeit für abgeschlossene Akten bleiben ein eigener Teil der Übergabe.
Ein dokumentiertes Beispiel für den technischen Import ist der Simplimed-Umzug des Naturheilzentrums Schwerte: 4.040 Patientenakten, 25.859 Diagnosen und 14 GB Dokumente wurden in unter einer Stunde übernommen. Der Fall beschreibt Quelle und Umfang; die Berechtigung zur Weitergabe wird davon unabhängig festgelegt. Details zu Datenquellen, Zuordnung und Vorschau finden Sie im Ablauf der easymed-Datenmigration.
Zugriff und Aktenanfragen klar zuordnen
Nach dem Import steuern Sie in easymed die Rechte je Mitarbeiter: Das Team sieht und bearbeitet die Bereiche, die für seine Aufgaben freigegeben sind. Für abgeschlossene Verläufe führen Sie die zuständige verantwortliche Stelle und einen erreichbaren Archivkontakt gesondert auf. Mitarbeiterrechte im neuen System ersetzen diese Zuordnung nicht.
KI Generiert
Patientinnen und Patienten können auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, sie betreffende Behandlungsakte erhalten und eine Abschrift, auch elektronisch, anfordern. Die erste Abschrift ist nach § 630g BGB kostenlos. Erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter können den Anspruch begrenzen; eine Ablehnung ist zu begründen. Ein erreichbarer Kontakt macht klar, wo eine Anfrage eingeht und wer den passenden Verlauf bereitstellt, auch wenn sich Praxisname, Telefonnummer oder Standort ändern.
Beispiel: Eine laufende Serie und ein älterer Verlauf
Eine Patientin hat noch Termine einer laufenden Behandlungsserie; außerdem liegen Unterlagen zu einer früher abgeschlossenen Serie vor. Vor dem Umzug wird ihr erklärt, welche Gesundheitsdaten an die neue verantwortliche Praxis gehen sollen. Sie stimmt der informierten, ausdrücklichen Übermittlung zu; nur der benannte Datenumfang wird für die laufende Behandlung in den neuen Bestand übernommen.
Die Akte der abgeschlossenen Serie bleibt davon getrennt. Sie verbleibt bei der bisherigen verantwortlichen Stelle oder wird von der Nachfolge im Rahmen eines Auftragsverhältnisses für die Aufbewahrung betreut. Für eigene Behandlungen darf die Nachfolge sie nicht automatisch heranziehen. Eine spätere Bitte um eine Abschrift erreicht den festgelegten Archivkontakt. So ist erkennbar, welcher Verlauf die neue Behandlung unterstützt und wer ältere Unterlagen verwaltet.
Vor dem Datenimport lässt sich der Übergang in vier Punkte ordnen: verantwortliche Stelle, Einwilligung für die laufende Behandlung, getrennte Archivrolle und Ansprechpartner für Aktenanfragen. Sind diese Entscheidungen dokumentiert, hilft easymed, den vorgesehenen Datenbestand strukturiert in die gemeinsame Patientenakte zu übernehmen, statt ihn erneut von Hand anzulegen.
