Patientenidentifikation vor der Therapie verbindet die anwesende Person mit der richtigen Akte und der geplanten Behandlung. Die WHO empfiehlt, vor einer Versorgung mindestens zwei Identifizierungsmerkmale abzugleichen, zum Beispiel Name und Geburtsdatum, und ein klares Vorgehen für gleichnamige Personen festzulegen (Patient Identification). Im Fallbeispiel sehen Sie, wie sich dieser Abgleich in die Begrüßung einfügt.
In easymed stehen Stammdaten, Termine, Dokumente und Behandlungsverlauf im selben Patientenzusammenhang bereit. So kann die behandelnde Fachkraft die Unterlagen zum heutigen Termin an einer Stelle öffnen; den persönlichen Abgleich führt sie im Gespräch durch.
Die Identitätsprüfung am Behandlungspunkt verankern
Im Fallbeispiel kommen zwei Patientinnen namens Lea Keller am selben Nachmittag in die Praxis. Eine wurde am 11. Februar 1978 geboren und gehört zur Akte K1, die andere am 22. August 1986 zur Akte K2. Der gleiche Vor- und Familienname unterscheidet sie nicht. Das Geburtsdatum macht den Unterschied im Gespräch und in den Stammdaten erkennbar; K1 und K2 bezeichnen im Beispiel die beiden Akten.
Ein Name, zwei unterschiedliche Akten
- Vor- und Familienname
- Lea Keller
- Geburtsdatum
- 11. Februar 1978
- Vor- und Familienname
- Lea Keller
- Geburtsdatum
- 22. August 1986
Das Aktionsbündnis Patientensicherheit (APS) ordnet die Identitätsprüfung unmittelbar vor einer Maßnahme der Person zu, die sie ausführt. Wenn möglich, soll diese die Patientin oder den Patienten aktiv ansprechen und die Merkmale mit der Patientenakte abgleichen. Bei gleichen oder ähnlichen Namen nennt die Empfehlung vollständige Identifizierungsmerkmale (Handlungsempfehlung zur sicheren Patientenidentifikation). Verbinden Sie den Abgleich deshalb mit der persönlichen Begrüßung am Behandlungspunkt, bevor die vorgesehene Therapie beginnt.
Auch bei einer Vertretung beginnt die behandelnde Person mit der eigenen Ansprache und dem Abgleich. So bleibt der Ablauf für das Team klar: Die digitale Akte stellt die Informationen bereit, die behandelnde Fachkraft ordnet die genannten Angaben zu.
Angaben erfragen und mit der geöffneten Akte abgleichen
Die Frage lautet im Beispiel: Wie heißen Sie mit Vor- und Familiennamen, und wann sind Sie geboren? Die Patientin nennt Lea Keller und den 22. August 1986. Diese Angaben gehören zu K2. Besprechen Sie die persönlichen Angaben an einer geschützten Stelle im Gespräch und gleichen Sie sie mit den Stammdaten der geöffneten Akte ab.
Die Person nennt ihre eigenen Angaben
22. August 1986
Eine offene Frage gibt der Patientin Raum für ihre eigene Antwort. „Sind Sie Lea Keller?“ würde bei beiden Personen zu einem Ja führen. Wenn jemand über die erneute Frage erstaunt ist, genügt eine freundliche Erklärung: Sie möchten die Behandlung mit den richtigen Unterlagen beginnen. Ein gleichbleibender kurzer Wortlaut macht diesen Schritt für das Team selbstverständlich.
Eine Abweichung vor dem Beginn sichtbar klären
Im Beispiel ist zunächst K1 geöffnet, während die Patientin die Angaben zu K2 nennt. Die Therapeutin hält den Beginn kurz an, benennt den Unterschied und öffnet die passende Akte. Anschließend gleicht sie die Antwort mit K2 ab. Die Klarheit entsteht aus dem konkreten Merkmal, nicht aus einer Vermutung aufgrund des Namens.
Was ergibt der Abgleich?
Die heutige Behandlung zuordnen
Beginn anhalten, Zuordnung klären und anschließend erneut abgleichen
Stimmen die Angaben überein, betrachten Sie in der passenden Akte die heutige Behandlung. Bei einer Abweichung wird zuerst die Zuordnung geklärt. Ist die Erklärung nicht direkt erkennbar, beziehen Sie die für die Aufnahme zuständige Person mit der konkreten Frage ein: beispielsweise ein unterschiedlich erfasstes Geburtsdatum oder eine unklare Schreibweise.
Ein hilfreicher Hinweis benennt den Unterschied genau. „Es ist K1 geöffnet, die genannten Angaben gehören zu K2“ lässt sich gezielt bearbeiten. Sobald die Zuordnung feststeht, führt die behandelnde Person den Kontakt in der richtigen Akte weiter. Es braucht dafür keine erneute Durchsicht sämtlicher anderer Patientenakten.
Auch die vorgesehene Behandlung zur richtigen Person zuordnen
Zur Akte K2 gehört im Beispiel der heutige Behandlungskontakt. Die Therapeutin öffnet dort die zugehörigen Verlaufsangaben und die vorgesehenen Unterlagen. So schließt die Begrüßung direkt an die konkrete Vorbereitung an. Inhalte aus der zuvor geöffneten Akte K1 werden nicht in diesen Kontakt übernommen.
Die Patientenakte und Dokumentation von easymed verbinden Patientenangaben mit Verlauf und Dokumenten; Befund und Verlauf können je Termin dokumentiert werden. Für das Team bleibt derselbe Zusammenhang auch dann verfügbar, wenn eine andere Person die Behandlung übernimmt. Die zuständige Fachkraft ordnet die heutigen Inhalte ein und dokumentiert anschließend den tatsächlichen Kontakt.
Den Anschluss bei eingeschränkter Verständigung vorbereiten
Kann die Person ihre Angaben nicht ausreichend verständlich selbst nennen, passen Sie den Gesprächsweg an die Situation an. Die APS-Empfehlung nennt beispielsweise geeignete Bezugspersonen oder Unterstützung bei Sprachbarrieren. Bei einem Kind kann die zuständige Bezugsperson die Angaben beitragen; bei einer Sprachbarriere hilft ein geeigneter Verständigungsweg.
Vereinbaren Sie im Team einen erreichbaren Ansprechpartner für solche Fälle. Für die konkrete Klärung nutzen Sie die vorhandenen Unterlagen und die Informationen der beteiligten Person. Das Ziel ist eine eindeutige Zuordnung vor dem Beginn. Die fachliche Entscheidung bleibt bei der behandelnden Person und wird im persönlichen Kontakt getroffen.
Eine kurze gemeinsame Vereinbarung für den Beginn nutzen
Halten Sie für Ihr Team fest, welche Angaben aktiv erfragt werden und wer eine offene Zuordnungsfrage klärt. Das Beispiel mit Lea Keller zeigt beide Wege: Bei Übereinstimmung folgt die heutige Behandlung; bei einer Abweichung wird zunächst die richtige Akte geöffnet und abgeglichen. Eine Vertretung findet so einen verständlichen Anschluss an die vorhandenen Patienteninformationen.
