Bei einer Praxisnachfolge stellt sich früh die Frage, wie die Patientenakten der bisherigen Inhaberin verwahrt und für eine mögliche Weiterbehandlung freigegeben werden. Ein klarer Ablauf trennt den Altbestand zunächst von den Akten, die nach individueller Klärung in den neuen Behandlungsbestand wechseln. So kann die Praxis den Stand jeder Person nachvollziehen, ohne alle Unterlagen auf einmal zu öffnen.
Nach einer geklärten Einzelübernahme verbindet easymed die laufende Arbeit der neuen Praxis: Die Patientenakte enthält Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise; Befund und Verlauf werden beim jeweiligen Termin dokumentiert. Im Teamkalender sieht das Team die Terminplanung nach Behandlern. Damit bleiben neue Kontakte und ihre Dokumentation am selben Patientenbezug erreichbar.
Im Fallbeispiel übernimmt eine neue Inhaberin eine Physiotherapiepraxis mit drei Papierakten: A, B und C. A möchte die Behandlung fortsetzen und stimmt der Übernahme zu. B hat sich dagegen entschieden. C möchte zuerst wissen, welche Unterlagen gemeint sind. An diesen drei Ständen wird der Weg von der Verwahrung bis zur geklärten Einzelübernahme greifbar.
Verwahrung und eigene Behandlung vor dem Start auseinanderhalten
Die allgemeinen Datenschutz-FAQ des Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen gelten laut Behörde auch für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten. Die ausführliche Antwort zur Praxisnachfolge beschreibt allerdings ausdrücklich die Übergabe einer Arztpraxis. Dort hält die Behörde fest, dass der Kauf der Praxis allein keinen Zugriff auf die bisherigen Patientendaten eröffnet. Das folgende Zwei-Schrank-Modell nutzt diese beschriebene Trennung als organisatorische Orientierung für das Fallbeispiel einer Physiotherapiepraxis.
Für das Berufsgeheimnis ist der Gesundheitsberuf entscheidend: § 203 StGB erfasst auch Angehörige anderer Heilberufe, für deren Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung vorgeschrieben ist; § 1 Masseur- und Physiotherapeutengesetz verlangt grundsätzlich eine Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung Physiotherapeutin oder Physiotherapeut. Vereinbaren Sie daher vor dem Start, wer den Altbestand verwahrt, wo die Unterlagen liegen und wer Anfragen zu noch verwahrten Akten entgegennimmt.
Im Fallbeispiel enthält Bereich 1 die verschlossen verwahrten Altakten. Bereich 2 enthält den eigenen Behandlungsbestand der neuen Inhaberin. Die beiden Bereiche zeigen die Zuständigkeit auf einen Blick: bisherige Unterlagen sicher aufbewahren, freigegebene Unterlagen für die weitere Behandlung nutzen.
Für elektronische Altakten beschreibt die niedersächsische Behörde eine vergleichbare Trennung: Bestandsdaten können verschlüsselt bleiben, bis eine Person der Nutzung durch die Nachfolgepraxis zugestimmt hat; Zugriffe werden protokolliert. Übertragen Sie deshalb nicht pauschal die gesamte Datenbank in den Arbeitsbereich des neuen Teams. Die Übersicht muss vor allem zeigen, welche Akte welchen nächsten Schritt hat.
Drei Altakten mit ihrem jeweiligen Bearbeitungsstand betrachten
Die drei Musterakten liegen anfangs in Bereich 1. Für A ist die Zustimmung zur Übernahme dokumentiert. Bei B liegt eine Ablehnung vor. C möchte zunächst wissen, welche bisherigen Unterlagen für die Weiterbehandlung übernommen werden. Diese kurze Übersicht reicht, um den nächsten Schritt jeder Person zu erkennen.
Eine Statusliste braucht für die tägliche Organisation nur die Kennzeichnung der Akte, den geklärten Stand und den vereinbarten nächsten Kontakt. Der medizinische Verlauf bleibt in der verwahrten Akte, solange die Nutzung durch die neue Praxis noch nicht geklärt ist. So kann das Team eine Rückfrage weitergeben, ohne den gesamten Behandlungsinhalt in eine zweite Übergabeliste zu kopieren.
Die Datenschutz-FAQ aus Niedersachsen erläutern für den dort beschriebenen Übergabefall den Wechsel nach einer Zustimmung: Die einzelne Akte kommt aus dem ersten in den neuen Bestand. Für das Beispiel bedeutet das einen gezielten Schritt mit A, während B und C zunächst im Verwahrungsbereich verbleiben.
Bei C notiert der Ansprechpartner die konkrete Frage und beantwortet sie über den vereinbarten Kontaktweg. Danach kann C anhand der erhaltenen Information entscheiden. A und B behalten ihren bereits dokumentierten Stand; sie müssen wegen der Rückfrage nicht erneut bearbeitet werden.
Den vorgesehenen Umgang erklären und die Zustimmung zuordnen
Machen Sie die gewünschte Übernahme für die betroffene Person konkret: Wer gibt die Daten weiter, wer soll sie erhalten, welche Unterlagen sind gemeint und wofür werden sie gebraucht? Die Datenschutz-FAQ des Landes Niedersachsen nennen diese Angaben als wichtige Bestandteile einer Einwilligung zur Datenübermittlung. Sie empfiehlt eine schriftliche Erklärung vor allem, damit die Zustimmung später nachweisbar bleibt.
Ordnen Sie die abgegebene Erklärung der richtigen Person und dem vereinbarten Umfang zu. Bei A ist damit nachvollziehbar, welche Akte nach der Zustimmung in den neuen Behandlungsbestand wechselt. Ein Datum und ein kurzer Vermerk zum Umfang helfen dem Team, die Entscheidung beim späteren Zugriff einzuordnen. Die allgemeine Selbstauskunft in easymed unterstützt die reguläre Patientenaufnahme per Link; bestätigte Einwilligungstexte bleiben mit ihrer Version und dem gespeicherten Wortlaut an der Person zugeordnet.
Bei C lautet die Rückfrage zum Beispiel, ob die gesamte bisherige Dokumentation oder nur bestimmte Unterlagen für die Weiterbehandlung übernommen werden sollen. Der Ansprechpartner erklärt den vorgesehenen Umfang. C erhält so eine Antwort auf das eigene Anliegen und kann anschließend eine informierte Entscheidung treffen.
Eine einzelne freigegebene Akte in den eigenen Bestand übernehmen
Die Akte A wechselt nach der Zustimmung aus Bereich 1 in Bereich 2. Der Eintrag zur Übergabe hält die Herkunft der Unterlage und den Bezug zur dokumentierten Erklärung fest. Anschließend steht der bisherige Verlauf für die eigene Weiterbehandlung zur Verfügung. Der Schritt hat ein klares Ergebnis: A gehört jetzt zum eigenen Behandlungsbestand.
Die Akten B und C bleiben im getrennten Verwahrungsbestand. Aus den drei Musterakten werden dort zwei; im eigenen Bereich liegt A. Die Beispielzählung veranschaulicht die Einzelübernahme. Jede Person behält ihren eigenen Übergabestand.
Nach geprüfter dokumentierter Zustimmung
Bei der Übernahme bleibt erkennbar, welche Angaben aus der bisherigen Akte stammen und wann die neue Praxis ihre eigene Dokumentation ergänzt. § 630f BGB verlangt, dass Änderungen den ursprünglichen Inhalt und den Zeitpunkt der Änderung erkennen lassen. Für den neuen Kontakt hält die Therapeutin Befund und Verlauf beim tatsächlichen Termin fest; Textvorschläge aus den eigenen bisherigen Formulierungen können wiederkehrende Einträge erleichtern.
In easymed findet das Team danach Patientenakte, Termin und neue Behandlungsdokumentation im gemeinsamen Praxisablauf. Eine Kollegin kann den nächsten Termin im Teamkalender finden und die bisher freigegebenen Informationen am Patientenbezug für die Vorbereitung nutzen. Die neue Dokumentation bleibt dabei dem jeweiligen Termin zugeordnet.
Ablehnung und offene Rückfragen im Verwahrungsweg belassen
Bei B ist die Entscheidung zur Übernahme geklärt. Die Akte bleibt im vereinbarten Verwahrungsbereich. Für eine Anfrage zu diesen bisherigen Unterlagen ist der festgelegte Ansprechpartner erreichbar. Der dokumentierte Stand gibt dem Team eine eindeutige Orientierung.
Bei C ist zunächst eine Informationsfrage offen. Der Ansprechpartner beantwortet sie über den vereinbarten Kontaktweg. Bis zur Entscheidung bleibt die Akte im getrennten Bereich. Die kurze Notiz zur Frage zeigt, welcher nächste Kontakt ansteht.
Damit ist der organisatorische Unterschied sichtbar: A wird nach der Zustimmung einzeln übernommen, B bleibt verwahrt und C wartet auf eine Antwort. Eine mögliche spätere Übernahme beginnt erst mit der geklärten Entscheidung und dem dazugehörigen Übergabevermerk. Für den neuen Praxisalltag führt easymed die anschließend angelegten Termine und die Dokumentation der neuen Behandlung zusammen.
Die Übergabe an einer tatsächlich ausgeführten Einzelübernahme prüfen
Elektronische Altakten lassen sich nach dem von Niedersachsen beschriebenen Modell ebenfalls getrennt halten: Der alte Bestand bleibt verschlüsselt, bis eine einzelne Freigabe vorliegt; Zugriffe werden nachvollziehbar protokolliert. Für den Praxisalltag bedeutet das, den jeweiligen Freigabestand mit dem tatsächlichen Zugriff abzugleichen. So bleibt nachvollziehbar, wann welche Unterlage in den neuen Bestand gelangt ist.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach § 630f Absatz 3 BGB beträgt zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit keine andere Vorschrift eine andere Frist bestimmt. Der Wortlaut knüpft an den Abschluss der Behandlung an, nicht an den Verkauf der Praxis. Halten Sie deshalb für noch verwahrte Akten fest, wer sie bis zum Ende der maßgeblichen Aufbewahrung weiter verwaltet und welche Person Anfragen dazu entgegennimmt.
Für die erste Übergabe reichen drei klare Ergebnisse: A ist einzeln zugeordnet, B bleibt im Verwahrungsbestand und C erhält die angekündigte Antwort. In einer persönlichen easymed-Vorführung können Sie anschließend den neuen Arbeitsweg durchgehen: Termin im Teamkalender finden, die freigegebenen Informationen am Patientenbezug öffnen und den heutigen Befund und Verlauf beim tatsächlichen Termin dokumentieren. So sehen Praxisinhaber und Team, wie Patientenakte, Kalender und Behandlungsdokumentation den neuen Praxisalltag verbinden.
