Portalrechnungen für Internet, Software und Material kommen oft über verschiedene Konten. Für den Monatsabruf genügt eine kurze Übersicht mit Anbieterweg, erwartetem Bereitstellungstag und gemeinsamem Belegort. Ergänzen Sie den Rechnungs- oder Leistungszeitraum: Der Tag, an dem Sie die Datei laden, zeigt nicht automatisch, welchen Monat der Anbieter berechnet.
Für die eigenen Praxisrechnungen ergänzt easymed einen verbundenen Rechnungsweg. Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed fertige Belege beim Abschluss automatisch; Lexware vergibt die Nummer, die vor PDF, Druck und Versand in easymed zurückkommt. Vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich zurückgemeldet. Ihr Team erfasst diese Ausgangsrechnungen nicht noch einmal für die Buchhaltung. Die folgenden Schritte ordnen eingehende Anbieterrechnungen in denselben Monatsrhythmus ein.
Drei wiederkehrende Eingänge aus dem letzten Monat auswählen
Starten Sie mit den Anbietern, deren Rechnungen regelmäßig über ein Kundenportal, ein Softwarekonto oder einen vereinbarten Lieferantenkontakt bereitstehen. Notieren Sie pro Anbieter, wo die Rechnung erscheint, wann sie typischerweise vorliegt und wo sie für die gemeinsame Bearbeitung abgelegt wird. Der Anbietername und der zugehörige Belegzeitraum helfen später bei der Zuordnung.
Im Beispiel liegt die Internetrechnung im Anbieterportal, die Softwareabrechnung im Softwarekonto und die Materialrechnung kommt über den vereinbarten Lieferantenkontakt. Der Internetanbieter stellt sie am ersten Tag des Folgemonats bereit, das Softwarekonto am zweiten und der Materiallieferant gewöhnlich am vierten. Die gemeinsame Sammlung ist für den fünften Tag vereinbart. Diese Beispielwerte bilden den tatsächlichen Rhythmus der drei ausgewählten Eingänge ab.
Abrufzeiten am tatsächlichen Bereitstellungstag ausrichten
Im Beispiel werden Internet und Software am dritten Tag abgerufen, Material am vierten Tag und die Sammlung am fünften weitergegeben. Der Abruf folgt damit der bekannten Bereitstellung. Zwei kurze Zeitfenster reichen für die drei ausgewählten Eingänge.
Die zuständige Person öffnet den bekannten Anbieterweg, wählt den passenden Belegmonat und legt die bereitgestellte Datei am gemeinsamen Belegort ab. Achten Sie bei der Zuordnung auf Rechnungsdatum und Leistungszeitraum: § 14 UStG nennt das Ausstellungsdatum und den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung als Rechnungsangaben. Der Downloadtag allein sagt daher noch nicht, welchen Zeitraum der Beleg betrifft. (§ 14 UStG)
Ändert ein Anbieter seinen regelmäßigen Rechnungstag, passen Sie diese Angabe in der Übersicht an. Eine einzelne Verzögerung erhält ihren eigenen nächsten Abruf. So bleibt der gewöhnliche Monatsrhythmus nutzbar, während ein später Eingang gezielt ergänzt wird.
Die Rechnung vom Downloadhinweis unterscheiden
Eine Nachricht kündigt die bereitgestellte Rechnung an; die zugehörige Datei enthält Rechnungsnummer, Empfänger und Betrag. Öffnen Sie die Rechnung über den bekannten Anbieterweg und ordnen Sie sie dem betreffenden Monat zu. Bei einer zusätzlichen Bestellung im Softwarekonto prüfen Sie, ob deren Beleg tatsächlich zu Ihrem Praxisbedarf gehört.
E-Rechnungen können auch über den Download in einem Internetportal übermittelt werden. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. XRechnungen enthalten die strukturierte XML-Datei ohne zusätzliche PDF-Ansicht; ZUGFeRD verbindet strukturierte Daten und eine lesbare Darstellung. Das BMF nennt insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnungsformate; bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen. Weichen bei einer hybriden E-Rechnung XML- und PDF-Ansicht voneinander ab, sind die strukturierten Daten maßgeblich. (BMF, FAQ zur E-Rechnung)
Legen Sie die bereitgestellte Rechnungsdatei im vorgesehenen Belegweg ab. Bei einer XRechnung bewahren Sie die XML-Datei auf. Für die Aufbewahrung einer E-Rechnung genügt nach dem BMF-Schreiben der strukturierte Teil, wenn die GoBD-Anforderungen erfüllt sind; eine Druckansicht oder ein Screenshot ersetzt ihn nicht. (BMF-Schreiben zur GoBD-Änderung) Der E-Rechnungsviewer von ELSTER kann XRechnungen lesbar anzeigen, während die Originaldatei am Belegort bleibt. (ELSTER: E-Rechnung ansehen)
Eine noch nicht verfügbare Rechnung mit nächstem Schritt führen
Ist die Materialrechnung am vierten Tag noch nicht vorhanden, notieren Sie Anbieter, Belegmonat und den nächsten Abruf. Der bekannte Lieferantenkontakt kann mitteilen, wann die Rechnung bereitsteht. Die Internet- und Softwarerechnungen bleiben währenddessen für die vereinbarte Sammlung verfügbar.
Die zuständige Person hält fest, wann der fehlende Beleg erneut abgerufen wird. So bleibt die Verzögerung ein einzelner offener Eingang, während die anderen Rechnungen im vertrauten Weg weiterlaufen.
Die verfügbaren Rechnungen gehen wie vereinbart an die Steuerkanzlei. Die noch offene Materialrechnung wird über den vereinbarten Ergänzungsweg nachgeliefert, sobald sie vorliegt. Anbieter, Zeitraum und der bekannte Belegbezug halten die Fortsetzung zusammen.
Nach dem Eingang wird dieselbe Rechnung im vorgesehenen Weg ergänzt. Ein kurzer Hinweis auf den bereits angekündigten Monat reicht zur Zuordnung. Anschließend ist der Eingang abgeschlossen und muss von der Vertretung nicht erneut angefordert werden.
Die Vertretung an einem einzigen Abruf erproben
Für die Vertretung hilft der vertraute Anbieterweg mit einer verfügbaren Rechnung. Zeigen Sie, wo der Belegmonat gewählt wird, woran Rechnungsdatum und Leistungszeitraum erkennbar sind und wo die Originaldatei anschließend liegt. Ein persönlicher berechtigter Zugang und ein benannter Hilfekontakt machen die Aufgabe erreichbar.
Eine kurze gemeinsame Erklärung ergänzt nur den benötigten Handgriff. Die Vertretung kann den passenden Monat öffnen, die Rechnung am gemeinsamen Ort ablegen und eine nötige Rückfrage dem Anbieter zuordnen. So bleibt die Übergabe auf den konkreten Abruf begrenzt.
Anbieterhinweise erreichen den dafür betreuten Eingang. Bei einer Abwesenheit kennt die Vertretung diesen Informationsort. Die Übersicht bleibt klein: Anbieterweg, erwarteter Tag, verantwortliche Person und Ablageort beschreiben die wiederkehrende Aufgabe.
Eigene Praxisrechnungen und Portalbelege im Monatsablauf zusammen betrachten
Die eigenen Ausgangsrechnungen laufen bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung bereits aus easymed weiter. Der Abschluss überträgt den Beleg; die Lexware-Nummer kommt vor PDF, Druck und Versand zurück. Lexware meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich an easymed zurück. Das Team bleibt bei seinem gewohnten Praxisvorgang.
Die bereitgestellten Anbieterrechnungen ergänzen diesen Monatsbestand über ihre bekannten Eingänge. Nutzt die Buchhaltung den DATEV-Export, stellt easymed Rechnungen als Paket für die Steuerkanzlei bereit. Der vereinbarte Ergänzungsweg nimmt die weiteren Lieferantenunterlagen auf. Beide Aufgaben haben damit ihren verständlichen Anschluss.
Eine kurze Übersicht für Portalrechnungen erspart die erneute Suche am Übergabetag. easymed nimmt zugleich die erneute Erfassung eigener Ausgangsbelege aus diesem manuellen Abschnitt heraus. Lernen Sie den verbundenen Rechnungsweg kennen und ergänzen Sie daneben die wenigen bekannten Lieferanteneingänge Ihrer Praxis.
