Praxisprozesse verbessern Sie am besten mit einem klar abgegrenzten Vorgang: Machen Sie den tatsächlichen Ablauf sichtbar, wählen Sie das hilfreiche Prinzip hinter einer Idee und prüfen Sie eine einzelne Änderung im eigenen Alltag. So erkennen Sie, welcher Schritt für Ihr Team wirklich besser funktioniert.
Wenn der Ablauf Termine, Patientenkontakt und Behandlung verbindet, stehen Ihnen in easymed Teamkalender, Patientenakte und Behandlungsdokumentation im selben Praxisprogramm zur Verfügung. Sie organisieren Termine im Teamkalender, sehen Hinweise und Dokumente in der Patientenakte ein und halten Befund und Verlauf je Termin fest. Welche Person eine Information einträgt und wer den nächsten Schritt übernimmt, vereinbart Ihr Team. Mehr dazu erfahren Sie in der easymed-Funktionsübersicht.
Den tatsächlichen Praxisablauf erfassen
Wählen Sie einen wiederkehrenden Vorgang mit erkennbarem Anfang und Ende, zum Beispiel den Weg von einer Terminanfrage bis zur Vorbereitung eines Ersttermins. Folgen Sie einem typischen Ablauf Schritt für Schritt: Wer nimmt die Anfrage an? Welche Angabe wird ergänzt? Wo wartet der Vorgang, und was braucht die nächste Person, um weiterzuarbeiten?
Notieren Sie außerdem, wie der Abschluss erkennbar wird und welche Ausnahme häufig vorkommt. Im Aufnahmebeispiel könnte das heißen: Die Kontaktangabe ist vorhanden, eine Rückfrage ist einer Person zugeordnet und die nächste Rolle weiß, wo sie den Stand findet. Eine kurze Skizze macht sichtbar, ob eine Information mehrfach erfasst oder bei einer Übergabe ergänzt wird.
Halten Sie fest, was tatsächlich geschieht, nicht nur was in einer Beschreibung vorgesehen ist. Die AHRQ empfiehlt Workflow-Mapping als Werkzeug zur Verbesserung von Abläufen in Praxen; sogenannte Swimlanes können dabei die Aufgaben der einzelnen Teamrollen sichtbar machen. AHRQ: Workflow-Mapping im Gesundheitswesen. Beziehen Sie die Menschen ein, die den Vorgang ausführen und die Information im nächsten Schritt benötigen.
Suchen Sie das nützliche Prinzip hinter einer fremden Idee
Eine fremde Lösung kann einen guten Hinweis enthalten, ohne dass ihre sichtbare Form zu Ihrem Team passt. Fragen Sie deshalb zuerst: Welches Problem soll kleiner werden, an welcher Stelle im Ablauf entsteht es, und wer braucht das Ergebnis? Das Institute for Healthcare Improvement empfiehlt, den bestehenden Ablauf zu untersuchen, Ideen aus dem Team und von Betroffenen einzubeziehen und Änderungen an den örtlichen Kontext anzupassen. IHI: Änderungen auswählen und an den Kontext anpassen.
Eine Kollegin empfiehlt vor jedem Ersttermin ein umfangreiches digitales Formular. Ihre Praxis nimmt viele Kinder auf, deren organisatorische Angaben oft eine Bezugsperson übermittelt. Der nützliche Kern kann eine verlässlich verfügbare Kontaktinformation sein – nicht das ganze Formular und nicht jedes Feld daraus.
Wählen Sie für den ersten Schritt eine häufig benötigte Angabe, zum Beispiel den bevorzugten Kontaktweg für Terminabsprachen. Vereinbaren Sie, wer sie aufnimmt, wer sie prüft und wo die nächste Person sie wiederfindet. Erst dann entscheiden Sie, ob dafür ein Formular, eine kurze Abfrage oder ein anderer Eingabeweg passt.
Zuständigkeit und Abschluss an jedem Übergang benennen
Besprechen Sie die Skizze mit den Personen, die Aufnahme und Behandlung tatsächlich bearbeiten. Der Empfang kennt typische Rückfragen; die behandelnde Person kann sagen, welche Information vor dem Ersttermin gebraucht wird. Der gemeinsame Blick auf einen konkreten Vorgang zeigt, an welcher Stelle Angaben fehlen oder eine Aufgabe zwischen zwei Rollen liegen bleibt.
Formulieren Sie für jeden kritischen Schritt eine zuständige Rolle und einen sichtbaren Abschluss. „Das Team prüft die Unterlagen“ lässt offen, wer beginnt und woran die nächste Person die erledigte Prüfung erkennt. Für die Aufnahme könnte die Vereinbarung etwa lauten: Eine zuständige Person prüft die Kontaktangabe vor der Terminbestätigung; die Behandlung sieht sie am vereinbarten Ort, bevor sie den Ersttermin vorbereitet.
KI Generiert
Klären Sie auch die häufigste Ausnahme: Wer übernimmt die Rückfrage, wenn die Kontaktangabe fehlt, und wann gilt sie als erledigt? So lässt sich die neue Routine bei einer Vertretung nachvollziehen. Die passende Rollenaufteilung bleibt eine Entscheidung des Teams und wird vor der technischen Einrichtung festgehalten.
Eine Morgenbesprechung auf versetzte Schichten anpassen
Eine andere Praxis nutzt ein tägliches Startgespräch. In Ihrem Team beginnen die Schichten zu unterschiedlichen Zeiten. Übernehmen Sie das Ziel der Idee – eine verlässliche Übergabe – und legen Sie fest, was die nächste Person wissen muss: welche Termine gelten, welche Rückfrage offen ist und wer den nächsten Schritt übernimmt. Ein gemeinsamer Gesprächstermin ist dafür eine mögliche Form, aber nicht die einzige.
Sie können den aktuellen Stand im vorgesehenen Arbeitsweg festhalten und kurze gemeinsame Absprachen an den Tagen ergänzen, an denen sich das Team überschneidet. Erproben Sie diese Vereinbarung beispielsweise eine Woche lang mit einem Raumwechsel und einer Vertretung. Die nächste Schicht sollte den gültigen Terminstand und die zugeordnete Rückfrage ohne zusätzliche mündliche Nachreichung erkennen.
Falls eine Information dennoch wiederholt erklärt werden muss, halten Sie genau fest, welche Angabe im gemeinsamen Stand fehlte. Ergänzen Sie diese Stelle und prüfen Sie sie beim nächsten Übergang erneut. So verbessern Sie die tatsächliche Lücke, ohne den gesamten Besprechungsrhythmus einer anderen Praxis zu kopieren.
Erproben Sie eine einzelne Änderung im kleinen Rahmen
Ein Prozessversuch wird leichter auswertbar, wenn Ziel, Vorhersage und Beobachtung vor dem Start klar sind. Beim Aufnahmebeispiel könnte die Arbeitsfrage lauten: Findet die nächste zuständige Person den vereinbarten Kontaktweg vor dem Ersttermin? Halten Sie fest, wer den neuen Schritt wann und in welchem Teil des Ablaufs ausprobiert. Das Institute for Healthcare Improvement beschreibt dafür den PDSA-Zyklus: planen, ausprobieren, Ergebnisse beobachten und die Änderung anhand des Gelernten anpassen. Frühe Tests sollen so klein wie möglich sein. IHI: Änderungen mit PDSA-Zyklen testen.
Beginnen Sie zum Beispiel mit einem Team, einer Leistungsart oder einer Woche. Notieren Sie Ihre Vorhersage – etwa, dass die nächste Rolle die Angabe im vorgesehenen Vorgang findet – und prüfen Sie sie an wenigen passenden Abläufen. Eine kurze Rückmeldung der Beteiligten ergänzt die Beobachtung: An welcher Stelle war die neue Vereinbarung hilfreich, und wo musste weiterhin nachgefragt werden?
Ein erster Versuch liefert den nächsten sinnvollen Schritt: die Routine beibehalten, eine einzelne Stelle ändern oder den Test beenden. Wenn eine Anpassung nötig ist, ändern Sie nicht gleichzeitig Kalender, Kommunikation und Abrechnung. Eine gezielte Änderung lässt sich dem ursprünglichen Problem besser zuordnen.
Wann ist ein begrenzter Prozessversuch auswertbar?
Vereinbaren Sie vor dem Start einen Rückmeldetermin und erfassen Sie nur, was für Ihre Arbeitsfrage nötig ist. Für die Übergabe können Sie beispielsweise prüfen, ob die benötigte Information im nächsten Schritt vorlag und ob eine zusätzliche Rückfrage oder doppelte Bearbeitung entstand. Das Institute for Healthcare Improvement unterscheidet Ergebnis-, Prozess- und Ausgleichsmaße und empfiehlt, für die Verbesserung nur ausreichend nützliche Daten heranzuziehen. IHI: Maßnahmen für Verbesserung auswählen.
Vergleichen Sie anschließend Ihre Vorhersage mit den beobachteten Vorgängen: Was funktionierte, was blieb offen, und entstand an anderer Stelle zusätzliche Arbeit? Behalten Sie die Teile bei, die das ursprüngliche Problem lösen. Passen Sie nur den Schritt an, der noch Rückfragen erzeugt, oder kehren Sie zu einer bewährten Routine zurück. Wenn der Ablauf funktioniert, halten Sie Zuständigkeit, nächsten Schritt und die häufigste Ausnahme knapp fest, damit auch Vertretungen anschließen können.
