Für das erste Gespräch über Steuerberatung beim Praxisstart brauchen Sie weder fertige Buchführung noch einen Katalog allgemeiner Steuerfragen. Nützlich sind ein klares Praxisprofil, vorhandene Unterlagen zu geplanten Ausgaben und eine grobe Monatsplanung: Welche Leistungen bieten Sie an, wann startet die Praxis, wann fallen Investitionen an und wann erwarten Sie erste Zahlungseingänge?
Im späteren Alltag führt easymed den gemeinsamen Kalender, erfasste Leistungen und private Rechnungen zusammen. Der DATEV-Export gibt Rechnungsdaten im DATEV-Format aus; die buchbare Lexware-Office-Anbindung überträgt Rechnungsbelege und gleicht Zahlungseingänge täglich ab. So können Sie im Gespräch festlegen, welcher Rechnungs- und Übergabeweg zu Ihrer Kanzlei passt.
Ihr Praxisvorhaben auf einer Seite beschreiben
Ein kompaktes Praxisprofil nennt Fachrichtung, geplanten Standort, Startzeitpunkt und Team. Beschreiben Sie Ihr Leistungsangebot in verständlichen Worten: Welche Behandlungen gehören zum Schwerpunkt, welche zusätzlichen Angebote sind vorgesehen und arbeiten Sie auch außerhalb der eigenen Räume? Diese Angaben geben der Beratung einen gemeinsamen Ausgangspunkt. So erkennt Ihre Steuerberatung, ob vor der Besprechung von Rechtsform, Leistungsangebot oder Zeitplan noch eine konkrete Angabe fehlt.
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Im Beispiel plant eine Therapeutin regelmäßige Behandlungen in der neuen Praxis und einzelne Termine in einem Unternehmen. Beide Tätigkeiten werden mit ihrem tatsächlichen Inhalt beschrieben. Benennen Sie auch, wer eine Leistung beauftragt und wie sie voraussichtlich abgerechnet wird, soweit das schon feststeht. So kann das Steuerberatungsgespräch für Praxisgründer an konkreten Tätigkeiten und Vereinbarungen ansetzen.
Kennzeichnen Sie eine noch offene Entscheidung kurz als solche. Ein bereits ausgewählter Raum ist ein anderer Planungsstand als eine laufende Raumsuche. Das Gespräch kann sich dadurch auf die Entscheidungen konzentrieren, die als Nächstes anstehen. Eine detaillierte Darstellung jeder denkbaren späteren Erweiterung ist für den ersten Termin selten nötig.
Gründungsunterlagen und konkrete Fragen zusammenbringen
Nehmen Sie die vorhandenen Unterlagen mit, die Ihr Vorhaben erklären: einen Mietvertragsentwurf, größere Anschaffungsangebote, die geplante Preisübersicht und gegebenenfalls Vereinbarungen zur Zusammenarbeit im Team. Ordnen Sie sie nach der Frage, die Sie dazu besprechen möchten. So wird aus einem Ordner eine gut nutzbare Gesprächsgrundlage.
Eine konkrete Frage kann lauten: „Für diese Anschaffung ist eine Anzahlung vor der Lieferung fällig und der Rest nach dem Aufbau. Welche Angaben benötigen Sie, um Kosten und Zahlungszeitpunkt einzuordnen?“ Der Bezug zu Anschaffung und Fälligkeit macht die Antwort unmittelbar verwendbar. Die passende Angebotsfassung liegt direkt beim betreffenden Thema.
Für die Leistungsbeschreibung für die Steuerberatung genügt eine klare Erklärung von Inhalt, Zielgruppe und Rahmen. Eine verordnete Behandlung, ein zusätzliches Trainingsangebot und ein Einsatz im Unternehmen werden jeweils mit ihrem tatsächlichen Leistungsbezug erläutert. Benennen Sie kurz, was bereits feststeht und was noch offen ist; so kann die steuerliche Einordnung an Ihrem konkreten Vorhaben besprochen werden.
Anschaffungsangebote mit Zahlungszeitpunkten vorlegen
Ein Anschaffungsangebot zeigt zunächst Gegenstand, Gesamtbetrag und gültige Fassung. Für Ihre Praxisfinanzen kommen die vereinbarten Liefer- und Zahlungszeitpunkte hinzu. Wird eine Anzahlung vor der Lieferung fällig oder ist der Betrag erst nach dem Aufbau zu zahlen? Diese Angaben verbinden die größere Ausgabe mit dem geplanten Start.
Im Beispiel soll die Ausstattung vor dem ersten Behandlungstag bereitstehen. Die Lieferzusage und die Zahlungspflicht werden deshalb zusammen betrachtet. Die Liquiditätsplanung und Zahlungszeitpunkte richten sich nach der tatsächlich vereinbarten Fassung des Angebots, während der erste Praxismonat erst allmählich Einnahmen bringt.
Bei einer späteren Angebotsänderung nehmen Sie die aktuelle Fassung zum Gespräch mit und benennen kurz, was sich verändert hat. Eine andere Ausstattung, ein neuer Gesamtbetrag oder eine verschobene Lieferung erklären die neue Ausgangslage. Sie müssen dafür nicht sämtliche früheren Gesprächsstände erneut erzählen.
Einnahmen mit dem verfügbaren Arbeitsrahmen planen
Planen Sie zunächst mit den Behandlungstagen und Arbeitszeiten, die zum Start tatsächlich vorgesehen sind. Neben den Sitzungen gehören Vorbereitung, Dokumentation, Rückrufe und die eigene Organisation zur Woche. Eine moderate Anfangsauslastung und eine später stärker belegte Woche zeigen zwei verständliche Planungsstände.
In easymed führt der gemeinsame Kalender Arbeitszeiten, Behandler, Räume und Puffer zusammen. Wiederkehrende Besuche lassen sich als Serientermine planen. Nutzen Sie diesen Kalender, um Ihren vorgesehenen Wochenrahmen mit der späteren Terminplanung abzugleichen; die Umsatzannahmen halten Sie zusätzlich in Ihrer Monatsplanung fest.
Verbinden Sie geplante Leistungen mit den vorgesehenen Preisen und dem jeweiligen Rechnungsweg. Trennen Sie dabei erbrachte Sitzungen von den Zeitpunkten, zu denen Sie Rechnungen stellen und Zahlungen erwarten. So stehen laufende Kosten und erwartete Einzahlungen im selben Monat nebeneinander, auch wenn Behandlung und Zahlung nicht gleichzeitig stattfinden.
Der Finanzplan im Gründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums nennt neben dem Kapitalbedarf auch monatliche Einzahlungen und Kosten, geplante Investitionen sowie eine Liquiditätsreserve. Für das Gespräch genügt zunächst eine übersichtliche Monatsplanung mit den Annahmen, auf denen Ihre Auslastung beruht. Ergänzen Sie größere Anschaffungen dort, wo Lieferung und Zahlung anstehen.
Leistung, Rechnung und Zahlung als unterschiedliche Stände betrachten
Eine erbrachte Leistung, die daraus erstellte Rechnung und die zugeordnete Zahlung beschreiben unterschiedliche Teile desselben Vorgangs. Ein Besuch kann bereits stattgefunden haben, während die Rechnung später erstellt und anschließend bezahlt wird. Für das Gespräch ist deshalb der jeweilige Zeitpunkt neben dem Betrag hilfreich.
easymed verbindet die private Rechnung mit den erfassten Leistungen und hält offene Rechnungen in der Zahlungsverfolgung sichtbar. Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung wird der Rechnungsbeleg übergeben; der tägliche Abgleich übernimmt den dort bestätigten Zahlungsstand. Die kaufmännische Übergabe aus der Praxissoftware schließt damit an den vorhandenen Praxisvorgang an.
Der DATEV-Export bleibt ein eigener Übergabeweg für die Steuerkanzlei. Vereinbaren Sie, welcher dieser Wege zu Ihrer laufenden Zusammenarbeit passt und welche Belege in welchem Rhythmus gebraucht werden. Das Team erfasst die tatsächlich erbrachten Leistungen und arbeitet anschließend mit den vereinbarten Rechnungs- und Übergabeschritten.
Eine sichere und vollständige Belegübergabe vereinbaren
Legen Sie mit der Kanzlei einmal fest, über welchen vereinbarten Zugang die Unterlagen übergeben werden und in welchem Rhythmus das geschieht. Eine kurze Benennung von Belegart, Zeitraum und zuständiger Kontaktperson genügt als gemeinsame Vereinbarung. Persönliche Angaben werden über den vorgesehenen geschützten Weg bereitgestellt.
Entsteht eine Rückfrage zu einer Position, nennen Sie den betreffenden Beleg und den konkreten Inhalt. Die Kanzlei kann daran gezielt anknüpfen; das Team muss nicht den gesamten Praxisfall erneut zusammenstellen. Eine Antwort ergänzt den bestehenden Belegbezug und macht den nächsten Schritt verständlich.
Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung rechtzeitig einplanen
ELSTER informiert, dass der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats nach Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit elektronisch an das zuständige Finanzamt übermittelt werden muss. Für die Abgabe ist eine Registrierung bei ELSTER erforderlich. Klären Sie im ersten Gespräch, welche Angaben zu Tätigkeit, Rechtsform, geplanten Einnahmen oder Mitarbeitenden Sie vorbereiten und wer den Fragebogen einreicht.
Notieren Sie dafür den geplanten Starttag, noch offene Angaben und die Person, die den nächsten Schritt übernimmt. Wenn Ihr Starttermin sich verschiebt oder sich wesentliche Planungsannahmen ändern, geben Sie diese Information auch an die Kanzlei weiter.
Den Leistungsumfang der Beratung praktisch vereinbaren
Besprechen Sie, welche laufenden Aufgaben die Kanzlei übernimmt, welche Unterlagen sie dafür erhält und wie Rückfragen oder neue Angebote aufgenommen werden. Auch Rhythmus und Vergütung der Zusammenarbeit gehören dazu. Wenn Sie Beschäftigte einplanen, fragen Sie, welche Angaben für die Lohnabrechnung gebraucht werden und ab wann sie vorliegen müssen.
Der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums enthält einen eigenen Abschnitt zur Tätigkeit als Physiotherapeut und zu ähnlichen Heilberufen. Wenn neben Behandlungen weitere Angebote geplant sind, beschreiben Sie sie deshalb einzeln und nennen Sie die dazugehörige Qualifikation, den Leistungsinhalt und den Rahmen. Fragen Sie, welche Angaben die Kanzlei für die Einordnung der jeweiligen Leistung benötigt.
Halten Sie zum Abschluss die vereinbarten nächsten Schritte knapp fest: eine fehlende Vertragsfassung nachreichen, einen Zahlungszeitpunkt klären oder die Unterlagen für die steuerliche Erfassung zusammenstellen. So wissen beide Seiten, welche Information noch fehlt und wer sie bis wann liefert. Für den anschließenden Alltag lassen sich Terminplanung, Patientenakte und Rechnungsweg in easymed im selben Praxiszusammenhang führen.
