Prüfen Sie bei einer Praxisübernahme jeden laufenden Vertrag mit einem Anbieter anhand von drei Punkten: Welche Leistung braucht die Praxis am ersten Betriebstag? Wer ist ab dem Übergabestichtag Vertragspartner? Und ab wann gilt die bestätigte Lösung? Eine alte Rechnung oder ein erreichbarer Anschluss beantwortet diese Fragen nicht gemeinsam.
Im Fallbeispiel übernimmt eine neue Inhaberin die Therapiepraxis am 2. November. Räume und öffentliche Telefonnummer bleiben; der Empfang soll Anrufe annehmen und organisatorische Fragen an die zuständige Person weitergeben. Für den Telefonanschluss erhält der Vorgang die Kennung T1. Derselbe Blick auf den Starttermin hilft auch bei Internet, Alarmanlage, Software oder gemieteten Geräten, sofern die Praxis sie weiter benötigt.
Sobald der Kontaktweg geklärt ist, kann das Team seine Terminplanung gemeinsam fortführen. In easymed sieht der Empfang denselben Praxiskalender wie Behandler und Vertretung. Patienten können angebotene freie Zeiten online buchen und erhalten eine Bestätigung. Persönliche Anfragen am Empfang und Online-Buchungen laufen so in derselben Terminplanung zusammen.
Die benötigte Leistung am ersten Betriebstag beschreiben
Beschreiben Sie zuerst, was in der Praxis konkret funktionieren muss. Bei T1 soll eine Kollegin die öffentliche Nummer von außerhalb erreichen, der Empfang den Anruf annehmen und eine vorbereitete organisatorische Rückfrage an die benannte Zuständigkeit weitergeben. Benötigt die Praxis zusätzlich eine Ansage außerhalb der Öffnungszeiten oder eine Weiterleitung, gehört auch das in die Beschreibung.
Nehmen Sie den bisherigen Vertrag und die letzte Rechnung gemeinsam mit der bisherigen Inhaberin zur Hand. Notieren Sie Anbieter, Vertrags- oder Kundennummer, Vertragspartei, Anschlussort, öffentliche Rufnummer und die vereinbarte Leistung. Ergänzen Sie, welche Geräte und Durchwahlen zum Empfangsweg gehören und wann die Praxis geöffnet ist. So kann der Anbieter die Anfrage einem konkreten Anschluss zuordnen.
Gehen Sie die Anbieterleistungen einzeln durch: Telefon, Internet, Sicherheits- oder Wartungsdienst und andere für den Start erforderliche Verträge. Bündelrechnungen können mehrere Leistungen enthalten. Halten Sie pro Leistung fest, ob sie weiter gebraucht wird, wer die Rückmeldung verfolgt und welches Ergebnis vor dem Betriebsbeginn vorliegen soll. Die IHK-Checkliste zur Unternehmensübergabe führt laufende Vertragsarten als eigenen Teil des Übergabeprozesses auf.
Die Fortsetzung mit dem tatsächlichen Vertragspartner klären
Klären Sie mit der bisherigen Inhaberin, in welcher Form die Praxis übergeht und wer derzeit Vertragspartner des Anbieters ist. Das ist bei der Frage wichtig, ob eine Gesellschaft selbst Vertragspartner bleibt oder ein einzelner Vertrag auf die neue Inhaberin übergehen soll. Die IHK nennt bei einem Asset Deal die Zustimmung betroffener Vertragspartner als eigenen Prüfpunkt. Für eine vereinbarte Schuldübernahme zwischen bisheriger Inhaberin und Erwerberin hängt die Wirksamkeit nach § 415 BGB von der Genehmigung des Gläubigers ab. Der Übergabevertrag allein zeigt deshalb noch nicht, welchen Kunden- und Leistungsstand der Anbieter ab dem Stichtag führt.
Fragen Sie den Anbieter für T1 konkret, ob der bestehende Anschluss unter den bisherigen Vertragsdaten fortgeführt, auf eine neue Vertragspartei übertragen oder durch einen neuen Auftrag ersetzt wird. Nennen Sie den geplanten Betriebsbeginn und bitten Sie um die dafür benötigten Unterlagen sowie eine Bestätigung des vereinbarten Weges. Halten Sie auch fest, wer bis zu welchem Datum Rechnungen erhält und ob Rufnummer, Ansage, Durchwahlen oder Weiterleitungen mitgeführt werden.
Wenn Sie zugleich den Telefonanbieter wechseln und die Praxisnummer behalten möchten, beauftragen Sie die Rufnummernmitnahme beim neuen Anbieter. Die Bundesnetzagentur verlangt für die Mitnahme übereinstimmende Kundendaten bei bisherigem und neuem Anbieter; Rufnummernmitnahmen sind für Privat- und Geschäftskunden kostenfrei. Gleichen Sie die beim bisherigen Anbieter geführten Kundendaten vollständig mit dem neuen Auftrag ab, bevor Sie ihn abschicken.
Bestätigung, Wirksamkeitsdatum und Nutzung getrennt führen
Für T1 werden drei Ergebnisse getrennt notiert: Welche Fortsetzung hat der Anbieter bestätigt? Zu welchem Datum beginnt sie? Und was zeigt die Funktionsprobe? So bleibt sichtbar, ob noch die Vereinbarung, der Starttermin oder der tatsächliche Telefonweg offen ist.
Vereinbarung · T1
Anbieterrückmeldung zuordnen
Beginn · T1
Bestätigten Zeitpunkt festhalten
Nutzung · T1
Anruf annehmen
Rückfrage weiterführen
Tatsächliches Ergebnis aufnehmen
Im Beispiel bestätigt der Anbieter den vereinbarten Stand ab dem 2. November. Die Inhaberin legt die Rückmeldung beim Vorgang T1 ab und plant die Probe passend zu diesem Datum. Ein Anruf vor dem Start zeigt, dass der bisherige Weg in diesem Moment funktioniert. Ob der Anschluss unter der bestätigten neuen Vereinbarung erreichbar ist, prüft das Team nach deren Beginn.
Eine kurze Übergabezeile reicht: Dienst und Anschluss, bestätigte Regelung, Startdatum, Ansprechpartner und letzter Test mit Ergebnis. Schreiben Sie „geplant“ dazu, solange die Probe noch aussteht. Wenn ein Teil abweicht, halten Sie genau diesen Befund samt nächstem Schritt fest, statt den gesamten Vertragsvorgang wieder zu öffnen.
Den Telefonweg nach dem bestätigten Beginn prüfen
Rufen Sie die öffentliche Praxisnummer von außerhalb an und verfolgen Sie den tatsächlichen Weg: Klingelt das Telefon am vorgesehenen Empfang? Kann die Person den Anruf annehmen? Erreicht eine organisatorische Rückfrage die benannte Zuständigkeit? Falls Anrufe umgeleitet werden oder eine Ansage geschaltet ist, nehmen Sie auch diese Stationen in die Probe auf. Ein klingelndes Gerät belegt noch nicht, dass der benötigte Empfangsweg vollständig funktioniert.
Im Fall T1 erreicht der Anruf den Empfang. Außerhalb der Öffnungszeit hören die Kolleginnen jedoch noch eine Ansage mit dem früheren organisatorischen Stand. Sie notieren deshalb zwei getrennte Beobachtungen: Die Annahme am Empfang klappt; die Ansage braucht eine Aktualisierung. Eine neutrale organisatorische Rückfrage genügt, um die Weiterleitung zu prüfen.
Vergleichen Sie die bestätigte Nummer außerdem mit den Kontaktangaben, die Ihre Praxis selbst veröffentlicht oder versendet: Website, Buchungsseite und Terminbestätigung. Aktualisieren Sie diese Angaben anhand der vom Anbieter bestätigten Lösung. So verwendet das Team zum Start dieselbe erreichbare Nummer an Empfang und Kontaktstellen.
Eine Abweichung an ihren konkreten Anschluss zurückgeben
Finden Sie heraus, an welcher Stelle die alte Ansage gespeichert oder verwaltet wird. Je nach Telefonanlage kann die Praxis sie selbst ändern oder der Anbieter muss den Inhalt anpassen. Beschreiben Sie die Aufgabe mit dem Anschluss T1, dem Ansageort und dem veralteten Hinweis. Geben Sie die von der Praxis freigegebene neue Fassung mit und benennen Sie, wer die Änderung nachverfolgt.
Beobachtung bei T1
Anruf kommt an
Ansage nennt früheren Stand
- Ansageort benennenKonkreten Hinweis zuordnen
- Verantwortliche PersonAktuelle Fassung bearbeiten
- Zweite Person hört abÄnderung über den Anrufweg prüfen
Nach der Anpassung hört eine zweite Person die Ansage über denselben Anrufweg ab, den auch Anrufende nutzen. Sie prüft, ob der Text zum bestätigten Praxisbeginn passt und die erwartete Kontaktmöglichkeit nennt. Die Rückmeldung kommt mit Datum in den Vorgang. Wenn die Ansage stimmt, ist genau dieser Teil der Telefonübergabe abgeschlossen.
Den bestätigten Kontakt mit dem Praxiskalender verbinden
Mit einem funktionierenden Telefonweg kann der Empfang persönliche Terminanfragen aufnehmen. Dafür braucht das Team einen gemeinsamen Blick auf freie Zeiten, Behandler und bestehende Vereinbarungen. Der Praxiskalender von easymed führt die Terminplanung für Empfang, Behandlung und Vertretung an einer Stelle. Patienten buchen über das Praxisportal angebotene Zeiten selbst und erhalten eine automatische Bestätigung; das Team bearbeitet persönliche Anfragen im selben Kalender.
Die Anbieterbestätigung klärt Vertragsweg und Startdatum. Die Telefonprobe zeigt, ob Anruf, Ansage und Weiterleitung im Praxisalltag funktionieren. Damit kann das Team den Betriebsbeginn anhand konkreter Ergebnisse vorbereiten.
