Wer die Physiotherapie-Abrechnung aufsetzen will, sollte drei Abrechnungswege von Anfang an unterscheiden: Privatbehandlung, gesetzliche Heilmittelverordnung und Behandlung für die gesetzliche Unfallversicherung. Entscheidend ist, für jede Behandlung den passenden Kostenträger, die Abrechnungsgrundlage und die zugehörigen Unterlagen festzuhalten. Eine Person kann in derselben Praxis verschiedene Abrechnungsfälle haben.
easymed führt Patientenakte, Termine, Dokumentation und Privatabrechnung in einer Praxisverwaltung zusammen. Für die GKV ergänzt das Physiotherapie-Zusatzmodul Verordnung, Zuzahlung, Kassenrechnung und Abrechnungsdatei für DMRZ, Optica, azh oder RZH. Die Datei geht an das gewählte Rechenzentrum, das die weitere Einreichung nach dem vereinbarten Verfahren übernimmt. So bleiben die Praxisarbeit und die Übergabe an den Abrechnungsdienst im selben laufenden Arbeitsweg.
Mit einer Patientenakte für alle Behandlungsfälle starten
Kontaktdaten, Termine, Dokumente und Verlauf können bei derselben Person gemeinsam auffindbar bleiben. Der jeweilige Behandlungstermin braucht trotzdem seine eigene Grundlage. Bei einer Kassenbehandlung ist das die gültige Verordnung; für eine zusätzliche Privatleistung zählen die vereinbarte Leistung und der vereinbarte Preis. Auch ein Unfallversicherungsfall erhält den Bezug zu seiner eigenen Verordnung und zum zuständigen Träger.
Ein Fallbeispiel: Eine Patientin kommt mit einer Kassenverordnung und vereinbart später eine zusätzliche private Behandlung. Die gemeinsame Akte hält Stammdaten und Verlauf zusammen. Im Termin und in der Abrechnung bleiben die beiden Leistungen getrennt erkennbar: Die Verordnung erklärt den Kassenweg, während die private Leistung mit ihrem Preis vereinbart wird.
Ordnen Sie deshalb jeden Termin dem richtigen Behandlungsfall zu und halten Sie den Kostenträger sowie die jeweilige Grundlage sichtbar fest. Das hilft auch bei einer Vertretung: Die nächste Kollegin kann am vorhandenen Verlauf anknüpfen und sieht, ob eine Verordnung, eine private Preisvereinbarung oder eine Unterlage für den Unfallversicherungsträger dazugehört. Eine zweite Namensliste für dieselbe Person ist dafür nicht nötig.
Privatabrechnung beim Praxisstart direkt aus Terminen erstellen
Bei einer privaten Behandlung klären Sie vor dem Termin, welche Leistung vereinbart ist und welcher Preis dafür gilt. Wenn eine Patientin eine zusätzliche Leistung wählt, halten Sie diesen Umfang und den Preis getrennt vom Kassenfall fest. So passt die spätere Rechnung zur tatsächlich vereinbarten Behandlung und zu den erfassten Leistungen.
Für Kosten, die voraussichtlich nicht vollständig von einem Dritten übernommen werden, gilt eine konkrete Informationspflicht: Wenn Sie wissen, dass die Kostenerstattung nicht gesichert ist, oder sich dafür hinreichende Anhaltspunkte ergeben, müssen Sie den Patienten vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren. Das steht in § 630c Absatz 3 BGB. Bei einer Preisfrage vor der Rechnungsfreigabe beziehen Sie Ihre Antwort daher auf die konkrete Vereinbarung: Welche Leistung wurde zu welchem Preis gebucht?
easymed verbindet die private Leistungserfassung mit dem Praxisalltag aus Termin und Patientenakte; Rechnungen lassen sich aus den erfassten Terminen und Leistungen erstellen. Ihr Team ordnet die erbrachte Leistung zu und prüft die Rechnung vor dem Abschluss. Am Empfang kann ein SumUp-Kartenleser eine Zahlung an die Rechnung anbinden.
Kassenabrechnung mit Verordnung und Rechenzentrum verbinden
Für eine Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen müssen die Zulassung der Praxis und die vertragliche Grundlage für Physiotherapie passen. Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht den Vertrag nach § 125 SGB V samt aktuellen Anlagen: Sie regeln die Versorgung, Vergütung, erforderlichen Verordnungsangaben und Abrechnung. Die Behandlung beruht auf einer gültigen ärztlichen Verordnung. Vor dem ersten GKV-Termin lohnt sich deshalb der Blick auf die Zulassung der konkreten Praxis und auf die Verordnungsangaben, mit denen der Fall beginnen soll.
Im Alltag heißt das: Vor der Serie müssen Zulassung und Verordnungsgrundlage passen; für jede Behandlung halten Sie Datum und erbrachte Leistung fest, lassen jede tatsächlich erbrachte Sitzung bestätigen und prüfen zum Abschluss Pflichtangaben samt Zuzahlungsstatus. Danach geben Sie die Abrechnungsdatei an das Rechenzentrum weiter und ordnen eine spätere Rückmeldung demselben Fall zu.
Die Bestätigung ist ein konkreter Arbeitsschritt: Der GKV-Vertrag verlangt Datum und erbrachte Leistung auf dem Verordnungsblatt sowie die Unterschrift der versicherten Person. Eine Vorausbestätigung oder Sammelunterschrift ist unzulässig. Beim Zuzahlungsstatus folgen Sie der Verordnung und berücksichtigen einen gültigen Befreiungsnachweis. Die Anlage 3a des GKV-Vertrags führt die erforderlichen Angaben für Muster 13 und die Regeln für Änderungen auf.
Mit dem easymed-Zusatzmodul für die GKV-Abrechnung werden die Physiotherapie-Verordnung, Behandlungstermine, Zuzahlung und Kassenrechnung im selben Praxisprogramm geführt; anschließend erzeugt easymed die Abrechnungsdatei für den gewählten Dienstleister. Ihr Team erfasst die tatsächlich erbrachte Leistung und bestätigt die Unterlagen, dann geht die Datei an DMRZ, Optica, azh oder RZH. Der jeweilige Dienstleister übernimmt die nachgelagerte Einreichung im vereinbarten Umfang und stellt seine Leistung selbst in Rechnung.
Unfallversicherung dem passenden Behandlungsfall zuordnen
Ein Arbeitsunfall- oder Berufskrankheitsfall folgt einer eigenen Vereinbarung und einem eigenen Gebührenverzeichnis. Die DGUV stellt für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten die Vereinbarung sowie das jeweils aktuelle Gebührenverzeichnis bereit. Bevor Sie einen solchen Fall annehmen, prüfen Sie, ob Ihre Praxis die Anforderungen für diese Behandlung erfüllt und welche Verordnung vorliegt.
Die aktuelle DGUV-Handlungsanleitung zur Physiotherapie beschreibt den Ablauf genauer: Die Unfallversicherung übernimmt die Behandlung nur bei Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten, die die besonderen fachlichen, räumlichen und apparativen Anforderungen erfüllen. Eine Physiotherapieverordnung kann grundsätzlich vom Durchgangsarzt, einem beteiligten Handchirurgen oder einem hinzugezogenen Arzt ausgestellt werden; bei anderen Ärztinnen und Ärzten ist vorher die Zustimmung des zuständigen Unfallversicherungsträgers erforderlich. Die Verordnung läuft über das DGUV-Formular F 2400.
Für die Praxis heißt das: Erst Qualifikation und Praxisvoraussetzungen klären, dann prüfen, ob Formular, zuständiger Träger und verordnende Person passen. Bei einer Regelverordnung muss die Behandlung innerhalb von 14 Tagen ab dem auf dem Formular genannten Behandlungsbeginn starten; bei dringlichem Bedarf sind es 7 Tage. Das Startdatum gehört daher zu den Angaben, die Sie vor der Terminplanung prüfen. Für die Rechnung zählt das aktuelle DGUV-Gebührenverzeichnis, nicht die GKV-Vergütung und nicht automatisch der Preis einer privaten Behandlung derselben Person.
Eine Rückfrage mit ihrem nächsten Schritt verbinden
Eine verständliche Rückfrage verknüpft den Behandlungsfall, den konkreten offenen Punkt und die zuständige Person: Im Privatfall kann der Preis offen sein, im Kassenfall eine Unterlage fehlen und im Unfallversicherungsfall die Verordnung oder die Zustimmung des Trägers. So kann die Kollegin, die übernimmt, direkt am vorhandenen Vorgang weiterarbeiten.
Statt „Abrechnung prüfen“ hilft eine kurze Notiz wie: „F 2400 für den UV-Fall fehlt; Praxiszulassung ist geprüft, Empfang klärt den Träger vor der ersten Sitzung.“ Beim privaten Termin kann die offene Frage zum Beispiel lauten: „Preisvereinbarung für die zusätzliche Leistung schriftlich festhalten.“ Bei einer GKV-Rückmeldung genügt, die angeforderte Angabe und die Person festzuhalten, die sie ergänzt. Anlass und nächster Schritt bleiben so beim richtigen Fall.
Gemeinsam in den Praxisalltag starten
Gehen Sie den Ablauf zum Praxisstart an einem Fallbeispiel durch: Patientin öffnen, Behandlungsfall zuordnen, Termin und Leistung erfassen und anschließend die richtige Grundlage nutzen. Beim GKV-Fall gehören Verordnung und Bestätigung der tatsächlich erbrachten Einheiten dazu; beim Privatfall die vereinbarte Leistung mit Preis; beim Unfallversicherungsfall die passende Verordnung und die erfüllten Praxisvoraussetzungen.
KI Generiert
Für eine gute Übergabe braucht das Team keine zweite Aufnahme, sondern einen verständlichen Stand in der Akte: Wer ist die Person, welcher Behandlungsfall wird bearbeitet und was ist der nächste Schritt? Mit Kalender, Patientenakte, Privatabrechnung und dem GKV-Zusatzmodul verbindet easymed diese laufende Praxisarbeit. In einer persönlichen Vorführung können Sie den Ablauf für Ihre Leistungen und den von Ihnen genutzten Abrechnungsdienst ansehen.
